13/08/2024 
Thiệp mời hội thảo không chỉ đơn thuần là một hình thức thông báo về sự kiện. Mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với khách mời. Vậy làm thế nào để thiết kế và truyền tải thông tin chi tiết về sự kiện vào thư mời. Dưới đây là một số thông tin chi tiết và hữu ích mà LuxEvent chia sẻ. Hy vọng các bạn sẽ theo dõi.
Tìm hiểu thêm: Quy trình 6 bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp thành công
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Mục lục
Nội dung thiệp mời hội thảo, hội nghị
Thiệp mời hội thảo hội nghị sẽ cần những nội dung chính như sau:
1. Tiêu đề chính
THIỆP MỜI THAM DỰ HỘI THẢO/HỘI NGHỊ …
Lời mở đầu
– Kính gửi: Tên người nhận hoặc tổ chức
– Nội dung: Chúng tôi hân hạnh mời bạn tham dự hội thảo/hội nghị (Tên hội thảo/hội nghị) với chủ đề “(Chủ đề chính)”, được tổ chức bởi (Tên tổ chức/đơn vị tổ chức).
2. Thông tin chi tiết
– Thời gian: Ngày: (Ngày tổ chức) / Giờ: (Giờ bắt đầu) đến (Giờ kết thúc)
– Địa điểm: Tên địa điểm / Địa chỉ chi tiết / Bản đồ nếu có
– Nội dung hội thảo/hội nghị: Thông tin chi tiết về chương trình, ví dụ: “Giới thiệu sản phẩm mới mới trong lĩnh vực X”, “Thảo luận và Q&A”,…
– Diễn giả chính (nếu có): Tên diễn giả 1 – (Chức danh/Chức vụ) / Tên diễn giả 2 – (Chức danh/Chức vụ),…
– Đối tượng tham dự: Nhà nghiên cứu, chuyên gia trong lĩnh vực X, các tổ chức, doanh nghiệp liên quan, v.v.
– Cách thức đăng ký: Thông tin về cách đăng ký, ví dụ: “Vui lòng đăng ký trước ngày (Ngày đăng ký cuối cùng) qua link (Link đăng ký) hoặc gửi email tới (Địa chỉ email)”
– Lưu ý đặc biệt: Thông tin về việc cung cấp tài liệu, ăn uống, chỗ ở, v.v.
3. Lời kết thư
Chúng tôi rất mong được đón tiếp bạn tại sự kiện và cùng nhau chia sẻ những kiến thức và kinh nghiệm quý báu.
Trân trọng,
(Họ tên người gửi)
(Chức danh)
(Tên tổ chức/đơn vị tổ chức)
(Thông tin liên hệ: Điện thoại, email, website)
Cách thiết kế thiệp mời hội thảo, hội nghị trang trọng
1. Lựa chọn mẫu thiệp
Đối với các hội nghị, hội thảo sang trọng nên chọn những mẫu thiệp mang phong cách chuyên nghiệp và trang trọng. Hãy chọn những mẫu thiết kế với màu sắc nhã nhặn như trắng, xanh navy, xám hay vàng kim.
Hoặc nếu doanh nghiệp mong muốn thiệp mời mang tính cá nhân hóa thì có thể chọn màu sắc chủ đạo của tổ chức. Thường là các màu tối và trung tính cho sự sang trọng.
Hình ảnh hiện trên mẫu thiệp có thể là hình ảnh logo của công ty hoặc hình ảnh mang biểu tượng của bữa tiệc. Yêu cầu hình ảnh phải rõ nét, chất lượng cao, đúng tiêu chí để thể hiện sự chuyên nghiệp của tổ chức.
Nên có sự lưu tâm trong việc lựa chọn mẫu thiệp sao cho thiệp mời có độ nhận diện cao và dễ gợi ý cho khách mời về nội dung của buổi hội nghị. Tranh việc sử dụng quá nhiều thông tin và hình ảnh khiến khách mời khó tập trung vào chủ đề chính.
2. Font chữ
Nội dung trong thiệp cần được sử dụng các font chữ trang trọng và dễ đọc như Times New Roman, Arial, Georgia. Nếu khách muốn sử dụng font chữ khác yêu cầu rằng kích thước chữ đủ lớn để dễ dọc và không có quá nhiều nét gây rối mắt cho người đọc.
3. Bố cục và trình bày
Cần căn lề và khoảng cách các thông tin để đảm bảo chúng được căn lề chính xác. Và có khoảng cách hợp lý để nhìn thuận mắt và dễ đọc hơn với khách mời. Hãy sắp xếp nội dung theo thứ tự hợp lý và dễ theo dõi. Lưu ý phần tiêu đề và các thông tin chú ý cần được nêu nổi bật hơn các phần khác.
Thư mời cần ngắn gọn và dễ hiểu. Do đây là buổi hội nghị mang tính chất sang trọng vậy nên nội dung trong thư cần chuyên nghiệp và lịch sự.
4. Chất liệu và kích thước
Đối với chất liệu giấy, nên sử dụng các loại giấy chất lượng cao. Có thể là giấy bóng hoặc giấy nhám tùy theo phong cách của doanh nghiệp. Chất liệu in thiệp có ảnh hưởng trực tiếp đến với bộ mặt của tổ chức, công ty vì vậy nên có sự đầu tư về chất liệu in thiệp.
Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp thường sử dụng có loại giấy in có thể kể đến như: Giấy Crystal, Giấy Ford, Giấy Couche,… Các bạn có thể tìm hiểu những loại giấy này để dùng cho doanh nghiệp của mình.
Đối với kích thước của thiệp mời sẽ tùy thuộc vào từng hội nghị, hội thảo khác nhau. Tùy vào từng lượng thông tin của doanh nghiệp mong muốn từ đó lựa chọn kích thước sao cho hợp lý và đẹp mắt.
Hoặc nếu các bạn sử dụng nội dung phổ biến thì có thể dùng các kích thước thường thấy như A5 (148 x 210 mm) hay A4 (210 x 297 mm). Thiệp mời có thể thiết kế theo hình dọc, hình ngang, hay hình chữ nhật,… Tùy theo nội dung thông tin, sở thích của doanh nghiệp để lựa chọn.
5. Lưu ý về định dạng
Nên lưu thiệp mời dưới dạng PDF để đảm bảo định dạng không bị thay đổi khi gửi qua email. Nếu in ấn để gửi trực tiếp, cần kiểm tra trước với nhà in để đảm bảo màu sắc và chất lượng. Có thể chắc chắn hơn bằng cách in thử một số bản để xem độ hoàn thiện của thiệp mời.
Xem thêm: Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết từ A – Z
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
18 mẫu thiệp mời hội thảo, hội nghị ấn tượng
Gợi ý 20 mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng sang trọng ấn tượng
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Thiệp mời hội thảo chính là cầu nối chính thức giữa tổ chức và các khách mời. Giúp truyền tải thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm và nội dung của hội thảo. Một cách rõ ràng và trang trọng nhất. Hy vọng với những thông tin LuxEvent chia sẻ phía trên, các bạn đã có được những nội dung quan trọng liên quan đến thư mời hội thảo. Chúc các bạn áp dụng thành công và hoàn hảo.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0814024666
Email: info@luxevent.net
Trang web: https://LuxEvent.net
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ. Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
