Bí quyết lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật từ A – Z

Việc lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật sẽ giúp bạn dễ dàng chuẩn bị tổ chức một cách đúng hướng hơn. Vậy để giúp bạn có một buổi tiệc tươm tất, suôn sẻ. LuxEvent gửi bạn Bí quyết lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật từ A – Z ở bài viết dưới đây. Cùng tìm hiểu nhé!

Xem chi tiết: Cách tổ chức tiệc sinh nhật hoàn hảo đáng nhớ

Các bước lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật

Để tổ chức tiệc sinh nhật trở thành những kỉ niệm đáng nhớ và trọn vẹn nhất. Hãy tham khảo 10 bước lên kế hoạch chi tiết được LuxEvent chia sẻ dưới đây:

Bước 1: Lên ý tưởng tổ chức

Muốn lên kế hoạch chi tiết, đầu tiên bạn cần lên ý tưởng cho tiệc sinh nhật. Việc này phải dựa vào độ tuổi và sở thích của chủ nhân buổi tiệc. Nếu tổ chức sinh nhật cho các bé, bạn cần lấy ý tưởng hướng tới sự vui tươi, ngộ nghĩnh. Còn đối với những đối tượng lớn tuổi hơn bạn nên lựa chọn theo lối sang trọng, tinh tế hơn. 

Với cá nhân thì tiệc sinh nhật giống như một ngày kỷ niệm nên sẽ không cần quá cầu kỳ. Nhưng đối với công ty, doanh nghiệp tiệc sinh nhật là đánh dấu một chặng đường phát triển. Chính vì vậy, bạn có thể kết hợp các ý tưởng team building hoặc gala dinner để tổ chức gộp với nhau.

Bước 2: Lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức

Việc lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức là một trong những bước quan trọng để lên kế hoạch chi tiết. Do đó, bạn cần xác định cụ thể địa điểm, ngày giờ tổ chức. Việc này còn phụ thuộc vào chủ nhân bữa tiệc cũng như khách mời tham dự. Bạn có thể ưu tiên tổ chức tiệc sinh nhật vào buổi tối. Bởi vì, đây là khoảng thời gian mọi người có thể rảnh và tham gia được đầy đủ. 

Tiếp đó, khi lựa chọn địa điểm tổ chức sinh nhật. Bạn hãy chọn địa điểm phù hợp, dễ tìm cũng như thuận tiện cho việc di chuyển. Ngoài ra, không gian cần thoải mái, thoáng đãng để mọi người chia sẻ những khoảnh khắc đặc biệt cùng nhau. Đồng thời đảm bảo mọi thao tác tiếp khách, an toàn và phục vụ món ăn được diễn ra thuận tiện.

Bước 3: Chốt danh sách khách mời

Để đảm bảo tiệc sinh nhật được diễn ra suôn sẻ, thành công. Bạn cần lập và chốt danh sách khách mời. Từ đó, bạn mới có thể dự trù được kinh phí, chuẩn bị chu đáo từ công đoạn gửi thư mời cũng như đón tiếp. 

Bước 4: Dự trù ngân sách

Việc dự trù ngân sách luôn luôn là bước quan trọng. Nó ảnh hưởng trực tiếp tới sự đầu tư của bữa tiệc. Khi có ngân sách, bạn cần liệt kê các hạng mục chi phí cần thiết. Sau đó, tính toán từng khoản sao cho sát nhất với thực tế. Việc này sẽ giúp bạn cân đối tài chính để tổ chức tiệc sinh nhật sao cho trọn vẹn, đầy đủ nhất để tiết kiệm chi phí. Đồng thời tránh xảy ra các trường hợp phát sinh chi phí không đáng có.

Bạn có biết: Các loại chi phí tổ chức sinh nhật cần thiết hiện nay

Bước 5: Lựa chọn bánh sinh nhật

Sinh nhật chắc chắn không thể thiếu được những chiếc bánh kem bắt mắt. Nó được ví như “linh hồn”, là mấu chốt quan trọng của bữa tiệc. Đôi khi chỉ cần 1 chiếc bánh kem và nến thôi cũng cho mọi người biết rằng bạn đang tổ chức sinh nhật. Để phù hợp, bạn cần lựa chọn bánh kem dựa vào sở thích, nhu cầu cũng như concept của chủ nhân bữa tiệc.

Bước 6: Lựa chọn loại hình tiệc

Về phần lựa chọn hình tiệc, bạn cần xác định giữa tiệc mặn hay tiệc ngọt. Và quan trọng rằng, loại hình tiệc có phù hợp với không gian, nhu cầu của chủ nhân bữa tiệc lẫn khách mời tham dự hay không. Đối với tiệc mặn, bạn có thể chọn loại hình ăn lẩu, nước hay buffet với đa dạng nền ẩm thực khác nhau trên thế giới. Hay tiệc ngọt, bạn cần chuẩn bị những loại bánh kẹo dễ ăn phù hợp với lứa tuổi. Bước này quan trọng cho sự thành công của buổi tiệc cũng như làm hài lòng khách mời. 

Bước 7: Trang trí tiệc sinh nhật

Bạn cần tính toán và sắp xếp thời gian để việc trang trí tiệc sinh nhật diễn ra suôn sẻ và thuận lợi. Nếu tổ chức với quy mô đông, bạn có thể thuê dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian cũng như công sức chuẩn bị. Ngoài ra, bạn cũng cần chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ để chủ động hơn trong những tình huống phát sinh có thể xảy ra. Ví dụ như ô lớn, máy phát điện, tấm chắn,…

Bước 8: Xây dựng nội dung, kịch bản 

Đối với những bữa tiệc sinh nhật có quy mô lớn, không gian sang trọng. Chắc chắn bạn sẽ cần nội dung, kịch bản tổ chức sinh nhật. Trước tiên, bạn cần lên danh sách chi tiết những hoạt động muốn thực hiện trong tiệc sinh nhật. Trong đó sẽ bao gồm lời phát biểu, tiết mục văn nghệ, thổi nến,… Tiếp theo bạn xác định thời lượng dự kiến cho mỗi hạng mục. Tuy nhiên, hãy sắp xếp một cách logic, đảm bảo buổi diễn suôn sẻ, hấp dẫn khách mời tham gia.

Bước 9: Lập kế hoạch dự phòng

Bạn sẽ không thể bỏ qua bước lập kế hoạch dự phòng trong một bản kế hoạch tổ chức sự kiện chính thức. Việc này được lập ra nhằm giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng. Từ đó, giúp bạn luôn chủ động trong tình thế gặp phải những tình huống phát sinh. Nếu trong trường hợp, những phát sinh tình huống xấu, rủi ro,… những người điều hành sẽ điều phối và giải quyết tình huống.

Bước 10: Tổng duyệt, chạy chương trình

Với bước này, bạn cần tổng duyệt một lần trước khi sự kiện chính được bắt đầu tham gia. Điều này sẽ giúp bạn rà soát lại các lỗi sai dễ dàng hơn. Đồng thời, sau khi kết thúc tiệc hãy tiến hành dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ cũng setup, bàn giao y nguyên lúc đầu cho đơn vị thuê.

Gợi ý: 10 bước lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật khó quên

Mẹo tổ chức tiệc sinh nhật tiết kiệm chi phí

Việc tổ chức tiệc sinh nhật đã không còn quá xa lạ với nhiều người. Tuy nhiên để bữa tiệc trở nên vừa ấn tượng vừa tiết kiệm chi phí vẫn không ít người gặp khúc mắc. Vậy để LuxEvent chia sẻ cho bạn một vào mẹo để tổ chức sinh nhật tiết kiệm chi phí. Cùng theo dõi ở dưới đây nhé:

1. Chuẩn bị đồ ăn ngon vừa đủ 

Đồ ăn, nước uống không phải là tiêu chí tiên quyết cho sự thành công của tiệc sinh nhật. Nhưng nó là yếu tố được nhắc nhiều nhất tại bữa tiệc. Những món ăn được trang trí bắt mắt sẽ giúp bàn tiệc sinh nhật trở nên thịnh soạn hơn. Tuy nhiên, bạn cần chú ý về mặt số lượng cũng như đáp ứng sở thích của chủ nhân bữa tiệc và khách mời tham dự. Đồng thời, định lượng khẩu phần ăn của mỗi người sẽ tốt hơn trong việc bạn quyết định lựa chọn và đặt đồ ăn. Ngoài ra, tự chính tay mình nấu trong ngày này cũng rất ý nghĩa và tiết kiệm được chi phí hơn nữa.

2. Không gian tổ chức nên phù hợp với đối tượng tổ chức

Ngày nay, có rất nhiều địa điểm để bạn lựa chọn để tổ chức tiệc sinh nhật. Ví dụ như nhà hàng, trung tâm tổ chức sự kiện,… Tuy nhiên khi lựa chọn bạn cần chú ý đến không gian cũng như quy mô khách mời tham dự của mình. Bạn nên tránh những nơi quá đông đúc, ồn ào vì có thể làm khách mời rất dễ phân tâm, không tập trung vào bữa tiệc.

3. Lựa chọn chủ đề, trang trí phù hợp

Có thể nói chủ đề và trang trí tiệc sinh nhật là yếu tố “bất di bất dịch” trong bất kỳ bữa tiệc, sự kiện nào. Bởi nó giúp không khí trở nên vui nhộn, có nhiều sắc màu phù hợp với tiệc sinh nhật hơn. Ngoài ra, nên chú ý đến sở thích, nhu cầu của chủ nhân bữa tiệc để chủ đề, trang trí được đồng bộ với nhau hơn.

4. Khách mời tham gia thân thiết vừa đủ 

Để làm không khí tiệc sinh nhật trở nên thoải mái, vui vẻ cũng như giúp tiết kiệm chi phí. Hãy mời những khách mời tham dự thân thiết như người thân trong gia đình, bạn bè,… để bên nhau vui vẻ trong ngày sinh nhật. Đồng thời cũng nên lập danh sách chi tiết để đảm bảo quy mô tổ chức trọn vẹn.

Bí quyết tổ chức sinh nhật tại nhà đơn giản đầm ấm

Ý tưởng tổ chức tiệc sinh nhật độc đáo

Dưới đây là một vài ý tưởng tổ chức sinh nhật độc đáo mà bạn có thể tham khảo:

1. Ý tưởng tổ chức tiệc sinh nhật tại nhà

Tổ chức tiệc sinh nhật tại nhà riêng chắc hẳn đã không còn xa lạ với nhiều người. Tuy nhiên nó vẫn rất độc đáo vì mang lại cảm giác quen thuộc, ấm cúng và thân thiện. Việc tổ chức ở nhà sẽ giúp bạn tự do lựa chọn những hoạt động, đồ ăn mà bạn yêu thích. Ngoài ra, còn giúp bạn tiết kiệm được chi phí cũng như không làm ảnh hưởng đến sự riêng tư. Để tạo nên điều thú vị, độc đáo cho tiệc sinh nhật tại nhà bạn có thể thêm các hoạt động trò chơi, văn nghệ,… đổi mới, đa dạng khác nhau.

2. Ý tưởng tổ chức sinh nhật kết hợp dã ngoại

Tổ chức sinh nhật kết hợp dã ngoại là một trong những ý tưởng độc đáo mà bạn nên thử ít nhất một lần trong đời. Đây có thể là buổi tiệc sinh nhật đáng nhớ nhất của bạn vì vừa tận hưởng cảnh quan cũng như có trải nghiệm thú vị. Nếu như sinh nhật của bạn vào mùa hạ hoặc xuân thì có thể đến các công viên, bờ biển để tổ chức. Còn nếu vào mùa thu đông, những chỗ như leo núi, cắm trại,… có cảnh quan thiên nhiên hùng vĩ sẽ giúp bạn có một buổi tiệc sinh nhật trọn vẹn. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng chuẩn bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để đảm bảo an toàn cho bữa tiệc nhé!

3. Ý tưởng tổ chức sinh nhật hóa trang

Ý tưởng tổ chức sinh nhật kèm hình thức hóa trang sẽ là một ý tưởng thú vị và đáng nhớ dành cho khách mời tham gia. Tại đây, mọi người sẽ được hóa trang theo chủ đề mà chủ nhân bữa tiệc đưa ra. Buổi tiệc sinh nhật hóa trang này sẽ tạo ra một không khí vui nhộn, thú vị cho người tham dự. Đồng thời tạo ra nhiều kỷ niệm đẹp cho cả bữa tiệc. Tuy nhiên, để tổ chức bữa tiệc này có thể sẽ tốn kém chi phí cũng như đầu tư vào concept chủ đề trang trí nếu bạn muốn tiệc sinh nhật của mình chỉn chu. Hãy cân nhắc thật kỹ trước khi quyết định tổ chức theo ý tưởng hóa trang này nhé!

4. Ý tưởng tổ chức sinh nhật trên du thuyền

Nếu bạn đang tìm một ý tưởng tổ chức sinh nhật độc đáo. Hãy tham khảo ngay ý tưởng sinh nhật trên du thuyền. Việc tổ chức sinh nhật trên thuyền và lênh đênh ngoài biển sẽ tạo một buổi tiệc đặc biệt nhất của người tổ chức. Với ý tưởng này, bạn cần xác định số lượng người tham gia một cách chính xác vì nó sẽ liên quan đến việc lựa chọn du thuyền phù hợp. Sau đó, bạn có thể thêm nhiều các hoạt động trên thuyền để khiến tiệc sinh nhật trở nên thú vị hơn. Ngoài ra, hãy đảm bảo các quy định an toàn được tuân thủ, cung cấp thiết bị cứu hộ cho các khách mời tham dự bữa tiệc. 

Đừng bỏ lỡ: 15 bước tổ chức tiệc sinh nhật hoàn hảo tràn đầy ý nghĩa

Vừa rồi là bài viết về Bí quyết lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật từ A – Z được LuxEvent tổng hợp và chia sẻ cho bạn. Hy vọng rằng, những thông tin ở trên đã giúp ích được cho bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết đến đây. Chúc bạn có một ngày tốt lành!

Nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ với LuxEvent theo thông tin liên hệ dưới đây. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho bạn miễn phí 24/7.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Trang web: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.