Tổ chức lễ kỷ niệm: Kế hoạch, quy trình và chi phí trọn gói

Kế hoạch, quy trình tổ chức lễ kỷ niệm sẽ gồm những bước cụ thể như thế nào? Lễ kỷ niệm là sự kiện để tôn vinh, kỷ niệm sự kiện quan trọng. Cùng với sự phát triển của xã hội thì lễ kỷ niệm ngày nay có đa dạng chủ đề cũng như mục đích tổ chức. Để tìm hiểu rõ hơn về kế hoạch và quy trình tổ chức lễ kỷ niệm. Hãy theo dõi bài viết LuxEvent ngay bên dưới đây nhé!

Tham khảo ngay: Quy trình tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty chi tiết từ A – Z

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

Tổ chức lễ kỷ niệm là gì?

Tổ chức lễ kỷ niệm chính là việc lên kế hoạch và thực hiện sự kiện với mục đích ghi nhớ, tôn vinh ngày lễ nào đó. Hoặc được sử dụng để kỷ niệm một sự kiện nào đó có ý nghĩa quan trọng. Lễ kỷ niệm thường được tổ chức trong những dịp đặc biệt như ngày thành lập, ngày lễ lớn, ngày truyền thống. Hoặc những cột mốc quan trọng trong suốt quá trình phát triển của doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức thậm chí là quốc gia. 

Mục đích của tổ chức lễ kỷ niệm là: 

  • Tôn vinh và ghi nhớ những thành tựu đã đạt được 
  • Tạo tinh thần đoàn kết và động lực cho các thành viên
  • Gửi lời tri ân tới những người có đóng góp to lớn 
  • Quảng bá hình ảnh thương hiệu
Tổ chức lễ kỷ niệm là gì?
Tổ chức lễ kỷ niệm là gì?

Kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm chi tiết

1. Xây dựng chủ đề cho buổi lễ kỷ niệm

Trong bản kế hoạch cần có chủ đề của buổi lễ kỷ niệm. Để sự kiện trở nên ấn tượng thì chủ đề phải thực sự độc đáo. Việc chọn lựa chủ đề nên dựa vào cột mốc kỷ niệm công ty hoặc đặc thù của doanh nghiệp. 

2. Xác định đối tượng khách mời tham dự lễ kỷ niệm

Đối tượng và số lượng khách mời tham gia sự kiện cần được xác định để đón tiếp khách mời chu đáo nhất. Đồng thời tạo ra những ấn tượng tốt với các khách mời. Khách mời tham dự lễ kỷ niệm thường là nhân sự, đối tác, khách hàng lâu năm. Khi gửi lời mời tới họ  bạn cần gửi thiệp mời thật chuyên nghiệp và chỉn chu. 

Xác định đối tượng khách mời tham dự lễ kỷ niệm
Xác định đối tượng khách mời tham dự lễ kỷ niệm

Xem thêm: Top 15 mẫu thiệp mời kỷ niệm thành lập công ty đẹp ấn tượng 2024

3. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

Xây dựng bản kế hoạch chi tiết không thể thiếu được thời gian và địa điểm tổ chức cụ thể. Về thời gian tổ chức lễ kỷ niệm thì bạn cần chú ý lựa chọn thời gian hợp lý. Điều này nhằm đảm bảo các khách mời đều có thể tới tham dự. Về địa điểm tổ chức bạn cần lựa chọn nơi có thể chứa được số lượng khách mời. Và đáp ứng quy mô chương trình. Bên cạnh đó cần đảm bảo nơi để thuận tiện cho việc setup sân khấu và tổ chức chương trình. 

4. Dự trù chi phí tổ chức

Dựa vào quy mô chương trình và cột mốc của sự kiện thì trong bản kế hoạch bạn cần nêu ra rõ mức kinh phí thích hợp. Bạn cần hạch toán các hạng mục chi tiết nhằm đảm bảo chi phí cân đối. Điều này cũng giúp tránh những khoản phát sinh không cần thiết. 

Dự trù chi phí tổ chức
Dự trù chi phí tổ chức

5. Lên thiết kế, in ấn

Sau khi có chủ đề chính của lễ kỷ niệm việc tiếp theo bạn cần làm là lên ý tưởng thiết kế các hạng mục. Mỗi thiết kế cần được phát triển thật chỉn chu và chi tiết. Thiết kế đẹp và thể hiện được những nét riêng của văn hoá doanh nghiệp sẽ tạo ra hiệu ứng hình ảnh đẹp, thu hút khách mời và truyền thông sự kiện mạnh mẽ. 

6. Xây dựng kịch bản chương trình

Để sự kiện diễn ra thành công thì trong kế hoạch cũng cần có cả phần kịch bản phù hợp. Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị các phương án dự phòng để giải quyết những rủi ro không đáng có trong khâu tổ chức. 

Có thể bạn sẽ cần: Mẫu kịch bản lễ kỷ niệm thành lập công ty chi tiết

7. Lựa chọn nhân sự, thiết bị phục vụ cho lễ kỷ niệm 

Để tổ chức lễ kỷ niệm thành công bạn cần có sự hỗ trợ của rất nhiều nhân sự ở các vị trí khác nhau. Bộ phận nhân sự gồm có: lễ tân, phục vụ, trang trí sân khấu, đạo diễn,… Bên cạnh nhân sự thì các trang thiết bị phục vụ cũng là hạng mục cần có. Các thiết bị gồm có: hệ thống ánh sáng, âm thanh, pháo hoa, màn led,…. Trong môi hạng mục cần nêu rõ là cần thiết bị nào, nhân sự phụ trách là ai,… 

Lựa chọn nhân sự, thiết bị phục vụ cho lễ kỷ niệm 
Lựa chọn nhân sự, thiết bị phục vụ cho lễ kỷ niệm 

8. Chuẩn bị quà tặng, phần thưởng tại lễ kỷ niệm

Quà tặng được chuẩn bị cho khách mời bạn nên chuẩn bị trước. Loại quà được chọn cần phải phù hợp với khách mời. Bạn nên lựa chọn những món quà ý nghĩa và mang đậm dấu ấn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc chọn quà cũng phụ thuộc vào chi phí của mỗi doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thường ưu tiên chọn phần quà là những sản phẩm của doanh nghiệp để dành tặng cho khách mời tham gia. 

9. Tổng duyệt, kiểm tra, những vấn đề có thể phát sinh

Sau khi đã chuẩn bị đủ những hạng mục cần thiết trong kế hoạch. Tốt nhất thì bạn nên kiểm tra lại một lần nữa toàn bộ các hạng mục để đảm bảo sự kiện diễn ra trọn vẹn, thành công và ý nghĩa. Việc kiểm tra trước sẽ đảm bảo chương trình diễn ra đúng timeline. Đồng thời dự đoán được những sự cố có thể xảy ra. Đa phần các buổi tổng duyệt sẽ diễn ra thoải mái hơn so với chương trình chính thức. 

Tổng duyệt, kiểm tra, những vấn đề có thể phát sinh
Tổng duyệt, kiểm tra, những vấn đề có thể phát sinh

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

Quy trình 10 bước tổ chức lễ kỷ niệm thành công

1. Mục đích, mục tiêu của sự kiện

Cho dù là sự kiện có mục đích nào thì điều đầu tiên bạn cần phải làm là xác định rõ mục đích và mục tiêu sự kiện. Khi xác định rõ sẽ giúp bạn định hướng chương trình chính xác. Đồng thời giúp cho quá trình lên kế hoạch và triển khai chương trình phía sau suôn sẻ nhất. Ở bước này thường thì bộ phận tổ chức sự kiện sẽ trao đổi trực tiếp với ban lãnh đạo để tiếp nhận các yêu cần rõ ràng hơn. 

2. Xác định thời gian tổ chức lễ kỷ niệm 

Việc xác định thời gian tổ chức chính xác cũng là phần bạn cần lưu ý khi tổ chức lễ kỷ niệm. Chuẩn bị thời gian phù hợp sẽ giúp sự kiện diễn ra như mong muốn. Trước khi tổ chức sự kiện bạn cần phải chuẩn bị các vấn đề như sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời và trang trí sự kiện. Bên cạnh đó là phục vụ cho hoạt động tập dượt chương trình: 

  • Xác định thời gian diễn ra phần khai mạc 
  • Thời gian phát biểu và làm lễ trước khi diễn ra các tiết mục biểu diễn
  • Trao quà tri ân 
  • Gửi thiệp mời cho các khách mời tham dự
Xác định thời gian tổ chức lễ kỷ niệm 
Xác định thời gian tổ chức lễ kỷ niệm 

3. Dự trù kinh phí tổ chức

Bạn cần dựa vào cột mốc sự kiện và quy mô chương trình để dự trù khoản kinh phí phù hợp nhất. Để có thể phân bổ chi phí cân đối nhất đồng thời tránh khỏi các khoản chi phí phát sinh tối đa thì tốt nhất bạn cần phải tinh toán các hạng mục một cách kỹ lưỡng và chi tiết.

4. Chuẩn bị quà tặng, thức ăn phục vụ cho buổi lễ kỷ niệm

Bạn muốn hoạt động trao tặng quà tri ân cho nhân sự và khách mời trở nên đáng nhớ và ý nghĩa. Tốt nhất bạn nên chuẩn bị sẵn quà từ trước. Quà tặng sẽ phụ thuộc vào chi phí mà doanh nghiệp đã dự trù từ trước. Mỗi phần quà nên có ấn phẩm mang đặc trưng văn hóa doanh nghiệp. Để tăng thêm phần thú vị thì bạn có thể kết hợp các chương trình bốc thăm may mắn vào trong đó. Ngoài ra, thức ăn được phục vụ cho lễ kỷ niệm cũng rất quan trọng. Yếu tố an toàn vệ sinh thực phẩm cần phải được đảm bảo. Mỗi menu được chọn phải đa dạng để đáp ứng cho nhu cầu của tất cả các khách mời.

Chuẩn bị quà tặng, thức ăn phục vụ cho buổi lễ kỷ niệm
Chuẩn bị quà tặng, thức ăn phục vụ cho buổi lễ kỷ niệm

Xem thêm: 20 món quà tặng kỷ niệm thành lập công ty sang trọng ý nghĩa 2024

5 . Lựa chọn đối tác tổ chức sự kiện

Tuỳ thuộc vào đối tượng tham dự, quy mô bạn sẽ chọn cho mình hình thức tổ chức phù hợp. Đó là lễ kỷ niệm nội bộ hay quy mô lớn. Trên thực tế phần lớn các doanh nghiệp thường sẽ hợp tác với các đối tác để tiết kiệm chi phí và nguồn lực. Đồng thời nhờ họ bạn sẽ tổ chức sự kiện thành công nhất. Hơn nữa, các đơn vị chuyên nghiệp đã có kinh nghiệm giúp bạn hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra.

6. Xây dựng kịch bản tổng thể chương trình lễ kỷ niệm

Bạn cần phải lựa chọn kịch bản sao cho phù hợp để sự kiện có thể diễn ra thành công. Kịch bản cần phải nêu rõ những hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện. Ngoài kịch bản chính bạn cũng cần chuẩn bị thêm phương án dự phòng. Phương án này sẽ giúp bạn backup và tránh được tối đa những rủi ro không đáng có. 

Xây dựng kịch bản tổng thể chương trình lễ kỷ niệm
Xây dựng kịch bản tổng thể chương trình lễ kỷ niệm

7. Nhân sự tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm

Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty cần có sự hỗ trợ của các nhân sự ở các vị trí công việc khác nhau. Các nhân sự cần có: đạo diễn, lễ tân, MC, phục vụ, setup,… Bạn nên lựa chọn các đơn vị tổ chức có chuyên môn để họ tìm kiếm cho bạn những nhân sự có chuyên môn và kinh nghiệm. Đây là yếu tố cốt lõi để tổ chức sự thành thành công. Ngoài ra hệ thống trang thiết bị cũng cần phải đảm bảo có đủ để chất lượng chương trình không bị ảnh hưởng. 

8. Truyền thông cho sự kiện

Bạn có thể truyền thông sự kiện trên đa dạng các nền tảng. Phạm vi của hoạt động truyền thông là khá rộng. Bạn nên đăng tin tức lên các trang truyền thông, gửi thông cáo báo chí, gửi thư mời,… Ngoài ra, banner, cờ, bandroll cũng là các phương thức truyền thông quen thuộc. Doanh nghiệp có thể tận dụng nó để quảng bá sự kiện. 

Truyền thông cho sự kiện
Truyền thông cho sự kiện

9. Timeline cho từng hạng mục công việc

Timeline sự kiện sẽ được người tổ chức sử dụng. Dựa vào đây họ sẽ xác định được nội dung chương trình một cách rõ ràng. Cùng với đó bạn có thể xác định được các mốc thời gian cụ thể cho các hoạt động trong chương trình. Nhờ đây sẽ giúp cho các hạng mục được diễn ra đúng tiến độ và giúp bạn dễ dàng kiểm tra và theo dõi hơn. 

10. Tổng duyệt chương trình lần cuối

Khi các điều kiện tổ chức sự lễ kỷ niệm đã được chuẩn bị đầy đủ thì bạn cần kiểm tra lại một lần nữa toàn bộ những hạng mục này. Điều này đảm bảo giúp buổi lễ diễn ra suôn sẻ, trọn vẹn, thành công và ý nghĩa hơn. Ngoài ra, khi kiểm tra sự kiện bạn sẽ dự đoán và phát hiện ra những sự cố. Từ đó có phương án dự phòng và thay thế. Phần tổng duyệt này thường diễn ra thoải mái hơn so với khi chương trình thực sự diễn ra. 

Tổng duyệt chương trình lần cuối
Tổng duyệt chương trình lần cuối

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

Chi phí tổ chức lễ kỷ niệm trọn gói

Trong sự kiện lễ kỷ niệm có rất nhiều những hạng mục cần phải chuẩn bị trước. Vì thế mà bạn cần có bản dự trù những khoản chi phí cần thiết cho mỗi hạng mục. Từ đó sẽ giúp bạn dễ dàng quan sát, quản lý để có một chương trình hiệu quả. Các chi phí tổ chức sự kiện cụ thể: 

  • Thiết bị kỹ thuật ánh sáng, âm thanh, sân khấu,  màn hình led,…
  • Vật dụng trang trí khăn trải bàn, cờ, hoa, poster,…. 
  • Đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện bao gồm: đạo diễn, lễ tân,…. 

Khi bạn lên danh sách các hạng mục nên tham khảo ý kiến từ những người đã có kinh nghiệm. Cùng với đó là lược bỏ những hạng mục không cần thiết. Ngoài ra, thống nhất nội dung với ban tổ chức để tạo ra một sự kiện chất lượng. 

Chi phí tổ chức lễ kỷ niệm trọn gói
Chi phí tổ chức lễ kỷ niệm trọn gói

LuxEvent – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Đứng trong top đầu danh sách những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không thể không nhắc tới LuxEvent. Đây là một trong những công ty được khách hàng nhớ tới đầu tiên khi có nhu cầu tổ chức lễ kỷ niệm

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chúng tôi là công ty sự kiện uy tín được yêu thích bởi sự chỉn chu, khả năng sáng tạo và hoàn hảo trong tất cả các khâu tổ chức sự kiện. Đây cũng là một trong số ít những đơn vị có khả năng tạo sự mới mẻ nhưng vẫn làm nổi bật văn hoá doanh nghiệp. Chỉ cần có nhu cầu chúng tôi sẽ giúp khách hàng truyền tải hết những thông điệp. 

Sở hữu đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp có kinh nghiệm và được đào tạo bài bản. Cùng với đó là khả năng nắm bắt xu hướng tốt và kinh nghiệm thực chiến. LuxEvent đã tổ chức thành công hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ trên khắp các tỉnh thành. Tới với chúng tôi bạn chắc chắn sẽ không cảm thấy thất vọng. 

Trên đây là những thông tin chi tiết về tổ chức lễ kỷ niệm đã được LuxEvent tổng hợp dựa trên kinh nghiệm nhiều năm làm nghề. Lễ kỷ niệm là sự kiện quan trọng hầu hết doanh nghiệp đều mong muốn tổ chức thành công. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ bạn sẽ tổ chức được lễ kỷ niệm thành công. Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức lễ kỷ niệm nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu. Hãy để lại thông tin hoặc liên hệ để nhân sự LuxEvent tư vấn ngay hôm nay! 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Đánh giá post

Bài viết liên quan

Chủ đề quan tâm

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0814.024.666