Teabreak hội nghị là phần nghỉ giữa các buổi họp, giúp khách mời thư giãn và nạp năng lượng. Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo. Bài viết này sẽ giúp bạn lên ý tưởng tổ chức teabreak hiệu quả với thực đơn hợp lý, cách sắp xếp đẹp mắt và tiết kiệm chi phí. Nếu bạn đang phụ trách sự kiện, nhân sự hoặc làm việc trong lĩnh vực khách sạn, đây là nội dung bạn nên đọc.
Vai trò của tiệc teabreak trong hội nghị hội thảo
Tiệc teabreak hội nghị đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các khách mời được thoải mái, thư giãn sau khoảng thời gian dài tham dự. Đồng thời cũng là cơ hội để giao lưu, mở ra nhiều mối quan hệ cho khách mời. Không những thế nó còn đem lại nhiều vai trò khác nhau. Cùng tìm hiểu ở dưới đây:
- Nghỉ ngơi và tái tạo lại năng lượng
- Tiệc teabreak hội nghị tạo cho khách mời có cơ hội nghỉ ngơi, tái tạo lại năng lượng giữa các phiên hội thảo.
- Việc thư giãn và thưởng thức các đồ ăn thức uống nhẹ nhàng sẽ giúp tăng cường sức khỏe, tinh thần cho người tham dự.
- Giao lưu, trao đổi ý kiến
- Đây còn thời điểm tạo điều kiện tuyệt vời cho người tham dự được gặp gỡ, trò chuyện và trao đổi kiến thức với nhau.
- Đồng thời cũng là cơ hội xây dựng mối quan hệ, giao tiếp cũng như trao đổi thông tin giữa các thành viên tham dự hội nghị, hội thảo.
- Tạo không khí thoải mái, gần gũi
- Không gian của tiệc teabreak hội nghị thường thoải mái, ấm cúng giúp tạo ra môi trường gần gũi và thân thiện.
- Điều này sẽ giúp nâng cao tinh thần hợp tác và gắn kết trong cộng đồng người tham dự.
- Quảng bá thương hiệu, sản phẩm
- Tại teabreak hội nghị cũng là dịp để doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ của mình đến đối tác, khách hàng.
- Việc trang trí tiệc, cung cấp đồ ăn, thức uống thơm ngon cũng là cách để tạo ấn tượng và ghi nhớ về thương hiệu.
Ý tưởng teabreak hội nghị ấn tượng
Để có một buổi teabreak chỉn chu và gây ấn tượng tốt với khách mời, bạn cần xác định trước phong cách tổ chức phù hợp. Dưới đây là 4 phong cách teabreak hội nghị phổ biến nhất:
1. Teabreak hội nghị truyền thống
Đây là kiểu teabreak đơn giản, dễ chuẩn bị, phù hợp với những buổi họp hoặc hội thảo nội bộ, có tính trang trọng cơ bản. Đối tượng tham dự thường là nhân viên công ty, khách hàng thân quen hoặc đối tác quen thuộc.
Gợi ý thực đơn:
Bánh:
- Bánh bông lan.
- Bánh quy bơ.
- Sandwich kẹp trứng, pate hoặc thịt nguội.
Đồ uống:
- Trà lipton hoặc trà sen.
- Cà phê pha sẵn (đen hoặc sữa).
- Nước lọc.
2. Teabreak hội nghị healthy
Phong cách này đang ngày càng được ưa chuộng, nhất là tại các sự kiện có yếu tố quốc tế, ngành chăm sóc sức khỏe, công nghệ, giáo dục, hoặc khi khách mời là người lớn tuổi, nhân viên văn phòng – những người quan tâm đến chế độ ăn uống khoa học.
Gợi ý thực đơn:
Món nhẹ:
- Bánh yến mạch.
- Bánh không đường hoặc ít đường.
- Salad trái cây hoặc salad rau củ nhẹ.
Trái cây:
- Dưa hấu.
- Thanh long.
- Nho đen không hạt.
- Dứa cắt lát.
Đồ uống:
- Nước ép nguyên chất (cam, táo, dứa…).
- Nước detox (chanh – dưa leo – bạc hà).
- Trà thảo mộc không đường.
- Nước dừa tươi.
3. Teabreak hội nghị sang trọng
Dành cho sự kiện cao cấp như ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng quan trọng, tiếp đón đối tác chiến lược. Điểm nhấn của teabreak sang trọng nằm ở chất lượng nguyên liệu và cách trình bày chỉn chu, đẳng cấp.
Gợi ý thực đơn:
Bánh:
- Tiramisu mini.
- Bánh macaron.
- Bánh opera.
- Bánh sừng bò bơ Pháp.
- Mousse chanh dây.
Trái cây:
- Nho đỏ không hạt.
- Cam vàng cắt lát.
- Dứa.
- Xoài cát.
Đồ uống:
- Trà thảo mộc cao cấp.
- Nước ép trái cây nguyên chất.
- Espresso hoặc cappuccino.
- Mocktail không cồn.
- Nước lọc đóng chai sang trọng.
Món mặn bổ sung (nếu cần):
- Bánh tart mặn.
- Canapé cá hồi xông khói.
- Phô mai viên ăn kèm bánh quy mặn.
4. Teabreak hội nghị theo chủ đề
Hình thức này giúp sự kiện trở nên nổi bật và dễ ghi nhớ hơn. Bạn có thể chọn chủ đề theo mùa, theo dịp lễ, hoặc gắn với hình ảnh thương hiệu công ty.
Một số ý tưởng chủ đề dễ triển khai:
Theo mùa:
- Mùa xuân: tông màu pastel, bánh trang trí hoa, nước ép dâu.
- Mùa hè: trái cây nhiệt đới, nước mát, khăn lạnh.
- Mùa thu: bánh quy nướng, trà nóng gừng.
- Mùa đông: cacao nóng, bánh quy quế, khăn tay ấm.
Theo lễ hội:
- Giáng Sinh: bánh quy hình cây thông, tông đỏ – xanh lá, nhạc nền Giáng Sinh.
- Tết: trà sen, bánh mứt, trình bày theo phong cách truyền thống.
- Halloween: bánh tạo hình bí ngô, nước màu cam, đồ trang trí bắt mắt.
Theo thương hiệu doanh nghiệp:
- Màu sắc chủ đạo theo logo.
- Ly giấy, khăn ăn in tên sự kiện hoặc logo công ty.
- Trang trí backdrop mini đồng bộ bộ nhận diện.
Theo phong cách tự nhiên – xanh:
- Dùng đồ tre, nứa, thớt gỗ, khăn vải thay vì nhựa.
- Trình bày món ăn trên lá chuối, khay gỗ.
- Khuyến khích dùng ly thủy tinh và không tạo rác thải nhựa.
Lưu ý lựa chọn tiệc teabreak cho hội nghị hội thảo
Khi lựa chọn tiệc teabreak hội nghị, hội thảo bạn cần phải xem xét một số lưu ý. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo bữa tiệc diễn ra, phục vụ tốt nhu cầu cho người tham dự. Dưới đây là một số yếu tố mà bạn cần lưu ý đến:
Đa dạng menu: Hãy làm đa dạng menu từ các loại bánh ngọt, bánh mặn đến trái cây và đồ uống. Đảm bảo bạn đủ các sự lựa chọn để phục vụ cho nhiều khẩu vị của khách hàng khác nhau.
Chất lượng, nguồn gốc thực phẩm: Bạn nên chọn đơn vị cung cấp thực phẩm có uy tín và đảm bảo chất lượng. Đảm bảo rằng đồ ăn, đồ uống được chuẩn bị từ những nguyên liệu tươi ngon, đáp ứng được các tiêu chuẩn vệ sinh.
Xem xét yêu cầu dinh dưỡng: Bạn có thể cân nhắc đến chế độ dinh dưỡng của người tham dự. Trong đó sẽ có khả năng những người ăn chay, không ăn được gluten hay dùng các thực phẩm hữu cơ. Đảm bảo rằng các lựa chọn cho menu sẽ phù hợp đáp ứng và phục vụ cho mọi đối tượng khách mời tham gia.
Thời gian và không gian: Lựa chọn thời gian và không gian để phù hợp với tổ chức tiệc teabreak. Đảm bảo rằng bữa tiệc được diễn ra vào thời điểm thích hợp giữa các phiên hội thảo, hội nghị. Đồng thời không ảnh hướng đến lịch trình, timeline của hội nghị.
Trang trí không gian: Trang trí tiệc teabreak hội nghị sao cho phù hợp với chủ đề của sự kiện. Tạo ra một không gian ấm áp, thoải mái và thư giãn. Ngoài ra, cũng nên bố trí một cách gọn gàng và lịch sự để thu hút mọi người.
Cách tổ chức teabreak hội nghị chuyên nghiệp
Để tổ chức một buổi teabreak hội nghị chuyên nghiệp, bạn cần quan tâm đến 4 yếu tố cốt lõi sau:
1. Lên kế hoạch số lượng khách và thời gian nghỉ giải lao
Trước tiên, bạn cần xác định rõ số lượng khách mời và thời gian nghỉ giải lao. Số khách sẽ quyết định số phần ăn cần chuẩn bị. Nên dự trù thêm khoảng 10–15% để tránh thiếu hụt. Thời lượng teabreak phổ biến là khoảng 15–30 phút, diễn ra giữa các phiên họp sáng hoặc chiều. Nếu tổ chức nhiều khung giờ, có thể thay đổi nhẹ thực đơn để khách không nhàm chán.
2. Thiết kế khu vực bày trí khoa học, đẹp mắt
Cách bố trí khu vực teabreak cũng ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm của khách:
Vị trí đặt teabreak:
- Nên đặt gần khu vực hội trường nhưng tránh lối đi chính để không gây ùn tắc.
- Nếu có không gian ngoài trời hoặc sân thoáng, nên tận dụng để tạo không gian mở, dễ chịu.
Cách sắp xếp bàn và món ăn:
- Bố trí dạng buffet tự phục vụ để khách dễ chọn món.
- Bánh và đồ mặn nên xếp trước, nước và trái cây xếp sau để thuận tiện di chuyển.
- Dùng khay, đĩa, kệ nhiều tầng để tiết kiệm diện tích và tạo hiệu ứng thị giác đẹp.
- Tránh để các món chồng chất hoặc bày tràn lan trên bàn.
Trang trí tổng thể:
- Nên có khăn trải bàn đồng bộ với màu sự kiện.
- Có thể dùng hoa tươi, cây nhỏ, bảng menu in đẹp để tăng tính chuyên nghiệp.
- Với sự kiện cao cấp, nên có backdrop nhỏ hoặc bảng tên sự kiện đặt cạnh khu vực teabreak.
3. Chọn nhà cung cấp dịch vụ teabreak đáng tin cậy
Nếu bạn không có đủ thời gian hoặc nhân sự để tự chuẩn bị, cách đơn giản nhất là tìm một đơn vị chuyên cung cấp teabreak. Nên ưu tiên những bên có kinh nghiệm làm sự kiện, có hình ảnh thực tế để bạn tham khảo và bảng báo giá rõ ràng. Họ cũng cần hỗ trợ vận chuyển, set up tại chỗ đúng giờ và đúng yêu cầu.
Khi làm việc, bạn nhớ hỏi trước về thực đơn mẫu, người phụ trách chính và các khoản phí phát sinh (nếu có). Điều này giúp tránh rắc rối vào phút cuối và đảm bảo mọi thứ diễn ra trơn tru.
4. Đảm bảo vệ sinh và an toàn thực phẩm
Đồ ăn và đồ uống phục vụ tại hội nghị cần phải tươi, sạch và được bảo quản đúng cách. Nguyên liệu nên có nguồn gốc rõ ràng và còn hạn sử dụng. Đặc biệt với các món như trái cây tươi, bánh lạnh, salad… bạn nên giữ lạnh đến sát giờ phục vụ, nhất là khi thời tiết nóng.
Ngoài ra, hãy chuẩn bị đầy đủ dụng cụ như kẹp gắp riêng cho từng loại món, khăn giấy, bao tay và thùng rác nhỏ để giữ khu vực luôn gọn gàng. Nếu dùng đồ dùng một lần, nên chọn loại an toàn và thân thiện với môi trường để vừa sạch sẽ, vừa chuyên nghiệp.
Với sự chuẩn bị chỉn chu và ý tưởng phù hợp, teabreak hội nghị sẽ không chỉ là khoảng nghỉ thông thường mà còn trở thành điểm nhấn chuyên nghiệp cho toàn sự kiện. Hy vọng những gợi ý trên sẽ giúp bạn tổ chức được một buổi teabreak hiệu quả, đẹp mắt và phù hợp với mọi đối tượng khách mời. Nếu đang có nhu cầu tìm đơn vị tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với LuxEvent ở thông tin dưới đây. Chúng tôi luôn luôn hỗ trợ và sẵn sàng tư vấn cho bạn miễn phí 24/7.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://luxevent.net/
- Hotline: 0814.024.666
- Email: info@luxevent.net
- Địa chỉ:
- Trụ sở: Tầng 5, Toà nhà HQ Building, 193C Bà Triệu, Phường Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
