Nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Tìm hiểu thông tin ngành sự kiện

Bạn yêu thích công việc sáng tạo, năng động và muốn được giao tiếp với nhiều người? Nhân viên tổ chức sự kiện sẽ là một ngành nghề thú vị dành cho bạn. Thế nhưng, bạn đã thực sự hiểu rõ về nghề nghiệp này chưa? Tham khảo ngay bài viết dưới đây của LuxEvent để được giải đáp chi tiết.

Nhân viên tổ chức sự kiện là gì?

Nhân viên tổ chức sự kiện được hiểu đơn giản là người làm nhiệm vụ hỗ trợ quá trình sản xuất tại các sự kiện. Họ sẽ là người phụ trách những công việc như: lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, điều phối, giám sát để đảm bảo chương trình sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ nhất. Bản chất của công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi giao tiếp nhiều, kỹ năng xử lý tình huống tốt. Chính vì thế, ngoài có kỹ năng chuyên môn, người làm tổ chức sự kiện phải là người hoạt ngôn, giao tiếp tốt.

Ngoài ra, trong quá trình làm việc, người làm tổ chức cũng phải luôn rèn luyện kỹ năng như: kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng chịu áp lực, hiểu tâm lý khách hàng để hiểu hoàn thành công việc của mình một cách tốt nhất. Đây cũng chính là kỹ năng cần thiết của người làm quản lý sự kiện. 

Do tính chất của công việc sự kiện là được hoạt động trong một không gian thoải mái, được gặp gỡ nhiều người, được di chuyển liên tục và không bị gò bó như những công việc ở văn phòng nên được nhiều bạn trẻ yêu thích và lựa chọn theo đuổi công việc này. 

Mô tả công việc của nhân viên tổ chức sự kiện

Một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp phải chịu trách nhiệm làm theo hướng dẫn của quản lý, xử lý tất cả vấn đề liên quan đến quá trình tổ chức sự kiện như: lên kế hoạch, xây dựng ý tưởng, tiến hành triển khai và giám sát. Cụ thể như sau: 

• Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng để xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện phù hợp với những yêu cầu khách hàng đã đặt ra
• Xác định đối tượng mục tiêu, số lượng khách mời tham gia sự kiện
• Đánh giá, phân tích quy mô sự kiện để lên kế hoạch chi tiết
• Lập kế hoạch, tìm kiếm địa điểm tổ chức, dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
• Liên hệ đến các nhà cung cấp, đơn vị đối tác để đặt dịch vụ liên quan đến quá trình tổ chức sự kiện
• Sắp xếp không gian tổ chức sự kiện một cách hợp lý: trang trí, khu khách mời, khu check in,…Kiểm tra chất lượng âm thanh, ánh sáng, chất lượng thi công sự kiện
• Chỉ đạo công tác khác trong quá trình tổ chức sự kiện như: phục vụ đồ uống, đón tiếp khách, tặng quà khách hàng
• Giám sát toàn bộ hoạt động từ khi tổ chức cho đến khi kết thúc
• Báo cáo kết quả công việc cho cấp trên hoặc khách hàng
• Làm việc với bên thi công, tháo dỡ thiết bị và quyết toán chi phí cho các nhà cung cấp liên quan

Tổ chức sự kiện tiếng Anh là gì? Những thuật ngữ phổ biến nhất hiện nay

Những kỹ năng cần có đề làm nhân viên tổ chức sự kiện

1. Kỹ năng giao tiếp

Một trong những kỹ năng quan trọng nhất của một người làm sự kiện đó chính là kỹ năng giao tiếp. Bởi lẽ trong quá trình làm việc nhân viên sự kiện cần phải giao tiếp, trao đổi nhiều với các đối tác, khách hàng cũng như các nhân viên khác để phối hợp cùng nhau làm việc. Có được khả năng giao tiếp tốt, bạn sẽ làm việc với ekip của mình dễ dàng và ăn ý với nhau hơn khiến cho hiệu quả công việc được nâng cao. Bên cạnh đó, là một nhân viên tổ chức sự kiện bạn cũng sẽ cần phải tiếp xúc, trao đổi nhiều với các khách hàng, đối tác hay nhà cung cấp. Do đó, bạn nên trau dồi kỹ năng này để tự tin hơn trong những buổi đàm phán, thương lượng với đối phương. 

2. Tư duy sáng tạo

Sự sáng tạo và đổi mới trong tư duy chính là điều làm nên sự thành công của một nhân sự tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Đây là yếu tố, kỹ năng mà không phải ai cũng có được, không phải rèn luyện ngày 1, ngày 2 là có thể thực hành được. Một phần, yếu tố này xuất phát từ khả năng thiên bẩm, một phần là từ sự rèn luyện, từ va chạm, tiếp xúc xã hội mà hình thành. 

Tất cả mọi hoạt động trong tổ chức sự kiện đều được bắt nguồn từ ý tưởng của nhân viên tổ chức sự kiện. Từ việc tìm kiếm địa điểm, lên kế hoạch, trang trí, sắp xếp các tiết mục văn nghệ cho hợp lý. Sự sáng tạo sẽ giúp sự kiện trở nên khác biệt, tạo ra ấn tượng mạnh mẽ đối với khách mời tham gia sự kiện. 

3. Kỹ năng xây dựng kế hoạch

Kỹ năng xây dựng kế hoạch là một trong những kỹ năng cần thiết nhất của người làm tổ chức sự kiện. Sự kiện được tổ chức bài bản, có kế hoạch và ấn tượng hơn nhờ kỹ năng xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện của doanh nghiệp. Để thực hiện công việc này, người làm tổ chức sự kiện phải có tư duy logic, rành mạch để có cách xây dựng kế hoạch chỉn chu, bài bản cho sự kiện. Bởi lẽ, một bản kế hoạch tổ chức sự kiện hay và thu hút, sáng tạo cần phải có cả tính thuyết phục, tính ứng dụng cao và thỏa mãn yêu cầu của khách hàng đặt ra ban đầu. 

Bạn có biết: Tổ chức sự kiện học ngành gì? Trường nào và cơ hội làm việc trong tương lai

4. Kỹ năng xử lí tình huống

Mặc dù đã được chuẩn bị kỹ lưỡng, việc phát sinh sự cố ngoài ý muốn vẫn có thể xảy ra trong quá trình tổ chức. Do vậy, kỹ năng phát hiện và xử lý tình huống, giải quyết vấn đề là điều mà nhân viên tổ chức sự kiện cần phải có. Sự bình tĩnh trong việc đưa vấn đề và giải quyết vấn đề giúp giải quyết các vấn đề một cách chuyên nghiệp, hợp lý nhất.

5. Kỹ năng quản lý rủi ro

Trong quá trình tổ chức, sẽ khó tránh được những sai sót, rủi ro có thể xảy đến ngoài ý muốn. Chính vì vậy, nhân viên tổ chức sự kiện phải xác định và dự đoán trước rủi ro, từ đó có những phương án xử lý phù hợp. Trong trường hợp có xảy ra những vấn đề này, việc xử lý rủi ro sẽ dễ dàng hơn, chủ động hơn để đảm bảo cho sự kiện vẫn được diễn ra một cách thuận lợi, suôn sẻ.

6. Kỹ năng làm việc nhóm

Trong bất kỳ lĩnh vực, ngành nghề nào, kỹ năng làm việc nhóm vẫn luôn được đánh giá cao và cần thiết đối với mỗi người. Sự phối hợp ăn ý giữa các thành viên trong nhóm giúp cho công việc đạt được hiệu quả cao hơn. Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng giữa các bộ phận với nhau, giữa quản lý và nhân sự sự kiện giúp cho mọi thứ diễn ra trơn tru, đảm bảo mang đến sự kiện chuyên nghiệp theo đúng như kế hoạch ban đầu. 

7. Kỹ năng giám sát, quản lý con người

Kỹ năng giám sát, quản lý con người cần thiết khi nhân sự sự kiện đảm nhiệm chức vụ cao cấp hơn, đó là điều hành, giám sát sự kiện, quản lý tổ chức sự kiện. Tạ mỗi mảng khác nhau trong tổ chức sự kiện sẽ có một đội để phụ trách thực hiện từng mảng. Trong đó, lại có một người đứng ra để nhận trách nhiệm cho bộ phận mình. Việc của người làm quản lý sự kiện là phải giám sát hoạt động của từng bộ phận, giao trách nhiệm và thông tin về quyền lợi để các bộ phận nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm, vụ của mình.

Có thể bạn quan tâm: Tổ chức sự kiện cần những gì? Hạng mục đầu việc cần lưu ý

Mức lương nhân viên tổ chức sự kiện năm 2024

Tùy thuộc vào vai trò, kinh nghiệm của người tổ chức sự kiện mà mức lương của mỗi nhân viên sẽ khác nhau. Tại Việt Nam, với những bạn intern, mới vào nghề, mức lương khởi điểm của nhân viên tổ chức sự kiện sẽ dao động từ 5-10tr. Sau một thời gian công tác, có nhiều kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, mức lương có thể tăng lên, dạo động từ 10tr đến 20tr tùy theo năng lực của mỗi người.

Sau khoảng 3-5 năm, bạn có thể được thăng tiến, giữ những chức vụ quan trọng hơn trong doanh nghiệp như: quản lý nhóm, trưởng phòng sự kiện,…Lúc này, thu nhập của bạn có thể tăng lên từ 15-50tr/tháng.

Ngoài nguồn thu nhập chính, nhân viên tổ chức sự kiện còn có thêm một nguồn thu khác từ tiền tip của khách hàng. Đây được xem là “đặc quyền”, là niềm vui của những người làm sự kiện. Càng những chương trình lớn, khách hàng càng thoải mái trong việc tip thêm cho người quản lý sự kiện. Điều này giúp bạn có thêm một khoản thu khác để gia tăng thu nhập cho bản thân. 

Nhu cầu tuyển dụng ngành tổ chức sự kiện năm 2024

Hiện nay, thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang phát triển vô cùng mạnh mẽ. Ngoài những sự kiện thể thao, sự kiện âm nhạc lớn, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có nhu cầu tổ chức để quảng bá hình ảnh, truyền thông doanh nghiệp, thu hút khách hàng tiềm năng. Tất cả những sự kiện này đều cần phải có sự quan tâm, sự hỗ trợ của những chuyên gia tổ chức sự kiện nhằm điều hành sự kiện diễn ra một cách chuyên nghiệp nhất. Do vậy, ngành tổ chức sự kiện hiện tại là một trong những ngành học mang đến cho các bạn trẻ nhiều cơ hội phát triển trong tương lai. 

Nhân sự sự kiện có thể làm việc ở các công ty truyền thông, nội bộ một doanh nghiệp có bộ phận tổ chức sự kiện hoặc tại các đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ sự kiện.

Nhân sự sự kiện có nhiều cơ hội để phát triển bản thân, cơ hội thăng tiến nhanh. Chỉ cần bạn có kiến thức, có kinh nghiệm, sẵn sàng học hỏi và trau dồi thêm kiến thức, kỹ năng, mối quan hệ, bạn sẽ vô cùng dễ dàng trong việc tìm kiếm cơ hội việc làm trong ngành tổ chức sự kiện.

Trên đây là những chia sẻ của LuxEvent về những thông tin cần thiết của một nhân viên tổ chức sự kiện, hy vọng với những dữ liệu ở trên đã sẽ giúp cho bạn hiểu hơn về nhân viên tổ chức sự kiện và những kỹ năng cần có để trở thành một nhân viên chuyên nghiệp trong ngành. 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.