10 bước lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật chi tiết từ A – Z

Lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật là một phần cực kỳ quan trọng giúp ích rất nhiều trong quá trình tổ chức tiệc sinh nhật. Khi sự kiện sinh nhật có một kế hoạch chi tiết thì sẽ có thể trở thành một sự kiện chuyên nghiệp. Việc tổ chức sự kiện sinh nhật không chỉ là một sự kiện kỷ niệm là là dịp để làm hình ảnh mà còn giúp quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp. Vậy làm sao để xây dựng được một kế hoạch tổ chức sinh nhật chỉn chu, chuyên nghiệp? Hãy cùng LuxEvent khám phá 10 bước kế hoạch tổ chức sinh nhật chi tiết từ A – Z trong bài viết ngay bên dưới đây nhé!

Tìm hiểu thêm: Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hiệu quả 

10 bước lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật

1. Ý tưởng tổ chức tiệc

Trước khi bắt tay vào chuẩn bị các công việc liên quan đến sự kiện, bạn nhất định cần phải xác định được ý tưởng của bữa tiệc sinh nhật là gì. Nếu như đây là sự kiện sinh nhật không phải của tập thể mà là của cá nhân thì tổ chức sinh nhật đơn thuần chỉ là để kỷ niệm. Nếu như đây là sinh nhật của tổ chức thì có thể tổ chức dưới nhiều hình thức miễn sao phù hợp với nhu cầu và mục đích của người tổ chức sự kiện.

Có một vài gới ý về hình thức tổ chức tiệc sinh nhật của doanh nghiệp có thể kể đến như: tổ chức tiệc sinh nhật như một buổi tiệc gala dinner, tổ chức ngày sinh nhật với hoạt động tổ chức team building, tổ chức tiệc sinh nhật như một lễ kỷ niệm… 

2. Địa điểm tổ chức tiệc sinh nhật 

Đối với bữa tiệc sinh nhật tổ chức cho cá nhân nhưng lại không có yêu cầu quá cao về không gian tổ chức tiệc thì nhân vật chính có thể tổ chức tiệc sinh nhật tại nhà. Nếu như không gian tổ chức tiệc tại nhà có phần nhỏ hẹp thì bạn có thể lựa chọn tổ chức tại nhà hàng hoặc khách sạn để tổ chức tiệc sinh nhật. Tiệc sinh nhật có thể tổ chức ở cả không gian ngoài trời và trong nhà miễn phù hợp với yêu cầu của chủ tiệc. 

Khi lựa chọn được địa điểm tổ chức sinh nhật thì hãy xem xét các yếu tố quan trọng như yếu tố địa lý bởi nếu chọn địa điểm xa trung tâm thì sẽ ảnh hưởng tới việc di chuyển của khách mời. Trong những trường hợp kết hợp tiệc sinh nhật với các hoạt động du lịch thì cần phải bố trí xe đưa đón và chỗ nghỉ chu đáo cho các khách mời.

3. Thời gian diễn ra bữa tiệc

Thời gian diễn ra bữa tiệc cũng là một bước quan trọng trong các bước lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật. Thời gian tổ chức tiệc cũng cần phải được cân nhắc nên tổ chức tiệc sinh nhật vào buổi tối trong khoảng từ 7h tới 11h. Nên tổ chức vào buổi tối là bởi trong khoảng thời gian này thì bạn cũng như khách mời sẽ có thời gian chuẩn bị bữa tiệc. Bên cạnh đó, những khách mời khi tới bữa tiệc của bạn cũng sẽ tới đông đủ hơn và thời gian tổ chức sẽ không trùng vào thời gian làm việc.

Xem chi tiết: Kế hoạch tổ chức sinh nhật công ty chi tiết

4. Danh sách khách mời 

Danh sách khách mời dự tiệc sinh nhật nếu như là tiệc dành cho cá nhân thì thường sẽ là bạn bè, đồng nghiệp và những người quen thân thiết của chủ tiệc. Còn các bữa tiệc của tập thể thì khách mời tham gia thường sẽ là thành viên trong tổ chức, khách hàng đối tác thân thiết. Tuy nhiên, trong trường hợp không thể gửi thiệp tới tận tay mọi người thì bạn hoàn toàn có thể mời qua email, tin nhắn để thể hiện sự chuyên nghiệp, chu đáo. 

5. Dự trù kinh phí 

Việc dự trù được kinh phí là điều vô cùng cần thiết quan trọng nhất trong các bước lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật. Với nguồn ngân sách mà bạn đã đề ra thì cần phải chuẩn bị một bảng liệt kê hết tất cả những hạng mục cần thiết để tổ chức một bữa tiệc sinh nhật theo chi phí của từng hạng mục. Bạn cần phải tính toán chi phí sao cho sát nhất với thực tế, để làm tốt điều này thì bạn cần phải khảo giá ở một số cửa hàng và đơn vị cung cấp. Để dự trù kinh phí sẽ giúp cho công tác chuẩn bị sự kiện thật nhanh chóng và thuận lợi hơn. 

Trong các sự kiện của công ty, doanh nghiệp lớn thì lại càng phải dự trù kinh phí. Đây là một điều mà cực kỳ quan trọng. Trong trường hợp mà bạn không dự trù kinh phí hoặc dự trù kinh phí chênh lệch quá nhiều thì sẽ dẫn tới việc bị vượt quá ngân sách đã đề ra. Có khi kế toán sẽ không thanh toán chi phí phát sinh này và đương nhiên bạn sẽ phải là người chịu trách nhiệm toàn bộ.

Tìm hiểu ngay: 10 loại chi phí tổ chức sinh nhật công ty mà bạn cần quan tâm

6. Lựa chọn menu tiệc 

Những bữa tiệc sinh nhật có quy mô không lớn thì bạn có thể tổ chức loại hình tiệc teabreak hoặc finger food. Cả 2 loại hình tiệc này đều là loại hình tiệc nhẹ được bày trí dựa theo phong cách Châu Âu, phù hợp nhất để tạo nên một bữa tiệc sang trọng và làm no bụng họ bằng những món ăn nhẹ. Ngoài ra, trong những bữa tiệc có quy mô lớn hơn thì ban tổ chức sẽ được chiêu đãi khách mời bằng các bàn tiệc theo dạng buffer hoặc bàn tiệc truyền thống.

Những món ăn không thể thiếu trong các bữa tiệc mặn gồm có: món khai vị, món chính, đồ uống, món tráng miệng. Tùy thuộc vào kinh phí chi ra mà những món ăn có thể sang trọng hơn, nhiều hơn so với bàn tiệc đề xuất trên. Khi lên menu bàn tiệc bạn cũng nên cân nhắc lựa chọn nên món ăn sao cho hợp khẩu vị với người Á Đông và đang dạng món ăn để những khách mời có thể lựa chọn nhiều món ăn hơn.

Báo giá dịch vụ đặt tiệc Teabreak chuyên nghiệp trọn gói tại Hà Nội

7. Chuẩn bị vật dụng cần thiết

Chuẩn bị những vật dụng cần thiết cho bữa tiệc sinh nhật gồm có: 

• Chuẩn bị các vật dụng trang trí sân khấu, khu vực khách mời, khu vực check-in,,…
• Các thiết bị âm thanh, ánh sáng
• Bàn ghế
• Thiết bị quay, chụp…

Ngoài ra, với những sự kiện lớn hơn hơn thì khi chuẩn bị sự kiện cần phải chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ phòng tránh để giải quyết sự cố phát sinh như: ô dù lớn, máy phát, tấm chắn, thiết bị hỗ trợ,…

8. Chuẩn bị kế hoạch dự phòng rủi ro

Một sự kiện có thể diễn ra suôn sẻ thì bạn nên xây dựng cho chương trình một kế hoạch dự phòng giải quyết rủi ro. Kế hoạch dự phòng sẽ bao gồm những dự tính về các sự cố có thể xảy đến trong sinh nhật nhằm giải quyết được các tình huống phát sinh. Bên cạnh đó, nếu như bạn có bản kế hoạch thì bạn  nên phân công người chịu trách nhiệm cho các công việc mà họ được giao. Trong trường hợp tình huống nằm trong kế hoạch rủi ro đã có từ trước thì người điều hành sẽ có thể phát hiện và điều phối giải quyết tính huống nhanh chóng mà không làm ảnh hưởng tới bữa tiệc sinh nhật.

9. Chạy thử chương trình 

Phần chạy thử chương trình cũng là phần quan trọng trong kế hoạch tổ chức sinh nhật. Khi chạy thử chương trình ban tổ chức sẽ có thể giải quyết ngay những rủi ro và điều chỉnh chương trình sao cho phù hợp.

10. Thu dọn sau bữa tiệc

Sau khi bữa tiệc kết thúc thì cần phải dọn dẹp những gì đã được setup ra để trả lại địa điểm thuê sạch sẽ trước khi bàn giao cho đơn vị cho thuê.

Có thể bạn quan tâm: 15 ý tưởng tổ chức tiệc sinh nhật hoàn hảo tràn đầy ý nghĩa

Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật chi tiết

Mẫu kế hoạch tổ chức chương trình tiệc sinh nhật là cần thiết bởi họ có thể dựa vào đó để điều chỉnh rồi tạo ra một chương trình chuyên nghiệp. Kịch bản cần phải có được sự sáng tạo và chủ đề độc đáo thể nhưng vẫn phải đảm bảo là bám vào văn hóa doanh nghiệp. Ngoài ra cũng cần phải thể hiện được đặc thù của doanh nghiệp hoặc cá tính của cá nhân. Thông thường kế hoạch tổ chức sinh nhật cho công ty sẽ có những phần chính sau đây:

• Đầu tiên là đón khách và hướng dẫn khách mời tới bàn tiệc
• Khai mạc buổi tiệc sinh nhật mở màn sẽ có các tiết mục văn nghệ và đại diện doanh nghiệp lên phát biểu. 
• Sau phần mở màn của buổi lễ sẽ tới phần chính của lễ kỷ niệm. Trong phần này sẽ là giới thiệu về lịch sử phát triển và hình thành của doanh nghiệp cũng như các thành tựu đạt được. 
• Mời đối tác và đại diện nhân sự công ty lên phát biểu.
• Trao thưởng và lễ vinh danh các nhân sự xuất sắc gửi những món quà tới cho các khách hàng và đối tác.
• Đại diện công ty gửi những lời cảm ơn tới toàn thể khách mời, đối tác truyền thông tặng hoa trong lễ kỷ niệm. 
• Cắt bánh sinh nhật và cùng nhau nâng ly chúc mừng. 
• Đại diện công ty khai tiệc và mời mọi người nhập tiệc.
• Tổ chức các trò chơi vui vẻ và các tiết mục văn nghệ.
• Bế mạc tiệc sinh nhật tặng quà cho khách mời và tiễn họ ra về.

LuxEvent – Công ty tổ chức tiệc sinh nhật chuyên nghiệp

Trong khoảng thời gian gần đây thì tổ chức sinh nhật công ty đã trở nên phổ biến hơn và đặc biệt vào các dịp công ty đạt những cột mốc 5 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm và thậm chí là nhiều hơn thế kể từ ngày thành lập. Những sự kiện này thường tổ chức với quy mô lớn, mang đậm dấu ấn thương hiệu và đặc biệt là để tận dụng tối đa lợi ích truyền thông.

Dịch vụ của LuxEvent không chỉ giới hạn trong việc tổ chức sự kiện, mà còn tổ chức trọn gói toàn bộ từ việc xây dựng ý tưởng và kịch bản độc đáo đến cung cấp dịch vụ thiết kế, âm thanh, thiết bị kỹ thuật, trình diễn và chăm sóc khách hàng chu đáo trong suốt chặng đượng hợp tác. LuxEvent cam kết mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp và đáng nhớ cho chương trình của doanh nghiệp khách hàng.  

Trên đây là 10 bước lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật chi tiết, cụ thể, mong rằng thông qua bài viết bạn có thể lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật cho công ty của mình. Khi cần tổ chức sinh nhật công ty hãy tin tưởng chọn LuxEvent để đồng hành tạo nên chương trình sinh nhật công ty đáng nhớ nhất nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.