09/08/2024 
Hội thảo doanh nghiệp mang ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển và thành công của các tổ chức. Sự kiện này giúp doanh nghiệp củng cố hình ảnh thương hiệu và thể hiện sự chủ động trong việc dẫn đầu các xu hướng mới. Đây là một sự kiện lớn và cần rất nhiều công đoạn chuẩn bị để tổ chức hội thảo. Và trong bài viết này, LuxEvent sẽ đưa ra những thông tin liên quan đến việc tổ chức hội thảo cần những gì và kịch bản chi tiết để các bạn có thể tham khảo và theo dõi.
Xem chi tiết: Quy trình 6 bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp chi tiết
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mục lục
Hội thảo doanh nghiệp là gì?
Hội thảo doanh nghiệp là cơ hội để các doanh nghiệp trao đổi ý tưởng, giải đáp về chiến lược. Đây là sự kiện quy tụ các chuyên gia, nhà quản lý và nhân viên từ một hay nhiều công ty. Nhằm thảo luận, chia sẻ kiến thức và cập nhật xu hướng mới trong ngành. Nội dung tập trung của hội thảo sẽ thường liên quan đến các chủ đề quan trọng như phát triển kinh doanh, đổi mới công nghệ, cải tiến quản lý,…
Hội thảo doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển và đổi mới của tổ chức. Bằng cách tạo cơ hội cho các bên liên quan chia sẻ kiến thức, cập nhật xu hướng và thảo luận các chiến lược hiệu quả. Giúp các doanh nghiệp mở rộng mạng lưới quan hệ, khám phá cơ hội hợp tác và cải thiện quy trình hoạt động. Đồng thời góp phần vào việc tạo ra giá trị bền vững và tăng cường sự cạnh tranh trong thị trường.
Quy trình tổ chức hội thảo doanh nghiệp
Tổ chức một hội thảo doanh nghiệp thành công đòi hỏi một quy trình chi tiết và bài bản để đảm bảo mọi khía cạnh được thực hiện suôn sẻ. Dưới đây là các bước chính trong quy trình tổ chức hội thảo doanh nghiệp:
1. Lên Kế Hoạch
Quá trình tổ chức hội thảo doanh nghiệp bắt đầu với việc lên kế hoạch chi tiết. Trước tiên, xác định mục tiêu rõ ràng của sự kiện: bạn tổ chức hội thảo để chia sẻ kiến thức, giới thiệu sản phẩm mới, hay thảo luận về các xu hướng ngành?
Dựa trên mục tiêu này, lập kế hoạch ngân sách và phân bổ các khoản chi. Cho địa điểm, diễn giả, thiết bị kỹ thuật, quảng cáo, và các dịch vụ khác. Chọn ngày và địa điểm tổ chức phù hợp, tùy thuộc vào quy mô sự kiện và số lượng khách mời, doanh nghiệp có thể lựa chọn địa điểm.
Có thể tổ chức ngoài trời nếu có những hoạt động trải nghiệm, tổ chức trong nhà nếu doanh nghiệp mong muốn ở địa điểm sang trọng và ấm cúng. Cần phải có những phương án đề phòng những yếu tố liên quan đến thời tiết, thay đổi lịch trình, địa điểm,…
Sau đó soạn chương trình chi tiết bao gồm các phiên thuyết trình, thảo luận, và hoạt động giải trí. Nên có sự ước lượng thời gian đối với các chương trình chi tiết. Để sự kiện có thể tổ chức với thời gian vừa đủ và hợp lý.
Lên danh sách diễn giả và khách mời, có thể lựa chọn những diễn giả là các chuyên gia, các nhà quản lý có tiếng để tăng thêm phần chuyên nghiệp và chân thực. Sau đó gửi lời mời và xác nhận sự tham gia của họ. Trong giai đoạn này, cần có sự kiểm soát và theo dõi sát sao. Để ước lượng được số lượng khách mời và điều chỉnh chương trình nếu cần thiết.
Cuối cùng, chuẩn bị các tài liệu cần thiết như chương trình sự kiện, thông tin cho diễn giả và tài liệu tham khảo cho người tham dự. Tài liệu cần chi tiết, có hình ảnh, mục lục và nội dung rõ ràng để khách mời có thể hình dung và bám sát các chủ đề sự kiện.
2. Quảng Bá và Đăng Ký
Sau khi kế hoạch được hoàn thiện, chuyển sang giai đoạn quảng bá và đăng ký. Tạo các tài liệu quảng cáo như banner, email marketing, bài viết trên mạng xã hội. Và trang web sự kiện để thông báo về hội thảo.
Đảm bảo rằng thông tin về ngày giờ, địa điểm, chủ đề, và cách thức đăng ký được cung cấp rõ ràng và hấp dẫn. Mở hệ thống đăng ký trực tuyến hoặc thông qua email để khách mời đăng ký tham dự. Theo dõi số lượng người đăng ký và gửi thông tin xác nhận cho người tham dự.
Đồng thời, chuẩn bị cho các yếu tố hậu cần như in ấn thẻ tên, tạo tài liệu sự kiện, và sắp xếp địa điểm. Đảm bảo tất cả các yếu tố kỹ thuật như âm thanh, ánh sáng, và thiết bị trình chiếu được kiểm tra trước ngày tổ chức để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Cần có những phương án dự phòng trang thiết bị thay thế khi gặp bất trắc.
3. Tổ Chức và Quản Lý Sự Kiện
Vào ngày tổ chức, đảm bảo mọi thứ được sắp xếp và vận hành theo đúng kế hoạch. Đón tiếp khách mời và hỗ trợ họ trong quá trình check-in. Theo dõi chương trình sự kiện để đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng giờ và xử lý bất kỳ vấn đề phát sinh.
Đảm bảo các phần trình bày và thảo luận diễn ra suôn sẻ, hỗ trợ diễn giả và khách mời khi cần. Theo dõi thời gian và báo cáo thông tin đến với người diễn giả để họ chuẩn bị và thuyết trình bài đúng như theo kế hoạch. Bám sát thời gian để cung cấp các dịch vụ hỗ trợ như thức ăn, đồ uống và không gian giải lao để khách mời có trải nghiệm tốt nhất. Cần phải có sự chuẩn bị, sắp xếp bố cục sự kiện sau mỗi phiên thuyết trình kết thúc.
Mỗi nhân sự được phân công tại khu vực riêng, cần có trách nhiệm giám sát và quản lý các hoạt động diễn ra xung quanh. Không đi lung tung, trò chuyện mà bỏ quên khách hàng. Nếu có bất kỳ vấn đề xảy ra nếu có thể giải quyết trong khả năng, hãy nhanh chóng hỗ trợ khách hàng.
Khi tổng kết sự kiện, bộ phận tổ chức cần quan sát và điều động nhân sự hỗ trợ khách hàng ra về. Không gây náo loạn, ồn ào khi chưa kết thúc sự kiện. Tặng quà lưu niệm và gửi lời cảm ơn đến khách mời. Sau đó thu dọn và set up chương trình, bàn ghế về vị trí ban đầu.
4. Đánh Giá và Hậu Sự Kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, thu thập phản hồi từ người tham dự và diễn giả để đánh giá hiệu quả của hội thảo. Gửi thư cảm ơn đến các diễn giả, khách mời và đội ngũ hỗ trợ để thể hiện lòng biết ơn.
Tạo báo cáo tổng kết về kết quả của sự kiện. Bao gồm đánh giá sự thành công của các mục tiêu đề ra, phân tích phản hồi, và ghi nhận những điểm cần cải thiện. Sử dụng thông tin này để cải tiến cho các sự kiện trong tương lai. Và duy trì mối quan hệ với khách mời và đối tác đã tham gia.
Xem chi tiết: Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết từ A – Z
Kịch bản chương trình hội thảo doanh nghiệp chi tiết
Một hội thảo doanh nghiệp thường được tổ chức trong thời gian cả ngày và có nhiều phiên được chia ra. Vậy nên dưới đây là kịch bản chương trình hội thảo chi tiết do LuxEvent cung cấp:
Chủ đề |
Nội dung chính |
Thời gian |
| Đón tiếp và Đăng ký
+ Lễ tân đón tiếp + Hoạt động check -in + Mạng lưới tự do |
– Đón tiếp khách mời và hướng dẫn khách đến khu vực đăng ký.
– Khách mời nhận thẻ tên và tài liệu hội thảo – Dành thời gian cho khách mời kết nối, giao lưu và thưởng thức nước uống. |
30 phút |
| Khai mạc hội thảo
+ MC chào mừng khách mời + Lãnh đạo doanh nghiệp phát biểu |
– Người dẫn chương trình mở đầu, chào đón khách mời và giới thiệu tổng quan về hội thảo
– Phát biểu khai mạc hội thảo |
15 phút |
| Phiên thuyết trình đầu tiên
+ Bài thuyết trình chính + Q&A giải đáp câu hỏi |
– Diễn giả nổi tiếng thuyết trình bài chủ đề
– Mở phiên hỏi đáp với khách hàng để giải đáp thắc mắc |
45 phút |
| Giải lao
+ Thức uống + Tiệc nhẹ |
– Khách mời có thời gian nghỉ giải lao
– Thưởng thức đồ ăn nhẹ và nước uống do tổ chức chuẩn bị |
15 phút |
| Phiên thuyết trình thứ hai
+ Bài thuyết trình tiếp theo + Workshop tương tác |
– Diễn giả thứ hai tiếp nối nội dung thuyết trình
– Thảo luận nhóm và thực hành với sự hướng dẫn của các chuyên gia |
45 phút |
| Tiệc trưa
+ Kết nối + Giao lưu |
– Thời gian cho khách thưởng thức bữa trưa
– Tiếp tục giao lưu với nhau |
60 phút |
| Phiên thuyết trình thứ ba
+ Bài thuyết trình thứ ba + Phiên chia sẻ kinh nghiệm |
– Chuyên gia thuyết trình về chiến lược mới
– Chia sẻ thành công và thách thức trong việc áp dụng chiến lược mới |
90 phút |
| Giải lao
+ Thức uống + Tiệc nhẹ |
– Thời gian nghỉ giải lao ngắn
– Thưởng thức đồ uống và các món ăn nhẹ |
15 phút |
| Phiên thuyết trình thứ 4
+ Bài thuyết trình thứ 4 + Phiên thảo luận |
– Diễn giả tiếp nối nội dung thuyết trình
-Thảo luận với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp để bàn về cách xây dựng và duy trì chủ đề. |
45 phút |
| Phiên thực hành
+ Tạo cơ hội trao đổi |
– Các khách mời tham gia hoạt động để kết nối với nhau
– Tạo các không gian để trưng bày sản phẩm và dịch vụ ( nếu có ) |
30 phút |
| Tổng kết và lời cảm ơn
+ Tổng kết + Lời cảm ơn + Chia tay |
– MC tổng kết các điểm nổi bật của hội thảo
– Phát biểu cảm ơn từ người tổ chức đến các diễn giả, khách mời và đội ngũ hỗ trợ – Tặng quà lưu niệm và chia tay khách mời |
30 phút |
Gợi ý kịch bản tổ chức hội thảo kèm lời dẫn MC chuyên nghiệp
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Hội thảo doanh nghiệp không chỉ là cơ hội học hỏi và chia sẻ. Mà còn là công cụ chiến lược để thúc đẩy sự phát triển bền vững và tạo ra giá trị lâu dài. Trong bài viết trên, LuxEvent đã chia sẻ những thông tin liên quan đến vai trò của hội thảo doanh nghiệp và cách triển khai hội thảo doanh nghiệp như thế nào.
Từ đó thấy được tổ chức hội thảo doanh nghiệp khác hoàn toàn với các hoạt động tổ chức bình thường khác. Thời gian diễn ra hội thảo và các hoạt động trong sự kiện cần phải được lên kế hoạch rất kỹ lưỡng và chỉn chu. Hy vọng với những thông tin LuxEvent chia sẻ, các bạn có thể tham khảo và áp dụng cho sự kiện của mình. Chúc các bạn thành công !
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@luxevent.net
Trang web: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ. Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
