Kinh nghiệm tổ chức sinh nhật công ty chuẩn từ A – Z

Tổ chức tiệc sinh nhật công ty là một trong những sự kiện quan trọng. Giống như đánh dấu bước trưởng thành trong chặng đường phát triển của công ty. Nếu như bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức sinh nhật công ty cũng đừng lo lắng. LuxEvent sẽ chia sẻ cho bạn biết về Kinh nghiệm tổ chức sinh nhật công ty chuẩn từ A – Z ở bài viết dưới đây. Cùng tham khảo nhé! 

Xem chi tiết: Kế hoạch và ý tưởng tổ chức sinh nhật công ty ấn tượng

Cách lên kế hoạch tổ chức sinh nhật công ty

Để tổ chức sinh nhật công ty mang lại dấu ấn đặc sắc cho khách mời tham gia. Bạn cần phải phối hợp chặt chẽ các bộ phận với nhau. Từ đó thiết lập một bản kế hoạch cụ thể và chi tiết. Dưới đây là cách lên một bản lên kế hoạch tổ chức sinh nhật công ty hoàn chỉnh mà bạn có thể tham khảo:

1. Xác định khách mời và mục tiêu của bữa tiệc

Đầu tiên, bạn cần xác định số lượng và đối tượng khách mời tham dự. Việc này sẽ giúp bạn lựa chọn địa điểm cũng như xây dựng concept chủ đề phù hợp hơn. Đồng thời, hãy xác định mục tiêu của tiệc sinh nhật công ty hướng tới điều gì. Từ đó, mọi thứ được đồng nhất với nhau giúp thu hút khách hàng tham gia mà không gây nhàm chán. 

2. Dự trù ngân sách tổ chức

Sau khi đã có danh sách khách mời cụ thể, bước tiếp theo bạn nên làm là tính toán các hạng mục chi phí tổ chức sinh nhật. Việc này sẽ giúp bạn sắp xếp và cân đối thu chi trong mọi khoản. Bên cạnh đó tránh tối đa các khoản phát sinh có thể xảy ra. Nếu không dự trù ngân sách, việc bạn tổ chức sinh nhật công ty sẽ có thể làm sai lệch khoản thu chi cũng như không đúng với những gì đã tính dự đoán. 

Hãy ưu tiên đến các hạng mục như thuê địa điểm, quà tặng sinh nhật công ty,… vì đây là cốt lõi tạo nên sự thành công. Ngoài ra, không để bạn đau đầu tính toán hãy thuê một công ty chuyên tổ chức sự kiện. Họ sẽ lo tổ chức cho bạn từ A đến Z một cách chu đáo và chuyên nghiệp.

3. Xây dựng ý tưởng, chủ đề

Mỗi sự kiện đều cần có ý tưởng tổ chức sinh nhật, chủ đề xuyên suốt để làm nổi bật hình ảnh của chương trình sự kiện. Và tiệc sinh nhật công ty cũng không ngoại lệ với bước này. Dựa vào mục tiêu và nhu cầu của công ty đưa ra, bạn hãy chọn ý tưởng, chủ đề concept cho bữa tiệc sinh nhật trở nên độc đáo, sáng tạo và chuyên nghiệp hơn. Bên cạnh đó, việc xây dựng ý tưởng và chủ đề rõ ràng sẽ giúp khâu trang trí của bạn được đồng nhất, dễ thực hiện hơn. Ngoài ra, bạn cũng có thể lồng ghép các thông điệp của chương trình để khách mời có ấn tượng tốt hơn về công ty.

4. Lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức tiệc sinh nhật

Có thể nói bước lựa chọn địa điểm tổ chức sinh nhật công ty và thời gian tổ chức là yếu tố quyết định làm nên sự thành công. Chính vì vậy, bạn cần đảm bảo lựa chọn địa điểm, thời gian phù hợp để khách mời nào cũng có thể tham gia.

Trong đó, lựa chọn địa điểm bạn cần nắm rõ số lượng khách mời tham gia cũng như ngân sách dành cho địa điểm. Ngoài ra, bạn cũng có thể dựa vào một số yếu tố để lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc sinh nhật công ty. Ví dụ như:

• Không gian rộng rãi, thoáng mát tạo sự thoải mái cho khách mời.
• Chi phí thuê hợp lý, rõ ràng các điều khoản về hợp đồng cho thuê.
• Vị trí không nên cách quá xa trung tâm, thuận lợi cho việc đi lại cũng như gửi xe.
• Dịch vụ đi kèm chất lượng ổn định, cung cấp các thiết bị như hệ thống âm thanh, ánh sáng, điều hòa,…

Đối với thời gian tổ chức, bạn nên chọn khoảng thời gian vào buổi tối, các ngày cuối tuần. Hạn chế tránh khung giờ hành chính đi làm, vì điều này sẽ làm khó khăn trong việc tham gia. Cũng như khách mời phải về sớm giữa chừng không thể tham dự bữa tiệc hết mình. Bạn cũng không cần phải chọn chính xác ngày sinh nhật công ty, có thể lựa chọn trước hoặc sau 1 – 2 ngày để phù hợp với khung giờ.

5. Lên kịch bản tiệc sinh nhật

Bên cạnh những yếu tố trên, chắc chắn một bữa tiệc sinh nhật suôn sẻ sẽ không thể thiếu được kịch bản chương trình. Trong một kịch bản hoàn chỉnh cơ bản sẽ có các hạng mục như khai mạc, chào mừng, văn nghệ, phát biểu,… Sẽ có hai hình thức thiết kế lên kịch bản mà bạn có thể tham khảo cho công ty của mình:

• Nhân viên công ty phụ trách lên kịch bản và tổ chức: Giúp tiết kiệm và phát huy năng lực của các cán bộ nhân viên công ty. Tuy nhiên, hình thức này sẽ gây ra mất thời gian, tính đa dạng còn hạn chế cho các nhân viên.
• Thuê các đơn vị tổ chức sự kiện hỗ trợ: Hình thức này sẽ giúp bạn đảm bảo tiệc sinh nhật công ty được diễn ra chuyên nghiệp và hấp dẫn hơn. Đồng thời, đáp ứng được các tính chất sự kiện. Đảm bảo nhân viên thoải mái, tự do vui chơi.

Đừng bỏ lỡ: Mẫu kịch bản tổ chức sinh nhật ấn tượng khó quên

6. Chuẩn bị quà tặng cho khách mời tham dự

Việc chuẩn bị quà tặng cho khách mời tham dự tiệc sinh nhật công ty sẽ tạo được ấn tượng tốt trong lòng khách mời. Bạn có thể chuẩn bị những chiếc áo phông hay phụ kiện nào đó in hình kỷ niệm thành lập công ty. Đây sẽ là một gợi ý lý tưởng vì không chỉ đơn giản là món quà mà còn đem lại hiệu quả truyền thông, quảng bá cho công ty. Tuy nhiên, việc tặng quà cần đảm bảo ngân sách của công ty. Tránh dành ngân sách quá nhiều vào hạng mục này. Và hơn hết, hãy chọn những món quà mang dấu ấn công ty để khách mời nhớ tới thương hiệu công ty nhiều hơn.

Kinh nghiệm tổ chức sinh nhật công ty từ A – Z

Với kinh nghiệm đã tổ chức nhiều chương trình sự kiện cũng như tiệc sinh nhật công ty. Dưới đây LuxEvent sẽ chia sẻ một vài kinh nghiệm bổ ích về cách tổ chức sinh nhật công ty từ A đến Z để bạn có thể tham khảo và có cái nhìn khách quan hơn:

1. Lên kế hoạch một cách chi tiết, rõ ràng

Trong sự kiện nào cũng vậy, bạn cần lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật để sự kiện diễn ra được suôn sẻ và trơn tru. Trong một bản kế hoạch, bạn sẽ phải có những hạng mục cơ bản sau:

• Xác định mục tiêu của tiệc sinh nhật.
• Lập ngân sách rõ ràng, dự trù các khoản chi phí bạn có thể chi vào bữa tiệc cũng như các kế hoạch chi tiêu cho từng hạng mục nhỏ. 
• Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô số lượng khách mời cũng như ngân sách của bạn.
• Xác định chủ đề, concept cho tiệc sinh nhật để việc trang trí thống nhất được quyết định và thực hiện dễ dàng.
• Xây dựng kịch bản chương trình cũng như lên các hoạt động chính hấp dẫn cho tiệc sinh nhật công ty.
• Chuẩn bị các vật dụng, thiết bị hỗ trợ sự kiện cần thiết cho bữa tiệc. Ví dụ như âm thanh, ánh sáng, đồ ăn, trang trí,…..

2. Thực hiện tổ chức tiệc sinh nhật

Với bước bắt tay vào thực hiện tổ chức sinh nhật chính thức. Bạn cần lưu ý một số hạng mục công việc sau:

• Gửi thiệp mời khách tham dự ít nhất 1 – 2 tuần trước khi tổ chức sự kiện tiệc sinh nhật công ty.
• Trang trí không gian tổ chức theo chủ đề bữa tiệc.
• Chuẩn bị đồ ăn, thức uống phù hợp với khẩu vị chung.
• Setup âm thanh, ánh sáng và sân khấu.
• Đón tiếp khách mời chu đáo.
• Dẫn dắt chương trình theo kịch bản được lên sẵn từ trước đó.
• Kết thúc bữa tiệc trao quà và tiễn khách ra về.

3. Kết thúc bữa tiệc

Sau khi bữa tiệc sinh nhật công ty kết thúc bạn nên gửi lời cảm ơn đến những người tham dự bữa tiệc. Đồng thời đừng quên việc dọn dẹp, những tàn dư sau khi kết thúc bữa tiệc. Hơn hết, bạn cần đánh giá hiệu quả bữa tiệc và rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo.

4. Một số lưu ý khi tổ chức

Ngoài những kinh nghiệm trên, bạn cần lưu ý một số hạng mục khi tổ chức như:

• Lên kế hoạch chi tiết để giúp bạn tổ chức một cách suôn sẻ, hiệu quả.
• Phân công các hạng mục công việc rõ ràng cho từng cá nhân, bộ phận phụ trách.
• Luôn linh hoạt cho việc tổ chức, giải quyết những vấn đề phát sinh.
• Đảm bảo an toàn cho khách mời tham dự trong suốt thời gian diễn ra bữa tiệc.

Bạn có thể tham khảo: Dịch vụ tổ chức sự kiện sinh nhật chi tiết từ A – Z

Trên đây là bài viết về Kinh nghiệm tổ chức sinh nhật công ty chuẩn từ A – Z được LuxEvent chia sẻ cho bạn biết. Hy vọng rằng, với những thông tin được chia sẻ ở trên đã giúp ích được cho bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết đến đây. Chúc bạn có một tuần làm việc tràn đầy năng lượng và vui vẻ. 

Nếu có nhu cầu tìm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Hãy liên lạc với LuxEvent theo thông tin dưới đây. Chúng tôi luôn sẵn sàng và hỗ trợ bạn 24/7 miễn phí.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Trang web: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.