8 bước tổ chức tiệc teabreak chuyên nghiệp nhất

Teabreak là loại hình tiệc đã du nhập và trở nên phổ biến tại Việt Nam trong vài năm trở lại đây. Tầm quan trọng của nó khiến nhiều đơn vị tìm kiếm các dịch vụ tổ chức teabreak chuyên nghiệp. Nếu bạn chưa biết tổ chức tiệc teabreak như thế nào hãy thử tham khảo bài viết 8 bước tổ chức tiệc teabreak chuyên nghiệp ngay bên dưới đây nhé!

Xem ngay: Tiệc teabreak là gì? Quy trình chuẩn bị tiệc teabreak đơn giản

8 bước tổ chức tiệc teabreak chuyên nghiệp

Để có thể giúp bạn chuẩn bị tiệc teabreak suôn sẻ và thành công. LuxEvent sẽ gợi ý cho bạn 8 bước tổ chức tiệc teabreak chuyên nghiệp. Nếu bạn muốn chương trình diễn ra suôn sẻ hãy tham khảo ngay bên dưới đây nhé.

Bước 1: Mục tiêu của sự kiện là gì?

Mỗi bữa tiệc teabreak được tổ chức đều có mục tiêu riêng. Chính vì thế, thực đơn và phong cách trang trí sẽ khác nhau. Nếu như tiệc teabreak cho khai trương thì thường sẽ được diễn ra vào sáng sớm. Do vậy mà menu cần có những chiếc bánh mặn dinh dưỡng để khách mời bổ sung năng lượng. Bạn có thể chọn các loại bánh như bánh mì mini truyền thống, bánh mì sandwich,… Việc xác định mục tiêu mà sự kiện đưa tới sẽ giúp bạn không gặp khó khăn trong những bước tiếp theo. Từ đó khâu vận hành sẽ trơn tru hơn.

Bước 2: Xác định thời gian tổ chức và số lượng khách mời.

Sau khi đã xác định được mục tiêu của bữa tiệc. Điều tiếp theo bạn cần làm chính là chọn ra ngày giờ phù hợp để tổ chức. Bên cạnh đó cần đảm bảo địa điểm có đủ không gian phục vụ trang trí và setup.

Tiếp theo bạn cần xác định số lượng khách mời sự kiện. Điều này sẽ giúp bạn có thể chuẩn bị đầy đủ đồ uống, đồ ăn mà không lo bị dư thừa hay thiếu hụt quá nhiều. Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm hiểu nhu cầu, sở thích của khách mời. Việc này sẽ làm sự kiện diễn ra chỉn chu và đạt chất lượng cao hơn. Đồng thời để lại ấn tượng cho mọi người.

Bước 3: Lựa chọn thực đơn

Xác định thức uống, đồ ăn mà bạn cần phục vụ trong tiệc teabreak. Tuy nhiên là hình thức tiệc đứng vậy nên các món ăn, dụng cụ ăn uống cần được bày trí nhỏ gọn. Hãy đảm bảo các loại hoa quả, bánh trái vừa đủ cho một lần ăn. Tốt nhất bạn nên trang trí không quá rườm rà. Điều này sẽ tránh trường hợp rơi vãi, bánh quá to hoặc cản trở quá trình giao tiếp với khách mời. 

Một số món đồ ăn nhỏ gọn mà bạn có thể sử dụng: 

• Bánh ngọt: Red Velvet, Tiramisu,…. khuôn cứng cáp để mọi người dễ lấy. 
• Bánh mặn: Chỉ nên sử dụng các loại bánh mini
• Ưu tiên sử dụng các loại trái cây tươi nhỏ dễ lấy như: nho, dâu tây,… Hoặc bạn có thể gọt thành những miếng nhỏ để khách mời dễ lấy.

Bạn có biết: Top 5 thực đơn teabreak thơm ngon hấp dẫn nhất 2024

Bước 4: Lựa chọn chủ đề trang trí

Song song với mục tiêu chương trình thì chủ đề trang trí cũng được coi là yếu tố quan trọng mà bạn không thể bỏ qua. Đây giống như chiếc chìa khóa xuyên suốt chi phối các yếu tố khác sẽ có trong tiệc trà. Bao gồm: cách bài trí, thực đơn, âm nhạc,… 

Gần đây nhất LuxEvent tổ chức tiệc teabreak cho một đơn vị khai trương. Chủ đề là khởi đầu mới. Do vậy mà bố trí sẽ có các loại hoa tươi, bánh ngọt tượng trưng cho sự may mắn. Tông màu chủ đạo được sử dụng là những màu tươi sáng. Tuy nhiên, do khoảng thời gian diễn ra khá ngắn vậy nên chúng tôi không trí quá rườm rà. 

Bước 5: Trang trí không gian và chuẩn bị âm nhạc nhẹ nhàng

Bữa tiệc teabreak sẽ được tổ chức ngay tại địa điểm diễn ra sự kiện. Nếu sự kiện hội nghị, hội thảo thường được setup tại một góc hội trường hoặc sảnh tiệc. Nếu dùng để thiết đãi nhân sự thì bữa tiệc được trang trí tại văn phòng. Dù là ở đâu thì bạn cũng cần trang trí, sắp xếp tạo được sự thoải mái cho mọi người. 

Mọi người khi tự do di chuyển sẽ giúp cởi mở và kết nối với nhau hợp. Trong trường hợp diện tích văn phòng bạn quá bé thì cần phải sắp xếp lại một chút đảm bảo không gian cho tiệc teabreak. Tiệc teabreak có thể kết nối với các loại âm nhạc để giúp bầu không khí thư giãn và nhẹ nhàng hơn. Tốt nhất bạn nên tránh những bản nhạc quá sôi động. Điều này sẽ khiến khách mời mất tập chung và hạn chế sự tương tác giữa mọi người.

Bước 6:  Chuẩn bị bảng ghi chú menu

Để tránh mọi người cảm thấy không chắc chắn về nhân bánh đúng sở thích. Hoặc khiến khách mời cảm thấy bất tiện. Để giải quyết vấn đề này bạn cần có một bảng ghi chú đặt trước món ăn. Điều này vừa tạo sự tinh tế lại vừa tránh khách mời lúng túng và tốn thời gian sử dụng tiệc.

Bước 7: Thời gian tổ chức hợp lý

Tổ chức tiệc teabreak bạn cần phải chú ý về thời gian. Đây là bữa tiệc nhẹ để phục vụ trong giờ nghỉ giải lao. Nếu như bạn không cân đối phù hợp thì khách mời sẽ cảm thấy không thoải mái đó nhé. Thậm chí là họ còn không có nhu cầu tổ chức tiệc vì đã tới sử dụng bữa chính. LuxEvent khuyên bạn nên sử dụng tiệc từ 25 – 40 phút vào đúng khoảng thời gian nghỉ của sự kiện. 

Bước 8: Sử dụng các đồ vật nhỏ gọn trong teabreak và giữ vệ sinh

Khi khách mời tham gia vào tiệc teabreak sẽ cần di chuyển và đứng rất nhiều. Do vậy những dụng cụ phục vụ ăn uống cần nhỏ gọn. Tốt nhất không sử dụng các loại sứ, thủy tinh có họa tiết rườm rà. Điều này sẽ tạo khó khăn cho khách mời khi dùng tiệc. An toàn và đơn giản nhất bạn có thể chọn các loại dụng cụ như: 

• Đĩa loại vừa lòng bàn tay.
• Dĩa.
• Ly uống nước. 

Cuối cùng bạn nên nhắc nhở những nhân sự phục vụ tại địa điểm diễn ra dọn dẹp và bổ sung thêm món ăn. Tuy chỉ là bữa tiệc tự phục vụ thế nhưng nếu khách mời cần hỗ trợ thì nhất định cần phải có. Đồng thời bạn cũng nên đảm bảo sự sạch sẽ cho khu vực diễn ra tiệc teabreak. 

Các lưu ý khi tổ chức tiệc teabreak nên biết

1. Về thực đơn tiệc tea break

Đối với thực đơn tiệc teabreak. Bạn nên tránh lựa chọn các loại nước có ga. Thay vào đó hãy chọn cà phê, trà, nước lọc. Đồ ăn đi kèm phù hợp là những món ăn nhẹ như bánh ngọt kết hợp với các loại trái cây tươi. Lưu ý rằng, tiệc teabreak không xuất hiện những món ăn chính quá cầu kỳ. Các món ăn hầu hết đều phục vụ nhu cầu của khách mời. Vậy nên bạn không cần lựa chọn món quà quá đắt đỏ và sang trọng hơn. Chỉ cần thức ăn được bày ra sẽ tạo cảm giác ngon miệng và thoải mái. 

2. Về sắp xếp, bố trí bàn tiệc tea break

Việc trang trí bàn tiệc cũng là hạng mục không kém phần quan trọng. Khu vực tổ chức tiệc tea break nên có vị trí thoáng mát và cảnh quan đẹp. Bàn nên phủ một lớp khăn màu nhẹ trên bàn để các món ăn được bày biện thích hợp và gọn gàng hơn. 

3. Về dụng cụ dùng cho phần tiệc tea break

Trong bữa tiệc teabreak khách mời tham gia sẽ sử dụng dĩa, đồ nhựa và thìa nhỏ. Dụng cụ được sử dụng cho phần tiệc cần hạn chế chất liệu sứ. Một phần làm giảm đi cảm giác mang vác nặng khi di chuyển, một phần không thể được thu dọn thường xuyên. Điều này là bởi tính chất tiệc thường sẽ không có người phục vụ.

4. Những lưu ý khác

Những chiếc bàn, ghế được sử dụng cho khách mời theo nhu cầu. Ngoài ra, bạn nên lựa chọn phần nhạc nền không lời nhẹ nhàng để tạo nên bầu không khí thư giãn cho các khách mời.

Tham khảo ngay: Kinh nghiệm đặt tiệc teabreak hội nghị, hội thảo chi tiết

LuxEvent – Dịch vụ tổ chức tiệc teabreak chất lượng

Nếu như bạn đang có nhu cầu sử dụng dịch vụ đặt tiệc teabreak. Thế nhưng chưa biết phải lựa chọn đơn vị cung cấp nào bạn có thể tham khảo LuxEvent. Chúng tôi là đơn vị đã có nhiều năm tổ chức tiệc ngọt, tiệc trà. Chính vì vậy, khách hàng có thể an tâm sử dụng dịch vụ của chúng tôi.

Bạn có thể thoải mái lựa chọn tổ chức tiệc teabreak, tiệc ngọt, ra mắt sản phẩm, họp báo, event cuối năm, trung thu, giáng sinh,…. Với kinh nghiệm tổ chức dày dặn chúng tôi chắc chắn sẽ mang tới cho bạn bữa tiệc với chất lượng tốt nhất. Ở LuxEvent bạn có thể tự do kết hợp, lựa chọn set menu nước ép, tiệc ngọt, hoa quả, bánh, trà,… Đối với các bữa tiệc finger food, tiệc canape, tiệc rượu,… từ món Á tới món Âu vô cùng phong phú. Khách hàng có thể an tâm bởi nguồn nguyên liệu được cung cấp bởi các nhà cung cấp uy tín.

Trên đây là tất tần tật những thông tin về tổ chức teabreak mà LuxEvent tổng hợp dựa trên kinh nghiệm tổ chức nhiều năm. Với những thông tin này hy vọng bạn sẽ tổ chức được bữa tiệc teabreak thành công nhất. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức tiệc teabreak nhưng vẫn chưa biết phải làm như thế nào? Hãy liên hệ tới LuxEvent hoặc để lại thông tin để chúng tôi tư vấn ngay hôm nay! 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.