Bạn đang không biết tổ chức hội nghị như thế nào cho chỉnh chu và thành công. Đừng lo lắng, quy trình 15 bước tổ chức hội nghị chi tiết ngay dưới đây sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin để phục vụ cho hoạt động đó.
Xem chi tiết: Tổ chức sự kiện là gì? Đặc điểm và vai trò của tổ chức sự kiện
Tổ chức hội nghị là gì?
Tổ chức hội nghị là cụm từ quen thuộc chúng ta thường được nghe trong mỗi dịp thường niên. Có thể hiểu đây là một cuộc họp có quy mô lớn, mang tính chất chuyên môn với mục đích thảo luận về công việc, các chủ đề, lĩnh vực nào đó.
Hội nghị sẽ không đơn giản là cuộc họp bình thường mà đóng vai trò rất quan trọng trong việc thúc đẩy kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy nên cần phải được lên kế hoạch và chuẩn bị một cách kỹ lưỡng, chỉn chu.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
15 bước tổ chức hội nghị chuyên nghiệp
1. Xác định Mục Tiêu và Mục đích
Doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích tổ chức hội nghị là gì, nội dung xoay quanh chủ đề nào. Để từ đó thiết lập và đề ra được các mục tiêu cần thực hiện và phát triển trong tương lai.
2. Sắp xếp thời gian và lựa chọn địa điểm
– Thời gian: Bên tổ chức hội nghị cần thống nhất thời gian để các bên còn lại có thể sắp xếp thời gian, tham dự đầy đủ. Việc chọn lựa thời gian cần phải được quyết định sớm để kịp thông báo và gửi thiệp mời đến với các bên liên quan.
– Địa điểm: Cần dự tính số lượng người tham dự từ đó lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị sao cho phù hợp. Hầu hết hiện nay các doanh nghiệp thường lựa chọn trung tâm hội nghị, hội trường, công ty để tổ chức hội nghị. Hoặc đơn giản hơn là tổ chức trực tuyến. Địa điểm cần phải được chọn lựa kĩ càng không chỉ về yếu tố giao thông thuận tiện, trang thiết bị đi kèm mà còn phải phù hợp với mục đích sử dụng.
3. Thiết lập ngân sách
Bên tổ chức cần lên kế hoạch xây dựng ngân sách dự kiến cho các khoản quan trọng như sân khấu, MC, ăn uống, quà tặng, truyền thông, … và chi phí phát sinh.
4. Lên danh sách khách mời tham dự
Xác định đối tượng khách mời hướng đến là ai, người tham dự thuộc lĩnh vực, ngành nghề nào. Để từ đó xây dựng được danh sách khách mời dự kiến và thực hiện việc thông báo hoặc gửi thư mời.
5. Xây dựng nội dung
Doanh nghiệp cần lên chương trình dự kiến đảm bảo các yếu tố như mốc thời gian, nội dung kèm thời gian triển khai, tính xuyên suốt và logic trong suốt quá trình diễn ra hội nghị.
Mời chuyên gia, các nhà lãnh đạo lên phát biểu cần báo trước để họ có sự chuẩn bị chỉn chu và chuyên nghiệp nhất.
6. Cung cấp tài liệu và hỗ trợ kỹ thuật
Đối với người tham dự hội nghị, các bạn cần chuẩn bị các tài liệu cung cấp thông tin để họ hiểu hơn về chủ đề cuộc họp, về công ty và các nội dung liên quan khác.
Nếu địa điểm tổ chức hội nghị thiếu thiết bị mà bên doanh nghiệp cần, phải phải có kế hoạch bổ sung kịp thời hoặc thay thế bằng thiết bị khác.
7. Hệ thống số lượng người đăng kí và xác nhận tham dự
Các bạn cần kiểm soát số lượng người đăng kí tham dự là bao nhiêu để từ đó chốt danh sách triển khai.
Cần có hình thức xác nhận để chắc chắn họ sẽ tham gia cuộc họp, ngoài ra cần cung cấp thông tin chi tiết về sự kiện và nhắc thời gian diễn ra sự kiện để người tham dự tiện theo dõi.
8. Lên chiến lược quảng bá
Sử dụng nhiều hình thức truyền thông như: chạy quảng cáo trên Facebook, gửi email, tin nhắn, tờ rơi, banner hay video giới thiệu để kêu gọi mọi người tích cực đăng kí tham gia hội nghị.
9. Lên kế hoạch kiểm tra trang thiết bị
Cần phải chắc chắn trong việc kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị: âm thanh, internet, máy chiếu, micro. Và cần phải có phương án phòng bị nếu một trong những thiết bị gặp trục trặc.
Đảm bảo rằng tất cả các thiết bị hoạt động tốt và có nhân viên hỗ trợ kỹ thuật sẵn sàng.
10. Đảm bảo dịch vụ ăn uống
Lên thực đơn ăn uống bao gồm các món chính, món phụ và tráng miệng. Kiểm tra kĩ lưỡng các yêu cầu về chế độ ăn uống, an toàn vệ sinh thực phẩm khi tiếp đãi khách mời.
11. Điều phối nhân sự
Lựa chọn và đào tạo đội ngũ nhân sự để hỗ trợ và chăm sóc khách mời trong suốt sự kiện. Phân công và chỉ rõ nhiệm vụ cho từng người, chăm sóc từng khu vực, vị trí.
12. Chỉ đạo công việc trong ngày tổ chức hội nghị
Đảm bảo rằng tất cả các hoạt động diễn ra đúng kế hoạch. Xử lý các vấn đề phát sinh và giữ cho chương trình trôi chảy, không có thời gian trống.
13. Tạo cơ hội tương tác
Lên kế hoạch thiết lập ra các hoạt động để tạo cơ hội tương tác với người tham dự. Có thể là các minigame nhỏ, tiết mục văn nghệ,… sau đó thu thập phản hồi từ người tham dự và xử lý vấn đề nếu có.
14. Đánh giá và Tổng kết
Các bạn có trách nhiệm thu thập và tổng hợp các phản hồi từ người tham gia sự kiện. Saiu đó lập bảng thống kê đánh giá hiệu quả của buổi hội nghị diễn ra có đáp ứng được các mục tiêu, yêu cầu của khách hàng đã đề ra hay chưa.
15. Báo cáo hiệu quả
Tạo báo cáo tổng kết về kết quả hội nghị và các bài học rút ra. Cung cấp tài liệu và kết quả cho các bên liên quan và đánh giá hiệu quả chung của sự kiện.
Đừng bỏ lỡ: Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị chuyên nghiệp chi tiết
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Kịch bản chương trình tổ chức hội nghị
| Hạng mục | Thời lượng | Nội dung | Phụ trách công việc |
| Đón tiếp khách mời tham dự hội nghị | 30 – 45 phút | – Phát tài liệu hội nghị
– Hướng dẫn khách mời vào chỗ ngồi |
– Lễ tân
– Bộ phận nhân sự – Toàn bộ ban tổ chức |
| Bắt đầu khai mạc sự sự kiện | 20 phút | – Gửi lời chào tới khách mời
– Giới thiệu công ty, doanh nghiệp – Biểu diễn tiết mục mở màn |
– MC
– Nhóm văn nghệ |
| Phần chính của
buổi lễ |
30 phút | – Đại diện công ty phát biểu
– Diễn giả trình bày ý kiến – Nghỉ giải lao |
Đại diện của doanh nghiệp |
| Tổ chức
hoạt động ngoài |
10 phút | – Minigame
– Biểu diễn văn nghệ |
– Nhóm văn nghệ
– MC – Bộ phận nhân sự |
| Thảo luận và
hỏi đáp |
10 phút | – Tổng hợp câu hỏi khách mời
– Chọn lựa và giải đáp câu hỏi |
Đại diện của doanh nghiệp |
| Khai tiệc | 10 phút | – Đại diện của doanh nghiệp
tuyên bố khai tiệc |
Đại diện của doanh nghiệp |
| Lễ bế mạc | 10 phút | – Tổng hợp toàn bộ nội dung
– Phát biểu lời cảm ơn – Trao quà tặng, quà lưu niệm |
– Đại diện của doanh nghiệp
– Bộ phận nhân sự – MC |
| Kết thúc
chương trình |
30 phút | – Chụp ảnh lưu niệm
– Hỗ trợ khách mời ra về – Thu dọn và kiểm tra thiết bị và tài liệu |
– Đại diện của doanh nghiệp
– Bộ phận nhân sự – Team Media |
Tham khảo ngay: Cách tổ chức tiệc hội nghị đầy đủ chuyên nghiệp
LuxEvent – Công ty tổ chức hội nghị chuyên nghiệp
Đến với LuxEvent, đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Với nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi tự hào là đối tác tin cậy, mang đến những giải pháp đẳng cấp và sang trọng cho tất cả loại hình sự kiện.
LuxEvent cam kết cung cấp dịch vụ toàn diện từ việc lập kế hoạch chi tiết, lựa chọn địa điểm cho đến dịch vụ hậu cần. Không chỉ am hiểu về tổ chức sự kiện mà còn luôn thấu hiểu nhu cầu của từng khách hàng, chúng tôi đảm bảo mang lại sự chuyên nghiệp và ấn tượng cho các bạn.
Chọn LuxEvent, bạn sẽ được trải nghiệm sự chuyên nghiệp và linh hoạt, giúp biến ý tưởng của bạn thành hiện thực và mang đến những kỷ niệm đáng nhớ cho tất cả khách mời. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn trong những hành trình tổ chức sự kiện hoàn hảo.
Trên đây là những bước tổ chức và kịch bản cho chương trình hội nghị chuyên nghiệp. Hy vọng với bài viết chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn có được những thông tin hữu ích nhất. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết của LuxEvent !
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@luxevent.net
Trang web: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
