Tổ chức giải chạy marathon: Kế hoạch, quy trình và chi phí tổ chức 

Tổ chức giải chạy thường không cần phải làm quá nhiều việc. Điều cần thiết nhất để có một sự kiện thành công rực rỡ đó là lập kế hoạch cho ngày diễn ra cuộc chạy một cách hoàn hảo nhất. Miễn là bạn có chuẩn bị, không gì có thể ngăn cản sự kiện của bạn thành công. Hôm nay LuxEvent xin đem tới cho bạn kế hoạch, quy trình cũng như chi phí tổ chức một giải chạy. Mong rằng qua bài viết này công việc tổ chức giải chạy của bạn sẽ nhẹ nhàng và đơn giản hơn!

Tìm hiểu thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Vai trò của tổ chức sự kiện cần phải biết

Ý nghĩa của việc tổ chức giải chạy

Mỗi một giải chạy marathon được tổ chức đều nhằm những ý nghĩa nhất định. Về cơ bản, ý nghĩa của việc tổ chức giải chạy sẽ nhằm mục đích:

• Nâng cao thể lực: Khoa học đã chứng minh, việc chạy bộ đem lại nhiều lợi ích cho cơ thể của con người. Ngoài nâng cao sức bền thì nó cũng giúp kéo dài tuổi thọ, tốt cho khớp gối,… Mỗi một giải chạy marathon được tổ chức giúp cho sức khỏe của hàng chục, hàng trăm hay cả hàng nghìn người được cải thiện tốt lên. Đây cũng là thời gian để cho phép cơ thể của con người được nghỉ ngơi sau những ngày dài tiếp xúc với các thiết bị công nghệ.
• Kết nối mọi người: Thông qua những hoạt động tập thể, tinh thần ngoại giao của mọi người sẽ được phát huy. Từ đó xây dựng lên những mối quan hệ tốt đẹp trong tương lai.  
• Tạo cơ hội quảng bá thương hiệu: Mỗi một sự kiện tạo ra đều có thể quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp hay tổ chức. Thông qua thông tin ban tổ chức cũng hay các vật phẩm sử dụng trong quá trình giải chạy đều có tác dụng quảng bá tên tuổi.

Các loại hình giải chạy marathon

1. Cự ly tiêu chuẩn 42km

Cự ly 42km là cự ly chạy Marathon được liên đoàn Vận động viên Nghiệp dư quốc tế chính thức ấn định là cự ly tiêu chuẩn. Đây là cự ly thử thách người chạy về cả thể chất và tinh thần. Để vượt qua con đường 42km và cán đích không phải là nhiệm vụ dễ dàng với nhiều người. Nhưng nếu tập luyện đúng cách, thường xuyên thì việc hoàn thành cuộc đua là điều có thể đạt được. 

Dường như chinh phục được chặng đua đối với một vận động dừng như là một thành tựu đáng ngưỡng mộ. Để tham gia chinh phục chặng đua này, bạn phải dành thời gian ít nhất 4 – 5 tháng để luyện tập trước đó. Những tay đua mới tham gia nên cân nhắc chặng đua này. Ban đầu bạn có thể chinh phục các cự ly ngắn hơn để cơ thể làm quen dần. Sau đó hãy thử chinh phục các cự ly dài hơn trong đường đua này. 

2. Cự ly 21km (13,1 dặm)

Cự ly 21km được gọi là cự ly bán Marathon. Cự ly này phù hợp cho những người mới tiếp cận và có ít kinh nghiệm chạy bộ. Tuy nó cũng đòi hỏi người chạy phải có sức bền tuy nhiên không cần nhiều như cự ly 42km. Dù vậy với những người mới thì đây vẫn là thử thách khó nhằn đòi hỏi chế độ luyện tập kỹ càng. 

Việc tập luyện cần phải diễn ra đều đặn, thường xuyên kết hợp với chế độ ăn uống lành mạnh đủ chất. Khi đó mới tạo cho bạn thể lực tốt để cán đích khi chính thức tham gia cuộc đua. Trong 2 thập kỷ qua cung đường 21km đã được rất nhiều vận động viên thử sức. Đây được coi là bước tiến dành cho những ai đã chinh phục được cự ly 5km, 10km trước đó. Đồng thời đây cũng là bước đệm để các vận động viên chuẩn bị cho cự ly 42km chuyên nghiệp.

3. Cự ly 10km, 5km

Cuộc đua Marathon với cự ly 10km đã trở nên phố biến từ những năm 1970 dành cho hầu hết tất cả mọi người. Trước khi tham gia bạn cần dành ra ít nhất 8 tuần để luyện tập. Khi luyện tập bạn sẽ tránh được những chấn thương như căng cơ, chuột rút khi tham giải đấu. Thường thì cự ly này dành cho những người chạy bộ muốn tiến xa hơn với môn thể thao này. 

Đường chạy 5km thường dành cho những người mới bắt đầu tham gia vào hoạt động Marathon. Đây là cự ly được các doanh nghiệp, trường học tổ chức nhằm kết nội nhân sự và cộng đồng đơn vị mình. Ngoài cự ly này còn có các cự ly ngắn ít phổ biến hơn như 400m, 8km, 15km, 16km,…. Những cự ly này thường dành cho những người chạy với mục đích tập luyện và rèn luyện thể lực chuẩn bị thi đấu.

4. Siêu marathon 

Khoảng cách của chặng đua này có thể là một con số bất kỳ dài hơn cự ly 42km. Thường cự ly phổ biến nhất cho chặng siêu Marathon là 50km, 80km, 100km và 160km. Với thử thách cự ly lớn như thế này cần những vận động viên chuyên nghiệp hoặc đã từng chinh phục thành công. 

Kế hoạch tổ chức giải chạy thành công

1. Thành lập ban tổ chức

Một ban tổ chức có đầy đủ cả năng lực lẫn nhiệt huyết sẽ giúp bạn có một sự kiện thành công. Hãy cố gắng tìm kiếm những cá nhân có mong muốn được hợp tác trên tinh thần tự nguyện, đôi khi còn là không có trả phí. Tùy theo mức độ quy mô của giải chạy mà hãy thành lập ban tổ chức với số lượng phù hợp. Không cần quá đông và cũng không nên quá ít, cái chúng ta cần là một đội ngũ tổ chức giỏi và có thể đáp ứng đúng tiến độ.

Việc của bạn đó là chia những cá nhân này ra thành những nhóm làm việc nhỏ, chịu trách nhiệm đảm nhận từng mảng nhiệm vụ trong việc tổ chức giải chạy. Nếu một bộ phận có nhiều công việc, hãy đảm bảo số thành viên trong nhóm có thể hoàn thành chúng một cách tốt nhất. Nếu không, hãy tuyển thêm. 

2. Thiết lập ngân sách

Có thể bạn đã có vài ý tưởng cũng như số tiền mà bạn có sẵn để chi tiêu cho sự kiện của mình lần này, nhưng không phải lúc nào cũng dễ dàng để bắt đầu. Thay vào đó hãy xem xét các đầu chi phí cần chi tiêu trước tiên. Hãy tổng hợp chúng lại và đưa ra một con số dự tính để có thể đủ để tổ chức một giải chạy marathon chu toàn nhất. Nếu kinh phí không đủ, hãy nghĩ thử đến việc nhận tài trợ. Một số chi phí bạn sẽ không thể lược bỏ đó là thuê địa điểm, chi phí quảng bá, nhân sự, dọn dẹp cũng như các thiết bị hỗ trợ khác.

Việc xác định ngân sách cho sự kiện sẽ giúp mọi khoản chi tiêu của bạn đều nằm trong kế hoạch đã định, tránh làm ảnh hưởng đến chất lượng các khoản còn lại khi tổ chức giải chạy.

Tổng hợp chi phí tổ chức sự kiện trọn gói tốt nhất 2024

3. Chuẩn bị cho giải chạy marathon

Khi tổ chức một giải chạy, hãy đảm bảo rằng mọi công đoạn chuẩn bị của nó đã được bắt tay vào thực hiện từ trước đó khoảng 3 – 6 tháng. Đây sẽ là khoảng thời gian phù hợp để bạn cũng như nhóm tổ chức có thể kịp thời thực hiện công việc cũng như quảng bá sự kiện rộng rãi tới toàn bộ mọi người. Sau khi chọn được ngày tổ chức hay khoảng thời gian tổ chức phù hợp, hãy xem xét tới địa điểm tổ chức lý tưởng. Công viên hay những con đường vắng vẻ sẽ là địa điểm thích hợp để tổ chức các giải chạy marathon.

Mỗi sự kiện trước khi được diễn ra đều cần đến khâu xin cấp phép tổ chức. Tùy vào cấp tổ chức giải chạy của bạn mà sẽ có cách thức xin cấp phép khác nhau. Hãy chắc chắn rằng công việc này đã nằm trong kế hoạch của bạn và có người chịu trách nhiệm thực hiện nó. 

4. Thiết lập đường chạy

Khi lên kế hoạch tổ chức giải chạy, việc quan trọng nhất đó chính là thiết lập một đường chạy phù hợp cho chương trình và người chơi. Bạn hãy đảm bảo rằng chương trình có một lộ trình đường chạy thật phù hợp và được tính toán kỹ càng về độ an toàn của nó đối với đối tượng tham gia. Để làm được điều đó, đầu tiên bạn nên quan tâm đến độ thuận tiện khi chạy của đường chạy này. Đối với những cung đường có vòng tròn thì bạn cũng cần lên kế hoạch một cách kỹ cho công tác thiết kế đường chạy.

Đôi khi mọi người sẽ thích một chút sự thử thách hay điều mới mẻ như có nhiều loại địa hình khác nhau trên cung đường chạy. Điều này có thể gây sự thích thú và tăng nhiệt huyết cho các thành viên. Chính vì vậy bạn cũng có thể xem xét việc tìm kiếm một đường chạy có những con dốc thoải hay những khúc cua nhẹ. Và điều quan trọng đó là phải chắc chắn rằng đây đều là những con đường chạy an toàn và sẽ không gây bất kỳ nguy hiểm khi người chạy bị ngã xuống.

5. Quảng bá sự kiện

Khoảng từ 1 – 2 tháng trước ngày tổ chức chạy là khoảng thời gian tốt nhất để bắt đầu chiến dịch quảng bá sự kiện. Bạn có thể soạn một email thông báo đầy sự mời gọi tham gia đến những cá nhân, tổ chức thường xuyên tham gia các giải chạy marathon trước đây. Bạn cũng có thể triển khai in ấn cũng như phát tờ rơi tại các khu vực xung quanh địa điểm tổ chức hay các cửa hàng thể thao, câu lạc bộ sức khỏe, công viên,… 

Các trang mạng xã hội hiện đại ngày càng giúp ích cho con người trong việc quảng bá rộng rãi sự kiện của mình. Hoặc nếu muốn công khai rộng rãi sự kiện tới nhiều tầng lớp người tham dự hơn. bạn có thể liên hệ với các phương tiện truyền thông địa phương hay các chương trình phát sóng trên TV, mạng giải trí,…

Xem chi tiết: Kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả

6. Tìm kiếm tình nguyện viên

Trước khi cố gắng tạo ra một đội tình nguyện viên, hãy nghĩ tới các cách thức tiếp cận cũng như cách ứng tuyển của các tình nguyện. Ngày nay hình thức tuyển tình nguyện viên thường được triển khai đăng ký cũng như nhận thông tin nhiệm vụ online. Dĩ nhiên, ngoài lực lượng này ra thì bạn đừng quên để ý tới những tình nguyện viên trực tiếp liên hệ thông qua hotline sự kiện. 

Lập kế hoạch là chìa khóa thành công cho mọi sự kiện và việc sở hữu nhiều tình nguyện viên sẽ giúp đảm bảo bạn có thêm thời gian để giám sát sự kiện. Thông thường, trước khi sự kiện diễn ra khoảng 1 – 2 tuần, ban tổ chức sẽ họp mặt với các tình nguyện viên và giao nhiệm vụ cho họ. Đối với những vị trí đòi hỏi kĩ năng thì đây sẽ là thời gian để huấn luyện nhanh gọn trước khi trực tiếp thực hiện công việc. Hãy đưa ra những lợi ích thu hút đối với mọi người để nhận được số lượng tình nguyện nhiều nhất có thể. 

7. Lên kế hoạch hậu cần

Với tư cách là ban tổ chức sự kiện, các bạn nên đến địa điểm tổ chức nhiều nhất có thể để dễ dàng quán xuyến công việc. Điều này giúp bạn đảm bảo mọi thứ sẽ được vận hành và chuẩn bị một cách kĩ càng. Hãy chắc chắn rằng mọi tình nguyện viên cũng như nhân viên trong ban tổ chức đều nắm rõ những thông tin cơ bản về sự kiện. Ví dụ như đi đâu để có thể tìm thấy bác sĩ, nước và đồ ăn nhẹ phục vụ tại đâu, địa điểm xuất phát từ chỗ nào,… 

Đừng quên nghĩ tới một vài trường hợp xấu hay bất ngờ có thể xảy ra trong quá trình tổ chức giải chạy. Để từ đó bạn cũng như những cộng sự của mình sẽ có những kế hoạch phản ứng kịp thời ngay khi sự việc diễn ra, tránh làm ảnh hưởng đến lịch trình cũng như chất lượng của sự kiện.

Trong một giải chạy marathon việc bị ngã hoặc chấn thương luôn là điều không thể tránh khỏi. Vậy nên hãy chắc chắn rằng các bạn đã trang bị đầy đủ những thứ cần thiết như khu nghỉ tiếp sức, khu sơ cứu và xe cứu thương. 

Hãy cố gắng tạo ra một cuộc chạy vui vẻ với tất cả mọi người. Bởi đây cũng là mục tiêu cơ bản đối với mọi loại sự kiện khi tổ chức.

8. Tổng kết sau giải chạy

Sau khi kết thúc, việc tổng kết lại toàn bộ quá trình chuẩn bị cũng như vận hành sự kiện là điều cần thiết. Tại đó hãy nêu ra những điểm tốt cũng như chưa tốt của ban tổ chức sự kiện. Đừng ngại mà hãy nêu tên những cá nhân tiêu biểu về sự tích cực trong quá trình tổ chức sự kiện. 

Bằng những điểm mạnh và yếu tổng kết được, hãy đúc kết lại và phát huy cũng như cải thiện nó trong những sự kiện sau này. Từ đó càng ngày càng nâng cao chất lượng tổ chức sự kiện, đem tới trải nghiệm tốt nhất cho người tham gia.

Xem thêm: Kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp chi tiết

Quy trình các bước tổ chức giải chạy

1. Chuẩn bị cho giải chạy marathon

Hãy chủ động đưa ra một khung giờ bắt buộc phải có mặt đối với những nhân viên cũng như tình nguyện viên của sự kiện. Sau khi đã tập hợp đủ người, hãy tiến hành xem xét kiểm tra kỹ lưỡng lại một lượt toàn bộ các thiết bị cũng như lộ trình đường chạy không có vật cản bất ngờ nào xuất hiện. Nếu có vấn đề cần giải quyết nó ngay lập tức, tránh ảnh hưởng đến giờ bắt đầu cũng như chất lượng của giải chạy.

Hãy đảm bảo bạn đã bố trí hợp lý vị trí khách mời cũng như những phần quà dành cho các đội tham gia giải chạy. Đừng nghĩ đến việc bỏ qua kiểm tra bất cứ đầu việc nào, dù cho có là công đoạn cuối cùng thì bây giờ bạn cũng kiểm tra nó đầy đủ và kỹ càng nhất. 

Khi người tham dự tới tham gia, hãy thiết kế một đội đón tiếp để tiện cho việc check in cũng như đưa tặng các vật phẩm kỷ niệm. Để tạo ra sự đồng bộ cho sự kiện của mình, hãy gửi tới cho những người tham dự những chiếc áo, mũ hay vòng tay tùy theo kinh phí có thể của bạn.

2. Khai mạc buổi chạy

Sau khi tới giờ tổ chức, MC sẽ có nhiệm vụ tuyên bố khai mạc giải chạy marathon. Chúng tôi khuyên bạn nên chuẩn bị trước khoảng 2-3 tiết mục văn nghệ để hâm nóng bầu không khí sự kiện vào lúc này.

Hãy dành chút thời gian cho trưởng ban tổ chức cũng như phía trọng tài có đôi lời phát biểu trước khi sự kiện được diễn ra. Những bó hoa tươi thắm hay những món quà tri ân sẽ được gửi tặng tới các nhà tài trợ cũng như ban tổ chức, trưởng trọng tài vào lúc này. 

MC của sự kiện cần đọc lại lộ trình cũng như vị trí những lều cứu hộ hay trạm tiếp tế trên đường chạy của mọi người. Hãy đảm bảo mọi người đều đã nắm rõ mọi thông tin trước khi tuyên bố bắt đầu giải chạy.

3. Bắt đầu giải chạy

Sau khi tuyên bố bắt đầu giải chạy marathon, công việc dường như đã không còn quá nhiều. Bây giờ là lúc các vị trí tiếp sức hay những điều phối viên chỉ đường thực hiện nhiệm vụ của mình. Đảm bảo rằng bạn luôn giám sát kỹ lộ trình chạy của mọi người để kịp thời phản ứng với những trường hợp bất ngờ xảy ra. Bạn có thể xem xét đến việc mở nhạc cổ động cho mọi người có thêm sức lực trên đường chạy. 

4. Kết thúc giải chạy

Sau khi chắc chắn mọi người đã đều hoàn thành đường chạy một cách tốt đẹp, hãy thông báo họ tập trung lại và bắt đầu bế mạc giải chạy. Tùy theo tính chất của giải chạy mà phần bế mạc này sẽ được tổ chức. Có thể là trao giải nhất nhì ba, hay là tổng kết số tiền ủng hộ có được,… 

Đừng quên phát biểu cảm ơn đến sự tham gia của toàn bộ mọi người trong giải chạy hôm nay. Từ đó có thể gắn kết mối quan hệ đôi bên và thiết lập sự tin tưởng vào ban tổ chức trong những sự kiện tiếp theo.

5. Dọn dẹp địa điểm chạy

Hãy đảm bảo sau khi sự kiện chạy kết thúc vẫn sẽ có một bộ phận được chỉ định sẵn cho việc dọn dẹp lại quãng đường chạy cũng như các khu vực kề cận. Tại những giải chạy thường không có quá nhiều rác để phải dọn dẹp nên đây là công việc không tốn quá nhiều sức lực. Thông thường công việc này sẽ chỉ bao gồm dọn dẹp các thiết bị, banner cổ động và chai nhựa còn sót quanh địa điểm chạy. 

Tham khảo: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chi tiết từ A – Z

Chi phí tổ chức giải chạy

1. Xin cấp phép tổ chức

Tùy vào cấp bậc xin cấp phép cũng như quy mô của giải chạy mà mức chi phí này sẽ khác nhau. Nhưng bạn cũng đừng lo lắng, vì khoản phí này đều đã được quy định rõ ràng trong các bộ luật được nhà nước thông qua. Vậy nên đảm bảo sẽ không có tình trạng thu khống hay bắt ép nộp quá nhiều tiền không rõ mục đích.

2. Chi phí chính

Chi phí chính của một giải chạy marathon bao gồm phí thuê đường chạy, thuê cơ sở vật chất phục vụ giải chạy, phí thuê nhân lực và cả chi phí dành cho ăn uống nhẹ của người tham gia chạy. Đây đều là những chi phí bạn cần phải chi tiêu. Nhưng bạn cũng đừng quá lo, vì đây đều là những khoản phí có thể điều chỉnh được theo mức kinh phí bạn đề ra. Thông thường những chi phí này sẽ chiếm của bạn từ 60-70% tổng chi phí cho sự kiện.

Nếu như mức chi phí này quá tốn, hãy nghĩ đến việc xin tài trợ từ các nguồn xung quanh. Những sự kiện có mục đích tổ chức rõ ràng sẽ dễ dàng xin được tài trợ từ các doanh nghiệp khác. Hãy cứ trao đổi quyền lợi hợp lý cho cả đôi bên thì bạn sẽ nhận lại được khoản tài trợ tương xứng.

3. Chi phí quảng cáo

Đây là khoản phí cần thiết ở mỗi sự kiện hiện nay. Tùy vào mức độ muốn quảng bá cho sự kiện đến đâu cũng như cách thức quảng bá cho sự kiện của mình mà sẽ có mức chi phí khác nhau. 

Nếu có thể, tại sao bạn không thử xin tài trợ trực tiếp từ những công ty chuyên về quảng bá sự kiện. Bạn có thể quảng bá thương hiệu của họ trong sự kiện cũng như sau sự kiện để đổi lấy một lộ trình quảng bá sự kiện chạy chuyên nghiệp.   

4. Chi phí quà tặng

Chi phí này bao gồm quà dành cho nhà tài trợ, tổ trọng tài, ban tổ chức và dĩ nhiên không thể thiếu là phần quà dành cho người chiến thắng. Tùy vào chi phí của sự kiện mà bạn có thể cân đối cho khoản này. Hãy ưu tiên những món đồ có dấu ấn của sự kiện để giúp mọi người nhớ tới sự kiện lâu hơn.

Ở đây có: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công 100%

LuxEvent – Đơn vị tổ chức giải chạy chuyên nghiệp

LuxEvent là một đơn vị tổ chức giải chạy chuyên nghiệp tại Việt Nam, đã tổ chức thành công nhiều giải chạy lớn nhỏ trên khắp cả nước thu hút hàng trăm vận động viên tham gia. Sở hữu kinh nghiệm dày dặn trong ngành tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, LuxEvent luôn được đánh giá cao về chất lượng tổ chức, đảm bảo an toàn cho vận động viên và mang lại những trải nghiệm tuyệt vời cho người tham gia. LuxEvent hy vọng được hợp tác và đồng hành cùng các vận động viên trên hành trình chinh phục những cột mốc mới.

Một giải chạy thành công sẽ đem lại lợi ích cho cả ban tổ chức lẫn người tham dự. Thời gian hè này cũng chính là thời điểm thích hợp để tổ chức những giải chạy marathon trong rừng. Vậy tại sao bạn không thử tổ chức một giải chạy cho tổ chức hay doanh nghiệp của mình? Nếu có khó khăn, đừng ngại mà hãy liên hệ với công ty tổ chức sự kiện LuxEvent chúng tôi. Chúng tôi sẽ đem đến cho bạn một sự kiện thành công ngoài mong đợi!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.