Kế hoạch tổ chức Trung thu ý nghĩa ấn tượng nhất

Với mỗi sự kiện, việc lên kế hoạch đều rất quan trọng, kế hoạch tổ chức Trung thu không nằm ngoài điều đó. Để có được một buổi sinh hoạt đáng nhớ cho các bé không phải là điều dễ dàng. Vì nắm bắt được tâm lý đó, LuxEvent xin đem tới cho bạn những thông tin cần thiết để có một bản kế hoạch tổ chức trung thu ý nghĩa và thành công nhất!

Tìm hiểu thêm: Tổ chức Trung Thu hấp dẫn, độc đáo, vui nhộn cho thiếu nhi

Vai trò của kế hoạch tổ chức trung thu

Bản kế hoạch tổ chức tết trung thu nói riêng và các sự kiện khác nói chung đều đóng vai trò quan trọng để góp phần tạo nên một sự kiện thành công về mọi mặt. Một kế hoạch cụ thể sẽ đảm bảo cho những nhân sự chịu trách nhiệm tổ chức sự kiện có thể nhìn vào đó và xây dựng một lịch trình cụ thể, đầy đủ. Qua đó giúp hoàn thiện toàn bộ các bước cần thiết cho một sự kiện trung thu cũng như tránh để sót các giai đoạn nào của sự kiện.

Một bản kế hoạch đầy đủ sẽ nêu rõ những hoạt động cần chuẩn bị và triển khai để cho một sự kiện. Đối với sự kiện tiệc trung thu, thông thường bản kế hoạch sẽ bao gồm các đầu việc như chọn địa điểm, lên ý tưởng chương trình, áng chừng ngân sách. Ngoài ra cũng sẽ còn những đầu việc nhỏ lẻ hơn không thể thiếu như phân công người phụ trách từng công việc, danh sách khách mời tham dự,…

Một bản kế hoạch tốt sẽ giúp cho sự kiện được tổ chức một cách mượt mà, không cập rập và tránh phát sinh nhiều sự việc bất ngờ. Từ đó đem tới trải nghiệm tham gia tốt đẹp cho người xem cũng như thành quả tuyệt vời đối với người trong ban tổ chức sự kiện. Đây chính là tiền đề để học tập, phát huy cũng như cải thiện lỗi lầm cho những sự kiện sau này.

Phá cỗ Trung Thu: Ý nghĩa và cách tổ chức phá cỗ Trung Thu

Các bước làm bản kế hoạch tổ chức Trung thu

Không có quá nhiều khác biệt đối với sự kiện khác, sự kiện tổ chức tiệc trung thu cũng sẽ bao gồm các bước như:

1. Xác định mục tiêu tổ chức

Xác định mục đích tổ chức sự kiện sẽ giúp ban tổ chức xây dựng cũng như chuẩn bị được cho sự kiện thật chỉn chu và kỹ lưỡng.

Tùy thuộc vào quy mô của đối tượng trẻ em bạn tổ chức, có thể là con em cán bộ trong doanh nghiệp, hay là trẻ em tại địa phương,… sẽ có những cách lên kế hoạch tổ chức khác nhau. Ấy nhưng mục đích của tổ chức tiệc trung thu đều nhằm mục đích tạo ra một đêm hội vui vẻ, lành mạnh cho các bé, giúp các bé có những kí ức tuổi thơ hạnh phúc bên gia đình. 

Ngoài những đêm hội âm nhạc, sự kiện trung thu có thể bao hàm thêm các sự kiện bên rìa đêm tiệc như phát quà cho trẻ em nghèo, thi tài năng giữa các bé, trải nghiệm ngoại khóa cho các bé,…

2. Xác định đối tượng tham gia

Sau khi xác định được mục tiêu tổ chức, thì bạn cần lên danh sách đối tượng mà sự kiện nhắm tới. Để rồi từ đó bạn có thể đề xuất cũng như xây dựng lên một khung chương trình tốt nhất và thích hợp nhất.

Ngoài sự góp mặt của các bé đến chung vui phá cỗ, thì chắc hẳn sẽ không thiếu được sự góp mặt của các vị phụ huynh. Tùy thuộc vào nơi bạn tổ chức sự kiện mà sẽ có dàn khách mời phù hợp. Như nếu ở công ty, thì bạn còn cần mời thêm ban lãnh đạo công ty. Còn tổ chức ở địa phương, thì bạn cần mời thêm các vị trưởng thôn hay chủ tịch xã và các vị đại diện cho các Hội tại địa phương. 

Dù là tổ chức ở đâu thì cũng đừng quên gửi lời mời tham gia tới các nhà tài trợ của bạn. Đó có thể là các đối tác, hay các nhà ủng hộ tại địa phương,… Sự kiện của bạn không thể tự mình gánh vác chi phí nên đừng quên những người đã góp sức giúp bạn có một sự kiện chỉn chu và hoành tráng như vậy.

3. Chốt ngày tổ chức tiệc

Thông thường, lễ Trung thu sẽ được tổ chức vào đêm 14/8 hay 15/8 âm lịch hàng năm. Tùy thuộc vào tính chất của buổi tiệc mà bạn có thể di dời nó lên sớm hơn lịch Trung thu vài ngày. 

Thông thường rằm tháng 8 sẽ rơi vào đầu năm học, vậy nên hãy cân nhắc cẩn thận về thời gian tổ chức tiệc sao cho tránh ảnh hưởng đến việc học tập của các bạn nhỏ cũng như công việc của các vị phụ huynh. 

Nếu như đó là sự kiện tổ chức ở địa phương với quy mô nhỏ, chúng tôi không có nhiều lưu ý về thời gian tổ chức dành cho bạn. Bởi tổ chức ở địa phương thường người tham dự sẽ đều là người trong địa phương, không cần mất quá nhiều thời gian cho việc di chuyển hay an ninh trật tự. 

Còn nếu như bạn tổ chức ở công ty hay ở các trung tâm bên ngoài công ty, chúng tôi khuyên bạn nên chọn tổ chức trước rằm từ 1 đến 2 tuần. Nó vừa thuận tiện cho việc phụ huynh cho phép các bé tham gia cũng vừa giúp các bé hào hứng hơn với sự kiện. Hãy ưu tiên tổ chức tiệc vào ngày cuối tuần để thuận tiện cho tất cả hoặc nếu là tổ chức vào ngày đi làm bình thường, bạn có thể cân nhắc đến việc cho nhân viên nghỉ làm hoặc nghỉ sớm buổi hôm đó để giúp họ có thời gian di chuyển giữa nhà và công ty.

4. Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc

Thời gian tổ chức đã có, bây giờ bạn sẽ cần lo đến địa điểm tổ chức sự kiện. 

Nếu như là tiệc địa phương thì quá dễ, bạn có thể tổ chức tại nhà sinh hoạt công cộng, nhà văn hóa hay trường mầm non. Đây đều là những địa chỉ quen thuộc của người dân trong khu lẫn trẻ em và có sẵn không gian để bày trí tiệc. Nếu tổ chức tại những địa điểm như vậy, bạn sẽ cũng tiết kiệm được một khoản chi phí không nhỏ cho hạng mục này.

Còn nếu như bạn tổ chức sự kiện tiệc quy mô toàn công ty, bạn có thể tìm tới không gian trống của công ty mình hoặc lựa chọn thuê địa điểm tại các trung tâm tổ chức tiệc quanh khu vực. Nếu được hãy chọn những không gian ngoài trời thoáng mát và quang đãng, giúp trẻ em có không gian tự do hơn. Và hãy lưu ý một vài điều như sau:

• Sức chứa phù hợp với lượng người bạn dự tính tham dự: Vì người tham dự chủ yếu là trẻ con nên bạn cần chuẩn bị một không gian để các bé thỏa sức vui chơi và chạy nhảy và hưởng ứng sự kiện.
• Dễ dàng đi lại: Một sự kiện có trẻ em nên được tổ chức ở nơi có khoảng cách gần nhất có thể, tránh khiến bé phải di chuyển quãng đường xa gây mất sức, không còn hào hứng với chương trình.
• Đảm bảo an ninh: Dù cho địa điểm đó là ở đâu hay phục vụ sự kiện nào, thì chắc chắn đây vẫn luôn là điều cần lưu tâm nhất. Đặc biệt khi đó là một sự kiện quy tụ nhiều trẻ em tham gia như này. 

Tham khảo: Top 15 mẫu background Trung thu đẹp nhất 2023

5. Dự kiến chi phí tổ chức

Một ý tưởng cho sự kiện hay ho đến đâu nhưng không có đủ chi phí để trang trải thì cũng không thể tổ chức một cách hoàn thiện được. Vậy nên, sau khi xác định được các yếu tố trên, thì bạn cần đưa ra một số liệu chi phí cơ bản phù hợp với chương trình nhất. 

Một số liệu kinh phí quá hạn hẹp sẽ làm cho sự kiện của bạn trở nên khó dàn dựng theo đúng như ý tưởng ban đầu của tổ chức. Nhưng nếu cho quá nhiều kinh phí cũng dễ dẫn tới phung phí và chi tiêu vào những hạng mục không cần thiết. Hãy cố gắng đưa ra một con số vừa phải nhất cũng như cố gắng đàm phán các hạng mục sao cho được một mức giá ưu đãi nhất có thể.

Nếu như bạn không có đủ kinh phí, hãy nghĩ tới việc đi xin tài trợ. Có thể là từ người dân trong địa phương, các đoàn hội trong khu vực, hay cả là các thành viên trong ban tổ chức. 

6. Lên kế hoạch phân công công việc

Sau khi đã chuẩn bị sẵn cả tiền bạc lẫn các hạng mục cần làm, bạn cần tiếp tục đến bước phân chia công việc. Hãy cố gắng chia nhỏ đầu công việc ra cho từng thành viên trong ban tổ chức, tránh dồn quá nhiều việc vào một thành viên cũng như để quá nhiều người phụ trách cùng một công việc.

Theo LuxEvent, bạn có thể chia các đầu việc ra thành từng bộ phận như sau:

• Ban nội dung chịu trách nhiệm lên ý tưởng cho chương trình
• Ban hậu cần chịu trách nhiệm trang trí và kiểm kê đồ dùng cần thiết trong đêm tiệc
• Ban đối ngoại chịu trách nhiệm mời khách mời cũng như xin tài trợ từ đối tác
• Ban điều hành chịu trách nhiệm quan sát và quản lý sát sao các bộ phận bên dưới
• Ban văn nghệ chịu trách nhiệm liên hệ và sắp xếp các tiết mục văn nghệ 

Hãy luôn chắc chắn rằng mọi công đoạn được thực hiện đúng trình tự cũng như thời gian cho phép, tránh làm lỡ dở ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện.

Có thể bạn quan tâm: 10 Concept chụp ảnh Trung Thu đẹp hot nhất 2023

7. Tổng duyệt chương trình

Đây là một bước cần thiết với mọi sự kiện không riêng thì đêm hội trung thu. Những tiết mục văn nghệ, lời chào dẫn của MC hay các cách setup bố cục sân khấu cũng cần được tổng duyệt hết. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quát về buổi tiệc và kịp thời điều chỉnh nếu cần thiết. 

Thông thường việc tổng duyệt sẽ được diễn ra trước từ 1-2 ngày so với ngày chính thức diễn ra đêm tiệc. Nếu không tổng duyệt, bạn sẽ không thể chắc chắn được sự kiện của mình sẽ có thể chạy một cách mượt mà và không có lỗi, đặc biệt là một sự kiện quy tụ nhiều trẻ em như này.

8. Tổ chức chương trình

Thời khắc đợi chờ đã tới, đây sẽ là lúc bạn chứng kiến thành quả lao động của cả nhóm suốt thời gian qua. Hãy tận hưởng hết mình, nhưng cũng đừng quên cắt cử nhân sự để giám sát cũng như bảo đảm an toàn cho sự kiện.

Vì là sự kiện quy tụ nhiều trẻ em ở nhiều độ tuổi khác nhau nên việc náo loạn là không thể tránh khỏi, bạn cần sẵn sàng phản ứng lại những lúc như vậy. Tránh để ảnh hưởng đến người xem cũng như chính các bé trẻ em.

9. Tổng kết chương trình

Sau khi sự kiện diễn ra, hãy cứ cảm ơn nhau vì những vất vả, những công sức đã sẵn sàng bỏ ra trong thời gian qua. Sau đó hãy dành ra một buổi để đánh giá lại chất lượng hoạt động của từng người, từng ban. Để rồi từ đó có thể biết điểm mạnh, điểm yếu của bản thân mà phát huy hay sửa đổi, giúp cho các sự kiện sau này thành công rực rỡ hơn nữa.

Ở đây có: Dịch vụ tổ chức Trung thu chuyên nghiệp giá tốt nhất

Mẫu bảng kế hoạch tổ chức Trung thu chi tiết

1. Kế hoạch chuẩn bị

2. Kế hoạch tổ chức

LuxEvent – Công ty tổ chức Trung thu chuyên nghiệp

Hiện nay việc đặt các công ty tổ chức sự kiện trung thu cho các bé đã không còn là điều lạ lẫm. Và LuxEvent chính là sự lựa chọn quen thuộc của nhiều khách hàng, đã tổ chức thành công hàng trăm chương trình Trung Thu cho các doanh nghiệp, trường học, trung tâm thương mại,… LuxEvent cung cấp dịch vụ trọn gói từ việc lên ý tưởng, kịch bản, trang trí tết Trung Thu, âm thanh, ánh sáng, MC, nghệ sĩ,… và tất cả các hạng mục có trong chương trình. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng sẽ cung cấp các dịch vụ riêng lẻ để đáp ứng các nhu cầu khác nhau của khách hàng. Một sự kiện trung thu đòi hỏi rất nhiều kỹ năng tổ chức lẫn kỹ năng nắm bắt tâm lý trẻ em. Đây là những điều không phải ai cũng dễ dàng có thể làm được. Vậy nên, đừng ngần ngại mà hãy gọi ngay cho LuxEvent để nhận được dịch vụ tổ chức sự kiện tốt nhất. LuxEvent sẽ đem đến cho bạn một đêm tiệc trung thu đáng nhớ nhất trên đời!

Bài viết trên đây là mẫu kế hoạch tổ chức Trung Thu chi tiết và chuyên nghiệp nhất, hy vọng rằng qua bản kế hoạch ở trên sẽ giúp cho bạn có thể tạo một kế hoạch phù hợp với văn hóa công ty của mình. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào, hãy gọi ngay cho LuxEvent để được tư vấn nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM