07/08/2024 
Tiệc hội nghị là một sự kiện quan trọng của các doanh nghiệp. Nhằm mục đích mở rộng các mối quan hệ và xây dựng danh tiếng cho tổ chức. Vậy làm thế nào để tổ chức tiệc hội nghị thành công và hoàn hảo, LuxEvent sẽ chia sẻ thông tin cho các bạn ngay dưới đây !
Tìm hiểu ngay: Tổ chức hội nghị là gì? Quy trình tổ chức hội nghị thành công
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mục lục
7 bước quy trình tổ chức tiệc hội nghị
Tổ chức tiệc hội nghị là một nhiệm vụ đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao. Dưới đây là 7 bước chi tiết để tổ chức tiệc hội nghị:
1. Xác định mục tiêu và lên kế hoạch
Doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu tổ chức hội nghị, nó sẽ là giới thiệu sản phẩm, tôn vinh thành tích hay tạo cơ hội kết nối các mối quan hệ,… Cần lên danh sách các yêu cầu và mong muốn đối với các yếu tố chính như đối tượng tham dự, loại tiệc, số lượng khách mời và ngân sách tổng thể.
Loại tiệc cần phải lựa chọn là tiệc tối, tiệc buffet hay cocktail,… Khách mời có thể phân loại thành khách mời theo chủ đề, khách mời đặc biệt,…
2. Chọn ngày và địa điểm
Cần chọn ngày tổ chức hội nghị đảm bảo rằng ngày sẽ không trùng với các sự kiện lớn hoặc các ngày nghỉ lễ quan trọng. Sau khi đã xác định được loại tiệc và số lượng khách mời, doanh nghiệp cần chọn địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp. Có thể là hội trường, khách sạn, nhà hàng, trung tâm hội nghị hay ngay tại công ty của tổ chức. Lưu ý chọn địa điểm phải đảm bảo yêu cầu về không gian, âm thanh, ánh sáng và trang thiết bị.
3. Lên danh sách khách mời và gửi lời mời
Sau khi đã xác định được số lượng khách mời, cần tạo danh sách để dễ kiểm soát và gửi lời mời đi đầy đủ. Có thể lựa chọn gửi thư mời truyền thống hoặc qua email. Nội dung thư mời sẽ cần có đầy đủ thông tin về ngày giờ, địa điểm và chương trình rõ ràng. Lưu ý nếu doanh nghiệp muốn gửi riêng khách mời đặc biệt, cần có một danh sách riêng lẻ để đảm bảo nội dung thư mời sẽ đến đúng người.
4. Lên chương trình chi tiết và chuẩn bị nội dung
Cần xây dựng chương trình bằng cách lên kế hoạch cho toàn bộ các hoạt động trong tiệc. Bao gồm các bài phát biểu, hoạt động giải trí, tương tác, … Chuẩn bị tài liệu cần có để cung cấp trong bữa tiệc, nếu có diễn giả hoặc người dẫn chương trình, cần cung cấp thông tin và kịch bản cho các phần trình bày. Yêu cầu nội dung cần phù hợp, đảm bảo thời gian và tránh lan man dễ gây hiểu lầm cho khách mời.
5. Chọn và chuẩn bị thực đơn
Theo sát với lựa chọn loại tiệc, các bạn sẽ dễ dàng trong việc chọn thực đơn. Tùy thuộc vào sở thích chung, hãy chọn các món ăn phù hợp với khẩu vị của đa số khách mời. Thực đơn cần đảm bảo các yếu tố liên quan đến an toàn thực phẩm, độ tươi ngon và tính lành mạnh. Ngoài ra có thể xem xét các yêu cầu đặc biệt như thực phẩm chay, không gluten, …
6. Trang trí và chuẩn bị cơ sở vật chất
Để trang trí không gian, cần chọn chủ đề và phong cách trang trí phù hợp với mục đích sự kiện. Cố gắng khi trang trí bữa tiệc, cần có độ nhận dạng cao, khách mời nhìn thấy và nhận biết được rõ ràng chủ đề.
Cần chuẩn bị bàn ghế, bàn tiệc, biển chỉ dẫn, hoa và các yếu tố trang trí khác nếu cần. Đảm bảo chắc chắn rằng âm thanh, ánh sáng và các thiết bị trình chiếu hoạt động tốt. Nên có sự kiểm tra kỹ lưỡng và test nhiều lần trước khi sự kiện diễn ra.
7. Quản lý và giám sát sự kiện
Cần có đội ngũ nhân sự và người quản lý chính sự kiện để có thể giám sát tổng quát mọi hoạt động. Giải quyết các vấn đề phát sinh kịp thời và điều phối các hoạt động.
Sau sự kiện cần theo dõi mức độ hoàn thiện và tổng kết kết quả. Nên thu thập phản hồi từ khách mời và đội ngũ tổ chức. Từ đó đánh giá được hiệu quả của sự kiện và rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau.
Đừng bỏ lỡ: Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị chuyên nghiệp chi tiết
Thực đơn tiệc hội nghị
Tùy thuộc vào từng loại tiệc để từ đó đưa ra được thực đơn cho bữa tiệc đó. Dưới đây là những thực đơn theo từng loại tiệc phổ biến, các bạn có thể tham khảo:
1. Tiệc tối truyền thống
Thực đơn 1:
– Khai vị:
- Gỏi cuốn tôm thịt: chuẩn bị tôm, thịt, và rau sống. Sau đó cuốn chúng vào bánh tráng và kèm thêm nước chấm chua ngọt
- Chả giò: Cuốn thịt heo và rau củ sau đó chiên giòn vàng rụm. Ăn kèm với rau sống và nước chấm: tương ớt, tương ngọt.
– Món chính:
- Cơm trắng: chọn loại cơm mềm dẻo và dễ ăn
- Cá kho tộ: Cá được kho với nước dừa, nấu trong vòng 1 tiếng. Vị đậm đà và hấp dẫn.
- Gà nướng mật ong: Gà được phết thấm đẫm sốt mật ong sau đó nướng vàng ươm. Nên kèm thêm khoai tây nướng và rau củ để món ăn hài hòa hơn.
- Rau cải xào tỏi: Đánh thức vị giác với món rau cải xanh xào tỏi, món ăn nhẹ nhàng và thanh mát.
– Tráng miệng:
- Trái cây tươi: Dưa hấu, táo, nho, kiwi
- Bánh mousse: Bánh mousse vị socola, chanh leo,…
– Đồ uống:
- Nước lọc
- Nước uống có ga
- Trà hay cafe sau bữa ăn
Thực đơn 2 :
– Khai vị:
- Súp nấm: Súp nấm nhẹ nhàng, thơm ngon và dễ tiêu
- Salad rau củ: Salad kèm với nhiều loại rau củ tươi như táo, đậu, cà rốt. Có thể thêm hạt hoặc nho khô và kèm sốt dầu giấm, sốt mè rang,…
– Món chính:
- Cơm chiên Dương Châu: Cơm chiên với tôm, thịt heo, trứng và rau cỏ. Món ăn đậm đà và giàu dinh dưỡng
- Thịt bò xào rau củ: Thịt bò xào với các loại rau củ tươi và nêm nếm gia vị vừa phải.
- Cá hồi nướng: Cá hồi nướng tảng cùng với các loại gia vị, ăn kèm với sốt chanh chua chua.
- Rau muống xào tỏi: Món ăn đơn giản nhưng cực kỳ đưa miệng và hấp dẫn thính giác.
– Tráng miệng:
- Chè đậu xanh: Chè đậu xanh thanh mát và nhẹ nhàng
- Caramen: món ăn nhẹ với đường và sữa đã được nấu và ủ.
– Đồ uống:
- Nước lọc
- Đồ uống có ga
- Nước trái cây
2. Tiệc buffet
| Món khai vị | Món chính | Món phụ | Món tráng miệng | Đồ uống |
| Salad chanh leo | Chả cá thác lác chiên cốm | Phở bò | Caramen | Nước lọc |
| Salad cá ngừ | Mực xào rau củ | Mỳ ý sốt bò băm | Chè bưởi | Nước ép trái cây |
| Salad hoa quả | Bò cuộn nấm kim châm nướng | Cơm chiên hải sản | Hoa quả tươi | Nước uống có ga |
| Nộm ngũ sắc | Tôm lăn bột chiên xù | Cháo nấm | Bánh tiramisu | Đồ uống có cồn |
| Nộm sứa xoài xanh | Sườn xào chua ngọt | Bánh phồng tôm | Sữa chua thường | Trà |
| Súp bí đỏ | Rau cải xào tỏi | Miến xào hải sản | Bánh su kem | Caffe |
| Súp hải sản | Củ quả luộc | Bánh bao chiên | Chè dưỡng nhan | |
| Súp gà ngô nấm | Gà nướng muối ớt | Khoai tây chiên bơ tỏi | Bánh mochi | |
| Gỏi cuốn tôm | Gà hấp lá chanh | Sushi cá hồi | Chè bắp | |
| Gỏi nấm tuyết | Lẩu nấm chua cay | Kimbap chiên | Chè cốm | |
| Dưa chuột bao tử | Lẩu gà chọi | Bánh cuốn | Bánh donut | |
| Cà chua bi | Ghẹ hấp | Bánh kèm kèm bò sốt vang | Sữa chua nếp cẩm |
3. Tiệc cocktail
– Món ăn nhẹ:
- Cá hồi xông khói trên bánh mì: Cá hồi xông khói trên những chiếc bánh mì nhỏ, kèm sốt chanh và thì là
- Chả giò mini: Chả giò chiên giòn, có thể làm với nhân là thịt heo hoặc tôm
- Cuốn tôm sốt mè: Tôm cuốn trong bánh tráng, ăn kèm với sốt mè và rau sống
- Xúc xích mini: Xúc xích nhỏ nướng, có thể ăn kèm sốt mù tạt và dưa chuột
- Mini quiche: những miếng quiche nhỏ với nhân như thịt xông khói, phô mai và rau củ.
– Tráng miệng;
- Pudding hoặc mousse trái cây: pudding hoặc mousse trái cây được phục vụ trong cốc nhỏ
- Bánh macarons: Những chiếc bánh macarons nhiều màu sắc và hương vị
– Đồ uống:
- Cocktail có cồn: Sangria, Mai Tai, Bloody Mary, Mojito, Margarita, Whiskey Sour, Old Fashioned
- Cocktail không cồn: Shirley Temple, Cucumber Cooler
- Đồ uống khác: Nước lọc, nước trái cây, .
Kịch bản chương trình tiệc hội nghị
| Thời gian | Các mục chính | Nội dung | Người phụ trách |
| 30 phút | Chuẩn bị trước sự kiện | – Kiểm tra thiết bị âm thanh và ánh sáng
– Đặt món ăn và đồ uống trên bàn tiệc – Xác nhận sự hiện diện của diễn giả và khách mời – Đảm bảo không gian được trang trí và sắp xếp đúng cách |
– Đội ngũ tổ chức
– Nhà cung cấp |
| 15 phút | Đón khách mời | – Đón khách mời và kiểm tra danh sách đăng ký
– Hướng dẫn khách đến khu vực tiệc – Phục vụ nước chào mừng và các món ăn nhẹ |
– Nhân viên lễ tân
– Nhân viên phục vụ |
| 15 phút | Khai mạc chính thức và giới thiệu chương trình | – Chào mừng tất cả khách mời và giới thiệu mục đích của hội nghị
– Phát biểu khai mạc – Giới thiệu lịch trình và các điểm nhấn của chương trình |
– MC
– Lãnh đạo tổ chức – Chủ tịch sự kiện |
| 45 phút | Ăn uống tiệc và giao lưu, kết nối | – Phục vụ khách mời ăn uống
– Giao lưu, trao đổi |
– Nhân viên phục vụ |
| 30 phút | Các hoạt động chương trình | – Bài phát biểu, bài thuyết trình quan trọng
– Trình diễn nghệ thuật hoặc giải trí |
– MC
– Ban lãnh đạo – Đội văn nghệ |
| 15 phút | Thông báo và giải thưởng | – Công bố giải thưởng hoặc thông báo thông tin quan trọng | – Ban lãnh đạo
– Chủ tịch sự kiện |
| 15 phút | Kết thúc và chia tay | – Cảm ơn tất cả khách mời đã tham dự và chúc thành công của sự kiện
– Thông báo về các hoạt động tiếp theo (nếu có) – Chia tay khách mời và phát quà lưu niệm |
– MC
– Ban lãnh đạo – Nhân viên phục vụ |
| 30 phút | Dọn dẹp và tổng kết | – Đảm bảo tất cả khu vực được dọn dẹp gọn gàng
– Đội ngũ tổ chức thu thập phản hồi từ khách mời và đánh giá kết quả sự kiện – Gửi lời cảm ơn đến tất cả đối tác và nhà cung cấp dịch vụ |
– Nhân viên phục vụ
– Đội ngũ tổ chức – Ban lãnh đạo |
Trên đây là quy trình tổ chức chi tiết và thực đơn bữa ăn cho từng loại tiệc hội nghị. Hy vọng các bạn sẽ tham khảo và áp dụng vào các bữa tiệc của mình. LuxEvent chúc các bạn sẽ có những bữa tiệc hội nghị thật trọn vẹn và ý nghĩa.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@luxevent.net
Trang web: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ. Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
