Mẫu kế hoạch tổ chức sinh nhật công ty đầy đủ chi tiết

Kế hoạch tổ chức sinh nhật công ty phải được cân nhắc và điều chỉnh liên tục để bữa tiệc trở nên hoàn hảo và đầy đủ nhất. Vậy để tổ chức sinh nhật cho công ty một cách đầy đủ chi tiết thì cần chú ý đến những yếu tố nào ? Hãy cùng LuxEvent tìm hiểu ngay dưới đây nhé ! 

Các bước lên kế hoạch tổ chức sinh nhật công ty

1. Xác định tệp khách mời 

Tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp lựa chọn đối tượng khách mời để tổ chức. Thường thấy các doanh nghiệp hay tổ chức sinh nhật công ty sẽ mời khối nhân viên riêng. Hoặc sẽ mời các đối tác riêng, khách mời riêng. Tuy nhiên vẫn có trường hợp nhiều doanh nghiệp tổ chức chung cho cả nhân viên, khách hàng và đối tác. 

Vậy nên trước khi để lên kế hoạch thì doanh nghiệp cần phải xác định rõ tệp khách mời của mình là ai. Để từ đó căn chỉnh kinh phí và chọn lựa các yếu tố quan trọng một cách phù hợp nhất. 

2. Lựa chọn concept sự kiện 

Sau khi đã xác định được tệp khách mời, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn concept cho buổi lễ. Nếu doanh nghiệp tổ chức sinh nhật công ty cho nhân viên thì có thể lựa chọn concept gần gũi, sôi động. Giúp tạo nên không khí vui vẻ, náo nhiệt phù hợp với phong cách của nhân viên công ty. 

Hoặc các bạn có thể lựa chọn concept nhẹ nhàng, sang trọng và lịch sự. Nếu đối tượng khách mời là khách hàng và đối tác. Để họ cảm nhận được sự chuyên nghiệp và uy tín của sự kiện nói riêng và cả công ty nói chung. 

Mỗi concept được chọn lựa sẽ thể hiện rõ phong cách riêng của công ty. Vậy nên để có thể đưa ra được concept phù hợp và hài lòng với đa số khách mời. Doanh nghiệp nên có sự tham khảo. Và có một tổ đội tham gia để cùng thảo luận về vấn đề này. 

3. Dự trù kinh phí 

Doanh nghiệp nên dự trù kinh phí trước để có kế hoạch trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức hay sắp xếp các hoạt động sẽ có trong sự kiện. Việc dự trù kinh phí sẽ giúp cho các bạn có được sự cân nhắc và xác định được kế hoạch tổ chức nên có những gì. 

Cần phải có sự ưu tiên ngân sách cho việc thuê địa điểm, quà tặng, ăn uống, hay các hoạt động cốt lõi. Hãy tính toán trước những yếu tố ưu tiên sau đó sẽ tính đến những hoạt động chung sau. 

Cân đối việc thu chi và nên có dự trù kinh phí dành cho các khoản phát sinh. Đưa ra ngân sách tối thiểu và ngân sách tối đa để nhóm thực hiện tổ chức sự kiện có thể lập rõ kế hoạch triển khai buổi lễ. 

4. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức 

Doanh nghiệp nên lựa chọn thời gian tránh tổ chức vào những ngày lễ, dịp đặc biệt, hay những ngày đầu tuần. Việc sắp xếp vào những ngày như vậy sẽ mang đến cảm giác không thoải mái và gây nên sự khó khăn trong việc tham gia của khách mời. Có thể không nhất thiết tổ chức vào đúng ngày sinh nhật công ty, có thể sớm hoặc muộn hơn. Tùy thuộc vào sự hưởng ứng và xác nhận tham gia của khách mời thì đó cũng là điều doanh nghiệp có thể cân nhắc. 

Dự trù kinh phí và số lượng khách mời tham dự sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp hơn. Nếu ngân sách của các bạn được thoải mái và số lượng khách mời lớn, sao không thử nghĩ đến việc tổ chức tại các khách hàng sang trọng, trung tâm hội nghị lớn hay địa điểm ngoài trời. Ngân sách có hạn và số lượng khách mời không quá nhiều, các bạn có thể lựa chọn những nhà hàng tiệc có quy mô phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. 

Tuy nhiên lựa chọn địa điểm nên chú ý đến các yếu tố liên quan đến vị trí hay giao thông di chuyển. Đây cũng chính là những vấn đề mà doanh nghiệp cần chú ý để lựa chọn địa điểm sao cho thích hợp nhất. Ngoài ra, cần kiểm tra và theo dõi các trang thiết bị, dịch vụ cung cấp tại địa điểm tổ chức. Xem xét chúng có hoạt động tốt, các dịch vụ ổn thỏa hay chưa để có những biện pháp thay thế. Việc lựa chọn thời gian và địa điểm đóng góp rất lớn trong việc thúc đẩy cảm xúc của khách hàng. Sau khi đã xác định được thời gian và địa điểm, doanh nghiệp nên gửi thư mời sớm để khách mời có thời gian chuẩn bị. 

5. Lên kịch bản chương trình 

Kịch bản chương trình cần phải được thiết kế và sắp xếp hợp lý từ khâu đón khách cho đến lúc tiễn khách ra về. Liệt kê từng hoạt động sẽ có trong sự kiện sau đó xem xét thời lượng và đặt vào từng khung giờ hợp lý. Nên có sự xen lẫn giữa các tiết mục văn nghệ để khách hàng không cảm thấy nhàm chán và có những giây phút được thư giãn. 

Việc lên kế hoạch cho chương trình sẽ rất mất thời gian và cần phải có sự thay đổi để phù hợp nhất với yêu cầu của doanh nghiệp. Vậy nên nếu cảm thấy quá khó khăn trong việc cân bằng thời gian và các hoạt động. Các bạn có thể nghĩ đến việc thuê các đơn vị tổ chức sự kiện. Chỉ cần nêu các yêu cầu, các đơn vị có thể sắp xếp và lên kịch bản một cách nhanh chóng và không kém phần đa dạng. 

6. Chuẩn bị phần quà tặng dành cho khách mời 

Tùy vào từng đối tượng khách hàng mà từ đó các bạn lựa chọn quà tặng sao cho phù hợp. Với nhân viên công ty, các bạn có thể tặng những món quà lưu niệm liên quan đến công ty. Ví dụ như móc khóa, bình nước, áo phông in logo công ty, từ đó giúp tạo dấu ấu mạnh mẽ với nhân viên và thể hiện tính cá nhân hóa của công ty. 

Đối với khách hàng và đối tác, các bạn có thể lựa chọn những món đồ trang trí như đồng hồ treo tường, cây cảnh, tranh ảnh. Hoặc các món đồ hữu dụng như bộ ấm chén, set đồ thực phẩm cao cấp,… Giúp doanh nghiệp dễ dàng thể hiện sự quan tâm và chân thành đến khách mời. 

Tùy thuộc vào ngân sách để doanh nghiệp lựa chọn quà tặng cho khách mời. Có thể không quá giá trị nhưng lại mang đến ý nghĩa thông điệp muốn truyền tải. 

7. Tập dượt kế hoạch tổ chức sinh nhật công ty 

Sau khi đã lựa chọn địa điểm, và kịch bản chương trình. Doanh nghiệp nên có sự tập dượt chương trình để mang đến sự chỉnh chu và chuyên nghiệp cho buổi lễ. Nên có sự theo dõi sát sao tới các trang thiết bị của địa điểm tổ chức. Từ máy chiếu, đèn chiếu sáng, hệ thống âm thanh và các dịch vụ ngoài. Để từ đó giúp sự kiện không gặp quá nhiều rắc rối trong việc triển khai các hoạt động. 

Mẫu kế hoạch tổ chức sinh nhật công ty

LuxEvent – Đơn vị tổ chức sinh nhật công ty chuyên nghiệp

LuxEvent tự hào là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sinh nhật công ty chuyên nghiệp. Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, nổi bật với chuyên môn tổ chức các bữa tiệc công ty sáng tạo và mới mẻ. Chúng tôi cam kết mang đến những giây phút đáng nhớ và kỷ niệm tuyệt đẹp nhất dành cho các bạn. 

Luôn đặt tiêu chí lấy “Khách hàng làm trọng tâm”, vậy nên LuxEvent luôn lắng nghe và tìm hiểu rõ về nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Từ đó mang lại cho khách hàng những ý tưởng độc đáo và trải nghiệm thực tế. Thường xuyên cập nhật xu hướng mới để đem đến cho khách hàng những hình thức trang trí, ý tưởng bữa tiệc sáng tạo và độc đáo. 

LuxEvent đảm bảo bao quát toàn bộ các dịch vụ từ nhỏ nhất cho đến lớn nhất. Luôn có mặt để xử lý mọi tình huống phát sinh. Mang đến sự chuyên nghiệp và chu đáo cho từng khâu thực hiện. 

Trên đây là các bước để thực hiện tổ chức sinh nhật công ty chi tiết và chuyên nghiệp. Nếu các bạn vẫn đang gặp khó khăn trong việc lên kế hoạch tổ chức bữa tiệc, liên hệ ngay đến LuxEvent. Chúng tôi sẽ nhanh chóng hỗ trợ và giải quyết vấn đề của bạn, biến bữa tiệc sinh nhật công ty bạn trở nên chuyên nghiệp và sáng tạo hơn bao giờ hết. 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Trang web: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.