Tổ chức sự kiện là gì? Đặc điểm và vai trò của tổ chức sự kiện? Làm sao để tổ chức thành công một sự kiện? Để không làm bạn mất thời gian, cùng LuxEvent theo dõi bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích để tổ chức thành công sự kiện sắp tới nhé!
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là việc lên kế hoạch, thiết kế, tổ chức thực hiện các hoạt động để mang lại những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng và người tham dự, đồng thời quảng bá sản phẩm dịch vụ của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Với sự đa dạng trong các lĩnh vực như giải trí, thương mại, văn hóa, kinh doanh.
Nếu bạn tổ chức thành công sự kiện sẽ góp phần rất lớn trong việc nâng cao vị thế thương hiệu của doanh nghiệp. Tuy nhiên ngược lại, nếu trong trường hợp sự kiện thất bại, bạn sẽ phải đối mặt đến hậu quả không lường. Chính vì vậy, tùy vào từng loại hình của sự kiện mà bạn lên kế hoạch tổ chức phù hợp. Một vài loại hình phổ biến mà bạn nên biết:
- Lễ khánh thành, khai trương, kỷ niệm thành lập công ty.
- Hội nghị, hội thảo.
- Triển lãm, hội chợ thương mại.
- Các sự kiện giải trí: Show âm nhạc, chương trình cuộc thi,…
- Hoạt động truyền thông báo chí.
- Lễ ra mắt sản phẩm mới.
- Các chương trình team building, trải nghiệm,….
Vai trò của tổ chức sự kiện
Việc tổ chức một sự kiện đóng góp vai trò quan trọng trong việc nâng cấp thương hiệu, tạo ra kết nối cộng đồng. Do đó nó không thể thiếu trong các hoạt động cần thiết của công ty, doanh nghiệp:
1. Vai trò với doanh nghiệp
- Là cơ hội để doanh nghiệp có thể xây dựng, nâng cao hình ảnh thương hiệu cũng như giá trị cốt lõi của mình. Từ đó tạo dựng ấn tượng sâu sắc trong lòng khách hàng, đối tác và công chúng.
- Giúp doanh nghiệp có thể quảng bá sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình một cách trực tiếp, rộng rãi và hấp dẫn đến tất cả mọi người. Tại đây, khách hàng có thể trải nghiệm, tương tác với sản phẩm, dịch vụ và nhận tư vấn tận tình.
- Tăng cường sự trải nghiệm cũng như thu hút được lượng tương tác ổn định với khách hàng. Qua đó, lắng nghe ý kiến và hiểu rõ khách hàng để xây dựng mối quan hệ bền vững.
- Việc tổ chức các sự kiện còn tạo sự kích cầu bán hàng vì thường sẽ có nhiều chương trình ưu đãi, khuyến mãi đi kèm. Từ đó thúc đẩy doanh số bán hàng, tăng trưởng doanh thu.
- Mở rộng mạng lưới quan hệ, giúp kết nối doanh nghiệp đến các đối tác, nhà đầu tư tiềm năng từ đó có cơ hội mở rộng thị trường.
2. Vai trò của đối với cá nhân
- Tham gia vào các sự kiện sẽ giúp khách hàng cá nhân kết nối với nhiều người hơn. Mở rộng mạng lưới xã hội, tạo ra cơ hội hợp tác.
- Đối với những sự kiện có buổi thảo luận, chia sẻ hay workshop sẽ giúp mọi người cập nhật kiến thức, cải thiện kỹ năng từ những xu hướng mới.
- Sự kiện còn là nơi giúp từng cá nhân cảm thấy thư giãn, được giải trí và cùng tận hưởng những trải nghiệm mới lạ.
3. Vai trò của tổ chức các sự kiện với xã hội
- Các sự kiện có thể được tổ chức với mục đích nâng cao nhận thức về các vấn đề xã hội. Từ đó thúc đẩy sự thay đổi tích cực.
- Góp phần vào sự phát triển cộng đồng có thể như quyên góp, thiện nguyện,… Từ đó giúp đỡ những người có hoàn cảnh khó khăn trong cuộc sống.
- Thúc đẩy tạo sự phát triển của kinh tế, thu hút được nguồn khách du lịch. Tạo ra việc làm, đóng góp kinh tế của địa phương.
Quy trình tổ chức sự kiện gồm những giai đoạn nào?
Quy trình tổ chức sự kiện sẽ có rất nhiều công đoạn để giúp một chương trình thành công. Để bạn có cái nhìn tổng quan và bao quát hơn về quy trình bài bả. LuxEvent đã tổng hợp và chia sẻ cho bạn 4 giai đoạn quan trọng nhất trong quy trình tổ chức một sự kiện. Cùng theo dõi ở dưới đây nhé:
Giai đoạn 1: Lên ý tưởng, lập kế hoạch
- Xác định mục tiêu của sự kiện là gì? Đồng thời bạn muốn truyền đạt những thông điệp gì cho khách hàng.
- Xác định đối tượng mục tiêu cho sự kiện để nắm bắt nhu cầu, mong muốn và sở thích của họ. Từ đó sự kiện sẽ được xây dựng phù hợp với đối tượng mục tiêu.
- Lựa chọn chủ đề cho sự kiện sao cho phù hợp với mục tiêu và đối tượng đã xác định trước đó.
- Dự trù ngân sách cho tất cả các khâu của sự kiện để tránh xảy ra trường hợp thiếu hụt chi phí.
- Lập timeline, xây dựng chi tiết thời gian và các hạng mục công việc để các nhân sự nắm rõ mạch chương trình.
Giai đoạn 2: Chuẩn bị sự kiện
- Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với quy mô, tính chất và số lượng của sự kiện.
- Lên danh sách khách mời quan trọng và gửi thư mời đối với các sự kiện có tính trang trọng.
- Xây dựng kế hoạch sự kiện, kịch bản chi tiết cho từng hạng mục hoạt động của sự kiện.
- Checklist các thiết bị hỗ trợ sự kiện như hệ thống âm thanh, ánh sáng, đồ trang trí,…
- Thuê nhân sự liên quan đến chương trình như MC, PG, lễ tân, đội trình diễn,….
- Thực hiện các kế hoạch truyền thông marketing để quảng bá, thu hút sự chú ý của mọi người cho chương trình sự kiện.
Giai đoạn 3: Thực hiện sự kiện
- Dàn dựng, chuẩn bị, trang trí sân khấu, setup hệ thống âm thanh ánh sáng theo kế hoạch đã xây dựng.
- Đón tiếp, hướng dẫn khách mời đến khu vực quy định của sự kiện.
- Tiến hành tổ chức theo đúng kế hoạch, kịch bản sự kiện đã lên trước đó.
- Quản lý các rủi ro, chuẩn bị phương án dự phòng cho những tình huống không may có thể xảy ra.
Giai đoạn 4: Sau sự kiện
- Tổng kết chương trình, đánh giá kết quả của sự kiện so với những mục tiêu đã đề ra.
- Thu thập các ý kiến phản hồi từ khách hàng, rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức các sự kiện sau này.
- Thanh toán chi phí cho các nhà cung cấp đồng hành cùng sự kiện.
Đừng bỏ lỡ: 9 bước quy trình tổ chức sự kiện chi tiết cho doanh nghiệp
Bí quyết tổ chức sự kiện thành công
Việc tổ chức sự kiện sao cho thành công luôn là nỗi lo lắng, những vấn đề hàng đầu cho dân sự kiện. Để giúp bạn không bị mắc nhiều lỗi sai lầm trong quá trình tổ chức. LuxEvent sẽ chia sẻ cho bạn một số bí quyết để tổ chức một sự kiện thành công mỹ mãn:
1. Hình thành việc chọn địa điểm nhanh chóng
Sau khi đã có ý tưởng, lựa chọn được thời điểm thích hợp bạn cần nhanh chóng tìm kiếm địa điểm phù hợp. Từ đó nhanh chóng hoàn thiện thủ tục, đặt cọc và thuê địa điểm. Tránh xảy ra tình trạng hết địa điểm cho thuê hoặc những vấn đề không đáng có xảy ra.
2. Hãy để việc thảo luận diễn ra hết trước khi hoàn thành sự kiện
Bạn cần dành nhiều thời gian để tổ chức một sự kiện cũng như lên các kế hoạch, kịch bản chi tiết và rõ ràng. Trong quá trình này, hãy tranh luận và đưa ra nhiều phương án để mọi người quyết định. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức. Tránh gây ra làm thay đổi kế hoạch trước giờ G sự kiện.
3. Đầu tư phần thiết kế thư mời
Ấn tượng ban đầu lúc nào cũng quan trọng nhất để giúp khách mời có cái nhìn thiện cảm vào thương hiệu của doanh nghiệp. Do đó. bạn cần đầu tư vào mặt thiết kế hình ảnh cho thư mời. Sau đó, chỉn chu cho từng con chữ, nội dung thư mời bên trong.
4. Chú trọng, chăm sóc vào các tiểu tiết
Thông thường những yếu tố như văn hóa, thói quen, hành vi khách hàng,… sẽ khó nhìn thấy và nó cũng là yếu tố quyết định đến 50% thành công của sự kiện. Do đó, bạn cần nắm bắt được hành vi của đối tượng mục tiêu để tìm được sự nhất quán. Từ đó, chăm sóc và dung hòa để khách mời cảm nhận sự chân thành của mình trong sự kiện.
5. Luôn lập phương án dự phòng
Bạn cần nhắm vào những mục tiêu tốt và luôn lập các phương án dự phòng. Vì không có sự chuẩn bị nào có thể hoàn hảo 100%, sự kiện của bạn vẫn có thể bị ảnh hưởng từ các yếu tố ngoại cảnh như thời tiết xấu, thiết bị hỏng hóc,… Do đó, cần lập phương án dự phòng cho mọi tình huống có thể xảy ra trong sự kiện.
6. Đảm bảo đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp
Tại mọi chương trình sự kiện, bạn đều cần đảm bảo cho chương trình một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp. Cần có nhân sự hướng dẫn, kỹ thuật và đội ngũ ý tế phòng trừ cho mọi sự kiện. Việc này cũng là yếu tố quyết định đến sự thành công của chương trình.
7. Tổ chức sự kiện theo khả năng ngân sách
Cuối cùng, bạn cần tính toán và dự trù kỹ lưỡng ngân sách chính xác và phù hợp với mục tiêu, quy mô chương trình sự kiện. Hãy đặt ra mức ngân sách, lên ý tưởng, xây dựng chương trình theo chi phí đã đưa ra. Ngoài ra, hãy luôn tiết kiệm ngân sách ít nhất có thể.
LuxEvent – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
LuxEvent được biết đến là một trong những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu miền Bắc. Hơn 10 năm kinh nghiệm, chúng tôi luôn không ngừng nỗ lực đem đến cho khách hàng những sự kiện hoành tráng và chỉn chu, chuyên nghiệp. LuxEvent đã có cơ hội hợp tác với nhiều doanh nghiệp lớn, nhỏ tại Việt Nam. Điển hình như Viettel, VPBank, Vietinbank, Napas, Masan, LG,…. Lựa chọn LuxEvent, bạn sẽ nhận được nhiều dịch vụ sự kiện hấp dẫn như:
- Lên kế hoạch, kịch bản sáng tạo và độc đáo.
- Set-up sân khấu, hệ thống ánh sáng, âm thanh,… chuyên nghiệp, hoành tráng.
- Thiết kế, in ấn các ấn phẩm backdrop, background, photo booth, hashtag,… chất lượng cao.
- Cung cấp đội ngũ nhân sự đảm bảo chuyên môn cao: MC, PG, PG, ca sĩ, nhóm nhảy,…
- Cung cấp dịch vụ media quay chụp ấn tượng.
- Tối ưu chi phí, phù hợp với ngân sách của khách hàng.
- Đội ngũ nhân viên tư vấn hỗ trợ nhiệt tình miễn phí 24/7.
Vừa rồi là bài viết của LuxEvent giải đáp cho bạn biết về Tổ chức sự kiện là gì? Đặc điểm và vai trò của tổ chức các sự kiện. Hy vọng rằng những kiến thức ở trên đã cung cấp đủ cho bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết đến đây. Chúc bạn có một ngày tốt lành!
Nếu bạn cần tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Hãy nhấc máy và liên hệ với LuxEvent theo thông tin liên hệ dưới đây. Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp bạn có một chương trình sự kiện chất lượng và tiết kiệm chi phí.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@luxevent.net
Trang web: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
