22/07/2023 
Tổ chức liên hoan cuối năm là sự kiện thường niên của mỗi doanh nghiệp. Tại đây quy tụ toàn bộ nhân viên cũng như các đối tác quan trọng đã và đang hợp tác cùng doanh nghiệp trong năm vừa qua. Đây sẽ là dịp để tri ân công sức của toàn bộ mọi người đã đóng góp cho công ty, giúp công ty tiếp tục phát triển. Nhưng liệu bạn đã biết cần làm gì để có một bữa tiệc liên hoan cuối năm hoàn chỉnh? Nếu chưa, hãy ở lại với LuxEvent. Tại bài viết này chúng tôi sẽ đem đến cho bạn rất nhiều thông tin bổ ích mà chắc chắn bạn có thể vận dụng!
Tìm hiểu thêm: Tổ chức tiệc tất niên ấn tượng cho công ty
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mục lục
Tổ chức liên hoan cuối năm cần chuẩn bị những gì?
Bạn đang chuẩn bị bắt tay vào việc lên kế hoạch tổ chức một bữa tiệc cuối năm cho doanh nghiệp? Hãy khám phá 5 bước chính để có một sự kiện tiệc hoàn hảo dưới đây:
1. Định mức ngân sách cho buổi tiệc
Bất kỳ sự kiện nào cũng cần có một mức ngân sách được đặt ra để tiện chi tiêu. Nó có thể là mức linh hoạt nhưng sẽ tốt hơn nếu bạn đặt ra một mức cố định cho buổi tiệc và cố gắng chi tiêu phù hợp trong khoảng đó.
Việc lên kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm sao cho phù hợp với tình hình doanh nghiệp hiện tại rất quan trọng. Việc chi tiêu quá nhiều hay quá tiết kiệm cũng sẽ đem lại kết quả không tốt cho một vài khía cạnh. Do đó bạn nên quy định chi phí tối ưu nhất cho từng hạng mục trong buổi tiệc.
Thông thường những bữa tiệc cuối năm này sẽ do doanh nghiệp tài trợ 100%. Nhưng nếu quá khó khăn, bạn có thể mời gọi tiền ủng hộ sự kiện từ phía các đối tác công ty cũng như các nhân viên.
Xem thêm: Các loại chi phí tổ chức tiệc tất niên quan trọng mà bạn cần biết
2. Lập kế hoạch buổi tiệc
Đây là một bước quan trọng trong khâu chuẩn bị tiệc cuối năm hay bất kể là sự kiện nào. Quy mô tham gia và phạm vi ảnh hưởng sẽ quyết định thời gian bạn cần bắt tay vào việc lên kế hoạch cho buổi tiệc. Bạn cần liệt kê tất cả các bước, nội dung thực hiện cũng như bộ phận chịu trách nhiệm thi công một cách cẩn thận và kỹ càng nhất. Từ đó bạn có thể thấy rõ lộ trình thực hiện sự kiện, thuận tiện cho việc triển khai và quản lý.
Thông thường, việc lên kế hoạch này sẽ được làm trước 1 tháng hoặc 2-3 tuần trước ngày ấn định tổ chức tiệc.
3. Tìm kiếm địa điểm tổ chức tiệc
Sau khi đã có lộ trình thực hiện các công việc rõ ràng, bạn cần tới bước tiếp theo đó là tìm địa điểm tổ chức. Tìm kiếm một địa điểm hợp ý cả về không gian lẫn chi phí không hề dễ, vậy nên công đoạn này cần sự tập trung tìm kiếm của rất nhiều người. Hãy dựa vào chủ đề của bữa tiệc cũng như chi phí cho phép mà cố gắng thu nhỏ phạm vi bàn bạc nhất có thể. Một không gian vừa phải sẽ tạo được cảm giác ấm cúng cho người tham dự. Nhưng nếu buổi tiệc của bạn có mời cả những đối tác quan trọng của doanh nghiệp thì việc lựa chọn địa điểm này cũng cần xem xét thêm nhiều yếu tố khác.
Tham khảo thêm:
4. Nhà cung cấp dịch vụ cho bữa tiệc
Chắc chắn trong tiệc liên hoan cuối năm, phần được mong đợi nhất sẽ là mời vào bàn và dùng tiệc. Hầu hết các địa chỉ chuyên tổ chức tiệc cũng sẵn sàng phục vụ bạn với menu do bạn tự thiết kế. Tuy vậy, nếu chi phí cộng dồn này quá cao so với ngân sách, bạn có thể chọn bóc tách từng món và thuê từ nhiều nguồn. Nhưng nếu bạn thuê từ nhiều nguồn khác nhau, hãy nhớ kiểm soát quản lý tốt ở mọi khâu, tránh cho sự bất đồng giữa các khâu chuẩn bị.
Trong mỗi bữa tiệc lúc nào cũng không thể thiếu những tiết mục văn nghệ giải trí. Bạn hãy check lại với chỗ thuê địa điểm xem họ có thể cung cấp dịch vụ loa đài, ánh sáng được luôn không. Nếu không, một lần nữa bạn lại phải đi đàm phán với các công ty khác để thuê thiết bị.
Ngoài những hoạt động trên, trao quà và chụp ảnh lưu niệm, .. đều là những phần không thể thiếu trong sự kiện. Hãy đề xuất nhiều ý tưởng thú vị nhất cho sự kiện, từ đó có thể tạo ấn tượng khó phai mờ cho khách dự tiệc.
5. Lên danh sách người tham dự
Với mỗi sự kiện được tổ chức, người tham dự quyết định trực tiếp đến sự thành công của chúng. Hãy chủ động thống kê số lượng người tham dự dự kiến cũng như đoàn khách mời sẽ gồm những ai.
Sau khi đã lên được danh sách, hãy chủ động gửi mail thông báo cho họ về thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện. Cố gắng giữ liên lạc tương tác 2 chiều tới từ bạn và khách tham dự để chắc là họ sẽ không quên bữa việc này.
Khi mời khách mời, bạn có thể làm thêm một khảo sát để dành cho họ. Từ đó bạn có thể biết được thêm thông tin về sự kiện của bạn và tránh những lưu ý này di.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Kế hoạch tổ chức liên hoan cuối năm
1. Xác định mục đích của buổi tiệc
Đây sẽ là định hướng để cho bạn phát triển các bước trang trí cũng như xây dựng kịch bản phù hợp với bữa tiệc. Thông thường, mục đích của các bữa tiệc cuối năm sẽ thường là:
- Tri ân công sức của toàn thể công nhân viên công ty trong năm vừa qua.
- Đề ra mục tiêu phấn đấu trong năm tiếp theo.
- Tri ân các đối tác đã tin tưởng và hợp tác với công ty.
- Xả stress sau những ngày tháng miệt mài đi làm.
2. Lên ý tưởng cho buổi tiệc
Thông thường các bữa tiệc tất niên sẽ là các buổi gặp gỡ và ăn uống thân mật giữa ban lãnh đạo và nhân viên công ty. Vậy nhưng bạn cũng có thể chọn ra vài quy định về dresscode hay về yêu cầu đối với khách mời khi tới với sự kiện. Từ đó sẽ tại ra cảm giác ấn tượng và thoải mái đối với khách tới tham dự.
Tham khảo ngay: Top 15 ý tưởng tổ chức sự kiện sáng tạo đột phá nhất 2024
3. Lựa chọn thời gian tổ chức
Thường những bữa tiệc cuối năm sẽ được ưu tiên tổ chức vào những ngày không quá gần Tết mà sẽ rơi vào khoảng 1 tuần trước khi chính thức được nghỉ Tết. Bạn cũng có thể dựa vào quy mô của buổi tiệc mà xem xét và lựa chọn ra một ngày tổ chức phù hợp nhất với tất cả các khách mời tham gia.
4. Lên danh sách người tham dự tiệc cuối năm
Việc chủ động lên danh sách người tham dự ngay từ đầu sẽ giúp bạn chỉ động trong các công đoạn tiếp theo như chọn địa điểm hay thiết lập menu dùng bữa, tránh gây ra lãng phí chi phí của doanh nghiệp.
Đầu tiên, bạn cần xác định xem đây sẽ là buổi tiệc của toàn công ty hay chỉ riêng từng phòng ban. Và liệu bạn có mời các đối tác đến không, hay chỉ là bữa liên hoan nội bộ công ty? Từ đó bạn có thể phân chia ra đâu là khách mời cần chắc chắn tham dự, đâu là những khách mời có thể linh động đến hoặc không đều được.
Trong thư mời tham dự của sự kiện tiệc, hãy cố gắng ghi đầy đủ thông tin cũng như chức vụ của người được mời đến. Điều đó sẽ thể hiện được sự tôn trọng và sự quan tâm của bạn cũng như của doanh nghiệp với khách mời.
5. Chọn địa điểm tổ chức tiệc
Địa điểm tổ chức cần được phù hợp với chủ đề cũng như dàn khách mời của bữa tiệc. Hãy cố gắng đưa ra nhiều phương án tốt nhất có thể cho đội của bạn, và cùng nhau lựa chọn ra từ 1-3 địa chỉ tốt nhất. Với những sự kiện cuối năm thường vẫn sẽ đòi hỏi về sân khấu cũng như hệ thống âm thanh ánh sáng tốt. Vậy nên hãy chủ động hỏi về chúng khi xem xét thuê địa điểm.
Hãy cố gắng chủ động đi khảo sát thực tế cũng như trò chuyện trực tiếp với người quản lý địa điểm định thuê. Từ đó bạn có thể xem xét kỹ hơn trước khi đưa ra quyết định của mình.
Gợi ý cho bạn: Top 10 nhà hàng tổ chức tiệc tất niên cuối năm tại Hà Nội
6. Xây dựng kịch bản chương trình
Mọi chương trình đều cần có một kịch bản để vận hành và sắp xếp thứ tự mọi thứ. Trong đó sẽ nêu ra đầy đủ các công việc cần thực hiện cũng như thời gian dành cho chúng là bao nhiêu, người trực tiếp thi công, chỉ đạo là ai,…
7. Chuẩn bị và dàn dựng.
Sau khi đã có cho mình địa điểm, ngày giờ cũng như kịch bản cho sự kiện, bây giờ sẽ là lúc bạn cùng đội của mình bắt tay vào chuẩn bị cho sự kiện. Việc trang trí không gian tiệc, chuẩn bị banner chào mừng, phông nền màn hình chiếu,… sẽ cần được hoàn thiện hết trong bước này.
Sau khi làm xong hãy cố gắng thử chạy một lần thử chương trình của sự kiện mà không có khách để áng chừng các trường hợp có thể xảy ra bất ngờ. Từ đó có thể lên kế hoạch dự trù cũng như cách khắc phục nhanh nhất, tránh hôm xảy ra tiệc bị bối rối.
8. Tổ chức sự kiện
Đây sẽ là lúc mà mọi công sức chuẩn bị của cả đội ngũ được bày ra và nhận lại sự đánh giá từ mọi người. Một sự kiện thành công là sự kiện giữ được tâm trạng của người tham dự luôn hào hứng và vui vẻ, sẵn sàng tương tác với mọi người.
Nếu như có chuyện bất ngờ xảy ra, hãy bình tĩnh và xử lý lại chuyện một cách nhẹ nhàng nhất, tránh ảnh hưởng đến lịch trình của buổi tiệc.
9. Báo cáo và rút kinh nghiệm
Sau khi kết thúc bữa tiệc, hãy cùng nhau họp lại để chỉ ra điểm tốt cũng như chưa tốt của nhau trong quá trình chuẩn bị. Từ đó có thể rút kinh nghiệm cho những lần chuẩn bị sự kiện tiếp theo.
Nếu cần, bạn có thể gửi một bản đánh giá các mục trong bữa tiệc cho khách tham dự. Đây sẽ là minh chứng rõ ràng nhất cho kết quả của buổi tiệc thành công đến đâu.
Tham khảo: Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty chuyên nghiệp
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Quy trình tổ chức liên hoan cuối năm
1. Đón tiếp khách tham dự tiệc
Ấn tượng đầu luôn là ấn tượng quan trọng. Vậy nên ngay từ bước này bạn cần chú ý sắp xếp người có đủ chuyên môn và biết rõ về khách mời để trực tiếp đón tiếp và hướng dẫn khách mời di chuyển vào bàn tiệc.
Bạn có thể bố trí các thợ ảnh đứng gần các backdrop để hỗ trợ khách tham dự chụp ảnh check-in sự kiện cũng như tiện ghi lại các khoảnh khắc đẹp của bữa tiệc.
2. Bắt đầu buổi tiệc
Có thể lồng ghép vô đây một vài tiết mục văn nghệ chào mừng nhằm khuấy đảo không khí của buổi tiệc. Sau đó sẽ là phần phát biểu tới từ các ban lãnh đạo công ty cũng như đại diện nhân viên của công ty.
Sau phần phát biểu sẽ đến phần nhập tiệc của tất cả mọi người. Trong quá trình dùng tiệc sân khấu có thể tự do được sử dụng bởi các nhân dân để nhằm mục ca hát hay nói chuyện.
3. Giao lưu, trao quà
Sau khi đã ăn uống no say, ban lãnh đạo sẽ có những phần quà tri ân gửi tới các nhân viên có thành tích xuất sắc trong công việc trong năm vừa qua. Ngoài ra một vài công ty cũng sẽ tặng quà cho những nhân viên có hoàn cảnh khó khăn để chúc họ có một cái Tết ấm cúng và đầy đủ.
4. Kết thúc bữa tiệc
Ban tổ chức tiệc phân chia nhân sự phụ trách dẫn đường cũng như đặt xe nếu như khách tham dự tiệc cần. Phía bên trong hội trường sẽ phụ trách dọn dẹp và hoàn trả lại không gian hội trường như ban đầu.
Ngày hôm sau ban tổ chức có thể thiết kế một thư cảm ơn tham dự để gửi tới khách tham dự cũng như một khảo sát đánh giá chất lượng của buổi tiệc. Qua đó giúp doanh nghiệp có thêm kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo.
Tham khảo: Dịch vụ tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp thành công 100%
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
LuxEvent – Công ty tổ chức liên hoan cuối năm chuyên nghiệp
LuxEvent là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam chuyên tổ chức sự kiện đặc biệt là liên hoan cuối năm, với nhiều năm kinh nghiệm, LuxEvent tự hào mang đến cho khách hàng những dịch vụ trọn gói chuyên nghiệp và đẳng cấp nhất. Đội ngũ nhân sự của LuxEvent được đào tạo bài bản và chuyên sâu về lĩnh vực tổ chức sự kiện, vì vậy chúng tôi luôn sẵn sàng đáp ứng những nhu cầu khắt khe của khách hàng. Chất lượng dịch vụ luôn được ưu tiên hàng đầu tại LuxEvent , chúng tôi hiểu rằng mỗi khách hàng đều có điều kiện tài chính khác nhau, và vì thế LuxEvent luôn nỗ lực cố gắng tối ưu hóa chi phí mà không làm giảm đi chất lượng của sự kiện.
LuxEvent đem tới cho bạn những thông tin bổ ích trên đây, mong sẽ giúp được bạn ít nhiều trong quá trình xây dựng và tổ chức buổi tiệc cuối năm cho công ty. Nếu như bạn cần bất kì điều gì, LuxEvent chúng tôi đều có. Vậy nên hãy cứ mạnh dạn liên hệ ngay với chúng tôi theo thông tin liên hệ dưới đây:
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@LuxEvent.net
Website: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.
Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
