Quy trình tổ chức sự kiện nội bộ chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện nội bộ như thế nào mới ghi điểm trong lòng nhân viên? Có lẽ, đây là câu hỏi khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu nhất dạo gần đây. Để giúp bạn thoát khỏi vấn đề này. LuxEvent gửi bạn bài viết Quy trình tổ chức sự kiện nội bộ chuyên nghiệp. Cùng theo dõi và tìm hiểu ở dưới đây nhé!

Xem chi tiết: Các bước tổ chức sự kiện thành công chi tiết

Tầm quan trọng của sự kiện nội bộ

Sự kiện nội bộ là các hoạt động do công ty, doanh nghiệp tổ chức cho nhân viên. Giúp mọi người có những giây phút nghỉ ngơi, thoải mái tinh thần sau hàng giờ làm việc căng thẳng. Ngoài ra, mục đích của những sự kiện nội bộ cũng là truyền tải thông điệp của lãnh đạo đến nhân viên. Từ đó giúp quảng bá hình ảnh đẹp của công ty, doanh nghiệp ra bên ngoài. Chính vì vậy, sự kiện nội bộ có tầm quan trọng rất lớn. Cụ thể như:

1. Tăng cường sự gắn kết, nâng cao tinh thần đồng đội

Tổ chức sự kiện nội bộ sẽ tạo cơ hội cho nhân viên được giao lưu, kết nối các phòng ban với nhau. Đồng thời, xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp tốt đẹp hơn. Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm, khuyến khích tinh thần hợp tác và cùng nhau hướng đến mục tiêu chung. Qua đó, cảm nhận được sự quan tâm, đầu tư của doanh nghiệp dành cho nhân viên. 

2. Cải thiện truyền thông nội bộ

Việc tổ chức các sự kiện cho nội bộ cũng là hình thức giúp cải thiện truyền thông nội bộ. Là hoạt động trực tiếp để ban lãnh đạo chia sẻ thông tin, tầm nhìn và mục tiêu của công ty đến toàn nhân viên. Từ đó, nhân viên có thể hiểu rõ văn hóa doanh nghiệp hơn. Tạo môi trường mở, khuyến khích nhân viên chia sẻ ý kiến và góp phần xây dựng công ty phát triển hơn.

3. Tạo động lực, tăng hiệu suất làm việc 

Đây cũng là hình thức để ghi nhận, khen thưởng các nhân viên có thành tích xuất sắc. Điều này giúp tạo động lực cho nhân viên có tinh thần, vui vẻ vẻ và tích cực hơn. Giảm bớt căng thẳng, lấy lại hứng thú trong công việc. Từ đó cải thiện hiệu quả công việc được năng suất tốt hơn.

4. Quảng bá thương hiệu, văn hóa doanh nghiệp

Cuối cùng, sự kiện nội bộ mang vai trò quan trọng góp phần quảng bá thương hiệu, văn hóa doanh nghiệp. Mở ra cơ hội thu hút các nhân tài tiềm năng và giới thiệu một môi trường làm việc năng động. Đồng thời gây ấn tượng tới đối tác, khách hàng giúp tăng cường mối quan hệ hợp tác. 

Đừng bỏ lỡ: Tổng hợp các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện thành công

Các loại hình sự kiện nội bộ phổ biến

Dưới đây là một số loại hình sự kiện nội bộ mà bạn có thể tham khảo cho doanh nghiệp của mình:

1. Team building kết hợp tour du lịch

Một trong những hình thức phổ biến và được tổ chức rộng rãi tại mỗi doanh nghiệp đó là các hoạt động team building kết hợp tour du lịch. Thông thường, tùy vào mục tiêu và ngân sách đưa ra. Sự kiện này có thể kéo dài từ một ngày đến 3 – 4 ngày hoặc có thể lâu hơn. 

Đây là cơ hội để các nhân viên có dịp nghỉ ngơi sau những giờ làm việc căng thẳng. Đồng thời, tham gia vào các trò chơi, thử thách team building sẽ giúp các thành viên được nâng cao tinh thần đồng đội. Từ đó, cải thiện mối quan hệ và gắn kết với nhau hơn.

2. Year end party

Tiếp đến, year end party hay còn được gọi là tiệc tất niên cuối năm. Nó là sự kiện thường được tổ chức vào những dịp tổng kết cuối năm. Tại đây, mọi người sẽ được nhìn lại một năm qua doanh nghiệp đã phát triển và đạt được những thành tựu gì. Ngoài ra còn có các hoạt động trao thưởng cho các thành viên, tập thể có thành tích xuất sắc suốt năm vừa qua.

3. Gala dinner

Gần giống với year end party, gala dinner cũng là hình thức dự tiệc. Tuy nhiên, với gala dinner có thể tổ chức ở bất kỳ dịp nào mà không cần đợi đến cuối năm. Đặc biệt, nó thường được tổ chức kết hợp với team building. Sau khi mọi người tham gia các hoạt động team building xong. Gala dinner là hình thức để nạp lại năng lượng cũng như trao thưởng và chia sẻ những cảm xúc của ban lãnh đạo, nhân viên.

4. Workshop, seminar

Những buổi workshop, seminar cũng là hình thức tổ chức sự kiện nội bộ phổ biến. Tại những sự kiện này, các nhân viên sẽ có cơ hội trao đổi về kiến thức chuyên môn trong ngành. Chính vì vậy, khâu tổ chức cho sự kiện này cũng cần phải được làm chỉn chu, kỹ càng để đạt hiệu quả tốt. Qua đó, tăng tính tương tác và đoàn kết giữa các nhân viên với nhau. Bên cạnh đó, bạn có thể lựa chọn booking diễn giả để nâng cao chất lượng cũng như tính chuyên nghiệp cho sự kiện nội bộ này hơn.

5.  Giải chạy

Giải chạy cũng là một trong những sự kiện nội bộ phổ biến được nhiều doanh nghiệp tổ chức. Đây là hình thức giúp mọi người nâng cao sức khỏe, cải thiện tinh thần cho nhân viên. Ngoài ra, tạo ra sự gắn kết giữa các thành viên với nhau tốt hơn. Đồng thời giúp quảng bá, truyền thông hình ảnh sự kiện cũng như thương hiệu doanh nghiệp lan tỏa tích cực tới mọi người một cách rộng rãi.

6. Sự kiện tri ân nhân viên

Cuối cùng, trong top các sự kiện nội bộ phổ biến. Chắc chắn không thể thiếu được sự kiện tri ân nhân viên. Đó có thể là sinh nhật thành viên hàng tháng, teabreak, trao thưởng,… hay các sự kiện bất ngờ. Việc này sẽ giúp các nhân viên đánh giá cao sự quan tâm, chân thành của doanh nghiệp dành cho mình. Qua đó, thúc đẩy tinh thần cho nhân viên và khiến họ trung thành lâu hơn với doanh nghiệp.

Góc chia sẻ: Những kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công dành cho bạn

Quy trình tổ chức sự kiện nội bộ chuyên nghiệp

Nếu bạn không biết tổ chức sự kiện nội bộ sao cho ấn tượng và chuyên nghiệp. Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện nội bộ được LuxEvent chia sẻ cho bạn tham khảo và biết thêm rõ hơn:

1. Xác định mục tiêu sự kiện

Đầu tiên, bạn cần xác định rõ ràng mục tiêu và mục đích của tổ chức sự kiện. Việc này sẽ giúp bạn định hình được loại sự kiện muốn tổ chức. Ví dụ như team building hay chỉ là tiệc teabreak nhẹ nhàng tại văn phòng. Đồng thời, có mục tiêu sẽ truyền tải thông điệp của chương trình một cách rõ ràng hơn.

2. Lập kế hoạch tổ chức chi tiết 

Khi đã có mục tiêu, bạn nên lập một bản kế hoạch sự kiện một cách chi tiết. Trong kế hoạch sẽ có các yếu tố chính như thời gian, địa điểm tổ chức, danh sách khách mời, ngân sách hay nội dung kịch bản chương trình. Điều này sẽ giúp bạn có lịch trình cụ thể và kiểm soát ngân sách để đủ thực hiện kế hoạch này.

3. Lựa chọn địa điểm phù hợp

Bước tiếp theo bạn cần làm là lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với chủ đề chương trình. Có thể ngay tại văn phòng, hoặc không gian ngoài trời. Tuy nhiên, dù ở đây cũng cần đảm bảo địa điểm có sức chứa tiện nghi và phù hợp cho số lượng người tham gia. 

4. Thực hiện kế hoạch truyền thông

Dù là sự kiện nội bộ bạn cũng cần phải lên kế hoạch truyền thông sự kiện. Việc này thể hiện thông báo cho nhân viên biết về về sự kiện. Bạn có thể sử dụng các kênh truyền thông nội bộ. Ví dụ như sử dụng email, trang web, fanpage,…

5. Quản lý ngân sách

Để đảm bảo chương trình sự kiện nội bộ được diễn ra thành công. Bạn cần quản lý chi tiêu và kiểm soát chúng một cách hiệu quả. Tránh làm vượt quá ngân sách cũng như phát sinh quá nhiều hạng mục không cần thiết phải chi. Hãy checklist các mục công việc cần ưu tiên chi trả trước. Việc này sẽ giúp bạn quản lý chi phí tổ chức sự kiện cẩn thận hơn.

6. Đảm bảo nhân sự chuyên nghiệp

Chắc hẳn, tại mỗi sự kiện bạn sẽ không thể thiếu được những nhân sự chạy sự kiện. Bạn có thể tận dụng chính nhân viên của mình để tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, muốn chuyên nghiệp và đỡ tốn công tốn sức, LuxEvent khuyên bạn nên thuê đơn vị cung cấp nhân sự chuyên nghiệp. Các nhân sự chạy sự kiện sẽ gồm MC, điều phối, lễ tân, phục vụ,…

7. Lập kế hoạch dự phòng

Những kế hoạch dự phòng chưa bao giờ là thừa trong quá trình tổ chức sự kiện. Vì bạn đâu biết rằng, sự kiện của mình có thể sẽ bị ảnh hưởng bởi những tình huống “éo le” không may xảy ra. Điều này cũng giúp bạn giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra một cách nhanh chóng hơn.

8. Đánh giá sự kiện

Sau khi kết thúc sự kiện, bạn hãy thu thập những phản hồi từ khách mời tham dự. Điều này sẽ giúp bạn trau dồi nhiều kiến thức và kinh nghiệm cho những sự kiện khác trong tương lai.

Có thể bạn sẽ cần: Tổ chức sự kiện cần những gì? Hạng mục quan trọng hàng đầu

Những lưu ý quan trọng khi tổ chức sự kiện nội bộ

Sau khi nắm được quy trình tổ chức sự kiện nội bộ một cách sơ lược. Bạn cần lưu ý một vài yếu tố quan trọng sau:

• Đảm bảo an toàn cho tất cả người tham gia.
• Dự trù ngân sách và chuẩn bị cho những trường hợp sự cố bất ngờ xảy ra.
• Chuẩn bị các tình huống diễn ra bất ngờ vừa đủ.
• Lựa chọn các hoạt động phù hợp với mục tiêu và đối tượng tham dự của sự kiện.
• Tạo bầu không khí vui vẻ và thân thiện để mọi người có thể tận hưởng sự kiện một cách trọn vẹn.
• Chuẩn bị các trường hợp rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện, giúp ứng phó kịp thời.
• Phối hợp giữa các bộ phận thật tốt để sự kiện diễn ra trơn tru, thành công.
• Thu thập phản hồi của người tham gia để đánh giá hiệu suất cũng như cải thiện cho các sự kiện lần sau.

Gợi ý: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp khẳng định uy tín

Vừa rồi là bài viết về Quy trình tổ chức sự kiện nội bộ chuyên nghiệp được LuxEvent chia sẻ cho bạn tham khảo. Hy vọng rằng, với những thông tin trên sẽ giúp ích được cho bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết đến đây. Chúc bạn có một tuần làm việc vui vẻ và tràn đầy năng lượng tích cực.

Nếu bạn đang tìm một đơn vị tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ ngay với LuxEvent, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn nhiệt tình cho bạn 24/7 miễn phí. 

Thông tin liên hệ:

• Website: https://LuxEvent.net
• Hotline: 0814.024.666
• Email: info@luxevent.net
• Địa chỉ:
  • Trụ sở: Tầng 5, Toà nhà HQ Building, 193C Bà Triệu, Phường Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM