Tổ chức tiệc hội nghị: Quy trình, kịch bản và thực đơn hấp dẫn

Tiệc hội nghị là một sự kiện quan trọng của các doanh nghiệp. Nhằm mục đích mở rộng các mối quan hệ và xây dựng danh tiếng cho tổ chức. Vậy làm thế nào để tổ chức tiệc hội nghị thành công và hoàn hảo, LuxEvent sẽ chia sẻ thông tin cho các bạn ngay dưới đây !

Tìm hiểu ngay: Tổ chức hội nghị là gì? Quy trình tổ chức hội nghị thành công

7 bước quy trình tổ chức tiệc hội nghị

Tổ chức tiệc hội nghị là một nhiệm vụ đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao. Dưới đây là 7 bước chi tiết để tổ chức tiệc hội nghị:

1. Xác định mục tiêu và lên kế hoạch 

Doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu tổ chức hội nghị, nó sẽ là giới thiệu sản phẩm, tôn vinh thành tích hay tạo cơ hội kết nối các mối quan hệ,… Cần lên danh sách các yêu cầu và mong muốn đối với các yếu tố chính như đối tượng tham dự, loại tiệc, số lượng khách mời và ngân sách tổng thể. 

Loại tiệc cần phải lựa chọn là tiệc tối, tiệc buffet hay cocktail,… Khách mời có thể phân loại thành khách mời theo chủ đề, khách mời đặc biệt,… 

2. Chọn ngày và địa điểm 

Cần chọn ngày tổ chức hội nghị đảm bảo rằng ngày sẽ không trùng với các sự kiện lớn hoặc các ngày nghỉ lễ quan trọng. Sau khi đã xác định được loại tiệc và số lượng khách mời, doanh nghiệp cần chọn địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp. Có thể là hội trường, khách sạn, nhà hàng, trung tâm hội nghị hay ngay tại công ty của tổ chức. Lưu ý chọn địa điểm phải đảm bảo yêu cầu về không gian, âm thanh, ánh sáng và trang thiết bị. 

3. Lên danh sách khách mời và gửi lời mời 

Sau khi đã xác định được số lượng khách mời, cần tạo danh sách để dễ kiểm soát và gửi lời mời đi đầy đủ. Có thể lựa chọn gửi thư mời truyền thống hoặc qua email. Nội dung thư mời sẽ cần có đầy đủ thông tin về ngày giờ, địa điểm và chương trình rõ ràng. Lưu ý nếu doanh nghiệp muốn gửi riêng khách mời đặc biệt, cần có một danh sách riêng lẻ để đảm bảo nội dung thư mời sẽ đến đúng người. 

4. Lên chương trình chi tiết và chuẩn bị nội dung 

Cần xây dựng chương trình bằng cách lên kế hoạch cho toàn bộ các hoạt động trong tiệc. Bao gồm các bài phát biểu, hoạt động giải trí, tương tác, … Chuẩn bị tài liệu cần có để cung cấp trong bữa tiệc, nếu có diễn giả hoặc người dẫn chương trình, cần cung cấp thông tin và kịch bản cho các phần trình bày. Yêu cầu nội dung cần phù hợp, đảm bảo thời gian và tránh lan man dễ gây hiểu lầm cho khách mời. 

5. Chọn và chuẩn bị thực đơn 

Theo sát với lựa chọn loại tiệc, các bạn sẽ dễ dàng trong việc chọn thực đơn. Tùy thuộc vào sở thích chung, hãy chọn các món ăn phù hợp với khẩu vị của đa số khách mời. Thực đơn  cần đảm bảo các yếu tố liên quan đến an toàn thực phẩm, độ tươi ngon và tính lành mạnh. Ngoài ra có thể xem xét các yêu cầu đặc biệt như thực phẩm chay, không gluten, …

6. Trang trí và chuẩn bị cơ sở vật chất 

Để trang trí không gian, cần chọn chủ đề và phong cách trang trí phù hợp với mục đích sự kiện. Cố gắng khi trang trí bữa tiệc, cần có độ nhận dạng cao, khách mời nhìn thấy và nhận biết được rõ ràng chủ đề. 

Cần chuẩn bị bàn ghế, bàn tiệc, biển chỉ dẫn, hoa và các yếu tố trang trí khác nếu cần. Đảm bảo chắc chắn rằng âm thanh, ánh sáng và các thiết bị trình chiếu hoạt động tốt. Nên có sự kiểm tra kỹ lưỡng và test nhiều lần trước khi sự kiện diễn ra. 

7. Quản lý và giám sát sự kiện

Cần có đội ngũ nhân sự và người quản lý chính sự kiện để có thể giám sát tổng quát mọi hoạt động. Giải quyết các vấn đề phát sinh kịp thời và điều phối các hoạt động. 

Sau sự kiện cần theo dõi mức độ hoàn thiện và tổng kết kết quả. Nên thu thập phản hồi từ khách mời và đội ngũ tổ chức. Từ đó đánh giá được hiệu quả của sự kiện và rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau. 

Đừng bỏ lỡ: Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị chuyên nghiệp chi tiết

Thực đơn tiệc hội nghị

Tùy thuộc vào từng loại tiệc để từ đó đưa ra được thực đơn cho bữa tiệc đó. Dưới đây là những thực đơn theo từng loại tiệc phổ biến, các bạn có thể tham khảo: 

1. Tiệc tối truyền thống 

Thực đơn 1: 

– Khai vị: 

• Gỏi cuốn tôm thịt: chuẩn bị tôm, thịt, và rau sống. Sau đó cuốn chúng vào bánh tráng và kèm thêm nước chấm chua ngọt 
• Chả giò: Cuốn thịt heo và rau củ sau đó chiên giòn vàng rụm. Ăn kèm với rau sống và nước chấm: tương ớt, tương ngọt. 

– Món chính: 

• Cơm trắng: chọn loại cơm mềm dẻo và dễ ăn
• Cá kho tộ: Cá được kho với nước dừa, nấu trong vòng 1 tiếng. Vị đậm đà và hấp dẫn. 
• Gà nướng mật ong: Gà được phết thấm đẫm sốt mật ong sau đó nướng vàng ươm. Nên kèm thêm khoai tây nướng và rau củ để món ăn hài hòa hơn. 
• Rau cải xào tỏi: Đánh thức vị giác với món rau cải xanh xào tỏi, món ăn nhẹ nhàng và thanh mát. 

– Tráng miệng: 

• Trái cây tươi: Dưa hấu, táo, nho, kiwi
• Bánh mousse: Bánh mousse vị socola, chanh leo,… 

– Đồ uống: 

• Nước lọc 
• Nước uống có ga
• Trà hay cafe sau bữa ăn 

Thực đơn 2 :

– Khai vị: 

• Súp nấm: Súp nấm nhẹ nhàng, thơm ngon và dễ tiêu
• Salad rau củ: Salad kèm với nhiều loại rau củ tươi như táo, đậu, cà rốt. Có thể thêm hạt hoặc nho khô và kèm sốt dầu giấm, sốt mè rang,…

– Món chính: 

• Cơm chiên Dương Châu: Cơm chiên với tôm, thịt heo, trứng và rau cỏ. Món ăn đậm đà và giàu dinh dưỡng 
• Thịt bò xào rau củ: Thịt bò xào với các loại rau củ tươi và nêm nếm gia vị vừa phải. 
• Cá hồi nướng: Cá hồi nướng tảng cùng với các loại gia vị, ăn kèm với sốt chanh chua chua. 
• Rau muống xào tỏi: Món ăn đơn giản nhưng cực kỳ đưa miệng và hấp dẫn thính giác. 

– Tráng miệng: 

• Chè đậu xanh: Chè đậu xanh thanh mát và nhẹ nhàng 
• Caramen: món ăn nhẹ với đường và sữa đã được nấu và ủ. 

– Đồ uống: 

• Nước lọc
• Đồ uống có ga 
• Nước trái cây 

2. Tiệc buffet 

3. Tiệc cocktail 

– Món ăn nhẹ: 

• Cá hồi xông khói trên bánh mì: Cá hồi xông khói trên những chiếc bánh mì nhỏ, kèm sốt chanh và thì là 
• Chả giò mini: Chả giò chiên giòn, có thể làm với nhân là thịt heo hoặc tôm 
• Cuốn tôm sốt mè: Tôm cuốn trong bánh tráng, ăn kèm với sốt mè và rau sống 
• Xúc xích mini: Xúc xích nhỏ nướng, có thể ăn kèm sốt mù tạt và dưa chuột 
• Mini quiche: những miếng quiche nhỏ với nhân như thịt xông khói, phô mai và rau củ. 

– Tráng miệng; 

• Pudding hoặc mousse trái cây: pudding hoặc mousse trái cây được phục vụ trong cốc nhỏ 
• Bánh macarons: Những chiếc bánh macarons nhiều màu sắc và hương vị 

– Đồ uống: 

• Cocktail có cồn: Sangria, Mai Tai, Bloody Mary, Mojito, Margarita, Whiskey Sour, Old Fashioned 
• Cocktail không cồn: Shirley Temple, Cucumber Cooler 
• Đồ uống khác: Nước lọc, nước trái cây, .

Xem ngay: Top 5 mẫu tiệc teabreak hội nghị sang trọng đẳng cấp nhất

Kịch bản chương trình tiệc hội nghị

Trên đây là quy trình tổ chức chi tiết và thực đơn bữa ăn cho từng loại tiệc hội nghị. Hy vọng các bạn sẽ tham khảo và áp dụng vào các bữa tiệc của mình. LuxEvent chúc các bạn sẽ có những bữa tiệc hội nghị thật trọn vẹn và ý nghĩa. 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Trang web: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.