Tiệc công ty là gì? Quy trình tổ chức tiệc công ty chuyên nghiệp

Tiệc công ty đang là một xu hướng được lan tỏa rộng rãi trong thời gian gần đây. Vậy lý do nào mà nó lại được nhiều doanh nghiệp đưa vào tổ chức như vậy? Hôm nay hãy cùng LuxEvent tìm hiểu về tiệc công ty cũng như cách để tổ chức một tiệc công ty chuyên nghiệp, thành công rực rỡ. Nào mình cùng bắt đầu thôi!

Tìm hiểu thêm về: Cách tổ chức tiệc tất niên cuối năm đầy ý nghĩa cho công ty 

Tại sao nên tổ chức tiệc công ty?

Những bữa tiệc công ty ngày nay không đơn thuần tổ chức ra chỉ để kỷ niệm một ngày quan trọng nào đó, mà nó còn ẩn chứa nhiều công năng hơn thế.

1. Thư giãn đầu óc

Thư giãn, thả lỏng đầu óc là một phần quan trọng trong quá trình làm việc. Bộ não mỗi người đều cần có thời gian để “khởi động lại”. Những bữa tiệc công ty sẽ là nút reset cho não cũng như cơ thể bạn sau những ngày tháng làm việc vất vả. Nó cho bạn cơ hội nhìn nhận lại công sức làm việc quãng  thời gian vừa qua không chỉ của bản thân mà còn của cả bộ phận, cả công ty. 

2. Khen thưởng và động viên kịp thời

Là cấp lãnh đạo, thông qua việc tổ chức những bữa tiệc, bạn sẽ cho nhân viên thấy được sự coi trọng và quan tâm của mình dành tới cho họ. Qua những bữa tiệc này, bạn có thể trao thưởng cũng như dành lời cảm ơn sâu sắc tới dàn nhân viên cũng như đối tác kinh doanh của mình. Giải trí, thức ăn, đồ uống và sự quan tâm dành tới cho tất cả mọi người sẽ là yếu tố truyền cảm hứng cũng như động lực to lớn cho những chặng đường cố gắng phía trước.

3. Tăng cường kết nối giữa các thành viên trong công ty

Lợi ích và tầm quan trọng của sự gắn kết giữa mọi người là rất to lớn, ai cũng có thể nhìn thấy. Nói chuyện trao đổi cùng trong một bầu không khí thân mật, cùng nhau dùng bữa,… sẽ giúp chúng ta cảm thấy được sự gắn bó và coi nhau như một gia đình khổng lồ. Trong một môi trường nuôi dưỡng các mối quan hệ bền chặt, niềm tin tưởng được phát triển thì tức khắc nơi đây sẽ trở thành một công ty vững mạnh.

4. Tìm thêm đối tác và khách hàng tiềm năng

Thông qua bữa tiệc, hãy mời tới những đối tác mà công ty bạn đang cố tiếp xúc cũng như để nhân viên dẫn theo người quen của họ. Tại đây hãy cho họ thấy được lịch sử hình thành cũng như quãng đường thành công của công ty bạn, tình cảm gắn bó của nội bộ công ty bạn.

Nhưng mọi thứ chỉ nên dừng lại ở một vài, một vài đối tác và một vài khách hàng tiềm năng. Đừng cố tình hay vô ý biến bữa tiệc trở thành một buổi hội nghị diễn thuyết về công ty của mình. Hãy để tự họ cảm nhận rằng đây là một công ty tốt và mình không nên bỏ qua nó.

5. Tạo kỉ niệm đáng nhớ cho nhân viên

Sau quãng thời gian vui vẻ, hạnh phúc tại bữa tiệc, dám cá toàn bộ nhân viên của công ty đều sẽ rất vui tươi khi ra về. Họ đã sẵn sàng để đi làm và cống hiến, sáng tạo trong công việc vào những ngày tiếp theo, không ngừng đưa công ty ngày một phát triển. 

Dành thời gian thư giãn và thoải mái tại nơi làm việc, cố gắng kết nối với nhau một cách tích cực trong giờ làm sẽ là một cách thức để giúp mang lại hiệu suất làm việc cao hơn.

Bạn đã biết: Year End Party là gì? Ý nghĩa của YEP đối với doanh nghiệp

Kế hoạch tổ chức tiệc công ty chuẩn

Để tổ chức được một bữa tiệc công ty chuẩn hay bất kì một bữa tiệc nào, đều sẽ có những bước cơ bản sau đây:

1. Thiết lập ngân sách

Điều cần thực hiện đầu tiên đó là phải đưa ra chính xác số tiền công ty bạn sẽ chi ra cho tổng bữa tiệc là bao nhiêu, từ đó mới có thể chi nhỏ ra từng khía cạnh của bữa tiệc. Bạn sẽ cần dùng đến tiền khi bạn muốn thanh toán chi phí ăn uống, giải trí và các phần quà. Bằng cách thiết lập trước này, bạn có thể làm cho bữa tiệc được đầy đủ, chuyên nghiệp nhất nhưng vẫn lại vừa đảm bảo được ngân sách của mình. Nhân viên công ty khi tới với bữa tiệc đều mong được cảm thấy mình được công ty quan tâm và đầu tư phù hợp.

2. Chia việc cho từng bộ phận

Sẽ dễ dàng hơn nếu bạn phân chia các đầu việc trong khi tổ chức tiệc cho các phòng ban hay cá nhân mong muốn được làm. Được tự tay chuẩn bị và lên ý tưởng cho sự kiện của bản thân, chắc hẳn ai cũng sẽ sẵn lòng tham gia mà không ngại ngần chi. Từ đó các bạn cũng sẽ thu được nhiều ý kiến góp ý hơn về cách tổ chức cũng như thiết kế tiệc.

Ngoài giúp đỡ trong khâu chuẩn bị, bạn cũng có thể đề xuất với mọi người trong công ty để họ có thể đóng góp những tiết mục văn nghệ Year End Party hay chịu trách nhiệm làm MC cho buổi tiệc.

3. Quyết định ai sẽ tham gia

Khi bạn lên kế hoạch cho một bữa tiệc công ty, điều quan trọng nhất là xác định danh sách khách mời sẽ là ai. Bạn sẽ cung cấp suất ăn kèm khi nhân viên dẫn thêm người nhà, hay là hỗ trợ cho những nhân viên ở xa tới tham dự tiệc,… Tất cả đều cần được xem xét kĩ càng. Nếu bạn tự tổ chức thì có vẻ sẽ cảm thấy bước thực hiện này không quá cần chính xác. Nhưng, nếu như bạn đặt tiệc cho các công ty bên ngoài tổ chức, vậy thì bạn sẽ cần báo số lượng chính xác cho họ ngay từ đầu để họ tiện thiết kế chương trình tiệc sao cho phù hợp và tối ưu nhất.

4. Chọn chủ đề cho bữa tiệc

Một chủ đề bữa tiệc thú vị sẽ có thể thu hút được nhiều sự quan tâm cũng như hưởng ứng tham gia tới từ các nhân viên trong công ty. Nếu muốn đem đến trải nghiệm tuyệt vời nhất cho nhân viên, hãy để họ được trực tiếp đưa ra đóng góp ý kiến khi chọn chủ đề này. Qua đó sẽ giúp họ được nêu lên ý kiến cá nhân, đóng góp cho sự kiện thành công rực rỡ.

Xem ngay: 15 chủ đề tiệc tất niên cuối năm ấn tượng độc đáo nhất 2024

5. Chọn ngày và địa điểm

Chọn ngày giờ và địa điểm phù hợp với bữa tiệc là một điều quan trọng để đảm bảo bữa tiệc công ty của bạn sẽ thành công. Hãy cố gắng chọn một ngày vào khoảng thời gian trống của nhiều người nhất. Bằng cách này, bạn có thể đem đến một bầu không khí thoải mái hơn, giảm thiểu số lượng vắng mặt do phải giải quyết công việc.

Điều quan trọng kế tiếp đó là hãy xem xét xem bạn sẽ tổ chức tiệc ngay trong khuôn viên của công ty, hay là tại một địa điểm riêng biệt như nhà hàng, sân vườn, resort,… Cố gắng thống kê mọi thông tin cần thiết về không gian và số lượng người tham dự để có thể tìm một địa điểm phù hợp và kinh tế nhất.

Tham khảo: Top 10 địa điểm tổ chức Year End Party tại TP.HCM

6. Lên thực đơn cho bữa tiệc

Khi chọn thực đơn cho bữa tiệc, hãy chú ý đến mong muốn của người tham dự họ muốn ăn gì và có lưu ý nào trong ăn uống hay không. Cách hiệu quả nhất cho bước này đó là một lần nữa lấy ý kiến trực tiếp từ các nhân viên công ty và cho họ bỏ phiếu bình chọn. Hãy cố gắng đưa ra số lượng bình chọn thấp một chút để giúp cho việc bình chọn không mất quá nhiều thời gian.

Ngoài đồ ăn, đồ uống cũng là điều bạn cần lưu ý. Đồ uống có cồn là thức uống không thể thiếu trong mỗi bữa tiệc. Hãy cân nhắc đến số lượng đồ uống mà bạn có thể cung cấp cho họ sao cho tránh lãng phí cũng như quá mức say xỉn. 

Note ngay: 15 menu thực đơn tiệc tất niên công ty ngon bổ rẻ

7. Lên ý tưởng cho các món quà

Nhân viên của bạn có thể làm việc chăm chỉ trong suốt quãng thời gian qua và điều bạn có thể làm ngay lúc này để thể hiện sự đề cao họ đó chính là trao đi những giải thưởng thông qua bữa tiệc công ty. Bạn có thể có sẵn một danh sách những nhân viên xứng đáng với những giải thưởng danh giá này. Ngoài ra, bạn cũng có thể tổ chức những trò chơi may mắn nhỏ để tăng không khí của buổi tiệc.

8. Quảng bá chương trình tiệc

Hãy chắc chắn rằng bạn đã gửi lời mời kèm theo thời gian và địa điểm tổ chức cho từng người trong công ty và lời nhắc tham gia tiệc khi thời gian tổ chức sắp đến gần. Nếu có quy định về trang phục hay chủ đề buổi tiệc thì cũng nên được đính kèm luôn trong thư mời để các nhân viên tiện theo dõi. 

Một vài tờ rơi dán ở bảng thông báo công ty đôi khi cũng có thể thu hút thêm được nhiều sự chú ý của nhân viên công ty. 

Sau khi bữa tiệc kết thúc, hãy dùng những bức ảnh vui nhộn của bữa tiệc để đăng tải lên các trang mạng xã hội hay trang tin tức của công ty. Qua đó công ty của bạn có thể quảng bá được môi trường làm việc năng động, thoải mái, phù hợp cho tất cả mọi người làm việc và đóng góp công sức phát triển công ty. 

Xem ngay: Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty chi tiết từ A – Z

Quy trình tổ chức tiệc công ty chuyên nghiệp

Tổ chức là một trong những công việc quan trọng để quản lý bất cứ điều gì. Và quá trình tổ chức bao gồm việc phân chia công việc, nhóm các hoạt động, ủy quyền và phối hợp giữa các thành viên. Quá trình tổ chức tiệc công ty cũng vậy:

1. Phân chia công việc

Bước đầu tiên trong quá trình tổ chức là phân chia công việc. Đó là việc chia nhỏ công việc phức tạo thành các đầu việc nhỏ, tiện cho việc quản lý.

Phân chia công việc được thực hiện nhằm giúp cho các cá nhân chịu trách nhiệm từng đầu việc chứ không phải là toàn bộ công việc đổ lên đầu 1 người thực hiện. Điều này cho phép người lao động đưa ra những điều họ mong đợi cũng như tự mình thực hiện nó với tư cách là thành viên ban tổ chức và giúp tránh trùng lặp công việc.

Ưu điểm của việc phân công công việc đó là giúp phát triển chuyên môn hóa giữa những người lao động và góp phần tối đa hóa năng suất lao động.

2. Nhóm công việc

Để đạt được các mục tiêu đã đề ra cho buổi tiệc, tương tự như phân chia công việc cho từng đầu người, thì ở đây bạn cần đặt những công việc bổ trợ và liên quan tới nhau vào thành một nhóm nhỏ. Qua đó giúp tiện quản lý và chạy chương trình sau này.

Để tăng cường chất lượng công việc, một bộ phận sẽ lo toàn bộ những công việc liên quan đến sau và được lãnh đạo bởi một người đứng đầu. Thành viên trong nhóm sẽ cùng giúp đỡ và góp ý, sửa chữa cho nhau sao cho hợp lý và hài hòa nhất. 

Đôi khi, nếu như bạn lựa chọn đặt tiệc do các công ty chuyên tổ chức sự kiện tổ chức, từ các nhóm nhỏ làm việc này có thể gồm thành viên ở cả 2 công ty. Qua đó vừa giúp công ty bạn giám sát và theo dõi chương trình chuẩn bị, vừa giúp công ty đối tác thuận tiện trong việc hỏi ý kiến các thay đổi nếu có phát sinh.

3. Uỷ quyền

Ủy quyền là một trong những bước quan trọng nhất trong quá trình tổ chức một sự kiện không riêng gì tiệc công ty. Mọi công việc đều chỉ có thể hoàn thành một cách tốt đẹp nếu như người thực hiện có đủ thẩm quyền quyết định.

Để đem lại hiệu quả cao, cần có sự cân bằng giữa trách nhiệm và quyền hạn được giao. Điều này mang lại sự tự tin khi thực hiện công việc của các cá nhân cũng như thỏa sức cho họ phát triển các ý tưởng phù hợp với sự kiện.

4. Phối hợp công việc

Đây là bước cuối cùng trong quá trình tổ chức sự kiện. Sau khi chia nhỏ đầu việc ra, thì bạn cần đảm bảo khi ghép nối chúng lại với nhau vẫn tạo ra sự hài hòa và không bị chồng chéo. Để có được điều đó, thì cần phải có những sự tương tác, trao đổi thông tin giữa các phòng ban với nhau. Các trưởng nhóm cần giữ liên lạc và thường xuyên trao đổi tiến trình cũng như ý tưởng của nhóm, và các thành viên trong nhóm cũng cần thường xuyên cập nhật tin tức từ cấp trên để tiện thay đổi quy trình tổ chức sự kiện nếu cần. Qua đó đem lại sự hỗ trợ, tương tác qua lại giữa toàn bộ ban tổ chức, đem tới một buổi tiệc thành công mỹ mãn.

Ngay cả trong nội bộ nhóm thì trưởng nhóm cũng gần phải duy trì mối quan hệ trao đổi giữa các thành viên. Qua đó đem tới một tinh thần nhóm đoàn kết, không ngại khó, ngại khổ. Từ đó đem tới những ý tưởng tuyệt vời cho một bữa tiệc công ty tuyệt đỉnh!

Ở đây có: Dịch vụ tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp thành công nhất

LuxEvent – Đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu

LuxEvent là một trong những đơn vị hàng đầu trong ngành, đã xây dựng một niềm tin vững chắc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện với sự cam kết luôn đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu. Đội ngũ nhân viên được tuyển chọn và đào tạo kỹ lưỡng, tận tâm, nhiệt tình với mục tiêu duy nhất đó là làm hài lòng khách hàng. LuxEvent tự hào về sự sáng tạo và đổi mới liên tục trong mỗi sự kiện để tạo ra những trải nghiệm ấn tượng về chương trình và phản ánh mạnh mẽ văn hóa của doanh nghiệp khách hàng.

Không ngừng đầu tư vào phát triển cơ sở vật chất hiện đại và trang thiết bị tiên tiến ,chúng tôi luôn sẵn sàng thay đổi theo xu hướng của thời đại trong ngành tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng, mỗi sự kiện của khách hàng đều được tổ chức một cách hoàn hảo và thành công nhất.

Trên đây là tất cả những thông tin chúng tôi tổng hợp và muốn đem tới cho bạn về chủ đề Tiệc công ty. Nếu như có bất kỳ thắc mắc hay khó khăn nào, đừng ngần ngại mà hãy cầm máy lên và liên hệ ngay với LuxEvent chúng tôi theo thông tin dưới đây:

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.