Hội nghị trực tuyến là gì? Kế hoạch tổ chức hội nghị trực tuyến

Hội nghị trực tuyến cung cấp cho các nhà lập kế hoạch và nhà tiếp thị một cách thức mới mẻ. nhằm kết nối với nhiều đối tượng hơn. So với các cuộc hội nghị trực tiếp, thì ưu điểm của hội nghị trực tuyến được thể hiện ra rất nhiều khía cạnh. Nhưng liệu bạn đã biết cách vận hành để có một hội nghị trực tuyến thành công chưa? Nếu chưa rõ, hãy ở lại đây với chúng tôi. Hôm nay LuxEvent sẽ đem đến cho bạn những thông tin cần biết về hội nghị trực tuyến cũng như đề xuất kế hoạch tổ chức để giúp bạn có một hội nghị thành công nhất.

Tìm hiểu thêm: Cách tổ chức hội nghị chuyên nghiệp thành công 

Hội nghị trực tuyến là gì? 

Đầu tiên ta cần phải hiểu rõ bản chất của hội nghị trực tuyến. Vậy hội nghị trực tuyến là gì? Nó có gì khác so với những cuộc gọi video bình thường? 

Bản chất của hội nghị trực tuyến không quá khác biệt so với hội nghị diễn ra thông thường. Chỉ khác là thay vì gặp nhau trực tiếp trong một phòng hội nghị, thì giờ đây chúng ta nhìn thấy nhau qua màn hình máy tính, điện thoại hay các thiết bị hỗ trợ công nghệ khác. 

Hội nghị trực tuyến thường sẽ được kéo dài trong nhiều ngày, được lưu trữ trực tuyến giúp người tham dự có thể xem lại bất cứ lúc nào. Trong các buổi hội nghị vẫn sẽ gồm các phần chính như phát biểu, thảo luận nhóm, giải trí giữa giờ, … 

Mục đích mở ra hình thức hội nghị trực tuyến là giúp các đề tài, vấn đề hay các sản phẩm được đến với nhiều người hơn, giúp tiếp cận thêm nhiều khách tham gia tiềm năng cho các hội thảo kế tiếp. Đây quả thực là một giải pháp thay thế kịp thời và cũng là một cách thức đồng hành tuyệt vời bên cạnh các hội nghị trực tiếp thông thường.

Tại sao nên tổ chức hội nghị trực tuyến?

Hội nghị trực tuyến cho phép các cơ quan tổ chức tiếp cận nhiều đối tượng tham dự hơn. Đó là bởi hội nghị trực tuyến có thể cho phép số lượng người tham gia gấp 7 lần so với cách tổ chức hội nghị trực tiếp thông thường. Đây cũng là lợi ích to lớn mà ai cũng có thể nhận ra khi nhắc tới hội nghị trực tuyến. 

Mặc dù hầu hết các hội nghị trực tuyến sẽ đều mở cửa miễn phí cho toàn bộ khách mời tham dự, ấy vậy nhưng tùy thuộc vào nội dung bàn luận của hội nghị mà đôi khi cũng sẽ có khâu kiểm duyệt người tham dự hoặc thu phí tùy vào quy định của ban tổ chức. 

Qua những hội nghị trực tuyến, các doanh nghiệp tổ chức có thể dễ dàng hơn trong việc tiếp cận với tệp khách hàng mới cũng như nâng cao độ nhận diện thương hiệu trong ngành.

Kế hoạch tổ chức hội nghị trực tuyến chuyên nghiệp

Bước lên kế hoạch thực hiện công việc luôn là bước cần thiết, cần phải được làm đầu tiên trước khi bắt đầu vào chuẩn bị triển khai mọi việc. Đặc biệt là với những sự kiện tổ chức trực tuyến thì lại càng cần trau chuốt hơn trong khoản lên kế hoạch này. Vậy nên dưới đây chúng tôi sẽ đem đến cho bạn 9 bước để có thể tạo ra một chương trình hội nghị thành công rực rỡ.

1. Xác định đối tượng tham gia vào hội nghị trực tuyến

Khi bắt đầu họp cùng với đội ngũ chuẩn bị cho một hội nghị trực tuyến, việc đầu tiên các bạn cần thảo luận ra đó là mục tiêu của hội nghị lần này nhắm tới những tệp người tham dự như nào. 

Đối tượng tham gia bạn hướng tới sẽ tác động trực tiếp tới nội dung của hội nghị, diễn giả khách mời cũng như cách triển khai chiến dịch quảng bá sự kiện. Vì vậy, việc đầu tiên bạn cần làm đó là xác nhận nhóm người bạn muốn nhắm tắm hẹp nhất có thể.

Thông thường các hội nghị trực tiếp sẽ chỉ có một tiếp cận đến một số lượng người tham dự nhất định. Thế nhưng đây cũng chính là điểm mạnh mà hội nghị trực tuyến sở hữu, đó là có thể mở ra thêm cơ hội để tiếp cận các đối tượng mới. Qua đó bạn có thể tìm ra các đối tượng tiềm năng của mình trong công việc tương lai.

Dựa vào chân dung của đối tượng người tham dự mà bạn xác định tại đây, bạn có thể điều chỉnh các bước thực hiện sau sao cho phù hợp nhất.

2. Chọn công cụ hỗ trợ hội nghị trực tuyến phù hợp nhất

Khi tổ chức một hội nghị trực tuyến, bạn không chỉ cần một công cụ thực hiện chức năng gọi video trong lúc diễn ra hội nghị mà còn cần một phần mềm để hỗ trợ bạn trong khâu đăng ký cũng như tiếp nhận thông tin người tham dự. Hiện nay các nền tảng ứng dụng tích hợp nhiều chức năng như này sẽ giúp bạn thực hiện công việc nhanh gọn và dễ dàng quản lý hơn. 

Có thể bạn sẽ cần: Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết tư A – Z

Khi xem xét đến các phần mềm quản lý hội nghị phù hợp, hãy đảm bảo phần mềm tích hợp được những tính năng sau:

• Cho phép truy cập đăng ký tham dự: Giúp người tham dự dễ dàng nhận được phản hồi xác nhận từ ban tổ chức hội thảo cũng như cho phép đăng nhập vào cuộc gọi lớn vào ngày tổ chức sự kiện.
• Tính năng tích hợp: Tìm kiếm các tính năng tích hợp chung như mẫu email tiếp thị sự kiện, email xác nhận tự động cũng như khả năng gửi email chào mời cũng như các khuyến mãi về sau.
• Có thể dùng Zoom
• Ứng dụng phù hợp với người tham dự
• Hợp tác cùng nhà tài trợ
• Tích hợp quản lý thành viên: Để dễ dàng gửi thư mời tham dự tới các thành viên tham dự của buổi hội thảo trực tuyến hôm đó, hãy đảm bảo hệ thống công cụ hỗ trợ này của bạn có chức năng quản lý cũng như xem xét thành viên.

3. Tạo kịch bản cho một chương trình hội nghị

Giai đoạn này bạn đã biết mình sẽ mời ai tham dự hội thảo của mình, vậy nên việc tiếp theo phải hoàn thành đó là lên lịch trình cụ thể cho chương trình. Tại đây bạn cũng cần phải xem xét một số vấn đề chính, bao gồm:

• Bạn sẽ là diễn giả chính của buổi hội nghị, cùng đồng hành với một diễn giả nữa hay là làm cả hai?
• Bạn sẽ tổ chức 1 buổi hội thảo hay nhiều buổi hội nghị nối tiếp nhau để cùng thảo luận về các vấn đề được đặt ra?
• Bạn có muốn tạo ra các phiên thảo luận nhóm sau khi các bài phát biểu của diễn giả kết thúc để tăng sự tập trung của mọi người?
• Bạn có muốn tích hợp nhiều vấn đề trong một hội nghị để cho người tham dự có quyền lựa chọn cái mà họ muốn nghe?

Khi bạn đã tìm được câu trả lời cho tất cả mọi câu hỏi có thể đặt ra, hãy thiết lập trình tự diễn biến trong buổi hội nghị hôm đó. Hãy xây dựng thời gian cho từng bài phát biểu và dĩ nhiên đừng quên tính cả thời gian giải lao giữa các bài phát biểu. Sau đó các bạn có thể dựa vào lịch trình này để cải thiện cũng như căn ke cho những sự kiện sau ngày một tốt hơn.

Xem chi tiết: Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị chuyên nghiệp ấn tượng nhất 2024

4. Liên hệ với các diễn giả

Khi bạn đã ấn định được các diễn giả, bạn cũng cần phải chăm chút cho nó. Bởi có thể trước đây họ chưa từng tham dự cũng như phát biểu tại các hội thảo trực tuyến. Do đó bạn cần xác nhận lại mọi thông tin cũng như cách vận hành của sự kiện một cách chi tiết nhất đối với các diễn giả, đặc biệt là các diễn giả lớn tuổi. 

Đối với mỗi diễn giả, bạn hãy chắc chắn họ có đủ các thiết bị cần thiết cho buổi hội thảo. Nếu họ muốn phát biểu trực tiếp, hãy chắc chắn bằng ở nhà họ có sẵn các thiết bị thu phát phù hợp, có thể là đèn hắt sáng, micro chất lượng cao. Ngoài ra cũng cần đảm bảo họ hiểu cách vận hành các phần mềm trong hội thảo để bạn có thể phát sóng trực tuyến buổi hội thảo một cách trơn tru.

Còn đối với những diễn giả ghi hình video trước bài phát biểu của họ, hãy đảm bảo rằng họ có phần mềm ghi âm, ghi hình, micro tốt, chất lượng ánh sáng tại nơi quay hình đầy đủ. Quan trọng nhất đó là họ có thể gửi trước cho bạn bản quay hình trước 1-2 ngày so với ngày chương trình diễn ra. Điều này sẽ giúp bạn có thể căn ke điều chỉnh lại lịch trình của hội thảo sao cho phù hợp nhất.

5. Thu hút người nghe trong lúc diễn ra hội thảo

Lập kế hoạch cho diễn giả cũng là một đầu việc, việc nữa mà bạn cần làm đó là xem xét cách để bạn thu hút được sự chú ý của mọi người tham dự trong phòng họp. Mức độ tương tác của người tham dự đối với hội thảo chính là minh chứng rõ nhất cho thấy độ thành công của sự kiện. Để làm được điều đó không hẳn dễ dàng, bởi không phải ai cũng sẵn sàng tương tác và chia sẻ trước đám đông, đặc biệt là trước một người tài giỏi như các diễn giả. 

Vậy làm thế nào để thu hút được họ trong suốt quá trình diễn ra hội thảo? Một số chiến thuật mà chúng tôi có thể gợi ý cho bạn, đó là:

• Khuyến khích khán giả đặt câu hỏi cho diễn giả trong hội thảo
• Thực hiện các cuộc đánh giá xuyên suốt buổi hội thảo để kịp thời nắm bắt tâm lý của người tham dự
• Gửi thông báo về các lịch trình cũng như thời gian nghỉ ngơi giữa mỗi phiên phát biểu để người tham dự chủ động trong việc sắp xếp lịch nghỉ ngời
• Tạo lập ra các nhóm trao đổi về các vấn đề vừa được đề cập để thu hút mọi người truy cập
• Lồng ghép các trò chơi có thưởng để kéo cao sự tương tác với nhau

6. Kết nối đến với những nhà tài trợ

Tại bước này, bạn sẽ lựa chọn và liên hệ với các nhà tài trợ tiềm năng của doanh nghiệp bạn để có thể cùng họ trao đổi về các lợi ích đạt được nếu họ đồng ý tài trợ cho sự kiện lần này. Bạn phải cho các nhà tài trợ thấy được chương trình của bạn như nào, có gì và đem lại được gì cho họ. Hãy lựa chọn và sắp xếp theo thứ tự mức độ khả thi từ cao xuống thấp để có thể bắt đầu với những đà đầu tư có khả năng rót vốn cao nhất trước. 

7. Truyền bá sự kiện

Đến được bước này là bạn đã hoàn thành hầu hết các bước trong việc lập kế hoạch tổ chức hội thảo. Việc bạn cần làm bây giờ đó là mở rộng tuyên truyền để sự kiện có thể tới với nhiều người nhất có thể. Hãy xây dựng các chiến lược tiếp thị mang lại kết quả thiết thực nhất cho hội thảo và bắt đầu thực hiện nó ít nhất trước 2 tháng diễn ra hội thảo.

Để kết nối với nhiều đối tượng nhất có thể, bạn nên chọn phương pháp tiếp cận đa kênh. Tức là, bạn nên chọn tiếp thị sự kiện trên nhiều phương tiện nền tảng, đừng chỉ chọn 1 kênh duy nhất. Hiện nay có rất nhiều nền tảng bạn có thể kết hợp truyền thông, như Facebook, Instagram, Tiktok hay cơ bản như báo chí, …

Tìm hiểu về: Kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả

8. Lập kế hoạch dự trù trường hợp phát sinh

Những sự cố về lỗi kỹ thuật thường sẽ không thể tránh khỏi khi bạn thực hiện một hội thảo trực tuyến. Micro mất tiếng, hình ảnh bị chậm, hay tín hiệu mạng có vấn đề,… đều rất tiềm ẩn nhiều khả năng có thể xảy ra trong hội thảo của bạn.

Để hạn chế tối đa việc này, hãy lên một kế hoạch sơ bộ để có thể phản ứng nhanh nhất nếu việc này xảy ra. Bạn cũng có thể nghĩ đến việc chạy thử chương trình sơ bộ trước ngày diễn ra. Hãy thử tham gia với tư cách là người tham dự để xem có lỗi nào xảy ra trong quá trình chạy chương trình. 

9. Đồng hành với những người tham dự hội thảo sau khi chương trình kết thúc

Đừng bỏ lơ người tham dự ngay sau khi sự kiện kết thúc, thay vào đó hãy âm thầm ở phía sau họ. Hãy gửi email cảm ơn đến tất cả những người đã bớt thời gian tham dự cũng như nhà tài trợ của bạn. Hãy thể hiện lòng biết ơn đối với tất cả các nhân viên sự kiện  đã đồng hành cùng nhau và cùng nhau góp lên một sự kiện hội thảo thành công.

Sau đó, bạn hãy tạo nên một bảng khảo sát ý kiến sau sự kiện để có thể tiếp nhận phản hồi từ những người đã tham dự. Từ đó bạn có thể xem xét cải thiện cũng như phát huy những điểm tốt của mình. Đây sẽ là tiền đề để bạn phát triển trong những sự kiện tiếp sau này.

Xem chi tiết: Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị chuyên nghiệp thành công

LuxEvent – Công ty tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Nếu như bạn đang tìm cho mình đơn vị tổ chức sự kiện hỗ trợ, mà ở đó họ có thể đứng ra tổ chức từ đầu đến cuối một hội nghị chuyên nghiệp thì LuxEvent là sự lựa chọn tuyệt vời nhất dành cho bạn. Công nghệ hiện đại càng ngày càng hỗ trợ được nhiều mặt trong việc tổ chức các hội thảo trực tuyến. Đến với LuxEvent, chúng tôi sẽ đem đến cho bạn những trải nghiệm tuyệt vời:

• Sự tư vấn nhiệt tình bởi đội ngũ nhân sự sáng tạo, chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức hội thảo.
• Được sử dụng hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại, bắt kịp xu hướng thế giới.
• Hỗ trợ khảo sát, thiết kế thi công hội thảo trọn gói, đáp ứng được mọi yêu cầu tới từ khách hàng 
• Sẵn sàng hỗ trợ tư vấn khách hàng 24/7.

Trên đây là chia sẻ tổng hợp về hội nghị trực tuyến và kế hoạch cơ bản để tổ chức một hội nghị trực tuyến mà LuxEvent dành riêng cho bạn, mong rằng qua bài viết trên bạn đã có cho mình một kế hoạch để tổ chức hội nghị trực tuyến cho doanh nghiệp của mình. Còn nếu như bạn chưa tự tin tự mình tổ chức sự kiện, hãy đến với chúng tôi – LuxEvent chúng tôi ở đây để giúp đỡ tue vấn và hỗ trợ cho bạn.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.