Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện đầy đủ mới nhất 2024

Xin giấy phép tổ chức sự kiện là một trong những bước quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Thủ tục này đòi hỏi sự hiểu biết chi tiết, và không phải ai cũng thông thạo. LuxEvent sẽ giúp bạn nắm vững các thủ tục cần thiết và những lưu ý quan trọng qua bài viết này nhé!

Giấy phép tổ chức sự kiện là gì?

Giấy phép tổ chức sự kiện là một loại giấy tờ pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, cho phép một cá nhân hoặc tổ chức được tổ chức một sự kiện cụ thể. Giấy phép này đóng vai trò như một “ tấm vé thông hành” hợp pháp, đảm bảo rằng sự kiện diễn ra một cách an toàn, đúng quy định và không gây ảnh hưởng đến trật tự xã hội.

Các loại hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện

1. Hồ sơ xin cấp phép tổ chức họp báo

• Đơn đề nghị cấp phép tổ chức sự kiện họp báo.
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân của tổ chức, cá nhân xin phép.
• Chương trình họp báo chi tiết.
• Danh sách phóng viên được mời (ghi rõ tên, cơ quan báo chí của các phóng viên).
• Các giấy tờ bổ sung khác.

2. Hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội thảo, hội nghị

• Đơn đăng ký tổ chức hội thảo, hội nghị của cá nhân, tổ chức.
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Bản sao chương trình hội thảo, hội nghị chi tiết.
• Các giấy tờ khác: danh sách khách mời, bản vẽ địa điểm tổ chức, kế hoạch đảm bảo an ninh trật tự (nếu cần).

3. Hồ sơ xin cấp phép tổ chức chương trình ca nhạc

• Đơn xin giấy phép tổ chức biểu diễn ca nhạc.
• Bản sao giấy phép hoạt động đã được công chứng.
• Bản ghi lời bài hát.
• Nếu sử dụng các tác phẩm có bản quyền, cần có đầy đủ giấy tờ liên quan đến quyền tác giả.
• Các giấy tờ khác như danh sách khách mời, hợp đồng thuê địa điểm, danh sách ca sĩ, nhạc công và các giấy tờ khác tùy theo tính chất sự kiện.

4. Hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài

• Đơn xin phép tổ chức sự kiện.
• Giấy tờ pháp lý của đơn vị tổ chức.
• Giấy tờ liên quan đến người nước ngoài (hộ chiếu, giấy phép lao động, thư mời).
• Bản sao thông tin sự kiện (chương trình chi tiết, danh sách cá nhân và tổ chức nước ngoài tham gia, hợp đồng tài trợ hoặc hợp tác).
• Giấy tờ khác (bản vẽ mặt bằng, bản đồ địa điểm, bản dịch các tài liệu bằng tiếng nước ngoài)

5. Hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện triển lãm tranh

• Đơn xin phép tổ chức triển lãm nghệ thuật.
• Giấy tờ pháp lý, giấy ủy quyền nếu đơn vị tổ chức được ủy quyền đứng ra tổ chức.
• Giấy tờ chứa thông tin về triển lãm (danh sách ấn phẩm, ảnh các tác phẩm, phương án bảo quản tác phẩm).
• Giấy xác nhận bản quyền, giấy phép vận chuyển.

Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện

1. Chuẩn bị hồ sơ

• Xác định cơ quan có thẩm quyền: Tìm hiểu cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép tại địa điểm tổ chức sự kiện (thường là Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc UBND cấp huyện, tỉnh).
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ: Theo danh sách các loại hồ sơ đã liệt kê ở trên.
• Kiểm tra kỹ lưỡng: Đảm bảo tất cả các giấy tờ đều đầy đủ, chính xác và hợp lệ.

2. Nộp hồ sơ

• Nộp trực tiếp: Đến trực tiếp cơ quan có thẩm quyền để nộp hồ sơ.
• Nộp qua đường bưu điện: Một số trường hợp, bạn có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện.
• Nộp trực tuyến: Một số địa phương đã triển khai dịch vụ nộp hồ sơ xin cấp phép trực tuyến.

3. Xét duyệt hồ sơ

• Kiểm tra hồ sơ: Cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ.
• Ra quyết định: Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra quyết định cấp phép. Ngược lại, nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ, bạn sẽ được yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh thêm.

4. Nhận giấy phép

• Nhận trực tiếp: Sau khi hồ sơ được duyệt, bạn có thể đến trực tiếp cơ quan có thẩm quyền để nhận giấy phép.
• Nhận qua đường bưu điện: Giấy phép có thể được gửi qua đường bưu điện trong trường hợp bất khả kháng hoặc khoảng cách địa lý.

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện thường là các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý về văn hóa, xã hội, và an ninh trật tự tại địa phương. Tuy nhiên, cơ quan cụ thể phụ trách sẽ phụ thuộc vào quy mô, loại hình sự kiện và địa điểm tổ chức.

Các cơ quan thường gặp:

• Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch: Đây là cơ quan chính thường tiếp nhận hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện, đặc biệt là các sự kiện có liên quan đến văn hóa, nghệ thuật, thể thao.
• Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp tỉnh: Đối với các sự kiện có quy mô lớn hoặc có ảnh hưởng đến nhiều địa phương.
• Công an: Đối với các sự kiện có đông người tham gia, có thể ảnh hưởng đến an ninh trật tự.
• Các sở, ban, ngành liên quan: Tùy theo tính chất của sự kiện, có thể cần xin ý kiến hoặc giấy phép của các sở, ban, ngành khác như: Sở Y tế, sở Giao thông vận tải,…

Ví dụ: 

• Sự kiện ca nhạc: Nộp hồ sơ tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
• Hội nghị khoa học: Nộp hồ sơ tại Sở Khoa học và Công nghệ.
• Lễ hội truyền thống: Nộp hồ sơ tại UBND cấp huyện nơi tổ chức.
• Sự kiện thể thao: Nộp hồ sơ tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch và Sở Y tế.

Xin giấy phép tổ chức sự kiện cần lưu ý những gì?

• Các quy định về cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể thay đổi theo thời gian và tùy thuộc vào từng địa phương. Nên cần tìm hiểu kỹ và luôn cập nhật những thông tin mới nhất.
• Trước khi nộp hồ sơ, bạn nên kiểm tra thông tin bằng cách liên hệ trực tiếp với cơ quan có thẩm quyền tại địa phương để được hướng dẫn cụ thể và chính xác nhất.
• Chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan cấp phép để tránh trường hợp phải bổ sung hồ sơ, gây mất thời gian.
• Nếu có bất kỳ thay đổi nào so với kế hoạch ban đầu, bạn cần thông báo cho cơ quan có thẩm quyền để họ nắm bắt được thông tin, tránh trường hợp không thống nhất ý kiến trong quá trình tổ chức sự kiện.
• Doanh nghiệp nên xin cấp phép tổ chức sự kiện sớm để có đủ thời gian xử lý hồ sơ. Hạn chế rủi ro và các tình huống phát sinh.
• Nếu bạn thuê một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Họ sẽ hỗ trợ bạn trong việc chuẩn bị hồ sơ và thủ tục xin cấp phép.

Một sự kiện thành công không chỉ là một buổi tiệc. Mà còn là một chiến dịch truyền thông hiệu quả. LuxEvent sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh, xây dựng hình ảnh thương hiệu và tạo ra những mối quan hệ bền vững. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn!  Liên hệ ngay với LuxEvent để được tư vấn và nhận báo giá ưu đãi! 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.