Kế hoạch tổ chức giải chạy thành công từ A đến Z

Tổ chức giải chạy là hoạt động nâng cao sức khỏe, thu hút được nhiều người tham gia. Đồng thời mang lại lợi ích tốt đẹp cho cộng đồng. Tuy nhiên, để tổ chức giải chạy một cách chuyên nghiệp chắc chắn cần nhiều công sức, kinh nghiệm. Dưới đây là Kế hoạch tổ chức giải chạy thành công từ A đến Z mà bạn có thể tham khảo. Cùng LuxEvent khám phá nhé!

Tìm hiểu thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Vai trò của tổ chức sự kiện cần phải biết

Các dạng cự ly trong tổ chức giải chạy

Để hoàn thành được các đường chạy, bạn cần phải nắm rõ các cự ly marathon cơ bản trong giải chạy. Dưới đây là 4 cự ly cơ bản nhất mà bạn nên tìm hiểu qua:

1. Tổ chức giải chạy cự ly 5km

Đối với cự 5km là đường chạy ngắn nhất trong các dạng cự ly. Người tham gia chủ yếu nâng cao tinh thần thể thao. Thường được nhiều doanh nghiệp, trường học tổ chức để kết nối thành viên.

• Thời gian chạy: Khoảng 2 tiếng.
• Đối tượng tham gia: Ai cũng có thể tham gia (Thể trạng và tinh thần tốt).
• Địa hình chạy: Bằng phẳng không nên chênh lệch về độ cao quá nhiều.

2. Tổ chức giải chạy cự ly 10km

Cự ly 10km phù hợp hầu hết với mọi đối tượng tham gia. Với mong muốn trải nghiệm và có thể hoàn thành mục tiêu với sự chuẩn bị kỹ lượng từ trước. Đồng thời, hãy dành 8 tuần để luyện tập trước khi tham gia cự ly 10km. Điều này sẽ giúp bạn tránh căng cơ, chuột rút hay những chấn thương sau này.

• Thời gian chạy: Trung bình khoảng 3 đến 4 tiếng.
• Đối tượng tham gia: Mọi đối tượng tham gia (Nếu trẻ dưới 18 tuổi tham gia cần có sự xác nhận từ gia đình, bố mẹ).
• Địa hình chạy: 

+) 5km đầu tiên bằng phẳng và không nên có nhiều sự chênh lệch về độ cao.

+) 5km về sau có thể có những đường dốc nhẹ hoặc độ cao với chênh lệch nhỏ hơn 500 mét. Hay tăng độ khó bằng cách thêm chướng ngại vật. 

3. Tổ chức giải chạy cự ly 21km

Cự ly 21km hay còn gọi là cự ly bán marathon, dành cho những người đã có kinh nghiệm. Để chinh phục được cự ly 21km, người chạy cần luyện tập, cải thiện sức bền và đảm bảo đúng kỹ thuật.

• Thời gian chạy: Khoảng 6 – 7 tiếng.
• Đối tượng tham gia: Từ 16 tuổi trở lên (Nếu là người ít kinh nghiệm cần thời gian luyện tập để duy trì sức lực).
• Địa hình chạy: Một cung đường chạy ổn định vì có thể chạy theo nhiều đợt.

4. Tổ chức giải chạy cự ly 42km

Cuối cùng, cự ly 42km hay được gọi là full marathon. Dành cho các vận động viên chuyên nghiệp hoặc bán chuyên có kinh nghiệm chạy đường dài. Để hoàn thành quãng đường 42km, người chạy cần lên kế hoạch, thời gian tốc độ dành cho chặng đường chạy cẩn thận.

• Thời gian chạy: Khoảng 10 – 12 tiếng.
• Đối tượng tham gia: Từ 18 tuổi trở lên (Đã có kinh nghiệm).
• Địa hình chạy: Thường là các đồng bằng hoặc vùng đồi núi có nhiều trạm tiếp nước và y tế.

Kế hoạch chi tiết tổ chức giải chạy

Một giải chạy thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ mục tiêu, quy mô, nhân sự, trang thiết bị cho đến kịch bản và hậu kỳ; tất cả đều cần được lên kế hoạch chi tiết để mang lại trải nghiệm an toàn, chuyên nghiệp và ý nghĩa cho người tham gia.

1. Xác định mục tiêu

Việc xác định mục tiêu ngay từ đầu giúp định hướng rõ ràng và tạo ý nghĩa cho giải chạy.

• Mục đích: Gây quỹ từ thiện, xây dựng tinh thần đoàn kết, quảng bá thương hiệu, kỷ niệm sự kiện công ty hoặc đơn thuần là tạo sân chơi lành mạnh.
• Thông điệp: Ví dụ “Run for Green – Chạy vì môi trường”, “Kết nối – Bứt phá – Thành công”.

2. Quy mô và đối tượng tham gia

Xác định quy mô và nhóm người tham gia giúp ban tổ chức có kế hoạch phân bổ nguồn lực phù hợp.

• Số lượng: 200 – 5.000 người, tùy vào mục tiêu và mức đầu tư.
• Đối tượng: Nhân viên doanh nghiệp, cộng đồng địa phương, học sinh – sinh viên.
• Cự ly chạy: Fun Run 3km – 5km, nâng cao 10km – 21km, có thể chia bảng theo giới tính và độ tuổi.

3. Công tác chuẩn bị (trước 1 – 2 tháng)

Đây là giai đoạn then chốt, nơi mọi thủ tục, địa điểm và truyền thông cần được chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo giải chạy diễn ra đúng tiến độ, an toàn và thu hút đông đảo người tham gia.

• Pháp lý và an toàn: Xin phép tổ chức, phối hợp công an giao thông, ký hợp đồng bảo hiểm cho người tham gia.
• Địa điểm và đường chạy: Khảo sát cung đường, bố trí trạm tiếp nước mỗi 2–3 km và điểm y tế sơ cứu.
• Truyền thông và đăng ký: Thiết kế poster, landing page, mở kênh đăng ký và quảng bá trên fanpage, báo chí, email, group nội bộ.

4. Nhân sự tổ chức

Một giải chạy thành công cần đội ngũ nhân sự đa dạng, phối hợp chặt chẽ để đảm bảo sự kiện diễn ra trọn vẹn.

• Ban tổ chức: Quản lý tổng thể, phân công nhiệm vụ, giám sát tiến độ và chịu trách nhiệm pháp lý trước cơ quan chức năng.
• Đội hậu cần: Phụ trách setup sân khấu, lều trại, cổng hơi, bàn ghế và toàn bộ vật dụng cần thiết cho sự kiện.
• Đội tình nguyện viên: Hỗ trợ phát nước, hướng dẫn đường chạy, cổ vũ tinh thần và hỗ trợ khi có tình huống phát sinh.
• Đội kỹ thuật: Đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, điện và các thiết bị hoạt động ổn định.
• Đội y tế: Chuẩn bị xe cứu thương, bác sĩ túc trực và đội sơ cứu để xử lý kịp thời sự cố y tế.
• Đội truyền thông: Đảm nhận MC, chụp ảnh, quay phim, livestream và lan tỏa hình ảnh sự kiện trên các kênh truyền thông.

5. Trang thiết bị – vật phẩm

Việc chuẩn bị trang thiết bị và vật phẩm đầy đủ sẽ tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp và mang lại trải nghiệm tốt cho người tham gia.

• Áo đồng phục, số bib, chip đo thời gian: Giúp nhận diện dễ dàng, tạo sự đồng nhất và theo dõi kết quả chính xác (áp dụng cho giải lớn).
• Huy chương, cúp, giấy chứng nhận, quà lưu niệm: Tôn vinh thành tích, khích lệ tinh thần và lưu giữ kỷ niệm đẹp cho người chạy.
• Cổng hơi, banner, backdrop check-in: Tạo điểm nhấn cho sự kiện, vừa để trang trí vừa làm background chụp ảnh.
• Nước uống, trái cây, khăn lạnh: Đảm bảo thể lực và sự thoải mái cho vận động viên trong và sau khi về đích.
• Bộ đàm liên lạc cho tình nguyện viên: Giúp phối hợp hiệu quả, xử lý kịp thời các tình huống phát sinh trên đường chạy.

6. Kịch bản chương trình

Một kịch bản chi tiết giúp sự kiện diễn ra đúng tiến độ và giữ được không khí sôi động.

7. Hậu kỳ

Công tác hậu kỳ không chỉ giúp sự kiện khép lại gọn gàng, mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp và duy trì mối quan hệ với người tham gia cũng như nhà tài trợ.

• Hoàn trả và vệ sinh: Thu gom rác, dọn dẹp và hoàn trả mặt bằng.
• Tổng hợp kết quả: Lập bảng thành tích, công bố kết quả chạy chính thức.
• Truyền thông sau sự kiện: Gửi thư cảm ơn, clip highlights cho người tham gia và nhà tài trợ.
• Báo cáo và đánh giá: Lập báo cáo tài chính, đánh giá hiệu quả truyền thông và rút kinh nghiệm.

Yếu tố thành công của một giải chạy

Một giải chạy chỉ thật sự thành công khi vừa mang lại trải nghiệm trọn vẹn cho người tham gia, vừa để lại giá trị lâu dài cho cộng đồng và đơn vị tổ chức.

• Mục tiêu rõ ràng và ý nghĩa nhân văn: Có thông điệp mạnh mẽ (sức khỏe, môi trường, cộng đồng…) để thu hút và giữ chân người tham gia.
• Công tác tổ chức chuyên nghiệp: Từ xin phép, an ninh, y tế, hậu cần đến kịch bản chương trình đều phải trôi chảy và an toàn.
• Trải nghiệm người tham gia: Đường chạy an toàn – đẹp, dịch vụ chu đáo (nước, áo, huy chương), không khí sôi động, nhiều khoảnh khắc đáng nhớ.

Chi phí tổ chức giải chạy 

Dưới đây là 5 hạng mục chi phí cơ bản nhất mà bạn có thể tham khảo trong việc tổ chức giải chạy:

1. Chi phí thuê địa điểm

Chi phí thuê địa điểm sẽ là khoản chi phí lớn nhất trong tổng ngân sách. Nó phụ thuộc vào quy mô và thời gian sử dụng địa điểm. Bên cạnh đó, bạn cũng nên tìm hiểu các chi phí dịch vụ có thể đi kèm trong địa điểm.

2. Chi phí xin giấy tờ cấp phép tổ chức

Tùy vào quy mô giải chạy, mà mức phí xin giấy tờ cũng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, mọi khoản phí này đều được quy định rõ ràng trong bộ luật nhà nước. Do đó, bạn sẽ đảm bảo không phải bị thu khống hay nộp quá nhiều chi phí với mục đích không rõ ràng.

3. Chi phí giải chính

Đối với chi phí giải chính sẽ bao gồm như thuê cơ sở vật chất, chi phí thuê nhân lực, ăn uống,… Thông thường mức chi phí này sẽ chiếm từ 60 đến 70% cho tổng ngân sách dành cho giải chạy.

4. Chi phí truyền thông, quảng cáo

Đây được coi là khoản chi phí cần thiết cho giải chạy. Tùy vào hình thức bạn muốn truyền thông, quảng cáo sự kiện như thế nào mà chi phí sẽ có mức khác nhau.

5. Chi phí phần thưởng, quà tặng

Cuối cùng, chi phí phần thưởng hay quà tặng sẽ dành cho các nhà tài trợ, tổ trọng tài, người chạy chiến thắng. Bạn có thể cân đối ngân sách để sử dụng cho hạng mục này một cách hợp  lý. Tuy nhiên, hãy ưu tiên những món đồ để lại dấu ấn giúp người chơi nhớ sự kiện lâu hơn.

LuxEvent – Công ty tổ chức giải chạy chuyên nghiệp

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thể thao, LuxEvent tự hào là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp và tổ chức cộng đồng trong việc triển khai các giải chạy chuyên nghiệp và phong trào.

• Kinh nghiệm tổ chức đa dạng: LuxEvent đã đồng hành cùng nhiều giải chạy từ quy mô nhỏ đến lớn, mang đến trải nghiệm thi đấu hấp dẫn, công bằng và bài bản.
• Giải pháp trọn gói: Thực hiện toàn bộ quy trình từ xây dựng ý tưởng, lập kế hoạch, khảo sát cung đường, chuẩn bị trang thiết bị, nhân sự y tế – trọng tài, đến truyền thông và tổ chức khai mạc – bế mạc.
• Đội ngũ chuyên nghiệp: Nhân sự giàu kinh nghiệm, năng động, xử lý linh hoạt mọi tình huống và tạo nên bầu không khí sôi động, gắn kết.
• Trang thiết bị hiện đại: Hệ thống cổng hơi, bib, áo đồng phục, chip thời gian, huy chương, sân khấu, âm thanh – ánh sáng, màn hình LED… được chuẩn bị đầy đủ, chuyên nghiệp và ấn tượng.
• Chi phí minh bạch: Báo giá rõ ràng, nhiều gói linh hoạt, phù hợp với từng quy mô và ngân sách của khách hàng.
• Cam kết đúng tiến độ: Mọi hạng mục triển khai theo kế hoạch chặt chẽ, đảm bảo giải chạy diễn ra an toàn, suôn sẻ và để lại dấu ấn mạnh mẽ cho vận động viên, khán giả và nhà tài trợ.

Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và cách triển khai chuyên nghiệp, việc tổ chức giải chạy không chỉ mang đến một sân chơi thể thao lành mạnh mà còn tạo cơ hội gắn kết cộng đồng, lan tỏa thông điệp ý nghĩa và để lại dấu ấn khó quên cho người tham gia. Đây chính là yếu tố giúp mỗi giải chạy trở thành một sự kiện đáng nhớ và thành công trọn vẹn.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://LuxEvent.net
• Hotline: 0814.024.666
• Email: info@luxevent.net
• Địa chỉ:
  • Trụ sở: Tầng 5, Toà nhà HQ Building, 193C Bà Triệu, Phường Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM