5W1H là gì? Cách sử dụng 5W1H trong tổ chức sự kiện

5W1H trong tổ chức sự kiện – “nguyên tắc vàng”-  công cụ hỗ trợ các nhà quản lý doanh nghiệp vẽ ra được kế hoạch, mục tiêu cho dự án tổ chức sự kiện một cách suôn sẻ, hiệu quả. 5w1 – viết tắt tên bởi 6 từ để hỏi trong Tiếng Anh “ Who – What – Where – When – Why – How”. Để áp dụng “công thức” 5w1h hiệu quả, thành công hãy cùng với LuxEvent tìm hiểu sâu hơn về lối tư duy này nhé!

Ý nghĩa của 5W1H là gì?

5w1h trong tổ chức sự kiện nguyên tắc lý tưởng hàng đầu được các chuyên gia chuyên nghiệp tin dùng để mang lại tiếng vang cho doanh nghiệp của mình.Khi tuân thủ đúng theo quy trình định, giấy tờ pháp luật các buổi tổ chức sự kiện thường có khuynh hướng hơi cứng nhắc. Để cân bằng sự hài hòa, vừa có yếu tố nghệ thuật sáng tạo hấp dẫn, vừa tuân thủ theo đúng quy tắc. Từ đó 5w1h được hình thành là nguyên tắc không thể tách rời với sự thành công phát triển của doanh nghiệp.

Cách sử dụng 5W1H trong tổ chức sự kiện

Nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang loay hoay, mông lung trong việc sử dụng 5w1h trong tổ chức sự kiện. Để mang lại hiệu quả 5w1h trong tổ chức sự kiện LuxEvent vạch ra cho bạn rõ ràng về các yếu tố góp phần tạo nên “tiếng vang” cho 5w1h qua 6 từ để hỏi  “Who – What – Where – When – Why – How”.

1. Who?

Trả lời cho câu hỏi “Ai”, bạn có thể xác định được rõ các đối tượng cũng như nắm bắt được số lượng tham gia sự kiện họ là ai, giới tính gì, bao nhiêu tuổi, đến từ các bộ phận, doanh nghiệp nào,…  từ đó giúp bạn nắm bắt tốt được tâm lý khách hàng để thuận tiện cho việc lên kế hoạch sự kiện, giúp truyền tải thông điệp mà bạn muốn mang đến.

2. What?

Để trả lời cho câu hỏi “Cái gì” nhân tố quan trọng thứ 2 trong nguyên tắc này. Giúp bạn định hình, hình dung rõ ràng các khâu tổ chức sự kiện một cách đầy đủ, chi tiết, suôn sẻ dễ dàng hơn.

• Thông tin sự kiện bao gồm: Tên, chủ đề chính sự kiện, màu sắc chủ đạo, tổ chức sự kiện theo hình thức nào, đơn vị nào,…
• Thông tin khách mời: về trang phục, lưu ý gì đặc biệt cho khách mời,…
• Đơn vị hỗ trợ các dịch vụ: trang thiết bị, âm thanh, ánh sáng, quà tặng,…
• Quà tặng của doanh nghiệp: đối tượng khách mời, nên chuẩn bị tặng gì cho phù hợp
• Vào cửa: phát thiệp mời, khách tham gia tự do hay thu phí vé
• Nội dung, lịch trình diễn ra sự kiện: thông tin về thời gian, kịch bản đối tượng tham gia trình diễn; các tiết mục diễn ra
• Thực đơn: trong sự kiện đồ ăn thức uống nào sẽ được phục vụ; xem các món ăn có cần phù hợp với chủ đề chương trình không?
• Truyền thông, quảng bá: truyền tải thông điệp tới khách hàng rộng rãi đạt hiệu quả trước và sau khi tham gia chương trình
• Chi phí tổ chức sự kiện, ngân sách: chi phí chính cho nhân sự, truyền thông, sản xuất,…Tổng chi phí dự trù là bao nhiêu?

Xem thêm: Tổ chức sự kiện tiếng Anh là gì? Những thuật ngữ đặc thù của ngành

3. Where?

Câu hỏi “ở đâu” đứng vị trí thứ 4 trong 5w. Là địa điểm chính được xác định để tổ chức sự kiện, là bước góp phần không kém để sự kiện diễn ra một cách chỉnh chu nhất. Các địa điểm lựa chọn cần phù hợp với đối tượng tham gia: về vị trí địa lý, an toàn giao thông, chỗ đỗ xe phù hợp với chủ đề, mục đích sự kiện.

Tùy vào mục đích trải nghiệm các sự kiện hướng đến là khác nhau nên vì thế việc lựa chọn địa điểm phù hợp cũng không giống nhau có thể trong khán phòng hoặc bên ngoài. Để tránh phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến mọi người nên đặt chỗ sớm tránh những ngày cuối tuần.

4. When?

Khi nào thì tổ chức sự kiện sẽ diễn ra? Từ “w” tứ thừ thứ 3 được nhắc đến. Các doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện với mục đích để ra mắt các sản phẩm, dịch vụ hay quảng quá thương hiệu,.. họ sẽ chú ý đến cái được gọi là “giờ hoàng đạo”.

Mốc thời gian được đưa ra vừa phải phù hợp với dự án vừa phù hợp với khách hàng nên có vài lưu ý sau:

• Thời gian diễn ra cần được thông báo sớm.
• Thời gian không được trùng với các sự kiện khác.
• Phù hợp với tiêu chí của doanh nghiệp, đáp ứng sự thuận tiện cho khách hàng.
• Xem trước dự báo thời tiết. 

5. Why?

Trả lời câu hỏi “tại sao” nhân tố đứng vị trí đầu tiên trong 5w là bước quan trọng không chỉ riêng về tổ chức sự kiện mà trước khi thực hiện bất kỳ hoạt động, chiến dịch nào người đứng đầu cần phải tự đặt ra câu hỏi: tại sao sự kiện cần được tổ chức, mục tiêu sự kiện, tại sao thông điệp này nên được truyền tải,..

Khi định hướng được các bước đi đúng đắn trong quá trình phân tích được mục đích hãy bắt tay ngay công việc triển khai kế hoạch giúp đạt hiệu quả cao về năng suất đồng thời hỗ trợ về việc quản lý được nhân lực.

6. How?

Nhân tố cuối cùng trong nguyên tắc 5w1h trả lời cho câu hỏi “như thế nào”. Yếu tố quyết định phương pháp triển khai hiệu quả. Qua đây sẽ lựa chọn được cách tiến hành tổ chức sự kiện như nào mới là tốt nhất. Kế hoạch được lựa chọn, chuẩn bị kỹ càng chương trình sẽ diễn ra thành công mang ấn tượng với, khách hàng, người tham gia.

Đừng bỏ lỡ: Những kinh nghiệm tổ chức sự kiện chi tiết đầy đủ

Trên đây là toàn bộ thông tin được LuxEvent cung cấp đầy đủ, chi tiết giúp mọi người hiểu rõ hơn về cách vận dụng nguyên tắc 5w1h trong việc tổ chức sự kiện. Đừng chần chờ gì nữa hãy nhanh tay nhấc máy kết nối với LuxEvent để được tư vấn miễn phí!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.