Kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp chi tiết

Tổ chức sự kiện ngoài trời được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng vì không gian rộng rãi, thoáng đãng, hòa hợp với thiên nhiên. Thế nhưng, để tổ chức một sự kiện ngoài trời không phải là điều dễ dàng với doanh nghiệp. Vậy nên, nếu đang có ý định tổ chức sự kiện ngoài trời, tham khảo bài viết dưới đây của LuxEvent để biết cách lên kế hoạch và tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp nhất. 

Tại sao nên tổ chức sự kiện ngoài trời?

1. Không gian rộng rãi thoáng đãng

Doanh nghiệp lựa chọn tổ chức sự kiện ngoài trời thường vì ưa chuộng không gian rộng rãi, thoáng mát ngoài trời. Địa điểm tổ chức ngoài trời có thể là trên bãi biển, trên phố, tại khu vực tổ chức sự kiện ngoài trời của trung tâm tiệc cưới, hội nghị, tại khuôn viên của resort. Đặc điểm chung của những địa điểm này thường là mang đến một không gian thoáng đãng để tổ chức sự kiện.

Các sự kiện được tổ chức ngoài trường thường là những sự kiện mang tính chất giải trí như: tiệc sinh nhật công ty, đại tiệc tri ân khách hàng, sự kiện Year end party, gala dinner, team building,…Không gian thoáng đãng, rộng rãi mang đến cảm giác thoải mái cho những người tham gia sự kiện.

2. Hòa hợp với thiên nhiên

Bên cạnh đó, doanh nghiệp thích sự kiện tại không gian ngoài trời hơn trong nhà vì không gian này giúp tất cả mọi người được hòa mình vào thiên nhiên. Khách mời đến tham dự sự kiện ngoài được hòa mình vào không gian xanh mát, thoáng đãng, vừa được theo dõi những hoạt động thú vị diễn ra trong chương trình. Bên cạnh đó, chính vẻ đẹp của thiên nhiên nơi tổ chức các sự kiện cũng mang đến sự đặc biệt, khác lạ cho sự kiện. 

3. Phù hợp với sự kiện lớn

Những sự kiện lớn, với số lượng khách mời tham dự đông đảo thì thì không gian ngoài trời sẽ là sự lựa chọn phù hợp nhất lúc này. Khi những không gian tổ chức trong nhà chỉ có sức chứa nhất định thì với không gian ngoài trời, bạn có thể lựa chọn một địa điểm tổ chức tùy ý có sức chứa phù hợp với số lượng người tham dự. Các sự kiện tổ chức ngoài trời có thể có số lượng người tham dự là 100 người, nhưng cũng có thể là một sự kiện với số lượng người tham gia lên đến 2000 người. Đó cũng chính là lý do mà không gian tổ chức sự kiện ngoài trời hiện nay vẫn được nhiều người ưa chuộng và lựa chọn. 

Kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

1. Xác định mục đích tổ chức

Trước tiên, để có một chương trình thành công, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích của tổ chức sự kiện đó. Việc xác định mục đích tổ chức sự kiện giúp bạn xác định loại hình sự kiện, đồng thời lồng ghép, sắp xếp các hoạt động trong sự kiện cho phù hợp để đạt được mục tiêu ban đầu đã đặt ra. 

Hiện nay, trong thời truyền thông số hóa, hoạt động truyền thông, quảng bá hình ảnh doanh nghiệp được diễn ra mạnh mẽ hơn thì hoạt các sự kiện được tổ chức càng nhiều nhằm lan tỏa giá trị doanh nghiệp, khẳng định vị thế doanh nghiệp trên thị trường ngành, gây ấn tượng với đối tác và khách hàng. 

2. Chủ đề sự kiện

Chủ đề sự kiện phải gắn liền với mục đích tổ chức của doanh nghiệp. Chủ đề này thường thể hiện được tinh thần doanh nghiệp, làm nổi bật màu sắc, hình ảnh thương hiệu. Bên cạnh đó, chủ đề sự kiện cũng độc đáo, sáng tạo để hướng sự kiện theo một concept mới lạ, gây ấn tượng với khách mời đến tham dự sự kiện.

Chính vì thế, chủ đề được xem là linh hồn của một sự kiện, được chú trọng đầu tư nhiều chất xám nhất trong quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện. 

3. Thời gian tổ chức

Thời gian tổ chức sự kiện ngoài trời phụ thuộc vào “ngày lành, tháng tốt” – theo quan niệm người Á Đông xưa. Đồng thời, sự kiện cũng thường được tổ chức vào ngày cuối tuần, ngày lễ để đảm bảo số lượng khách mời tham dự sự kiện đông đảo nhất. 

Bên cạnh đó, yếu tố thời tiết cũng tác động đến thời gian tổ chức, đặc biệt là với những sự kiện tổ chức ở không gian ngoài trời. Ngày được chọn để tổ chức sự kiện ngoài trời phải tránh những ngày có mưa, có bão, có nắng nóng,…Thời tiết cực đoan sẽ gây ra những ảnh hưởng rất lớn đến trải nghiệm của khách mời khi tham dự sự kiện. Chính vì thế, khi lựa chọn ngày tổ chức sự kiện, doanh nghiệp thường cân nhắc rất kỹ về yếu tố thời tiết. 

4. Địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức sự kiện phải phù hợp với quy mô sự kiện, số lượng khách mời tham dự sự kiện. Số lượng khách mời tham dự sẽ được dự kiến ngay từ đầu, khoảng bao nhiêu khách để việc lựa chọn địa điểm tổ chức được thuận tiện nhất. 

Bên cạnh đó, địa điểm được lựa chọn cũng cần phải thuận lợi cho việc di chuyển của khách mời. Với sự kiện được tổ chức kết hợp du lịch, có xe đưa đón, doanh nghiệp có thể tự lựa chọn một địa điểm tổ chức phù hợp với nhu cầu, tại một nơi có âm thanh, ánh sáng tốt, dịch vụ khách hàng chu đáo. Tuy nhiên, nếu để khách hàng tự ý di chuyển, bạn có thể lựa chọn địa điểm tổ chức chương trình gần cơ quan để tiện cho việc đi lại. 

Gợi ý cho bạn: 20 địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tại Hà Nội đẹp nhất

5. Kịch bản chương trình

Một chương trình sự kiện được tổ chức ngoài trời hay trong nhà đều cần phải có kịch bản tổ chức chỉn chu, sáng tạo để tạo nên sự mới lạ cho chương trình. Các hoạt động trong chương trình được sắp xếp một cách hợp lý, dẫn dắt theo một mạch cảm xúc nhất định và làm nổi bật được chủ đề sự kiện. 

Một sự kiện tổ chức ngoài trời chuyên nghiệp cần có 3 kịch bản: kịch bản tổng quan (timeline), kịch bản dẫn (kịch bản MC) và kịch bản kỹ thuật.

• Kịch bản tổng quan: Kịch bản tổng quan hay còn gọi là kịch bản timeline (kịch bản đường dây).
• Kịch bản dẫn: Kịch bản này được viết dành riêng cho MC. Kịch bản MC phải được triển khai dựa trên timeline chương trình. MC khi nhận kịch bản dẫn được phép chỉnh sửa kịch bản cho phù hợp với giọng dẫn của mình. 
• Kịch bản kỹ thuật: Dành riêng cho bộ phận kỹ thuật, bao gồm thông tin về âm thanh, ánh sáng, hỗ trợ sự kiện,… Khi xây dựng kịch bản này, bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng nội dung, khung chương trình sẽ phải làm việc trực tiếp với bộ phận kỹ thuật để xây dựng kịch bản chính xác nhất nhằm hỗ trợ chương trình một cách tốt nhất. 

6. Dự trù chi phí

Chi phí tổ chức sự kiện cần được dự trù từ trước sao phù hợp với nguồn ngân sách tổ chức sự kiện. Bởi lẽ, mỗi doanh nghiệp có một nguồn ngân sách nhất định cho việc tổ chức sự kiện và khi chi tiêu vượt quá ngân sách, việc giải ngân, quyết toán rất mất thời gian, thậm chí là không được giải quyết. Chính vì vậy, dự trù chi phí tổ chức sự kiện được đánh giá là vô cùng quan trọng trong quá trình xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời. 

Hiện nay, các đơn vị tổ chức sự kiện hạch toán rất chi tiết các hạng mục trong tổ chức sự kiện nhằm cung cấp đến khách hàng thông tin chi tiết nhất về toàn bộ chi phí liên quan đến sự kiện. Sự rõ ràng này giúp đơn vị tổ chức và phía doanh nghiệp dễ dàng làm việc với nhau hơn. 

7. Khách mời tham dự

Khách mời tham dự sự kiện được lên danh sách: ưu tiên khách mời VIP, sau đó mới đến những khách mời phổ thông. Số lượng khách mời tham dự không vượt quá số lượng đã dự kiến, đồng thời không được phép bỏ sót những khác mời quan trọng. 

Để tránh trường hợp bỏ sót này, danh sách khách mời được lên càng sớm càng tốt, rà soát nhiều lần trước khi báo số lượng và in thiệp mời. Đồng thời, sau khi in thiệp, thông tin trên thiệp phải chuẩn, trùng khớp với tên, chức danh người nhận nhằm thể hiện sự tôn trọng đối với khách mời. 

8. Chuẩn bị trước sự kiện

Trước khi bắt đầu một sự kiện ngoài trời, bạn cần liên hệ với các nhà cung cấp để mua sắm vật dụng, thuê thiết bị sự kiện. Sau đó, tùy từng sự kiện, việc thi công, trang trí sự kiện sẽ được diễn ra trước từ 1-2 ngày. Trong quá trình thi công, bộ phận giám sát, điều hành sự kiện luôn phải chú ý bao quát toàn bộ, để ý những chi tiết nhỏ nhất nhằm đảm bảo chất lượng lắp đặt thi công, hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh do quá trình thi công kém chất lượng như: sập sân khấu, sập màn hình led,…như một số sự kiện lớn gần đây. 

Một số hạng mục cần thực hiện trước sự kiện bao gồm: 

• Dàn dựng sân khấu
• Trang trí sự kiện
• Chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng
• Thuê MC sự kiện, PG, ca sĩ/nhóm nhảy
• Xin giấy phép tổ chức sự kiện
• Gửi thiệp mời đến khách hàng
• Truyền thông, quảng bá cho sự kiện,…

9. Trong sự kiện

Trong quá trình diễn ra sự kiện, các bộ phận cần nắm bắt, thực hiện công việc theo timeline và phân công công việc của điều hành sự kiện. Điều hành lúc này cũng theo sát tiến trình diễn ra sự kiện nhằm đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào trong quá trình tổ chức. 

Bên cạnh đó, trong trường hợp có xảy ra những vấn đề phát sinh nhỏ, các bộ phận có thể tự giải quyết. Nếu phát sinh vấn đề lớn, không thể tự giải quyết, các bộ phận cần nhanh chóng báo cáo điều hành để nhận phương án giải quyết hợp lý và kịp thời, hạn chế tối đa việc làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời khi tham dự sự kiện. 

10. Sau sự kiện

Sau khi kết thúc sự kiện, toàn bộ nhân sự thuộc ekip tổ chức sẽ tiến hành dọn dẹp vệ sinh, thu dọn đồ đạc, tháo dỡ thiết bị và bàn giao địa điểm. Công việc này chỉ được thực hiện sau khi khách mời đã ra về hết để đảm bảo không gây ảnh hưởng đến khách hàng trong quá trình thu dọn. 

Sau 1-2 ngày sau khi sự kiện kết thúc, sẽ có một buổi họp để tổng kết sau sự kiện, rút kinh nghiệm cho các chương trình sau, giải ngân các khoản thu chi phát sinh trong quá trình tổ chức,…

Có thể bạn sẽ cần: Mẫu kế hoạch sự kiện đầy đủ chuẩn nhất hiện nay

Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện ngoài trời chi tiết

Trên đây là những thông tin về tổ chức sự kiện ngoài trời bao gồm kế hoạch sự kiện và mẫu kịch bản để bạn có thể tham khảo cho sự kiện của mình. Nếu bạn còn chưa chắc chắn có thể tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công, hãy liên hệ cho chúng tôi, LuxEvent sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.