31/07/2024 
Quy trình tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp gồm mấy bước? Nếu bạn đang loay hoay không biết phải bắt đầu tổ chức sự kiện từ đâu. Đừng lo lắng, LuxEvent gửi bạn 9 bước quy trình tổ chức sự kiện chi tiết cho doanh nghiệp. Cùng tham khảo và tìm hiểu bài viết ở dưới đây nhé!
Mục lục
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Để tổ chức một sự kiện hoành tráng và chuyên nghiệp chắc chắn cần nhiều yếu tố cùng các hạng mục công việc. Tuy nhiên dù có khó đến đâu bạn vẫn cần bám vào 9 bước quy trình tổ chức sự kiện chi tiết này:
Bước 1: Xác định loại hình và mục tiêu cho sự kiện
Bước đầu trong 9 bước, bạn cần xác định trước loại hình và mục tiêu cho sự kiện. Tùy thuộc vào thông điệp, chiến lược cũng như nhu cầu của doanh nghiệp. Bạn có thể xác định mục tiêu và loại hình để thực hiện sự kiện để chuyển tiếp sang các bước tiếp theo. Ví dụ như doanh nghiệp ra mắt sản phẩm mới, bạn có thể tổ chức theo hình thức ra mắt sản phẩm mới. Trong đó mục tiêu sẽ là tăng tính nhận diện thương hiệu sản phẩm và tăng trải nghiệm của người dùng.
Bước 2: Xác định quy mô khách mời
Tiếp theo, khách mời luôn là yếu tố quan trọng để quyết định sự thành công của sự kiện. Chính vì vậy, bạn cần xác định rõ ràng đối tượng khách mời để đạt được mục tiêu sự kiện của mình. Dựa vào yếu tố, hình thức tổ chức mà bạn có thể xác định được khách mời của mình thuộc tệp nào. Ví dụ với sự kiện tri ân khách hàng thì khách mời ở đây sẽ là những khách hàng thân thiết sử dụng sản phẩm, dịch vụ thương hiệu lâu năm. Ngoài ra, bạn cũng nên gửi thiệp mời tối thiểu trước 2 tuần để khách mời có thể sắp xếp công việc đến tham gia, chung vui sự kiện.
Bước 3: Lên ý tưởng, concept, chủ đề sự kiện
Ý tưởng, concept và chủ đề luôn là bộ át chủ bài trong tất cả thể loại hoạt động sự kiện. Lựa chọn tốt những yếu tố này sẽ giúp bạn truyền thải thông điệp, tạo visual cho sự kiện một cách hiệu quả hơn. Đặc biệt, hãy sáng tạo và đưa ra những ý tưởng độc lạ để thu hút thêm nhiều sự quan tâm của công chúng hay giới truyền thông.
Bước 4: Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức
Chắc chắn bạn sẽ không thể tổ chức sự kiện mà không ấn định thời gian và địa điểm tổ chức. Chính vì vậy, đây là bước mà bạn cần thực hiện và quyết định sớm. Vì hai yếu tố này luôn được yêu tiên và đi đôi với nhau. Càng xác định thời gian tổ chức từ sớm, việc thuê địa điểm sự kiện sẽ diễn ra dễ dàng và nhanh chóng hơn. Tránh xảy ra trường hợp “mất chỗ”. Đồng thời, để chọn một địa điểm tổ chức sự kiện tốt bạn cũng cần dựa vào nhiều yếu tố khác. Ví dụ như quy mô khách mời, ý tưởng sự kiện, không gian địa điểm,…
Bước 5: Xây dựng kế hoạch, kịch bản và timeline sự kiện
Có thể nói đây là bước quan trọng và là “xương sống” cho toàn bộ sự kiện. Bạn cần lập kế hoạch, kịch bản chi tiết sau đó lập bảng timeline để tương ứng với các hạng mục công việc. Trong bảng timeline bạn cần đảm bảo các đầu mục như thời gian bắt đầu và kết thúc, công việc thực hiện, người phụ trách và ghi chú. Công đoạn này sẽ giúp đội ngũ nhân sự bám sát hoạt động, giám sát và điều hành dễ dàng hơn. Kịch bản sự kiện cũng cần chi tiết và đảm bảo yếu tố sáng tạo, gây ấn tượng cho khách mời.
Bước 6: Lên kế hoạch truyền thông, quảng bá
Trước khi sự kiện được diễn ra, bạn cần xây dựng bản kế hoạch truyền thông. Điều này sẽ giúp thu hút và gây sự chú ý cho nhiều người quan tâm đến sự kiện. Từ đó, bạn lựa chọn các nền tảng để quảng cáo cho sự kiện của mình. Ví dụ như TikTok, Facebook, Instagram,… Đặc biệt, nếu ngân sách cho phép, bạn có thể mời người nổi tiếng ca sĩ, diễn viên hay KOL để tăng hiệu ứng truyền thông cho sự kiện của mình.
Bước 7: Dự trù ngân sách sự kiện
Dự trù ngân sách sự kiện luôn là bước quan trọng, cần thiết và đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác để thực hiện. Việc này sẽ giúp bạn hạn chế những tình trạng hao hụt ngân sách, chi quá nhiều hay thiếu cái kia. Bạn nên minh bạch các khoản, thống kê từng bảng và phân bổ ngân sách một cách hợp lý. Ngoài ra, cũng đừng quên trích 10% ngân sách cho việc dự trù cho những trường hợp phát sinh nhé!
Bước 8: Thực hiện tổ chức sự kiện theo kế hoạch
Sau khi đã hoàn tất những bước trên, bạn cần thực hiện tổ chức sự kiện theo kế hoạch đã dựng. Thông thường, trước 2 đến 3 ngày diễn ra sự kiện bạn đã phải set-up, tổng duyệt các hạng mục sự kiện. Tuy nhiên còn tùy vào hoạt động, nội dung chương trình mà bạn lựa chọn thời gian tổng duyệt cho phù hợp. Đồng thời cũng cũng đừng quên khớp âm thanh, ánh sáng hay visual của chương trình. Ngoài ra, bước này cũng quyết định chất lượng sự kiện của bạn và giúp phát hiện những vấn đề không đáng có cho sự kiện trước khi tổ chức chính thức.
Bước 9: Đánh giá, tổng kết sau sự kiện
Bước cuối cùng trong quy trình tổ chức sự kiện là đánh giá và tổng kết sau sự kiện. Bạn cần đánh giá những hiệu quả của chương trình đem lại. Ví dụ đã đúng với mục tiêu, thông điệp đưa ra chưa hay có vấn đề xảy ra lỗi nào không. Từ đó, tổng kết lại và rút ra bài học kinh nghiệm cho những chương trình sự kiện lần sau.
Những lưu ý trong quá trình tổ chức sự kiện
Sau khi nắm được rõ ràng 9 bước quy trình tổ chức sự kiện. Bạn cũng cần lưu ý một vài yếu tố khi tổ chức sự kiện. Bao gồm:
1.Các rủi ro có thể gặp
- Rủi ro về thời tiết như mưa bão, nắng gắt có thể ảnh hưởng đến các sự kiện ngoài trời.
- Rủi ro về y tế xảy ra bệnh dịch, tai nạn không đáng có trong sự kiện.
- Rủi ro về yếu tố truyền thông, tin đồn thất thiện, hình ảnh đại diện làm ảnh hưởng đến sự kiện. Hoặc chiến dịch truyền thông marketing không hiệu quả, xử lý khủng hoảng truyền thông không tốt.
- Rủi ro về an toàn thực phẩm trong các sự kiện có bữa tiệc.
- Rủi ro về yếu tố kỹ thuật, thiết bị hỏng hóc, ánh sáng không tốt, mất kết nối mạng,…
- Rủi ro về ngân sách, chi phí phát sinh không lường trước hay nhà tài trợ rút vốn không thực hiện đúng cam kết.
- Rủi ro về nhân sự, thiếu nguồn lực, có sai sót và thái độ phục vụ không tốt. Khách mời đông hơn dự kiến hay yếu tố KOL, người nổi tiếng hủy show.
2. Cách xử lý nhanh gọn các vấn đề gặp phải
- Rủi ro về thời tiết: Nên check thời tiết kỹ càng trước khi tổ chức. Nên có những thông báo rõ ràng về việc hoãn, dời lịch tổ chức.
- Rủi ro về y tế: Luôn có đội ngũ y tế kịp thời xử lý các tình huống về sức khỏe.
- Rủi ro về yếu tố truyền thông: Khéo léo và cẩn thận khi thực hiện kế hoạch truyền thông từ trước đó. Tránh dính vào những vấn đề nhạy cảm làm ảnh hưởng đến sự kiện.
- Rủi ro về an toàn thực phẩm: Kiểm định chất lượng sản phẩm và chọn nguồn cung cấp uy tín cho sự kiện.
- Rủi ro về yếu tố kỹ thuật: Check kỹ các thiết bị trước 1 đến 2 ngày diễn ra sự kiện. Từ đó có thời gian sửa chữa hoặc có thiết bị thay thế kịp thời.
- Rủi ro về ngân sách: Luôn luôn dự trù chi phí chi tiết, đảm bảo các hạng mục chi phí cần thiết, tránh gây ra sự lãng phí hay thiếu hụt ngân sách.
- Rủi ro về nhân sự: Cam kết hợp đồng và lựa chọn kỹ lưỡng những người có liên quan đến chương trình sự kiện.
Vừa rồi là bài viết về 9 bước quy trình tổ chức sự kiện chi tiết cho doanh nghiệp được LuxEvent gửi bạn. Hy vọng rằng, những thông tin trên đã giúp ích được cho bạn trong việc tổ chức sự kiện. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết đến đây. Chúc bạn có một tuần tốt lành và tràn đầy năng lượng tích cực.
Nếu có nhu cầu tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ với LuxEvent theo thông tin dưới đây. Chúng tôi luôn sẵn sàng, hỗ trợ và tư vấn cho bạn nhanh chóng 24/7.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@luxevent.net
Trang web: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ. Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
