Hướng dẫn viết thư mời ra mắt sản phẩm mới chuyên nghiệp 2025

Việc viết thư mời ra mắt sản phẩm mới không chỉ đơn thuần là gửi thông tin sự kiện, mà còn là cơ hội để tạo dấu ấn chuyên nghiệp và thu hút đối tác, khách hàng tham dự. Bài viết dưới đây, LuxEvent sẽ hướng dẫn bạn cách soạn thư mời ra mắt sản phẩm mới chuẩn chỉnh, từ hình thức đến nội dung, giúp nâng cao uy tín thương hiệu và tạo ấn tượng ngay từ lời mời đầu tiên trong năm 2025.

Vì sao cần thư mời ra mắt sản phẩm mới?

Thư mời ra mắt sản phẩm mới là một văn bản chính thức hoặc một thông điệp được gửi từ doanh nghiệp đến các đối tượng khách mời (khách hàng, đối tác, nhà đầu tư, báo chí, KOLs…) nhằm cung cấp thông tin chi tiết về sự kiện giới thiệu sản phẩm, đồng thời trân trọng kính mời họ đến tham dự.

Thư mời ra mắt sản phẩm mới đóng vai trò then chốt trong việc tạo nên thành công cho sự kiện ra mắt của bạn:

• Tạo sự chuyên nghiệp và chỉn chu cho sự kiện: Một thư mời ra mắt sản phẩm mới được đầu tư kỹ lưỡng về nội dung và hình thức sẽ ngay lập tức tạo ấn tượng về sự chuyên nghiệp và chỉn chu của ban tổ chức, thể hiện sự nghiêm túc của doanh nghiệp đối với sản phẩm và sự kiện, từ đó nâng cao giá trị và uy tín trong mắt khách mời.
• Thể hiện sự trân trọng khách mời, đối tác, truyền thông: Việc gửi thư mời ra mắt sản phẩm mới cá nhân hóa cho từng đối tượng khách mời thể hiện sự quan tâm và tôn trọng của doanh nghiệp đối với họ và là cách hiệu quả để xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng thân thiết, củng cố lòng tin với đối tác, khuyến khích sự ủng hộ từ giới truyền thông.
• Giúp khách mời chuẩn bị tốt để tham dự: Thư mời ra mắt sản phẩm mới cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết như thời gian, địa điểm, agenda sự kiện, mã QR đăng ký, và các yêu cầu đặc biệt khác (nếu có), giúp khách mời dễ dàng sắp xếp lịch trình, phương tiện di chuyển và chuẩn bị tinh thần tốt nhất để tham dự, từ đó tăng tỷ lệ khách mời đến đúng giờ và tham gia tích cực. 

Tóm lại, vai trò thư mời ra mắt sản phẩm không chỉ dừng lại ở việc thông báo. Nó là công cụ marketing và PR mạnh mẽ, là cầu nối đầu tiên giữa sản phẩm mới và những đối tượng quan trọng, góp phần quyết định mức độ thành công của sự kiện.

Thành phần cần có trong thư mời ra mắt sản phẩm mới 

Để một thư mời ra mắt sản phẩm mới thực sự chuyên nghiệp và thu hút, bạn cần tuân thủ cấu trúc thư mời ra mắt sản phẩm mới như sau:

1. Tiêu đề thư mời (Subject/Heading)

Tiêu đề thư mời ra mắt sản phẩm mới là yếu tố đầu tiên thu hút sự chú ý của người nhận, đặc biệt quan trọng nếu bạn gửi qua email. Một tiêu đề hấp dẫn và rõ ràng sẽ khuyến khích khách mời mở thư.

Mục đích cốt lõi của tiêu đề thư mời ra mắt sản phẩm mới là thông báo ngắn gọn, rõ ràng và hấp dẫn về sự kiện ra mắt sản phẩm. Cần tuân thủ các tiêu chí sau:

• Tiêu đề lý tưởng dưới 50 ký tự cho email để không bị cắt bớt trên thiết bị di động. 
• Chứa các từ khóa chính, bao gồm: “Thư mời”, “Ra mắt sản phẩm mới”, “Giới thiệu”, và tên sản phẩm.
• Sử dụng các từ ngữ mạnh như “Độc quyền”, “Đột phá”, “Khám phá”, “Cơ hội trải nghiệm”, “Thế hệ mới”.
• Đối với các nhóm khách mời đặc biệt (VIP, đối tác chiến lược), có thể thêm tên hoặc chức danh nếu hệ thống email cho phép.

Một số tiêu đề thư mời ra mắt sản phẩm mới mẫu bạn có thể tham khảo qua:

• “Trân trọng kính mời: Ra mắt [Tên Sản phẩm mới] – Đột phá công nghệ 2025”

• “Cơ hội trải nghiệm độc quyền: Lễ giới thiệu [Tên Sản phẩm mới]”

• “Thư mời tham dự sự kiện đặc biệt: Khám phá [Tên Sản phẩm mới]”

2. Lời chào và lời mời trong thư mời ra mắt sản phẩm mới 

Phần này thể hiện sự tôn trọng và định hình giọng điệu của toàn bộ thư mời ra mắt sản phẩm mới. Thể hiện sự trân trọng và trình bày mục đích của lá thư.

Nên sử dụng kính ngữ phù hợp với đối tượng: “Kính gửi Ông/Bà [Họ và tên khách mời]”, “Thân gửi Quý đối tác”, “Kính gửi Ban Biên tập [Tên cơ quan báo chí]”. Tránh các lời chào chung chung như “Kính gửi Quý khách hàng” nếu bạn có thể cá nhân hóa.

Chỉ một dòng giới thiệu công ty ngắn gọn nếu cần thiết, để người nhận nhớ bạn là ai.Trực tiếp đi vào lời mời, không vòng vo. Nêu rõ mục đích ngay từ đầu là mời tham dự sự kiện ra mắt sản phẩm mới.

Ví dụ: 

“Kính gửi Ông/Bà [Tên], Chúng tôi trân trọng kính mời quý vị đến tham dự lễ ra mắt sản phẩm mới của công ty chúng tôi.”

3. Thông tin về sản phẩm mới (giới thiệu sơ lược)

Cung cấp một đoạn giới thiệu ngắn gọn về sản phẩm mới, nêu bật những điểm nổi bật và lợi ích mà sản phẩm mang lại. Điều này giúp người nhận hiểu rõ hơn về sản phẩm và tạo sự hứng thú tham dự sự kiện. 

Ví dụ:

“Sản phẩm [Tên sản phẩm] là kết quả của quá trình nghiên cứu và phát triển, mang đến giải pháp tối ưu cho nhu cầu của khách hàng.”

4. Thời gian, địa điểm tổ chức

Thông tin này phải cực kỳ rõ ràng, dễ tìm và được định dạng dễ đọc để diễn giả có thể sắp xếp lịch trình và di chuyển thuận tiện. Đảm bảo cung cấp tới khách mời các yếu tổ:

• Thời gian: Ngày tháng năm rõ ràng (ví dụ: Thứ Bảy, ngày 15 tháng 06 năm 2025). Khung giờ cụ thể (giờ bắt đầu và dự kiến kết thúc).
• Địa điểm: Tên địa điểm, địa chỉ chi tiết (số nhà, đường, quận/huyện, tỉnh/thành phố). Nếu có các thông tin hỗ trợ như chỉ đường, bãi đỗ xe, bạn có thể thêm vào hoặc cung cấp link bản đồ.
• Lịch trình (Agenda – nên có): Một lịch trình tóm tắt các hoạt động chính trong sự kiện (ví dụ: đón khách, phát biểu khai mạc, giới thiệu diễn giả, phiên thảo luận, tiệc networking…).

5. Thông tin RSVP hoặc liên hệ xác nhận tham dự

Phần này là chìa khóa để bạn quản lý số lượng khách mời chính xác và có sự chuẩn bị tốt nhất cho sự kiện. Bạn nên: 

• Kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng: “Vui lòng xác nhận tham dự”, “Đăng ký ngay”, “RSVP”.
• Thời hạn xác nhận: Đặt một mốc thời gian cụ thể để thúc đẩy diễn giả phản hồi sớm.
• Phương thức xác nhận: Cung cấp rõ ràng các phương thức xác nhận (số điện thoại, địa chỉ email, link đăng ký online).
• Thông tin liên hệ hỗ trợ: Cung cấp tên và thông tin liên hệ của người phụ trách để giải đáp mọi thắc mắc của diễn giả.

6. Lời cảm ơn và chữ ký

Phần kết thư giúp củng cố mối quan hệ và để lại ấn tượng chuyên nghiệp, đồng thời là cơ hội để liên kết về trang chủ hoặc các kênh truyền thông khác. Ở phần này của thư mời ra mắt sản phẩm mới, bạn nên bày tỏ lòng biết ơn đối với sự quan tâm và thời gian của diễn giả, bày tỏ sự háo hức được đón tiếp họ tại sự kiện. 

Cuối cùng chữ ký chuyên nghiệp: Tên của người gửi, chức danh, và tên công ty. Có thể kèm logo công ty và thông tin liên hệ chung để tăng tính nhận diện thương hiệu và SEO.

Cách viết thư mời ra mắt sản phẩm mới chuyên nghiệp

Để tạo ra một thư mời ra mắt sản phẩm mới chuyên nghiệp không chỉ đầy đủ thông tin mà còn thực sự thu hút và thuyết phục khách mời, bạn cần áp dụng những bí quyết viết thư mời ra mắt sản phẩm mới sau:

Xác định đối tượng khách mời

Việc hiểu rõ ai là người bạn muốn mời là bước đầu tiên và quan trọng nhất để tạo nên một thư mời ra mắt sản phẩm mới hay.

Mỗi nhóm đối tượng có mối quan tâm và mục đích tham dự khác nhau. Khách hàng VIP muốn cảm thấy được trân trọng và là một trong những người đầu tiên trải nghiệm; đối tác tìm kiếm cơ hội hợp tác và tiềm năng kinh doanh; báo chí và truyền thông quan tâm đến câu chuyện, thông tin độc quyền và tính thời sự.

Xác định được đối tượng khách mời giúp bạn gửi thư mời ra mắt sản phẩm mới một cách chuyên nghiệp bởi:

• Cá nhân hóa lời chào: Thay vì “Kính gửi quý khách hàng”, hãy dùng “Kính gửi Ông/Bà [Tên]”, “Thân gửi Quý đối tác [Tên công ty]”, hoặc “Kính gửi Ban Biên tập [Tên cơ quan báo chí]”.
• Điều chỉnh nội dung: Nhấn mạnh các quyền lợi và thông tin phù hợp với từng nhóm. Ví dụ, với đối tác, có thể đề cập đến cơ hội hợp tác; với báo chí, làm nổi bật tính đột phá của sản phẩm và cơ hội phỏng vấn.
• Chọn kênh gửi phù hợp: Email cá nhân, thư in trang trọng, hoặc lời mời qua các nền tảng chuyên nghiệp (LinkedIn).

Sử dụng giọng văn phù hợp: trang trọng, lịch sự, ấn tượng

Giọng văn trong thư mời ra mắt sản phẩm mới phải thể hiện đẳng cấp và sự tôn trọng của doanh nghiệp.

Sử dụng ngôn ngữ chuẩn mực, tránh từ ngữ thân mật, suồng sã. Dùng các kính ngữ như “Kính mời”, “Trân trọng kính mời”, “Hân hạnh thông báo”. Tránh câu cú rườm rà, tập trung vào thông điệp chính. Xen kẽ các từ ngữ gợi cảm xúc tích cực như “đột phá”, “độc quyền”, “tương lai”, “trải nghiệm chưa từng có”.

Giọng văn chuyên nghiệp tạo ấn tượng tốt, thể hiện sự nghiêm túc và đẳng cấp của sự kiện lẫn sản phẩm. Lịch sự giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách mời. Ấn tượng giúp thư mời nổi bật giữa hàng loạt thông báo khác.

Lồng ghép điểm nổi bật của sản phẩm mới để thu hút khách mời

Đây là “mồi nhử” chính để khiến khách mời tò mò và mong muốn tham dự. Khách mời cần một lý do hấp dẫn để dành thời gian của họ. Việc nhấn mạnh giá trị độc đáo của sản phẩm sẽ trực tiếp thúc đẩy họ đến sự kiện để trải nghiệm.

Khi viết thư mời ra mắt sản phẩm mới, thay vì liệt kê kỹ thuật, hãy nói về cách sản phẩm sẽ giải quyết vấn đề hoặc cải thiện cuộc sống của người dùng. Không cần nói hết mọi thứ, chỉ cần những điểm nổi bật nhất, mang tính “game-changer”. Sử dụng ngôn ngữ gợi hình, mạnh mẽ như: “Công nghệ AI vượt trội”, “Thiết kế tối giản, hiệu năng tối đa”, “Giải pháp toàn diện cho mọi doanh nghiệp”.

Gửi thư đúng thời gian để khách mời sắp xếp tham dự

Thời điểm gửi thư mời có thể ảnh hưởng lớn đến tỷ lệ tham dự. 

• Nên gửi trước sự kiện 3-4 tuần, đây là khung thời gian lý tưởng để khách mời có đủ thời gian sắp xếp lịch trình cá nhân và công việc. 
• Gửi thư nhắc nhở (reminder email) 1 tuần và 1-2 ngày trước sự kiện cho những người chưa xác nhận hoặc đã xác nhận. 
• Cung cấp thời hạn RSVP rõ ràng để chủ động quản lý số lượng khách mời.

Các mẫu thư mời ra mắt sản phẩm mới phổ biến

Việc tùy chỉnh thư mời cho từng đối tượng không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn tăng cường mức độ phù hợp và sức thuyết phục. Dưới đây là ba mẫu thư mời ra mắt sản phẩm mới được thiết kế riêng cho đối tác/khách VIP, báo chí và khách hàng.

1. Mẫu thư mời ra mắt sản phẩm mới gửi đối tác và khách VIP

Mẫu thư này được thiết kế với giọng văn trang trọng, lịch sự, tập trung vào việc thể hiện sự trân trọng và tầm quan trọng của mối quan hệ.

2. Mẫu thư mời ra mắt sản phẩm mới gửi báo chí

Mẫu thư này được thiết kế để nhấn mạnh thông tin truyền thông, các điểm nổi bật mang tính tin tức và cơ hội phỏng vấn.

3. Mẫu thư mời ra mắt sản phẩm mới gửi khách hàng

Mẫu thư này mang giọng văn thân thiện, nhấn mạnh các lợi ích mà khách hàng sẽ nhận được khi tham dự sự kiện và trải nghiệm sản phẩm.

Những lưu ý khi gửi thư mời ra mắt sản phẩm mới

Việc soạn thảo một thư mời ra mắt sản phẩm mới chuyên nghiệp là một chuyện, nhưng việc gửi thư đúng cách lại là một yếu tố then chốt khác quyết định sự thành công của sự kiện. Dưới đây là những lưu ý khi gửi thư mời ra mắt sản phẩm mới mà bạn không thể bỏ qua:

1. Thời gian gửi thư mời

Thời gian gửi thư mời ra mắt sản phẩm có ảnh hưởng rất lớn đến tỷ lệ tham dự. Gửi thư quá sớm có thể khiến khách mời quên lãng, trong khi gửi quá muộn lại khiến họ không kịp sắp xếp lịch trình.

• Gửi trước sự kiện ít nhất 3-4 tuần: Đây là khung thời gian lý tưởng để các khách mời quan trọng như đối tác, khách VIP, và giới truyền thông có đủ thời gian xem xét, sắp xếp lịch trình bận rộn của họ.
• Nhắc nhở nhẹ nhàng (Reminder): Gửi thư nhắc nhở (follow-up email) khoảng 1 tuần và 1-2 ngày trước sự kiện cho những người chưa xác nhận hoặc đã xác nhận để đảm bảo họ không bỏ lỡ.
• Thiết lập thời hạn RSVP rõ ràng: Luôn yêu cầu khách mời xác nhận tham dự trước một ngày cụ thể (ví dụ: trước 17:00 ngày [Ngày/Tháng/Năm]) để bạn có thể chủ động trong công tác chuẩn bị.

2. Kênh gửi phù hợp: email, thư giấy, mạng xã hội

Lựa chọn kênh gửi phù hợp với từng đối tượng khách mời sẽ tối ưu hóa khả năng thư mời đến tay đúng người và được chú ý.

• Email chính thức: Là kênh phổ biến và hiệu quả nhất. Bạn có thể soạn trực tiếp trong email hoặc đính kèm file PDF được thiết kế đẹp mắt. Đảm bảo email có tiêu đề hấp dẫn và nội dung được định dạng rõ ràng, dễ đọc trên mọi thiết bị.
• Thư giấy trang trọng: Đối với khách hàng VIP, đối tác chiến lược hoặc các nhân vật có tầm ảnh hưởng lớn, việc gửi một thư mời ra mắt sản phẩm mới được in ấn cẩn thận qua đường bưu điện sẽ thể hiện sự trân trọng đặc biệt và tạo ấn tượng mạnh mẽ.
• Mạng xã hội chuyên nghiệp (LinkedIn): Trong một số trường hợp, bạn có thể gửi tin nhắn cá nhân qua LinkedIn cho các chuyên gia hoặc đối tác tiềm năng đã có kết nối. Tuy nhiên, đây chỉ nên là kênh bổ trợ hoặc bước khởi đầu cho một thư mời chính thức hơn.
• Tích hợp đa kênh: Kết hợp các kênh để đảm bảo thư mời được tiếp cận rộng rãi và phù hợp với thói quen của từng nhóm khách mời.

3. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi để tránh sai sót

Một lỗi nhỏ trong thư mời cũng có thể làm giảm đi tính chuyên nghiệp và uy tín của sự kiện.

• Kiểm tra chính tả và ngữ pháp: Sử dụng công cụ kiểm tra lỗi hoặc nhờ người khác đọc lại để đảm bảo không có sai sót về chính tả, ngữ pháp hay dấu câu.
• Kiểm tra thông tin: Đảm bảo tất cả thông tin về thời gian, địa điểm, tên sản phẩm, tên khách mời, và thông tin liên hệ đều chính xác 100%.
• Thử nghiệm link đăng ký/Mã QR: Trước khi gửi hàng loạt, hãy tự mình kiểm tra các đường link đăng ký hoặc mã QR để chắc chắn chúng hoạt động bình thường và dẫn đến đúng trang.
• Đọc lại từ góc độ khách mời: Đặt mình vào vị trí của người nhận để xem thư mời có dễ hiểu không, có đủ thông tin không, và có hấp dẫn không.

Một thư mời ra mắt sản phẩm mới không chỉ là một thông báo mà còn là công cụ truyền thông và xây dựng hình ảnh mạnh mẽ. Việc đầu tư vào từng thành phần của thư mời sẽ góp phần quan trọng vào việc tạo nên một sự kiện ra mắt sản phẩm thành công rực rỡ. Để đảm bảo sự kiện ra mắt sản phẩm mới của bạn diễn ra suôn sẻ và đạt được hiệu quả tối đa, việc hợp tác với một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là điều cần thiết. Luxevent tự hào là đối tác tin cậy, cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới toàn diện.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://LuxEvent.net
• Hotline: 0814.024.666
• Email: info@luxevent.net
• Địa chỉ:
  • Trụ sở: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
  • Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM