Tổ chức khai trương chuyên nghiệp sẽ mở ra cho bạn một khởi đầu tốt, may mắn và thành công trong kinh doanh. Do đó, bạn cần phải có kinh nghiệm dày dặn để tổ chức, tránh sai sót nhiều. Để bạn có cái nhìn tổng quan và hiểu nhiều hơn. LuxEvent gửi bạn bài viết tổ chức lễ khai trương: Kế hoạch, quy trình và chi phí trọn gói ở dưới đây!
Tổ chức khai trương là gì?
Lễ khai trương hay có cách gọi khác là grand opening. Đây là sự kiện quan trọng đánh dấu sự ra mắt của một thương hiệu mới đến với mọi người. Mục đích của lễ khai trương nhằm thu hút sự chú ý của công chúng, khách hàng và đối tác. Lễ khai trương cũng mong cầu sự may mắn, kinh doanh phát đạt và góp phần tạo dựng hình ảnh tích cực cho doanh nghiệp một cách quan trọng.
Thông thường, việc tổ chức lễ khai trương sẽ dựa vào quy mô của sự kiện nhỏ hay lớn. Tổ chức khai trương tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp sẽ giúp bạn sắp xếp được những hạng mục cần thiết dành cho buổi khai trương như: phần giới thiệu, tiệc ăn mừng, văn nghệ biểu diễn, bốc thăm trúng thưởng,…
Kế hoạch tổ chức khai trương từ A – Z
Để lễ khai trương trở thành dấu ấn đặc biệt cho thương hiệu doanh nghiệp, bạn cần phải thiết lập một kế hoạch chi tiết từ A đến Z. Dưới đây là các bước cơ bản của kế hoạch tổ chức lễ khai trương gây ấn tượng cho khách hàng:
1. Xác định mục tiêu sự kiện
Đầu tiên trong mọi chương trình sự kiện, bạn cần phải xác định đúng mục tiêu mà thương hiệu, doanh nghiệp hướng đến. Từ đó, dựa trên mục tiêu để bạn triển khai các hạng mục tiếp theo sao cho phù hợp với buổi lễ.
Đa phần các doanh nghiệp tổ chức lễ khai trương thường hướng đến mục tiêu chính là giới thiệu doanh nghiệp cùng sản phẩm, dịch vụ của mình đến khách hàng. Ngoài ra cũng thể hiện tầm nhìn chiến lược kinh doanh trong tương lai.
2. Xác định đối tượng tham gia
Mỗi doanh nghiệp đều sẽ có một tệp khách hàng riêng biệt. Chính vì vậy, việc xác định đối tượng phù hợp sẽ giúp bạn thu hút và tiếp cận khách hàng tốt nhất. Đồng thời dựa vào khách mời tham gia, các hạng mục hoạt động trong chương trình sẽ được thiết kế phù hợp.
3. Chủ đề sự kiện
Tiếp theo, bạn cần có một concept, chủ đề sự kiện phù hợp với doanh nghiệp của mình. Những key moment sẽ làm điểm nhấn giúp lễ khai trương trở nên nhộn nhịp, hấp dẫn và thu hút mọi người hơn.
4. Lựa chọn thời gian phù hợp
Lựa chọn thời gian diễn ra lễ khai trương rất quan trọng. Xa xưa quan niệm rằng, chọn ngày lành giờ đẹp sẽ giúp việc kinh doanh trở nên thuận lợi và thành công hơn. Bạn có thể tham khảo từ các chuyên gia tử vi, tư vấn ngày đẹp phù hợp với doanh nghiệp của mình.
5. Quảng bá truyền thông hiệu quả
Để thương hiệu của doanh nghiệp tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng tiềm năng. Các hoạt động truyền thông, marketing rất cần thiết và cần phải có trong kế hoạch tổ chức. Truyền thông mạnh sẽ giúp thương hiệu của doanh nghiệp có độ nhận biết rộng rãi hơn. Tùy vào quy mô của lễ khai trương mà bạn có thể sử dụng các phương tiện báo chí hay không.
6. Quản lý rủi ro
Mỗi chương trình sự kiện đều có những rủi ro không thể lường trước tới, do đó việc xác định và tính toán những nguy cơ gây ra rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện là rất quan trọng. Việc quản lý rủi ro cũng sẽ giúp bạn chủ động trong mọi tình huống để sự kiện được diễn ra suôn sẻ.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Quy trình các bước tổ chức khai trương chi tiết
Sau khi lên được bản kế hoạch chi tiết, bạn cần biết quy trình các bước để tổ chức lễ khai trương như thế nào. Các bước của quy trình khai trương gồm có:
1. Chọn ngày đẹp tổ chức
Bạn nên xem ngày đẹp tháng tốt từ trước để chuẩn bị tổ chức lễ khai trương cho doanh nghiệp của mình. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp được thời gian, kế hoạch, liên hệ khách mời,… một cách hoàn hảo.
Tiêu chí chọn ngày đẹp thường dựa trên:
- Ngày hợp tuổi, hợp mệnh với chủ doanh nghiệp.
- Tránh các ngày xấu theo quan niệm dân gian (ngày Tam nương, Nguyệt kỵ…).
- Ưu tiên những ngày cuối tuần hoặc dịp thuận lợi để khách mời dễ tham dự.
- Thời tiết dự báo ổn định, không trùng với các ngày lễ lớn có thể ảnh hưởng đến việc tổ chức.
2. Lên kế hoạch chi tiết
Việc lên kế hoạch chi tiết không bao giờ thừa trong mỗi chương trình sự kiện. Có kế hoạch cụ thể sẽ giúp bạn quan sát, kiểm tra chi tiết công việc một cách sát sao nhất và kiểm soát được tiết độ thực hiện các hạng mục để không gây ra tình huống xấu cho buổi lễ khai trương.
3. Xác định ngân sách phù hợp
Xác định ngân sách chính xác và phù hợp cho sự kiện của bạn. Điều này sẽ giúp bạn chi trả các hạng mục chi phí một cách hợp lý mà không vượt quá ngân sách. Lên danh sách những hạng mục phải chi từ trước. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí một cách nhanh chóng nhất.
4. Mời khách hàng tham dự
Hãy gửi những lời mời đặc biệt qua những tấm thiệp mời khai trương, tạo dấu ấn riêng đến những khách hàng của bạn. Hoặc bạn có thể viết một thông cáo báo chí để gửi chung cho cơ quan báo chí, doanh nghiệp hay các tổ chức kinh doanh địa phương tới tham dự.
5. Kịch bản sự kiện khai trương
Bạn cần chuẩn bị kịch bản khai trương cụ thể để kiểm soát thời lượng và tiến độ diễn ra. Kịch bản sẽ gồm như timeline chương trình, kịch bản MC,… Thông thường, kịch bản của sự kiện khai trương sẽ có 2 giai đoạn chính là trước giờ G và giờ G.
Chi phí tổ chức khai trương trọn gói
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong việc tổ chức lễ khai trương hoặc chưa xác định được ngân sách cần chi trong sự kiện thì dưới đây là một số hạng mục chi phí mà bạn nên biết:
- Chi phí thuê thiết bị âm thanh ánh sáng.
- Chi phí nhân sự chạy sự kiện: Lễ tân, PG, MC,…
- Chi phí tiết mục văn nghệ: Ca múa nhảy, múa lân sư rồng,…
- Chi phí cắt băng khánh thành.
- Chi phí bàn ghế, trang trí.
- Chi phí in ấn backdrop, hashtag,…
- Chi phí tiệc teabreak trong lễ khai trương.
- Chi phí quà tặng tri ân cho khách hàng,….
Ngoài ra còn rất nhiều chi phí hạng mục khác mà bạn có thể thêm nhưng để tự tổ chức sẽ gặp nhiều khó khăn. Chính vì vậy, bạn có thể tìm những đơn vị tổ chức sự kiện, lễ khai trương bởi họ sẽ là người giúp bạn lên chương trình từ A đến Z với mức giá phù hợp với ngân sách của mình.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mẫu kịch bản tổ chức lễ khai trương chi tiết
Lễ khai trương được xem là một sự kiện quan trọng, đánh dấu sự khởi đầu của một doanh nghiệp hay dịch vụ nào đó. Chính vì vậy, cần xây dựng một kịch bản tổ chức hoàn chỉnh và ấn tượng. Dưới đây là mẫu kịch bản tổ chức lễ khai chương chi tiết mà bạn có thể tham khảo:
1. Chào đón khách mời
Người dẫn chương trình (MC) sẽ lên sân khấu và bắt đầu chương trình bằng một lời chào nồng nhiệt nhằm tạo không khí sôi động mà cũng thật gần gũi.
Lời chào mừng: “Chào mừng các vị khách quý, đối tác và những người bạn thân mến! Cảm ơn sự góp mặt của mọi người trong buổi lễ khai trương ngày hôm nay. Xin chúc cho buổi lễ khai trương của chúng ta diễn ra suôn sẻ và thành công”.
2. Khai mạc và giới thiệu
Giới thiệu đôi chút về doanh nghiệp và tầm quan trọng của buổi lễ khai trương
Lời giới thiệu: “Hôm nay là một ngày vô cùng đặc biệt, mọi người sẽ được chứng kiến một khoảnh khắc đáng nhớ! Buổi lễ khai trương này chính là bước ngoặt quan trọng, đánh dấu sự mở đầu trong hành trình phát triển của [Tên doanh nghiệp]. Không chỉ là sự mở đầu mà sự kiện khai trương này còn thể hiện về những giá trị mà chúng tôi sẽ mang đến trong tương lai gần. Để mọi người hiểu rõ hơn về doanh nghiệp/thương hiệu, tôi xin giới thiệu về sứ mệnh với những mục tiêu đầy hứa hẹn mà [Tên doanh nghiệp] muốn hướng tới”.
3. Đại diện phát biểu
Mời người đại diện doanh nghiệp cùng một số khách mời đặc biệt như đối tác hoặc những người có đóng góp cho sự ra đời của doanh nghiệp.
Lời mời:
“Để tiếp tục buổi lễ khai trương, tôi trân trọng kính mời ông/bà [Tên người đại diện] – [Chức vụ trong doanh nghiệp] sẽ có đôi lời chia sẻ về những bước tiến mới của [Tên doanh nghiệp]. Xin kính mời!
“Trong buổi lễ khai trương của [Tên doanh nghiệp] cũng có sự tham gia của ông/bà [Tên khách mời đặc biệt] – [Vai trò đối với sự ra đời của doanh nghiệp] và xin mời ông/bà [Tên khách mời đặc biệt] có đôi lời chia sẻ với mọi người”.
4. Nghi thức cắt băng
Nói về nghi thức cắt băng khai trương và mời người đại diện cùng một số khách mời quan trọng thực hiện nghi thức.
Lời giới thiệu nghi thức: “Không để mọi người chờ lâu, ngay bây giờ! Chúng ta sẽ đến với hoạt động quan trọng nhất của buổi lễ đó chính là nghi thức cắt băng khai trương. Xin kính mời ông/bà [Tên đại diện] – [Chức vụ trong doanh nghiệp], và ( tên một số khách mời quan trọng) sẽ lên sân khấu để thực hiện nghi thức cắt băng khai trương”.
5. Giao lưu văn nghệ
Khi nghi thức cắt băng khai trương kết thúc trong sự vỗ tay nồng nhiệt của mọi người thì MC sẽ mời mọi người thưởng thức các tiết mục văn nghệ đặc sắc.
Bên cạnh đó, mọi người cũng có thể tham quan các sản phẩm trưng bày hoặc giao lưu với nhau nhằm tạo không gian thoải mái.
6. Tiệc nhẹ và quà tặng
Trong lễ tổ chức khai trương, việc chuẩn bị một bữa tiệc nhẹ không chỉ mang đến không gian thư giãn thoải mái mà nó còn thể hiện sự chu đáo và lòng hiếu khách của doanh nghiệp. Đây cũng là dịp để mọi người cùng nhau thưởng thức món ăn ngon và tận hưởng những khoảnh khắc đáng nhớ trong sự kiện.
Chuẩn bị quà tặng cho các khách mời là cách tạo dấu ấn đặc biệt cũng như thể hiện sự kính trọng, cảm kích của doanh nghiệp dành cho tất các các vị khách mời đã có mặt trong buổi khai trương. Đồng thời, nó cũng sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn thiện cảm từ khách hàng và góp phần gắn kết mối quan hệ.
7. Chụp ảnh kỷ niệm
Các vị khách mời sẽ di chuyển lên sân khấu để cùng chụp một bức hình kỉ niệm, ghi lại khoảnh khắc đáng nhớ trong lễ tổ chức khai chương doanh nghiệp.
8. Kết thúc chương trình
Lễ tổ chức khai trương sẽ kết thúc bằng một lời cảm ơn trân thành, sâu sắc đến toàn thể các vị khách mời đã tham gia buổi lễ.
Lời cảm ơn và kết thúc chương trình: “Kính thưa quý vị, chương trình khai trương [Tên doanh nghiệp] đã diễn ra thành công tốt đẹp và khép lại trong không khí vui vẻ. Một lần nữa, xin cảm ơn sự góp mặt của quý khách trong buổi lễ khai trương ngày hôm nay”. Sự ủng hộ của mọi người chính là nguồn động lực to lớn, giúp [Tên doanh nghiệp] tiếp tục phát triển và mang đến những sản phẩm/dịch vụ chất lượng.
Dịch vụ tổ chức khai trương tại LuxEvent
LuxEvent mang đến giải pháp khai trương trọn gói, chuyên nghiệp và sáng tạo, giúp doanh nghiệp khẳng định thương hiệu ngay từ ngày đầu ra mắt. Các hạng mục dịch vụ nổi bật bao gồm:
- Tư vấn và lập kế hoạch chi tiết: LuxEvent đồng hành từ khâu lên ý tưởng, xây dựng kịch bản đến dự trù ngân sách phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.
- Thiết kế và trang trí không gian sự kiện: Đội ngũ chuyên môn khảo sát địa điểm, lên concept trang trí hài hòa và thể hiện đúng tinh thần thương hiệu.
- MC chuyên nghiệp và nghi thức khai trương: Chương trình được dẫn dắt duyên dáng, trang trọng với đầy đủ nghi thức cắt băng và khởi động sự kiện.
- Dịch vụ giải trí và tiệc nhẹ: Các tiết mục văn nghệ hấp dẫn cùng thực đơn phong phú tạo không khí sôi động, gắn kết khách mời.
- Quay phim – chụp ảnh và quảng bá truyền thông: Hỗ trợ lưu giữ những khoảnh khắc quan trọng và lan tỏa hình ảnh sự kiện trên nhiều kênh truyền thông.
Trên đây là bài viết về Tổ chức lễ khai trương: Kế hoạch, quy trình và chi phí trọn gói được LuxEvent chia sẻ đến bạn. Mong rằng những thông tin trên sẽ giúp ích được cho bạn trong việc tổ chức lễ khai trương. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, chúc bạn một ngày tốt lành. Nếu bạn muốn tư vấn miễn phí hãy liên hệ với LuxEvent theo thông tin ở dưới đây.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://LuxEvent.net
- Hotline: 0814.024.666
- Email: info@luxevent.net
- Địa chỉ:
- Trụ sở: Tầng 5, Toà nhà HQ Building, 193C Bà Triệu, Phường Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
