18/07/2023 
Kế hoạch tổ chức họp lớp sẽ quyết định độ chuyên nghiệp cũng như thành công của buổi tiệc. Tuy nhiên đây lại là công việc không hề dễ dàng với người chưa có kinh nghiệm. Hôm nay LuxEvent xin gửi đến bạn 15 bước lên kế hoạch tổ chức họp lớp chuyên nghiệp. Qua đây chúng tôi tin rằng dù là tay mơ cũng có thể tự mình tổ chức cho lớp một buổi lễ “sang – xịn – mịn”!
Tìm hiểu ngay: Tổ chức họp lớp: Kịch bản, địa điểm và chi phí tổ chức
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mục lục
15 bước lên kế hoạch tổ chức họp lớp chuyên nghiệp
1. Đề ra mục tiêu họp lớp
Đầu tiên, bạn cần đặt ra các mục tiêu cho buổi họp lớp của bạn. Đây là một trong những cách khá tốt để có thể bắt đầu quá trình lập kế hoạch của bạn. Bất kể quy mô buổi họp lớp của bạn là gì, to hay nhỏ thì hãy cố đề ra những mục tiêu cụ thể để có thể tác động tới những người tham dự trong chương trình mà bạn muốn. Việc đề ra mục tiêu trước khi tiến hành tổ chức có thể giúp bạn xây dựng được các bước tiến hành một cách cụ thể và chính xác hơn. Giúp tạo điều kiện thuận lợi để bạn có thể đạt được các mục tiêu sau đó.
2. Thành lập ban tổ chức họp lớp
Làm việc một mình không chỉ cô đơn, nó còn gây đến cho bạn những bất lợi trong quá trình lập kế hoạch cũng như tổ chức sự kiện. Một buổi họp lớp gồm rất nhiều phần và việc làm một mình sẽ khiến bạn khó chu toàn cho từng khâu, từng phần.
Một trong những cách tốt nhất để tạo ra một buổi tiệc họp lớp tốt nhất về mọi mặt đó là tập hợp một nhóm người để đảm nhận từng yếu tố trong buổi tiệc. Hãy bầu ra một người đứng đầu toàn bộ để chịu trách nhiệm phân chia công việc. Có người sẽ phụ trách liên hệ khách tham dự, có người chịu trách nhiệm tìm địa điểm, người sẽ quản lý ngân sách,…
Tương tư như làm việc nhóm, việc thành lập nhóm tổ chức họp lớp sẽ cho phép bạn có thể chia việc thành nhiều đầu việc nhỏ và giao phó nó cho các cá nhân khác trong nhóm. Từ đó bạn sẽ có thể hoàn thành công việc nhanh hơn và đa dạng góc nhìn hơn. Việc thành lập ban tổ chức này sẽ thiết thực hơn nếu như quy mô buổi họp lớp của bạn là cả ban, cả khóa,…
3. Định ngày và thời gian tổ chức
Thay vì như các sự kiện thông thường là lên kịch bản trước sau đó mới chọn ngày, thì với họp lớp chúng tôi khuyên bạn nên chọn trước ngày cũng như thời gian tổ chức.
Đây nên là ngày mà mọi người đều có thể thuận tiện tham gia. Với những sự kiện cần đông đảo người tham gia như họp lớp, bạn có thể xem xét đến việc cho mọi người bình chọn ngày tổ chức. Thông thường, những buổi họp lớp thường sẽ được tổ chức vào 20/11, 26/2, hay cả là Tết âm lịch, 30/4 – 1/5, 2/8,…
Sau khi chọn được ngày, hãy xem xét đến giờ giấc của buổi tiệc. Tùy thuộc vào điều kiện của mọi người mà hãy cân nhắc đến giờ của bữa tiệc. Không nên tổ chức một bữa tiệc quá muộn hay thời lượng kéo quá dài, vì điều này ảnh hưởng đến khả năng di chuyển của mọi người trước và sau sự kiện.
Tham khảo: Mẫu kịch bản gala dinner họp lớp ấn tượng
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
4. Lên ý tưởng cho buổi họp lớp
Tạo một chủ đề cho buổi họp lớp của bạn không chỉ là một hoạt động thú vị, nó có thể mang lại cho bạn rất nhiều cảm hứng cũng như các bước để dễ dàng tiến hành buổi họp lớp. Việc tìm kiếm chủ đề ý tưởng cho bữa tiệc sẽ giúp bạn đưa ra những quyết định quan trọng về ánh sáng, bài trí không gian, nội dung buổi tiệc, món ăn phục vụ trong bữa tiệc,… Hãy họp lại cùng với nhóm tổ chức của bạn và cùng nhau đưa ra những đề xuất, ý tưởng phù hợp với ngày họp lớp.
Việc sớm tìm ra một ý tưởng hay ho trong quá trình lên kế hoạch tổ chức cũng sẽ giúp bạn nhanh chóng và kịp thời liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ phù hợp với ý tưởng tổ chức của bạn. Từ đó vừa tiết kiệm được thời gian lẫn ngân sách cho buổi tiệc. Nếu không có chủ đề, bữa tiệc của bạn có thể trở nên hơi nhạt nhòa.
Có thể bạn quan tâm: Top 15 ý tưởng tổ chức sự kiện sáng tạo đột phá nhất 2024
5. Đề ra ngân sách dự kiến
Một trong những bước quan trọng nhất để lập kế hoạch tổ chức bất kỳ sự kiện nào không riêng buổi họp lớp, đó là tạo ra một số liệu ngân sách hợp lý. Hầu hết các khoản để tổ chức một buổi sự kiện đều cần đến tiền. Vì vậy việc phân bổ khoản tiền cũng như xác định chi phí ngay từ sớm sẽ giúp bạn chuẩn bị mọi thứ tốt hơn mà mọi thứ sẽ luôn nằm trong tầm kiểm soát của bạn, tránh làm ảnh hưởng tới sự kiện.
6. Liên hệ nhà tài trợ
Đừng nghĩ buổi họp lớp thì không cần tới nhà tài trợ. Thay vì tiếp xúc các doanh nghiệp xa xôi, đối với những sự kiện họp lớp này thì nhà tài trợ rất thân quen với bạn. Những cá nhân đóng vai “nhà tài trợ” ở đây chính là những thành viên ngay trong khối học, lớp học. Hãy cố gắng liên hệ với tất cả những bạn học trước đây và giới thiệu về chương trình bạn sắp tổ chức. Đảm bảo họ sẽ không ngại mà tài trợ cho bạn từ vài triệu với vài chục triệu. Từ đó bạn có thể thu lại được một khoản chi phí không nhỏ, đủ cho bạn thực hiện ý tưởng về buổi họp lớp trong mơ của mình.
7. Lên lộ trình thực hiện công việc
Sau khi đã có cho mình một “khung xương” cho việc tổ chức họp lớp, bây giờ sẽ là lúc bạn sẽ triển khai những chiếc “xương nhỏ” còn lại. Hãy liệt kê ra những công việc cần thiết phải làm cho buổi họp lớp và giao phó nó cho những người có đủ năng lực thực hiện.
Đây sẽ là lúc nhóm tổ chức thể hiện năng lực của mình. Hãy đưa cho họ công việc cần làm cũng như hạn để giao trả kết quả thực hiện. Khuyến khích họ có thể trả thành quả nhanh nhất có thể để kịp thời ghép nối cũng như bàn bạc lại tổng quan. Từ đó đưa ra một sự kiện chỉn chu và khớp nhau nhất có thể.
Có thể bạn sẽ cần: 10 mẫu backdrop họp lớp đẹp sáng tạo 2024
8. Liên hệ với khách mời
Một buổi họp lớp không chỉ cần có sự góp mặt của các bạn học mà còn cần có thầy cô cũng như các khách mời cần thiết khác. Tùy vào chủ đề của bữa tiệc, hãy cùng nhau đưa ra một danh sách khách mời quan trọng và danh sách khách mời bình thường. Từ đó chia nhau để tìm kiếm thông tin và liên hệ với khách mời sớm nhất có thể.
9. Tuyên truyền về buổi họp lớp
Tuyên truyền về sự kiện là một trong những giai đoạn quan trọng nhất của việc lên kế hoạch. Cách thức bạn chọn để tuyên truyền sự kiện cũng sẽ ảnh hưởng đến mức độ thành công của buổi họp.
Tuyên truyền về sự kiện sẽ giúp mở rộng độ nhận diện của nó với mọi người. Từ đó thu hút nhiều người tới tham dự buổi họp lớp hơn. Vậy nên bạn cần chọn một cách thức tuyên truyền lẫn thời gian tuyên truyền thích hợp. Chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu công việc này khoảng 2-3 tuần trước khi diễn ra buổi tiệc. Hãy chắc chắn rằng cách thức gây chú ý của bạn sẽ thu hút được mọi người vào nội dung thông báo.
Trước khi sự kiện diễn ra khoảng 1 tuần đến vài ngày, hãy nhắc lại lịch tổ chức của sự kiện đối với những người quan tâm.
10. Tìm địa điểm phù hợp
Lựa chọn địa điểm luôn là một trong những nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện kỹ càng nhất khi tổ chức sự kiện. Một địa điểm tuyệt vời sẽ góp phần lớn vào sự thành công của sự kiện. Bởi vậy, bạn cần tìm ra một địa điểm phù hợp nhất với chủ đề cũng như đẳng cấp của khách mời.
Một địa điểm phù hợp là một nơi có cơ sở vật chất phù hợp, nằm trong vị trí di chuyển thuận lợi, có các thiết bị hỗ trợ cần thiết và dĩ nhiên, nó phải phù hợp với ngân sách của bạn. Khi tìm kiếm một địa điểm, hãy lưu ý đến cả những chi tiết nhỏ như sau:
- Đường di chuyển dành cho xe lăn và các trường hợp đặc thù khác
- Vị trí ổ cắm trong phòng
- Tín hiệu điện thoại trong tòa nhà
- Vị trí nhà vệ sinh
Hãy chắc chắn địa điểm này được thông qua bởi tất cả mọi người trong ban tổ chức trước khi chính thức ký kết hợp đồng thuê.
Gợi ý cho bạn: Top 10 địa điểm tổ chức họp lớp tốt nhất 2024
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
11. Thực hiện công tác chuẩn bị
Sau khi đã chốt được địa điểm tổ chức, hãy để ban hậu cần thực hiện công việc của mình.
Ngoài việc trang trí không gian phòng tiệc, việc thiết kế background cũng như thiếp mời để gửi tới mọi người cũng cần được triển khai. Nếu như đó là tiệc có dùng bữa thì bạn cần phải bàn bạc và đưa ra menu món ăn sớm để gửi tới nhà hàng kịp thời chuẩn bị. Những công việc này nên được thực hiện trước ngày tổ chức họp lớp khoảng 3-5 ngày. Riêng việc gửi thiệp mời cho mọi người nên được gửi đi trước khoảng 1 tuần.
12. Xây dựng kịch bản cho buổi họp lớp
Một kịch bản hoàn chỉnh tất cả các bước diễn ra trong buổi họp lớp có thể giúp cho sự kiện diễn ra trơn tru và không bỏ sót bất cứ nội dung cần thiết nào. Hãy để công việc này cho một người có kinh nghiệm tổ chức sự kiện trong nhóm của bạn đảm nhận.
13. Tổ chức buổi họp lớp
Vào ngày diễn ra họp lớp, hãy cố gắng đến địa điểm sớm nhất và kiểm tra lại một lượt tất cả mọi thứ. Hãy chắc chắn mọi thứ vẫn ổn và sẵn sàng cho buổi họp lớp được diễn ra.
Hãy cử ra vài nhân vật phụ trách việc tiếp đón thầy cô cũng như điều hướng bầu không khí trong suốt buổi họp lớp.
Một buổi họp lớp sẽ không có một kịch bản cứng nhắc mọi phần, vậy nên hãy lựa theo ý kiến mọi người và triển khai bữa tiệc.
14. Lấy ý kiến đánh giá buổi họp lớp
Sau khi buổi tiệc kết thúc, hãy chắc chắn rằng mọi người đều ra về an toàn. Vào ngày hôm sau, hãy xin đánh giá từ những người đã tham dự vào buổi tiệc. Hãy để họ đưa ra ý kiến đánh giá công tâm nhất về sự kiện. Từ đó ban tổ chức có thể rút kinh nghiệm cho mình ở những điểm yếu cũng như phát huy thế mạnh vốn có của đội trong những sự kiện sau này.
15. Thành lập ban liên lạc
Tất cả những người tham dự họp lớp đều sẽ giữ lại những cuộc trò chuyện với bạn bè thêm một khoảng thời gian nữa. Vậy nên hãy chắc chắn rằng bạn đã lưu lại đủ phương thức liên lạc của mọi người sau khi buổi tiệc kết thúc.
Bạn cũng nên thành lập riêng một ban liên lạc chuyên phụ trách kết nối mọi người lại với nhau. Họ sẽ là người chịu trách nhiệm quản lý thông tin liên hệ của mọi người. Từ đó dễ dàng đưa thông tin về những sự kiện chung hay giúp các cá nhân trong lớp kết nối với nhau dễ dàng hơn.
Ở đây có: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công 100%
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
LuxEvent – Dịch vụ tổ chức họp lớp từ A – Z
Là một công ty có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nói chung, tổ chức họp lớp nói riêng, LuxEvent luôn tự tin có thể đem đến sự kiện với chất lượng tốt nhất cho khách hàng. Hợp tác với LuxEvent là bạn sẽ hợp tác với một đội ngũ nhân viên đầy chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm thực chiến. Ngoài ra, công ty tổ chức sự kiện LuxEvent còn sở hữu:
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại được trang bị trong mỗi sự kiện, luôn bắt kịp xu hướng thế giới.
- Trình tự làm việc đúng theo quy trình và đảm bảo luôn theo sát sự kiện cả trước, trong và sau sự kiện để luôn chắc chắn rằng chương trình của khách hàng luôn diễn ra hiệu quả.
- Hỗ trợ khảo sát, thiết kế thi công sự kiện trọn gói, đáp ứng được mọi yêu cầu tới từ khách hàng.
- Nhân viên trực tổng đài, sẵn sàng hỗ trợ tư vấn khách hàng và giải đáp thắc mắc.
Trên đây là bài viết mà chúng tôi gửi tới bạn. Nếu có bất kỳ vấn đề gì, đừng ngại mà hãy liên hệ ngay để nhận sự trợ giúp từ LuxEvent. Chúng tôi luôn hân hạnh được đồng hành cùng sự kiện của bạn!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@LuxEvent.net
Website: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.
Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
