16/08/2024 
Thư mời họp báo là một phương thức thông báo về một sự kiện sắp diễn ra của doanh nghiệp. Khác với các thư mời khác, thư mời họp báo có ý nghĩa quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ với các cơ quan báo chí. Vậy làm thế nào để thư mời họp báo trở nên ấn tượng và chuyên nghiệp. Mời các bạn theo dõi nội dung do LuxEvent chia sẻ ngay dưới đây!
Xem thêm: Quy trình và kế hoạch tổ chức họp báo chuyên nghiệp
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mục lục
Nội dung thư mời họp báo
1. Tiêu đề
Tiêu đề là dòng văn xuất hiện đầu tiên tại thư mời. Vậy nên cần phải thể hiện được chủ đề của sự kiện. Nên được giới thiệu ngắn gọn, xúc tích và viết in hoa để thu hút sự chú ý của người nhận. Ví dụ có thể là: “THƯ MỜI HỌP BÁO”, “MỜI BẠN THAM DỰ HỌP BÁO …”, “THAM GIA BUỔI HỌP BÁO …”
Kính gửi ( Tên người nhận ), (Quý doanh nghiệp),…
Lời mở đầu
Lời mở đầu nên được thể hiện bằng 1 đoạn văn ngắn. Nội dung là sự chào đón, vui mừng của doanh nghiệp. Với lời mời khách hàng đến tham dự buổi lễ họp báo, kèm thêm thông tin về chủ đề của họp báo.
Tại đây, các bạn có thể kèm thêm luôn Ngày, giờ và địa điểm tổ chức sự kiện. Để người nhận có thể nắm bắt thông tin nhanh nhất. Hoặc nếu không thì có thể chỉ giới thiệu và để yếu tố liên quan đến thời gian vào phần sau.
Có thể viết như sau: “Chúng tôi rất vinh dự được mời bạn tham dự Buổi họp báo …, diễn ra vào ngày … tại …”, “Chúng tôi trân trọng kính mời bạn tham gia Buổi họp báo với chủ đề …, diễn ra từ lúc … đến … vào ngày … tại …”
2. Nội dung chính
Phần này, các bạn hãy giới thiệu mục đích chính của buổi họp báo. Lý do tổ chức và mục tiêu đạt được sau sự kiện này. Chương trình sẽ gồm những hoạt động chính như thế nào. Nên tổng hợp và giới thiệu bằng 1, 2 đoạn văn ngắn.
Sau đó, hãy thể hiện sự chân thành và mong muốn của doanh nghiệp khi có sự hiện diện của người nhận. Kèm theo đó là yêu cầu về sự xác nhận tham gia sự kiện, nên gắn thời hạn chốt danh sách. Để khách hàng có thể theo dõi và gửi xác nhận đúng thời hạn.
Thời gian các hoạt động ( nếu có)
Nếu các bạn mong muốn thư mời họp báo của mình thêm phần chi tiết và chuyên nghiệp. Các bạn có thể thêm thời gian các hoạt động diễn ra tại sự kiện. Việc sắp xếp thời gian và công bố từng khung thời gian. Mang lại cho khách hàng một lộ trình hoạt động có có sự sắp xếp và chuẩn bị kỹ càng. Đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp và độ uy tín của doanh nghiệp tại sự kiện họp báo này.
Thời gian, địa điểm, bản đồ link (nếu có)
Nếu các bạn không muốn gắn các mục quan trọng lên phần mở đầu. Hãy để thông tin tại phần này. Cung cấp đầy đủ thông tin về địa điểm tổ chức họp báo, thời gian và chỉ dẫn chi tiết (Nếu có). Việc kiểm soát và đưa thông tin đầy đủ sẽ mang đến cho khách mời sự chuẩn bị chu đáo và lên kế hoạch sắp xếp thời gian.
Thông tin liên hệ
Cần cung cấp các thông tin liên hệ như số hotline, email, website, người liên hệ. Để khách hàng có thể nắm bắt thông tin và đưa ra câu hỏi nếu cần. Hãy thống nhất tất cả các thông tin liên hệ trên thư mời, đồng nhất về một dạng liên quan đến công ty doanh nghiệp. Việc làm này sẽ khiến thông tin liên hệ trở nên chuyên nghiệp và dễ tiếp cận hơn.
Lời nhắn nhủ
Hãy nhắn nhủ khách hàng bằng 1 dòng văn ngắn gọn, thể hiện sự hoan nghênh và chào đón khách mời. Có thể là: “Chúng tôi mong được chào đón bạn tại buổi lễ họp báo”, “ Chúng tôi rất mong được gặp bạn tại buổi họp báo”, “Sự hiện diện của bạn là niềm vinh hạnh của chúng tôi”, “Hãy đến sự kiện họp báo để được trải nghiệm …”
3. Kết thư
Trân trọng,
(Tên đại diện doanh nghiệp)
(Chức vụ)
(Có thể thêm các thông tin liên hệ cá nhân …)
(Có thể kèm chữ ký để thêm phần chuyên nghiệp cho thư mời)
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Cách thiết kế thư mời họp báo chi tiết
Hiện nay thư mời được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến đó chính là thư mời 2 mặt (gồm mặt trong và mặt ngoài). Dưới đây là các thiết kế thư mời họp báo 2 mặt chi tiết:
1. Mặt ngoài của thư mời họp báo
Màu sắc và Logo
Tại đây, các bạn nên lựa chọn màu sắc phù hợp để trở thành màu chủ đạo của cả bức thư. Mặt ngoài sẽ được phủ một lớp màu cho toàn bộ bề mặt. Nên lựa chọn màu sắc chủ đạo của doanh nghiệp để thể hiện tính cá nhân hóa. Hoặc các màu sắc liên quan đến chủ đề để dễ liên tưởng và tiếp cận.
Tùy vào sở thích của tổ chức, có thể đặt Logo của thương hiệu ở bất kỳ vị trí nào. Có thể đặt ở góc trên phía bên phải thư mời, hay chính giữa thư mời. Logo nên rõ nét, phóng to và cân đối với mặt ngoài của thư mời.
Font chữ và hình ảnh
Nội dung của mặt ngoài, các bạn có thể sử dụng 1 đến 2 font chữ để làm nổi bật lên nội dung chính. Tại đây sẽ bao gồm dòng chữ “Thư mời” và chủ đề của sự kiện họp báo. Tùy vào màu sắc chủ đạo mà các bạn sử dụng để thiết kế mặt ngoài và trong. Từ đó chọn lựa màu sắc chữ sao cho hài hòa và hợp lý.
Nên thêm một số hình ảnh, biểu tượng liên quan đến công ty, chủ đề sự kiện. Để thiết kế vào trong thư, tạo cảm giác sống động và chuyên nghiệp. Lưu ý cân đối giữa hình ảnh và thông tin mặt ngoài thư. Để chúng trở nên hòa hợp và thu hút người nhận. Không nên sử dụng quá nhiều hình ảnh sẽ khiến thư mời trở nên phức tạp và khó tập trung vào chủ đề của thư mời.
Bố cục nên được sắp xếp sao cho phù hợp và đẹp mắt. Có sự kết hợp hài hòa giữa hình ảnh, tiêu đề và chủ đề của sự kiện.
Tùy vào yêu cầu và đối tượng khách mời, các bạn hãy chọn phong cách thiết kế phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
2. Mặt trong của thư mời họp báo
Kết hợp màu sắc và font chữ
Tại đây các bạn có thể lựa chọn màu sắc đã lựa chọn cho mặt ngoài để sử dụng luôn ở mặt trong. Hoặc nên kết hợp với một màu sắc nhẹ nhàng khác như trắng, hoặc be để làm nền cho các thông tin quan trọng.
Khác với mặt ngoài, mặt trong các bạn nên sử dụng chỉ đúng 1 loại font chữ để nêu ra thông tin. Có thể in đậm, in nghiêng hay gạch chân để làm nổi bật ý. Không nên sử dụng quá nhiều font chữ gây cản trở khả năng tiếp nhận thông tin và khiến bố cục không được đồng đều. Mỗi tiêu đề nên được định dạng khác với các nội dung triển khai. Để làm nổi bật lên tuyến hoạt động sẽ diễn ra trong từng khung thời gian.
Bố cục và định dạng
Chỉ nên sử dụng ít nhất 1 hình ảnh, biểu tượng hoặc có thể không sử dụng để khiến mặt trong trở nên thanh thoát hơn. Nếu doanh nghiệp mong muốn làm rõ tính cá nhân hóa, hãy thêm biểu tượng logo đặt vào góc thư. Từ đó sẽ khiến khách hàng ghi nhớ về doanh nghiệp cũng như thư mời của họ.
Căn chỉnh bố cục sao cho nội dung được đặt tại trung tâm của bức thư mời. Nội dung được triển khai theo từng tiêu đề, rõ ràng và có sự điều chỉnh cách giãn chữ sao cho dễ đọc nhất.
Kết thư, các bạn có thể thêm chữ ký của người đại diện doanh nghiệp. Điều đó thể hiện sự chuyên nghiệp và tỉ mỉ của tổ chức dành cho người nhận.
Lưu ý khi thiết kế thư mời cần phải chú ý đến mức độ phù hợp đối với văn hóa của người nhận và công việc. Màu sắc chủ đạo không nên quá sặc sỡ sẽ dẫn đến việc lấn át các nội dung của sự kiện. Tùy vào từng sở thích của doanh nghiệp, các bạn có thể chọn hình dạng thư mời theo dạng dọc, dạng ngang, dạng chữ nhật,…
Các bạn có thể xin ý kiến và nhận xét từ các đồng nghiệp xung quanh, những người có chuyên môn. Để có được những thông tin hữu ích trước khi công bố thư mời họp báo ra công chúng. Bởi đây là sự kiện có sự chú ý lớn từ các cơ quan báo chí, vậy nên cần phải thiết kế thư mời sao cho phù hợp và mang dấu ấn riêng.
15 mẫu thư mời họp báo sang trọng
Có thể bạn sẽ cần: Top 10 mẫu thư mời tham dự sự kiện ấn tượng
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Thư mời họp báo thể hiện bộ mặt của một doanh nghiệp, tổ chức. Vậy nên việc thiết kế và đưa ra nội dung cần phải được lên kế hoạch và triển khai rõ ràng. Nếu các bạn đang mong muốn sở hữu những mẫu thư mời họp báo sang trọng và mang tính cá nhân hóa. Liên hệ ngay đến LuxEvent để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời. Với kinh nghiệm nhiều năm làm việc với các doanh nghiệp lớn, nhỏ. LuxEvent cam kết mang đến cho các bạn những trải nghiệm mới mẻ và thành phẩm ưng ý nhất.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@luxevent.net
Trang web: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ. Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
