Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty: Quy trình tổ chức, kịch bản chi tiết

Lễ kỷ niệm thành lập công ty là một trong những sự kiện quan trọng của các doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để tổ chức được một sự kiện chỉnh chu, hoàn hảo và ghi dấu ấn đối với khách mời? Dưới đây là một số tips hữu ích mà LuxEvent chia sẻ, hy vọng các bạn sẽ tham khảo.

Xem chi tiết: Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chi tiết

Ý tưởng tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Việc lên concept là rất quan trọng bởi nó thể hiện bộ mặt của công ty . Vậy nên các bạn cần phải thống nhất chắc chắn trong việc lựa chọn rằng công ty mình sẽ bám theo chủ đề gì để triển khai. 

Tùy thuộc vào ngữ cảnh, nhu cầu và phong cách riêng của công ty. Để từ đó thiết kế được concept phù hợp. Nên nhớ concept và chủ đề cần phải truyền tải được những thông điệp ý nghĩa, sâu sắc đến các thành viên trong công ty.

Chúng ta có thể nghĩ đến các concept lên quan trực tiếp đến ngành nghề của doanh nghiệp. Concept truyền thống kết hợp hiện đại, concept sang trọng, năng động, … Ví dụ như 

1. Ý tưởng tổ chức theo phong cách dạ hội

Concept “Phong Cách Dạ Hội” mang đến một bữa tiệc trang trọng và lôi cuốn. Nơi sự sang trọng và tinh tế được đặt lên hàng đầu. Tổ chức tại một địa điểm cao cấp với trang trí lấp lánh, màu sắc quý phái như vàng, bạc và đen. Buổi lễ kỷ niệm sẽ được nâng tầm bằng những món ăn cao cấp, rượu vang chọn lọc, và âm nhạc sống hoặc DJ chuyên nghiệp.

Khách mời sẽ được yêu cầu mặc trang phục dạ hội, tạo nên không khí lôi cuốn và ấn tượng. Chương trình bao gồm các bài phát biểu quan trọng, trao giải thưởng. Và các màn biểu diễn nghệ thuật, hứa hẹn mang lại một trải nghiệm đáng nhớ và thể hiện sự đẳng cấp của công ty.

2. Concept mang phong cách cổ xưa 

Concept “Phong Cách Cổ Xưa” tạo ra một buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty đầy lôi cuốn và trang trọng, mang đậm không khí lịch sử và truyền thống. Địa điểm tổ chức có thể được trang trí với những yếu tố cổ điển như các bức tranh cổ, đồ nội thất gỗ quý, và các chi tiết trang trí theo phong cách cổ xưa như rèm nhung, đèn chùm, và nến. Màu sắc chủ đạo có thể là các tông màu ấm áp như rượu vang, xanh lá cây đậm, và vàng đồng, mang lại cảm giác sang trọng và trang nghiêm.

Thực đơn có thể bao gồm các món ăn cổ điển hoặc mang hương vị truyền thống, phục vụ theo phong cách tiệc đứng hoặc tiệc ngồi với các món ăn được chuẩn bị tỉ mỉ và trình bày đẹp mắt. Âm nhạc của sự kiện có thể là các bản nhạc cổ điển hoặc nhạc sống của các bộ đôi nhạc cụ truyền thống để tạo nên bầu không khí lãng mạn và trang trọng.

Khách mời được khuyến khích mặc trang phục cổ điển như áo dài, tuxedo cổ điển, hoặc các trang phục mang đậm phong cách lịch sử để hoàn thiện chủ đề. Buổi lễ có thể bao gồm các hoạt động như diễn thuyết, trao giải thưởng, và các màn trình diễn nghệ thuật theo phong cách cổ điển. 

3. Concept hóa trang 

Concept hóa trang cho phép tất cả khách mời được hóa thân thành những nhân vật mà mình yêu thích, từ truyện tranh, phim truyền hình, lịch sử cho đến hiện đại. Sự kiện sẽ chuyển mình thành một bữa tiệc thời trang lịch sử và tương lai, với không gian được trang trí bằng các yếu tố thời gian như đồng hồ cổ, bức tranh vẽ và ánh sáng LED hiện đại. 

Đầu tư vào các hoạt động tương tác như trình diễn trang phục thời kỳ, trò chơi hóa trang, và chụp ảnh với các phông nền theo chủ đề sẽ làm cho buổi lễ không chỉ trang trọng mà còn là một trải nghiệm thú vị và sáng tạo, khiến mọi người cảm thấy như đang bước vào một cuốn sách lịch sử sống động.

4. Concept bãi biển với chủ đề Hawaii 

Concept “Bãi Biển Hawaii” mang đến một bữa tiệc lễ kỷ niệm thành lập công ty với sự tươi vui và nhiệt huyết của miền nhiệt đới, chuyển hóa không gian thành một thiên đường biển đảo ngay giữa lòng thành phố. 

Khách mời sẽ được chào đón vào một khung cảnh nhiệt đới rực rỡ với cây dừa, hoa giấy và ánh đèn lấp lánh, trong khi những bản nhạc ukulele và sóng biển vỗ về tạo nên bầu không khí thư giãn và phấn khích. 

Các hoạt động gồm thi trang phục Hawaii với áo sơ mi hoa lá, trò chơi bãi biển như thi ném vòng, và các món ăn đặc trưng như hải sản tươi sống và cocktail nhiệt đới. Sự kiện không chỉ mang lại một bữa tiệc vui nhộn mà còn giúp khách mời cảm nhận được sự mát mẻ và ấm áp của Hawaii ngay tại địa phương.

5. Concept Gameshow

Concept Gameshow mang đến một bữa tiệc đầy hứng khởi và tương tác, biến lễ kỷ niệm thành một cuộc thi vui nhộn với những trò chơi hấp dẫn. Khách mời sẽ tham gia vào các trò chơi đội nhóm được thiết kế đặc biệt, từ các thử thách trí tuệ đến các trò chơi vận động sáng tạo, tất cả đều được kết hợp với những câu hỏi và thử thách liên quan đến lịch sử và thành tựu của công ty. 

Sân khấu sẽ được trang trí như một trường quay gameshow chuyên nghiệp, với các màn hình lớn, đèn chiếu sáng và âm thanh sống động, tạo nên không khí sôi nổi và đầy kịch tính. Những phần thưởng thú vị và sự cổ vũ nhiệt tình từ khán giả sẽ làm cho buổi lễ không chỉ trở thành một dịp kỷ niệm mà còn là một trải nghiệm giải trí đáng nhớ.

6. Concept Lễ Kỷ Niệm kèm Team Building 

Concept Lễ Kỷ niệm kèm Team Building mang đến một buổi tối kỷ niệm vừa sôi động vừa kết nối. Sự kiện sẽ bắt đầu với một buổi lễ trang trọng để tôn vinh các thành tựu của công ty. Sau đó chuyển sang một chương trình team building thú vị ngay tại địa điểm tổ chức. 

Toàn bộ nhân viên sẽ được chia thành các đội để tham gia vào những thử thách sáng tạo và giải trí, từ các trò chơi xây dựng nhóm đến các nhiệm vụ đồng đội yêu cầu sự hợp tác và sáng tạo.

Không gian sẽ được trang trí với các yếu tố thể thao và giải trí, trong khi âm nhạc và các trò chơi tương tác sẽ tạo nên bầu không khí đầy năng lượng và kết nối, giúp mọi người không chỉ tận hưởng buổi lễ mà còn xây dựng mối quan hệ gắn bó và làm việc hiệu quả hơn.

Đừng bỏ lỡ: Top 10 chủ đề kỷ niệm thành lập công ty ấn tượng độc đáo

8 bước quy trình tổ chức kỷ niệm thành lập công ty

Dưới đây là 8 bước quy trình tổ chức kỷ niệm thành lập công ty chuyên nghiệp và quan trọng nhất: 

1. Thiết lập kế hoạch và xác định mục tiêu 

Mục tiêu của tổ chức sự kiện là lễ kỷ niệm thành lập công ty vậy nên mang một ý nghĩa vô cùng quan trọng. Đối với công ty nói chung và toàn bộ nhân viên nói riêng. Vì vậy để có thể tổ chức được một sự kiện hoàn chỉnh với đầy đủ hoạt động mà doanh nghiệp mong muốn.

Trước hết ta cần đưa ra ngân sách dự kiến cho toàn bộ sự kiện. Những chi phí liên quan đến địa điểm, trang trí, âm thanh, ánh sáng, ăn uống và các dịch vụ khác. 

Sau khi khi xác định được mục tiêu và lên ngân sách dự kiến cho sự kiện, các bạn cần xem xét đến vấn đề chọn lựa thời gian tổ chức. Hãy cố gắng chọn lựa ngày và giờ phù hợp sao cho thuận tiện đối với nhân viên và khách mời. Nhanh chóng chọn lựa và thống nhất để thực hiện những hoạt động phía sau như gửi thiệp mời và thông báo tới khách mời, nhân viên. 

2. Xác định Quy mô và địa điểm

Lựa chọn địa điểm phụ thuộc vào mục đích của sự kiện, các bạn hoàn toàn có thể linh hoạt trong việc chọn lựa. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và sở thích chung của doanh nghiệp. Có thể tổ chức ở khách sạn, trung tâm hội nghị, văn phòng công ty hoặc là ngoài trời.

Cần phải có danh sách thống kế số lượng khách mời tham dự sự kiện. Nên chia ra làm nhiều mục riêng lẻ để tiện theo dõi và tổng hợp số liệu. Bám sát vào chủ đề của sự kiện để từ đó lên danh sách khách mời sao cho phù hợp. 

3. Xây dựng chương trình sự kiện 

Các bạn nên lên kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục của sự kiện. Ví dụ như khai mạc có những hoạt động gì, trong lúc diễn ra sự kiện có những mục nào cần lưu ý hay không. Đặc biệt là để chương trình trở nên trôi chảy hơn, doanh nghiệp cần chuẩn bị kĩ càng các bài phát biểu, video và các tài liệu cần trình chiếu. Tập dượt nhiều lần với đại diện của doanh nghiệp, các diễn giả và khách mời đặc biệt nếu có. 

4. Quản lý khách mời 

Khi đã chốt được danh sách khách mời, cần ghi rõ thông tin quan trọng như ngày, giờ, địa điểm. Sau đó soạn và gửi thiệp hoặc email đến với khách mời ít nhất là trước khoảng thời gian tổ chức sự kiện tầm 1 tháng. 

Sau khi đã gửi và xác nhận họ đã nhận được thông báo, các bạn cần theo dõi sát sao sự xác nhận của khách mời để từ đó điều chỉnh kế hoạch nếu cần. 

5. Chuẩn bị hậu cần 

Lên ý tưởng trang trí cần phù hợp với chủ đề của sự kiện, đặc biệt cần chắc chắn rằng tất cả các yếu tố trang trí được chuẩn bị kịp thời: băng rôn, biển hiệu, … Nếu không chuẩn bị kịp thời cần có những biện pháp thay thế để hòa hợp với sự kiện. 

Các thiết bị như âm thanh, ánh sáng cần đảm bảo hoạt động tốt, đặt đúng vị trí và phù hợp với yêu cầu của sự kiện. Nếu có dấu hiệu hỏng hóc, chập chờn, lung lay cần sửa chữa ngay để không gây ra những rủi ro đáng có. 

Doanh nghiệp cần sắp xếp đội ngũ nhân viên phụ trách hỗ trợ các công việc. Như việc đón tiếp khách nên để bao nhiêu nhân viên hỗ trợ, phục vụ ăn uống cần đứng ở vị trí nào để phục vụ khách. Và có ai đứng lên chỉ đạo giải quyết các vấn đề phát sinh hay không. 

6. Triển khai và giám sát 

Cần có những buổi chạy thử chương trình để đánh giá lần cuối các hoạt động quan trọng đã trong trạng thái sẵn sàng trước khi buổi lễ bắt đầu. Mỗi buổi chạy thử có thể bám sát vào thời gian dự định chính thức hoặc thừa ra tầm 30 phút.

Một bộ phận giám sát sự kiện phải có mặt đầy đủ. Để theo dõi và quản lý sự kiện trong suốt thời gian diễn ra để đảm bảo mọi thứ được diễn ra theo đúng kế hoạch. 

7. Kết thúc và Tổng kết 

Hãy tổ chức một phần tổng kết trang trọng để cảm ơn tất cả các khách mời, nhân viên và đối tác đã góp mặt.

Trên sân khấu, đại diện công ty nên phát biểu ngắn gọn, nhấn mạnh những thành tựu đạt được trong suốt quá trình phát triển. Đồng thời chia sẻ về những kế hoạch và mục tiêu tương lai. Phát biểu cảm ơn sự đóng góp và cống hiến của mọi người sẽ giúp tạo sự kết nối và gắn bó hơn với các thành viên trong công ty.

Tiếp theo, hãy tổ chức một buổi tiệc nhẹ hoặc giao lưu không chính thức để mọi người có thể trò chuyện, chúc mừng và thưởng thức những món ăn 

Đảm bảo rằng mọi chi tiết cuối cùng được chăm sóc chu đáo. Từ việc thu dọn và làm sạch địa điểm đến việc gửi thư cảm ơn hoặc quà tặng nhỏ cho các khách mời. Để lại ấn tượng tích cực và kỷ niệm đáng nhớ cho tất cả những ai tham dự.

8. Quảng bá và ghi nhận 

Sau khi kết thúc lễ kỷ niệm thành lập công ty. Hãy tận dụng các kênh truyền thông để quảng bá sự kiện và chia sẻ những khoảnh khắc đáng nhớ với công chúng. Đăng tải các bài viết, hình ảnh và video từ sự kiện trên trang web của công ty. Các nền tảng mạng xã hội, và gửi bản tin điện tử đến khách hàng, đối tác và nhân viên.

Sử dụng các công cụ truyền thông như blog công ty, bài viết trên báo chí hoặc các trang tin tức ngành để mở rộng phạm vi tiếp cận và nhấn mạnh những thành tựu nổi bật. Cũng như cảm ơn tất cả những người đã góp mặt, tạo cơ hội nâng cao nhận diện thương hiệu và củng cố hình ảnh công ty.

Sau đó tạo báo cáo về sự kiện với nội dung bao gồm những điểm nổi bật. Phản hồi từ khách hàng và đưa ra bài học được rút ra sau chương trình. Để từ đó có những cái nhìn tổng thể về việc tổ chức sự kiện và lấy kinh nghiệm để chuẩn bị những sự kiện trong tương lai.

Kịch bản chương trình kỷ niệm thành lập công ty

Tham khảo ngay: Mẫu kịch bản lễ kỷ niệm thành lập công ty kèm lời dẫn MC 

LuxEvent – Đơn vị tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty trọn gói

Tự hào là đơn vị tổ chức lễ kỷ niệm uy tín hàng đầu. LuxEvent cam kết mang lại cho các bạn những trải nghiệm tuyệt vời và trọn vẹn nhất. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, những bản kế hoạch mới mẻ và độc đáo. Chắc chắn là nơi biến những giấc mơ về kỷ niệm thành lập công ty thành hiện thực với sự sáng tạo và tinh tế không giới hạn. 

Một số điểm mạnh của chúng tôi có thể kể đến: 

– Kinh nghiệm dày dặn, thực chiến tại nhiều sự kiện lớn nhỏ 

– Dịch vụ toàn diện từ thiết kế, tổ chức cho đến quản lý sự kiện 

– Sáng tạo và chuyên nghiệp đối với từng yêu cầu cụ thể 

– Quản lý chi tiết đảm bảo các hoạt động sự kiện được diễn ra suôn sẻ 

– Hỗ trợ khách hàng 24/7, sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng 

Trên đây là quy trình và kịch bản chi tiế cho lễ kỷ niệm thành lập công ty. LuxEvent hy vọng các bạn có thể tham khảo và áp dụng để tạo nên được một sự kiện hoàn chỉnh và tuyệt vời nhất ! 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Trang web: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM