Tổng hợp những kỹ năng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện là một trong những công việc yêu cầu nhiều kỹ năng, buộc người làm tổ chức sự kiện phải luôn thay đổi, học hỏi, trau dồi kiến thức. Vậy, cần những kỹ năng tổ chức sự kiện nào để trở thành một người làm nghề chuyên nghiệp? Tham khảo bài viết dưới đây của LuxEvent để được giải đáp thắc mắc trên. 

Tìm hiểu thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức chuyên nghiệp

Định hướng nghề nghiệp

1. Đánh giá đúng khả năng

Trước tiên, một trong những kỹ năng đầu tiên bạn cần có trước khi xác định theo nghề tổ chức sự kiện, đó là bản thân bạn phải thực sự hiểu mình, biết mình là ai, có những kỹ năng gì, những kỹ năng nào cần hoàn thiện và kỹ năng nào cần tiếp tục phát triển. Với những kỹ năng này, bạn sẽ làm được gì để tiếp tục nuôi ước mơ trở thành chuyên gia trong ngành tổ chức sự kiện. Một số kỹ năng, tố chất cần thiết để trở thành người làm tổ chức sự kiện: đầu óc tổ chức tốt, có khả năng giao tiếp, quản lý sắp xếp công việc tốt, trí tưởng tượng phong phú,…

2. Trau dồi kinh nghiệm liên tục

Để trở thành người làm sự kiện chuyên nghiệp, bạn phải là người ham học hỏi, trau dồi kiến thức, kỹ năng cần thiết. Các nguồn tự học có thể từ sách vở, internet, qua tiếp xúc thực tế,…Bởi kiến thức và kỹ năng là vô hạn, trong khi nghề tổ chức sự kiện lại yêu cầu rất cao về tính linh hoạt, cần những người có kỹ năng tốt nên người làm nghề phải luôn học hỏi, trau dồi kiến thức, nâng cao trình độ để phát triển bản thân. 

Kỹ năng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

1. Sự sáng tạo

Sự sáng tạo đóng vai trò quan trọng trong việc làm nên sự kiện thành công, chuyên nghiệp và ấn tượng. Trên thực thế, những người làm sự kiện chuyên nghiệp luôn cần phải sáng tạo để tạo ra sự khác biệt cho sự kiện đó. Từ việc lựa chọn địa điểm, thiết kế, trang trí sự kiện, xây dựng kịch bản, truyền đại thông điệp,…đều cần sáng tạo, đổi mới. 

Trước đây, người ta vẫn thường quan niệm rằng, sáng tạo không thể trau dồi, học hỏi. Thế nhưng trên thực tế, quá trình tiếp xúc xã hội, quan sát và nhìn nhận nhiều vấn đề giúp chúng ta trở nên sáng tạo hơn. Sáng tạo ở đây không có nghĩa là tạo ra những thứ mới hoàn toàn mà là sáng tạo từ những thứ đã có sẵn, làm mới để mọi thứ trở nên thú vị, hấp dẫn hơn.

Để trở thành người sáng tạo, chúng ta có thể học hỏi bằng nhiều cách khác nhau như: tìm đến và học hỏi từ những người có năng lực sáng tạo, không ngần ngại tham dự các khóa học để hoàn thiện, phát triển kỹ năng, tìm cảm hướng mới để làm việc tốt hơn.  

2. Kỹ năng viết kịch bản

Để tạo ra một chương trình hay, ấn tượng, bạn cần có kỹ năng viết kịch bản. Và, cũng để tạo ra một kịch bản chương trình hay, hấp dẫn, người làm tổ chức sự kiện phải có sự sáng tạo, có đầu óc, có tư duy mạch lạc và có trí tưởng tượng phong phú để hình dung, xâu chuỗi các hoạt động trong sự kiện một cách hợp lý nhất, ấn tượng nhất. Bên cạnh đó, kỹ năng viết và truyền tải thông điệp qua con chữ cũng là kỹ năng cần phải trau dồi để viết kịch bản hay hơn. Bởi lẽ, dù có tư duy tốt đến đâu, sáng tạo đến như thế nào những không thể diễn đạt được ý tưởng đó thì tất cả đều trở nên vô nghĩa. Để có kỹ năng viết kịch bản tốt hơn, bạn có thể rèn luyện hàng ngày bằng cách: 

• Viết hàng ngày, mỗi ngày một ít để truyền đạt ý tưởng một cách trôi chảy. 
• Đọc nhiều hơn để có thêm vốn từ, để câu văn mạch lạc hơn
• Trò chuyện với nhiều người hơn để có thêm vốn hiểu biết, phát triển tư duy.

Gợi ý cho bạn: Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện ấn tượng chi tiết

3. Kỹ năng viết Proposal

Proposal hay còn gọi là bản kế hoạch sự kiện. Để viết được một bản proposal hoàn chỉnh, bạn phải là người nắm được tất cả thông tin về sự kiện, từ đó lên kế hoạch thật cụ thể, chi tiết về từng hạng mục. Proposal càng chi tiết, càng bám sát thực tế càng dễ thành công hơn. 

Sự hấp dẫn, thu hút của một Proposal cần thu hút, có tính thực tế và tính thuyết phục cao. Điều này được thể hiện qua cách đặt vấn đề, giải quyết vấn đề, đưa ra dẫn chứng cụ thể để chứng minh tính khả thi của dự án. Điều này nhằm giúp cho người lãnh đạo hiểu sự kiện một cách tổng quan nhất, biết được hướng triển khai các hoạt động trong sự kiện một cách dễ dàng nhất. 

Văn phong diễn đạt cũng quyết định một phần tính chuyên nghiệp của proposal. Diễn đạt tốt thì mới có thể thuyết phục người khác. Điều này đồng nghĩa với việc câu từ trong proposal phải rõ ràng, mạch lạc, các ý tưởng phải sắp xếp chỉn chu để người đọc dễ dàng hình dung. Proposal không cần thiết phải dài dòng vì nếu quá dài, người đọc có thể sẽ cảm thấy bị bội thực thông tin, có thể sẽ đọc lướt qua và bỏ sót những ý tưởng hay ho trong bản kế hoạch.

4. Kỹ năng làm Checklist

Kỹ năng làm checklist tưởng chừng như đơn giản nhưng thực chất lại vô cùng quan trọng đối với người làm trong ngành tổ chức sự kiện. Checklist sẽ không có bất kỳ một khuôn mẫu nào để bạn có thể dựa vào đó làm theo. Để làm được một checklist chương trình sự kiện, bạn cần có cho mình thật nhiều những kỹ năng quan trọng như tính cẩn thận, chu đáo, biết nhìn nhận một cách bao quát, biết tính toán tỉ mỉ, biết trình bày một cách kho khọc, dễ nhìn dẽ hiểu. Tất cả những yếu tố đó sẽ giúp checklist của bạn nhìn chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả tốt nhất. Ngoài ra, kỹ năng làm checklist không thể tìm một khóa học để học mà bạn buộc phải học qua việc thực hành thông quá các chương trình. Biết cách quan sát và học hỏi, sau đó tự đúc kết ra các kinh nghiệm để rèn luyện kỹ năng làm checkist một cách tốt nhất.  

5. Kỹ năng làm việc với nhà cung cấp

Trong quá trình tổ chức sự kiện, chúng ta luôn cần liên hệ và hợp tác với rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ (nhà cung cấp), có đơn vị hợp tác được, có đơn vị không hợp tác được vì nhiều lý do khác nhau. Tuy nhiên, để chọn được nhà cung cấp tốt và cộng tác hiệu quả, người tổ chức sự kiện cần lưu ý những điều sau:

• Cần có yêu cầu rõ ràng
• Yêu cầu nhà cung cấp chứng minh năng lực: để tránh sử dụng nhà cung cấp không đủ năng lực trong các hoạt động của mình, chúng ta cần yêu cầu họ chứng minh năng lực của mình. Nếu bạn hiểu rõ về thiết bị và dịch vụ cung cấp thì quá tốt, bạn có thể hỏi họ một số câu hỏi mang tính chuyên môn để biết được năng lực thực sự của nhà cung cấp
• Ký hợp đồng với các điều khoản cụ thể
• Có kế hoạch dự phòng rủi ro trong trường hợp nhà cung cấp không thể đáp ứng được yêu cầu của sự kiện
• Hợp tác trên tinh thần tôn trọng lẫn nhau

Vậy nên, để làm việc được với nhà cung cấp thực sự không dễ dàng, nhất là đối với những bạn vừa mới tiếp xúc với nghề tổ chức sự kiện. Làm việc với nhà cung cấp, bạn phải trau dồi kỹ năng giao tiếp, đàm phán, vừa cứng rắn nhưng vẫn phải mềm mỏng để việc hợp tác hiệu quả hơn, đảm bảo cho mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ, thuận lợi hơn. 

6. Kỹ năng quản lý tài chính

Kỹ năng quản lý tài chính rất quan trọng đối với người làm tổ chức sự kiện. Bởi lẽ, mỗi sự kiện có một mức ngân sách khác nhau. Và để quản lý mức chi tiêu không vượt quá ngân sách cho phép, bạn cần nắm được một số nguyên tắc cơ bản sau:

• Có khảo sát, dự toán chi phí: Thông qua checklist các hạng mục cần thu chi cho sự kiện, người làm tổ chức sự kiện sẽ tiến hành xin báo giá, dự tính chi phí cho từng hạng mục để biết được mức chi tiêu thực tế cho sự kiện. Với những khoản chi phí đã dự tính đó, người làm quản lý sự kiện có thể dễ dàng quản lý, kiểm soát thu chi cho sự kiện, hạn chế tối đa việc gian lận trong mua sắm thiết bị cần thiết cho sự kiện. 
• Có kế hoạch dự phòng: Chuẩn bị một khoản chi phí dự phòng để xử lý cho những vấn đề rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện

Để giỏi hơn hơn trong việc quản lý ngân sách, bạn cần phải thông thạo, khéo léo trong việc quản lý dòng tiền, điều phối nguồn tiền một cách chi tiết, tỉ mỉ để đảm bảo không vượt quá khả năng chi trả, ngân sách sự kiện. Kỹ năng này có thể được trau dồi, đúc kết qua việc thực hành nhiều, tiếp xúc nhiều với công việc. Đồng thời, để có thêm kiến thức về quản lí tài chính, bạn có thể tham gia một số khóa học về kiểm soát tài chính, chi tiêu hiệu quả nhằm phục vụ tốt hơn cho công việc tổ chức sự kiện.

Tổng hợp chi phí tổ chức sự kiện trọn gói tốt nhất 2023

7. Kỹ năng triển khai giám sát

Kỹ năng triển khai, giám sát công việc yêu cầu người làm tổ chức sự kiện phải hội tụ trong mình nhiều kỹ năng liên quan khác như: 

• Giao tiếp: Giao tiếp tốt giúp bạn điều phối nhân sự, phân chia công việc, điều hành sự kiện một cách hiệu quả nhất. Để làm được điều đó, người làm công tác quản lý vừa phải cứng rắn nhưng vẫn cần mềm mỏng đúng lúc, đúng người để phát huy tối đa khả năng của từng nhân sự, tăng hiệu quả làm việc và hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện. 
• Quản lý thời gian: Việc xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện, timeline chương trình chi tiết đến từng phút giúp toàn bộ chương trình, ekip tiết kiệm tối đa thời gian trong quá trình tổ chức sự kiện, giúp sự kiện diễn ra theo đúng những gì đã lên kế hoạch và triển khai. Nếu tính toán, quản lý thời gian không hiệu quả sẽ dễ gây ra sự nhàm chán cho sự kiện. 
• Sự kiện định: Sự kiên định giúp bạn trở nên cứng rắn, bình tĩnh để giải quyết các vấn đề trong sự kiện một cách tốt nhất. Bởi lẽ, khi sự kiện đang diễn ra, sẽ không có quá nhiều thời gian để bạn suy nghĩ rồi mới đưa ra quyết định. Sự kiên định này sẽ giúp bạn bình tĩnh, suy nghĩ nhanh chóng, làm việc hiệu quả, giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng nhưng không nóng vội hấp tấp. Bên cạnh đó, sự kiên định giúp bạn quản lý đội ngũ của mình tốt hơn, làm gương để những người trong đội nhóm của mình noi theo. 
• Bao quát: Trong vị trí là người giám sát, quản lý sự kiện, bạn phải là người có kỹ năng quan sát để bao quát toàn bộ sự kiện, từ những vấn đề lớn cho đến những tiểu tiết nhỏ nhất. Bạn không phải là người làm tất cả mọi thứ trong sự kiện nhưng bạn phải nắm được yêu cầu chung, yêu cầu chi tiết mà khách hàng đưa ra để giám sát và đánh giá đúng chất lượng hoàn thành công việc trong mỗi khu vực.

  

Tương tự như kỹ năng quản lý tài chính, việc trau dồi kỹ năng này không phải ngày một ngày hai mà có được. Kỹ năng sẽ được đúc kết từ chính kinh nghiệm của bản thân. Khi tham gia tổ chức nhiều chương trình, bạn cần phải kết hợp quan sát, đánh giá và nhận định vấn đề, từ đó đúc kết kinh nghiệm cho bản thân. 

8. Kỹ năng hoạch định rủi ro

Khi tổ chức sự kiện, không thể tránh được những rủi ro ngoài ý muốn có thể xảy đến. Việc dự đoán những rủi ro có thể xảy đến, đưa ra phương án dự phòng chính là cách để nhanh chóng khắc phục rủi ro, hạn chế tối đa những ảnh hưởng của rủi ro đó đến trải nghiệm của khách mời tại sự kiện. Khi càng nhiều vấn đề được đặt ra và dự đoán từ trước thì càng ít rủi ro xảy đến trong quá trình tổ chức sự kiện.

Đối với những sự kiện lớn, người làm công tác tổ chức sự kiện luôn phải có kế hoạch dự phòng rủi ro, có phương án phòng ngừa rõ ràng cho cả những tình huống xấu nhất có thể xảy đến. Càng nhạy cảm với các vấn đề rủi ro, càng đảm bảo cho quá trình tổ chức sự kiện được diễn ra suôn sẻ hơn. Các giải pháp được đặt ra để giải quyết vấn đề cần phải logic, có hệ thống, bao gồm:  thiết lập bối cảnh, xác định, phân tích, đánh giá, xử lý, giám sát,…nhằm giải tối đa thiệt hại đến chương trình. 

LuxEvent là đơn vị chuyên cung cấp nhiều dịch vụ đa dạng và liên quan đến lĩnh vực tổ chức sự kiện như: tổ chức sự kiện trọn gói, cung cấp đội ngũ nhân sự sự kiện, cho thuê thiết bị sự kiện, và cả dịch vụ chụp ảnh sự kiện…LuxEvent tự tin rằng chúng tôi có khả năng cung cấp dịch vụ tổ hcucws sự kiện với chi phí phù hợp nhất với ngân sách của khách hàng, không chỉ có sự am hiểu sâu rộng về ngành nghề và mối quan hệ với các đối tác uy tín, mà còn dựa trên sự nhiệt huyết, chuyên nghiệp của đội ngũ nhân sự. LuxEvent luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu, đảm bảo rằng sự kiện luôn diễn ra một cách suôn sẻ nhất đồng thời thể hiện được văn hóa riêng của doanh nghiệp.:

Trên đây là tổng hợp những kỹ năng chuyên nghiệp, cần thiết cho người làm tổ chức sự kiện. Với những chia sẻ này, LuxEvent hy vọng rằng bạn sẽ trau dồi kỹ năng cần thiết để trở thành người làm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Để được tư vấn và đặt dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, liên hệ với LuxEvent theo thông tin dưới đây.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM