Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên hay ấn tượng nhất 2024

Kế hoạch tổ chức tiệc tất niên góp phần giúp cho bữa tiệc diễn ra một cách chỉn chu và thành công nhất. Cuối năm là thời gian mà ai ai cũng trở nên bận rộn và tất bật hơn bao giờ hết. Họ vừa phải hoàn thành toàn bộ những công việc lại vừa phải chuẩn bị cho các chương trình lễ hội dịp cuối năm. Đứng trước thời khắc giao thoa của đất trời thì mọi người đều sẽ cảm thấy có chút sự bồi hồi và nuối tiếc của riêng bản thân mình. Tổ chức những bữa tiệc tất niên là điều cần thiết và vô cùng quan trọng. Vậy tổ chức tiệc tất niên như thế nào? Cùng LuxEvent tham khảo mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên ấn tượng trong bài viết bên dưới đây nhé!

Tham khảo thêm: Quy trình tổ chức tiệc tất niên công ty chuyên nghiệp 

Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên ấn tượng

1. Xây dựng ý tưởng, chủ đề của bữa tiệc tất niên

a. Chủ đề bữa tiệc

Chủ đề cho sự kiện chính là nội dung ngắn gọn nhất mang tính khái quát và là biểu tượng chứa đựng các mục đích, ý tưởng, hình thức, nội dung,… của bữa tiệc tất niên. Chủ đề của bữa tiệc cũng là cơ sở giúp ban tổ chức xây dựng kế hoạch tổ chức chương trình. Chính vì vậy mà chủ đề của bữa tiệc quyết định kế hoạch chương trình trong đó cần phải chứa đựng đầy đủ các thông tin cơ bản cần có như: Tên chủ đầu tư, hình thức tổ chức, nội dung cơ bản sự kiện, thời gian diễn ra. Từ chủ đề có thể có những hình thức tiệc cuối năm có thể kể đến như: 

• Tiệc cuối năm tri ân cảm ơn các nhân sự cống hiến cho công ty
• Tiệc cuối năm kết hợp với chương trình hội nghị khách hàng 
• Ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm kết hợp với hoạt động team building, vui chơi giải trí 
• Tiệc cuối năm tổng kết thành quả và liên hoan cuối năm

b. Ý tưởng bữa tiệc

Thời điểm cuối năm là thời điểm mà có rất nhiều bữa tiệc diễn ra. Chính vì thế mà ý tưởng buổi tiệc cuối năm cần phải đảm bảo sự sáng tạo, mới mẻ, không bị lu mờ và để lại được những sự ấn tượng cho các khách mời tham dự. Có rất nhiều những ý tưởng tổ chức tiệc tất niên mà bạn có thể áp dụng như sau:

• Tiệc tất niên là dạ tiệc Đen và Trắng: Ý tưởng tổ chức bữa tiệc này sẽ diễn ra với tông màu chủ đạo là trắng và đen. Hai màu này là những màu cơ bản thế nhưng vẫn thể hiện được sự quý phái, sang trọng cho bữa tiệc. Các khách mời tham dự sẽ cần phải mặc những loại trang phục theo dresscode được đưa ra trước buổi lễ. 
• Pool Party: Pool Party là hình thức tiệc tại những không gian có bể bơi. Xu hướng tiệc tất niên này là xu hướng mới mẻ và đầy sự sáng tạo thích hợp nhất với những doanh nghiệp, công ty có số lượng nhân sự không lớn và các thành viên có độ tuổi trẻ trung, năng động. 
• Ý tưởng tiệc tất niên kết hợp picnic và cắm trại: Lựa chọn ý tưởng tổ chức tiệc tất niên này thường không gian tổ chức là không gian ngoài trời, những bãi cỏ rộng, khu du lịch sinh thái với bài trí giản dị, ấm cúng. Nên chọn những chiếc bàn tiệc dài bằng gỗ, xung quanh là những ánh đèn vàng lộng lẫy và menu chủ yếu có những món ăn dân dã. 

2. Lên danh sách khách mời của bữa tiệc

Số lượng khách mời tham dự của bữa tiệc tất niên sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới kế hoạch và quy trình tổ chức. Nếu như không mặc định số lượng khách mời tham dự thì rất dễ khiến cho bữa tiệc bị quá tải và ảnh hưởng rất nhiều tới kế hoạch tổ chức. Khi bị quá tải thì ban tổ chức sẽ mất kiểm soát bữa tiệc cũng như thiếu hụt ngân sách đã được dự trù trước. 

Trước tiên để lên danh sách khách mời doanh nghiệp cần phải thống nhất về cơ cấu và số lượng. Phân chia danh sách khách mời ra từng loại danh sách nhỏ để tránh nhầm lẫn như: 

• Danh sách khách mời VIP: Là những khách mời cao cấp
• Danh sách khách mời chính thức: Là những khách mời mà doanh nghiệp muốn và ưu tiên họ có mặt trong sự kiện như nhân sự, đối tác, khách hàng. 
• Danh sách khách mời dự bị
• Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông. 

Bên trong danh sách sẽ cần phải đảm bảo có đủ thông tin cơ bản như sau: 

• Họ và tên của các khách mời tham dự
• Chức danh và đơn vị mà họ công tác
• Thông tin địa chỉ liên hệ bao gồm địa chỉ nhà, số điện thoại,…
• Những điều cần lưu ý khi tham gia sự kiện

Tham khảo: Top 15 mẫu thiệp mời tất niên cuối năm đẹp ấn tượng nhất

3. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức tiệc tất niên 

Khi chọn thời gian tổ chức ban tổ chức nên chọn thời gian là vào dịp cuối tuần hoặc trong thời gian được nghỉ lễ của tất cả mọi người. Và đương nhiên thời gian tổ chức cũng chỉ nên kéo dài trong khoảng 120 phút. Khung giờ hoàn hảo để tổ chức tiệc thường sẽ là từ 18h tới 20h. Nếu thời gian tổ chức sự kiện quá ngắn sẽ gây ra hiệu ứng khó đạt được mục tiêu đề ra ban đầu còn nếu như quá dài thì lại gây mệt mỏi và nhàm chán cho khách mời tham dự.

Khi lựa chọn không gian tổ chức sự kiện thì đơn vị tổ chức sự kiện sẽ lựa chọn không gian trong nhà, ngoài trời miễn sao phù hợp với nhu cầu và concept tổ chức. Bạn có thể lựa chọn các bãi biển, khu nghỉ dưỡng sinh thái,… được gọi là không gian ngoài trời. Không gian trong nhà gồm có các trung tâm hội nghị, hội thảo, nhà hàng, khách sạn,… Có rất nhiều sự lựa chọn tổ chức tiệc cuối năm để bạn có thể lựa chọn thế nhưng trước khi lựa chọn thì doanh nghiệp nên nắm một số lưu ý dưới đây để chọn cho đội mình địa điểm tốt nhất như sau: 

• Địa điểm tổ chức dễ tìm, gần trung tâm thành phố và di chuyển dễ dàng nhất. 
• Bố cục không gian và trang trí phù hợp với những hoạt động đã lên kế hoạch trước đó. 
• Khu vực sân khấu có đủ an toàn và rộng rãi.
• Không gian có đủ để phục vụ cho số lượng khách mời. 
• Bãi đỗ xe có rộng không.

Tham khảo: Top 10 nhà hàng tổ chức tiệc tất niên cuối năm tại Hà Nội

4. Chuẩn bị các tiết mục khuấy động bữa tiệc tất niên và menu tiệc

Những tiết mục trong chương trình tiệc tất niên sẽ gồm có cả phần tiệc và phần văn nghệ. Với phần văn nghệ bạn có thể lựa chọn đa dạng những tiết mục: 

• Tiết mục biểu diễn xiếc, ca múa nhạc, biểu diễn kịch từ chính nhân sự công ty hoặc các nghệ sĩ khách mời biểu diễn. 
• Các tiết mục trò chơi cho khách mời
• Các tiết mục khen thưởng, vinh danh, trao quà tri ân nhân sự đã có thành tích vượt bậc và xuất sắc trong một năm qua. 
• Chương trình bốc thăm trúng thưởng
• Trình chiếu video mô tả ngắn gọn về quá trình phát triển của doanh nghiệp. 
• Nếu như có lựa chọn các ca sĩ nổi tiếng trình diễn hãy liên hệ họ trước để thương lượng giá và chốt lịch diễn. 

Đối với phần tiệc hãy chuẩn bị theo bàn với số lượng món ăn mặc định hoặc hình thức tiệc buffet. Cho dù lựa chọn hình thức nào thì cũng cần phải có đầy đủ các món: 

• Món khai vị: Với phần khai vị cần có từ 2 – 3 món khai vị như soup hoặc gỏi rau để khuyến khích cảm giác thèm ăn của khách mời
• Món ăn chơi ăn sau món khai vị gồm có 1 – 2 món: Gồm có những món xào, chiên, hấp. 
• Món chính dùng để ăn no là những món giàu tinh bột, giàu đạm như cơm chiên, gà, lẩu, bò,…
• Món ăn tráng miệng: Là những ăn món thanh nhiệt như chè hạt sen, chè khúc bạch, trái cây,…. 
• Nước uống: Nước suối, bia, rượu vang, nước ngọt. 

Xem thêm: 

• Top 10 tiết mục văn nghệ Year End Party ấn tượng đặc sắc
• 15 menu thực đơn tiệc tất niên công ty ngon bổ rẻ

5. Lên ngân sách chương trình

Khi lên dự trù ngân sách doanh nghiệp cần phải liệt kê các yếu tố, hạng mục cần phải chi gồm có: 

• Chi phí thuê địa điểm, đồ dùng, dụng cụ được dùng tại đó
• Chi phí dành cho thực đơn ăn uống. 
• Chi phí trang trí bao gồm bóng bay, hoa, cổng chào
• Chi phí dành cho hạng mục âm thanh, ánh sáng bao gồm: đèn, nhạc, loa, màn hình
• Văn nghệ trong bữa tiệc như nhảy mua, ca hát, thuê ca sĩ, nhạc kịch
• Chi phì dành cho thiết kế, in ấn banner, backdrop, thiệp mời, brochure, menu,…
• Chi phí cho media 
• Chi phí nhân sự hỗ trợ gồm nhân sự setup, ca sĩ, dàn dựng, tiếp tân, pg,…
• Chi phí quà tặng cho phần trò chơi
• Chi phí đi lại, vận chuyển
• Chi phí bảo hiểm (nếu có) 
• Chi phí dự phòng và giải quyết phát sinh

LuxEvent – Đơn vị tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp

LuxEvent được biết đến là một trong những doanh nghiệp uy tín hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và trong đó bao gồm sự kiện tổ chức tiệc tất niên. Hàng thập kỷ trôi qua, LuxEvent vẫn luôn được hàng trăm doanh nghiệp khách hàng tin tưởng lựa chọn để hợp tác tổ chức tiệc cuối năm cho công ty của mình, từ đó khẳng định vị thế trong ngành. Chúng tôi tự hào cung cấp dịch vụ tư vấn chu đáo, nhiệt tình về chương trình sự kiện để khách hàng có một sự kiện diễn ra một cách ưng ý nhất. LuxEvent tự đặt ra cho mình một sứ mệnh lấy sự hài lòng của khách hàng làm mục tiêu, cam kết tạo ra những giá trị vượt sự mong đợi của khách hàng.

Bài viết trên đây là mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên mà bạn sẽ cần cho buổi tiệc cuối năm của doanh nghiệp mình, thong qua bài viết của LuxEvent hy vọng rằng bạn ssax có những thông tin hữu ích để có thể xây dựng một kế hoạch phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của mình!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.