Kế hoạch tổ chức tiệc tất niên góp phần giúp cho bữa tiệc diễn ra một cách chỉn chu và thành công nhất. Cuối năm là thời gian mà ai ai cũng trở nên bận rộn và tất bật hơn bao giờ hết. Họ vừa phải hoàn thành toàn bộ những công việc lại vừa phải chuẩn bị cho các chương trình lễ hội dịp cuối năm. Đứng trước thời khắc giao thoa của đất trời thì mọi người đều sẽ cảm thấy có chút sự bồi hồi và nuối tiếc của riêng bản thân mình. Tổ chức những bữa tiệc tất niên là điều cần thiết và vô cùng quan trọng. Vậy tổ chức tiệc tất niên như thế nào? Cùng LuxEvent tham khảo mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên ấn tượng trong bài viết bên dưới đây nhé!
Tham khảo thêm: Tiệc tất niên công ty là gì? 10 bước tổ chức tiệc tất niên cuối năm
Tại sao doanh nghiệp cần chuẩn bị trước để đảm bảo sự kiện thành công
Chuẩn bị kỹ lưỡng trước buổi tiệc tất niên giúp doanh nghiệp kiểm soát mọi khâu từ địa điểm, thực đơn, chương trình đến các hoạt động giải trí. Việc lên kế hoạch chi tiết giúp tránh những sự cố bất ngờ, tiết kiệm thời gian và ngân sách, đồng thời mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp, suôn sẻ cho toàn bộ nhân viên.
Mục tiêu của chương trình tiệc tất niên thường bao gồm:
- Tri ân và vinh danh nhân viên: Ghi nhận những nỗ lực, cống hiến trong suốt một năm làm việc.
- Gắn kết tập thể: Tạo cơ hội để các thành viên cùng chia sẻ, giao lưu, từ đó xây dựng tinh thần đoàn kết.
- Truyền động lực cho năm mới: Khơi dậy cảm hứng, tiếp thêm năng lượng tích cực để hướng tới mục tiêu chung trong năm tiếp theo.
Nội dung mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên
Một kế hoạch tổ chức tiệc tất niên chi tiết theo từng giai đoạn giúp doanh nghiệp chuẩn bị kỹ lưỡng từ ý tưởng, địa điểm đến chương trình và quà tặng, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và ấn tượng.
1 – 2 tháng trước khi tổ chức tiệc tất niên
Trong giai đoạn 1 – 2 tháng trước khi tổ chức tiệc tất niên, doanh nghiệp cần tập trung vào các công việc nền tảng như thành lập ban tổ chức, xây dựng ý tưởng – chủ đề bữa tiệc và lên ngân sách chi tiết để đảm bảo định hướng rõ ràng cho toàn bộ chương trình.
- Thành lập ban tổ chức tiệc tất niên: Phân công rõ vai trò (trưởng ban, phụ trách nội dung, hậu cần, truyền thông, MC, kỹ thuật…).
- Xây dựng ý tưởng tiệc tất niên: Lựa chọn concept, phong cách tổ chức (trang trọng, sáng tạo, sôi động, ngoài trời…).
- Xây dựng chủ đề của bữa tiệc tất niên: Chọn theme phù hợp với văn hóa doanh nghiệp (Gala Night, Retro, Team building, Neon Party…).
- Lên ngân sách chương trình: Dự trù chi phí cho địa điểm, trang trí, ăn uống, âm thanh – ánh sáng, quà tặng, giải thưởng, nhân sự tổ chức
3 tuần trước khi tổ chức tiệc tất niên
Khoảng 3 tuần trước khi diễn ra tiệc tất niên, doanh nghiệp cần chốt các yếu tố quan trọng như danh sách khách mời, thời gian địa điểm tổ chức và chuẩn bị chương trình giải trí, ẩm thực để đảm bảo bữa tiệc diễn ra suôn sẻ và hấp dẫn.
- Lên danh sách khách mời của bữa tiệc: Bao gồm ban lãnh đạo, toàn bộ nhân viên, khách hàng/đối tác quan trọng (nếu có). Kiểm tra số lượng để cân đối không gian và ngân sách.
- Xác định thời gian, địa điểm tổ chức tiệc tất niên: Đặt trước nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị hoặc khu vực ngoài trời. Cần đảm bảo địa điểm đủ sức chứa, thuận tiện di chuyển.
- Chuẩn bị các tiết mục khuấy động và menu tiệc: Lên kịch bản văn nghệ, game show, tiết mục giải trí phù hợp với chủ đề. Thống nhất menu đồ ăn – thức uống để vừa đảm bảo chất lượng, vừa hợp khẩu vị số đông.
1 – 2 tuần trước khi tổ chức tiệc tất niên
Khoảng 1 – 2 tuần trước tiệc tất niên, đây là giai đoạn hoàn thiện kịch bản và phân công nhân sự chi tiết, đồng thời triển khai truyền thông nội bộ để tạo không khí háo hức chờ đợi.
- Phân công nhân sự tổ chức: Chia nhóm đảm nhiệm các hạng mục cụ thể để đảm bảo tiến độ và chất lượng chương trình.
- Hậu cần và lễ tân: Chuẩn bị bàn check-in, quà tặng, bàn tiệc và chỗ ngồi cho khách.
- Hoàn thiện kịch bản chương trình: Rà soát chi tiết từ khâu đón khách, văn nghệ mở màn, phát biểu, trao thưởng, trò chơi đến bế mạc.
- Truyền thông nội bộ: Gửi thông báo chính thức đến toàn thể nhân viên, tạo không khí mong chờ bằng poster, teaser, email hoặc group chat công ty.
1 – 2 ngày trước khi tổ chức tiệc tất niên
Trong 1 – 2 ngày trước tiệc tất niên, mọi khâu cần được rà soát kỹ lưỡng, tổng duyệt chương trình và chuẩn bị quà tặng để đảm bảo sự kiện diễn ra trọn vẹn, không sai sót.
- Kiểm tra tổng thể địa điểm: Đảm bảo sân khấu, âm thanh, ánh sáng, bàn tiệc, khu vực check-in và backdrop đã được setup hoàn chỉnh.
- Chạy thử chương trình: Tổng duyệt với MC, ca sĩ, hoạt náo viên và các bộ phận kỹ thuật để khớp kịch bản, xử lý tình huống phát sinh.
- Chuẩn bị quà tặng và tài liệu: Đóng gói quà tặng, sắp xếp phần thưởng trò chơi, in ấn tài liệu cần thiết (danh sách khách, số ghế, kịch bản).
- Truyền thông nhắc lại: Gửi thông báo nhắc nhở đến nhân viên và khách mời (thời gian, địa điểm, dress code).
- Kiểm tra nhân sự: Đảm bảo tất cả các vị trí từ lễ tân, hậu cần, kỹ thuật đều nắm rõ nhiệm vụ.
Tổng duyệt và setup
Khâu tổng duyệt và setup đóng vai trò then chốt, giúp kiểm tra toàn bộ kịch bản cũng như không gian tổ chức để đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru, chuyên nghiệp.
- Tổng duyệt chương trình: Chạy thử toàn bộ kịch bản với MC, ca sĩ, nhóm biểu diễn, kỹ thuật âm thanh – ánh sáng để đảm bảo mọi khâu diễn ra mượt mà.
- Setup không gian: Trang trí sân khấu, bàn tiệc, khu vực check-in, backdrop; kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, micro.
- Kiểm tra chi tiết: Thử ánh sáng trên sân khấu, chỉnh nhạc nền, sắp xếp quà tặng, phần thưởng và bàn lễ tân đón khách.
Ngày diễn ra – Vận hành sự kiện
Ngày diễn ra là thời điểm tất cả công tác chuẩn bị được triển khai thực tế, đảm bảo sự kiện diễn ra trọn vẹn, chuyên nghiệp và để lại ấn tượng cho mọi khách mời.
- Đón tiếp khách mời: Lễ tân sẵn sàng tại khu vực check-in, hướng dẫn chỗ ngồi, hỗ trợ khách mời chụp ảnh lưu niệm.
- Điều phối chương trình: MC dẫn dắt theo kịch bản, bộ phận kỹ thuật kiểm soát âm thanh – ánh sáng – hình ảnh, đảm bảo tiến độ từng tiết mục.
- Quản lý sự cố: Ban tổ chức trực tại hiện trường, kịp thời xử lý các tình huống phát sinh về kỹ thuật, hậu cần hoặc nhân sự.
- Kết thúc sự kiện: Trao quà lưu niệm, cảm ơn khách mời, hướng dẫn ra về, bộ phận kỹ thuật và setup tiến hành thu dọn và bàn giao địa điểm.
Kịch bản chương trình (ví dụ mẫu)
Bảng kịch bản chương trình tiệc tất niên giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết từng hoạt động, đảm bảo mọi tiết mục diễn ra suôn sẻ và tạo trải nghiệm trọn vẹn cho khách mời.
| Thời gian | Hoạt động | Nội dung chi tiết |
| 18:00 – 18:30 | Đón khách và check-in | Lễ tân hướng dẫn chỗ ngồi, khách chụp ảnh tại backdrop. |
| 18:30 – 18:45 | Khai mạc | MC dẫn chương trình, lãnh đạo phát biểu mở đầu. |
| 18:45 – 19:15 | Văn nghệ mở màn | Tiết mục múa, ca nhạc hoặc trình diễn đặc sắc theo chủ đề. |
| 19:15 – 19:45 | Trò chơi và hoạt náo | Mini game, team building nhỏ, giao lưu giữa các bộ phận. |
| 19:45 – 20:30 | Tiệc và giao lưu | Tiệc buffet/tiệc ngồi, nhân viên trò chuyện, kết nối. |
| 20:30 – 21:00 | Lễ vinh danh – trao thưởng | Trao giải nhân viên xuất sắc, phòng ban xuất sắc, quà tặng. |
| 21:00 – 21:15 | Lucky Draw | Quay số trúng thưởng, công bố các phần quà may mắn. |
| 21:15 – 21:30 | Văn nghệ bế mạc và chụp ảnh | Tiết mục cuối cùng, khách tham dự chụp hình lưu niệm. |
Checklist tổ chức tiệc tất niên
Checklist tổ chức tiệc tất niên là công cụ giúp doanh nghiệp đảm bảo không bỏ sót bất kỳ hạng mục quan trọng nào, từ lên kế hoạch, chọn địa điểm, chuẩn bị chương trình, đến vận hành và hậu kỳ, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, ấn tượng và thành công.
| Hạng mục | Công việc cụ thể | Lưu ý quan trọng |
| 1. Lên kế hoạch và ngân sách |
|
|
| 2. Thành lập ban tổ chức |
|
|
| 3. Lên danh sách khách mời |
|
|
| 4. Chọn địa điểm và thời gian |
|
|
| 5. Chuẩn bị chương trình và tiết mục |
|
|
| 6. Trang trí và setup |
|
|
| 7. Truyền thông nội bộ |
|
|
| 8. Vận hành sự kiện |
|
|
| 9. Hậu kỳ |
|
|
Dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói của Luxevent
Một buổi tiệc tất niên thành công không chỉ là dịp tổng kết cuối năm mà còn là cơ hội để doanh nghiệp gắn kết tập thể, tri ân nhân viên và tạo dấu ấn thương hiệu riêng. Để sự kiện diễn ra trọn vẹn, mọi khâu từ ý tưởng, trang trí, thực đơn đến điều phối chương trình đều cần được tổ chức chuyên nghiệp.
LuxEvent tự hào cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói, giúp doanh nghiệp kiến tạo những bữa tiệc ấn tượng, sang trọng và đầy cảm xúc.
- Kinh nghiệm dày dặn: Chúng tôi đã đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp trên toàn quốc, tổ chức thành công nhiều tiệc tất niên với quy mô đa dạng.
- Giải pháp trọn gói: Tư vấn concept, thiết kế kịch bản, lựa chọn địa điểm, trang trí, âm thanh – ánh sáng, MC/ban nhạc, thực đơn tiệc và quà tặng.
- Đội ngũ chuyên nghiệp: Nhân sự trẻ trung, sáng tạo và giàu kinh nghiệm, đảm bảo chương trình diễn ra mạch lạc, sôi động và để lại ấn tượng.
- Trang thiết bị hiện đại: Hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, sân khấu, backdrop, photobooth check-in và các đạo cụ trò chơi được chuẩn bị đầy đủ và hiện đại.
- Chi phí minh bạch: Báo giá rõ ràng, nhiều gói dịch vụ linh hoạt, phù hợp với ngân sách và nhu cầu từng doanh nghiệp.
- Cam kết đúng tiến độ: Mọi hạng mục triển khai theo kế hoạch chi tiết, đảm bảo bữa tiệc diễn ra đúng thời gian, tạo dấu ấn khó quên cho nhân viên và khách mời.
Việc chuẩn bị một mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên chi tiết và bài bản sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ tiến độ, phân công nhiệm vụ hợp lý và đảm bảo mọi khâu từ ý tưởng, trang trí, thực đơn đến vận hành chương trình diễn ra suôn sẻ. Với kế hoạch rõ ràng, bữa tiệc cuối năm không chỉ tổng kết thành tựu mà còn tạo dấu ấn khó quên, gắn kết tập thể và nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://luxevent.net/
- Hotline: 0814.024.666
- Email: contact1@v-holdings.vn
- Địa chỉ:
- Trụ sở: Tầng 5, Toà nhà HQ Building, 193C Bà Triệu, Phường Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
