Kế hoạch tổ chức họp lớp cấp 2 không chỉ đơn thuần là một buổi gặp mặt bạn bè sau nhiều năm xa cách – đó còn là hành trình trở về với những ký ức thân thương, nơi mà từng câu chuyện, từng khoảnh khắc xưa cũ lại được sống lại một cách đầy cảm xúc và ấm áp. Buổi họp lớp là dịp để những người bạn cũ có cơ hội gặp lại, chia sẻ những thay đổi trong cuộc sống, ôn lại những kỷ niệm thời học sinh tươi đẹp và thắp lên ngọn lửa gắn kết bền chặt hơn bao giờ hết. Để buổi gặp mặt ấy trở nên trọn vẹn, ý nghĩa và chu đáo, việc lên kế hoạch kỹ lưỡng và chi tiết là vô cùng cần thiết. Hãy cùng LuxEvent đồng hành và hỗ trợ bạn trong từng bước chuẩn bị, để buổi họp lớp cấp 2 không chỉ là một sự kiện, mà còn là một kỷ niệm khó quên trong lòng tất cả mọi người. Cùng khám phá các bước tổ chức hoàn hảo qua bài viết dưới đây nhé!
1. Vì sao nên tổ chức họp lớp cấp 2?
Gặp lại những người bạn thuở thiếu thời: Sau nhiều năm xa cách, mỗi người có thể đã đi những con đường riêng, lập gia đình, phát triển sự nghiệp… Nhưng tình bạn tuổi học trò luôn trong trẻo, chân thành và đáng quý. Họp lớp cấp 2 là dịp quý báu để tất cả cùng quay về, hàn huyên chuyện cũ, chia sẻ cuộc sống hiện tại và nối lại mối liên hệ đã phai mờ theo năm tháng.
Sống lại ký ức tuổi học trò: Những buổi học nhóm, chuyến đi tham quan, những lần thi đua giữa các tổ… tất cả sẽ sống dậy trong không khí họp lớp. Khi ngồi lại bên nhau, chỉ cần một ánh nhìn hay một tiếng cười quen thuộc cũng đủ khiến cả lớp bồi hồi, xúc động như chưa từng rời xa.
Gửi lời tri ân đến thầy cô: Nếu có thể mời được những thầy cô từng dạy lớp mình tham dự, buổi họp lớp sẽ càng thêm ý nghĩa. Đó là dịp để tất cả học sinh nói lời cảm ơn tới những người đã tận tâm truyền dạy và dìu dắt chúng ta những bước đi đầu tiên trên hành trình tri thức.
2. Các bước chuẩn bị tổ chức họp lớp cấp 2
Họp lớp cấp 2 là dịp ý nghĩa để các bạn học cũ gặp gỡ, cùng nhau hồi tưởng những kỷ niệm thời học sinh và sẻ chia về những chặng đường đã trải qua. Dưới đây là những bước chuẩn bị bạn có thể tham khảo để tổ chức buổi họp lớp thành công và trọn vẹn:
2.1 Xác định thời gian và địa điểm tổ chức họp lớp cấp 2: Chọn ngày và giờ phù hợp với đa số thành viên trong lớp, thường là vào cuối tuần hoặc ngày nghỉ lễ để mọi người dễ sắp xếp thời gian tham dự. Địa điểm nên thuận tiện, dễ tiếp cận và đủ rộng để chứa số lượng khách mời dự kiến, đồng thời tạo không khí thân mật, ấm cúng.
- Ví dụ: Lớp bạn có thể chọn ngày Chủ Nhật cuối tháng 6, thời điểm thuận tiện cho hầu hết mọi người.
- Địa điểm có thể là nhà hàng gần trường cũ hoặc một quán cà phê rộng rãi, có không gian riêng cho nhóm 50 người.
2.2 Lập danh sách khách mời và liên lạc họp lớp cấp 2 : Tổng hợp danh sách cựu học sinh, thầy cô và các thành viên khác của lớp. Liên hệ và gửi lời mời chính thức sớm để họ có thể sắp xếp thời gian tham gia. Có thể tạo nhóm chat hoặc sử dụng mạng xã hội để cập nhật thông tin và trao đổi dễ dàng hơn.
2.3 Xây dựng ngân sách tổ chức họp lớp cấp 2 : Lập dự toán ngân sách chi tiết cho các khoản như thuê địa điểm, ăn uống, trang trí, âm nhạc, quà tặng và chi phí khác. Phân chia chi phí rõ ràng giữa các thành viên nếu cần thiết, giúp việc thu chi minh bạch và thuận tiện hơn.
2.4 Lên kế hoạch nội dung và hoạt động họp lớp cấp 2 : Phác thảo chương trình chi tiết bao gồm các phần chính như đón khách, khai mạc, chia sẻ kỷ niệm, tổ chức trò chơi, giao lưu, tiệc nhẹ… Đồng thời chuẩn bị các vật dụng cần thiết như micro, loa đài, máy chiếu hoặc các đạo cụ cho trò chơi.
Chương trình mẫu:
- 17h00 – 17h30: Đón khách, ổn định chỗ ngồi
- 17h30 – 17h45: Phát biểu khai mạc của trưởng lớp hoặc đại diện ban tổ chức
- 17h45 – 18h15: Chiếu video kỷ niệm và chia sẻ kỷ niệm vui
- 18h15 – 19h00: Tiệc nhẹ và giao lưu
- 19h00 – 19h30: Trò chơi tập thể (ví dụ: đố vui về lớp, đoán bạn qua ảnh thuở nhỏ)
- 19h30 – 20h00: Thời gian tự do, chụp ảnh, trò chuyện
2.5 Chuẩn bị trang trí và âm nhạc: Trang trí không gian với các hình ảnh, kỷ vật gợi nhớ về thời cấp 2 để tạo bầu không khí thân quen, ấm cúng. Chuẩn bị playlist nhạc phù hợp, có thể là những bài hát thịnh hành thời học cấp 2 hoặc các bài hát giúp khơi gợi kỷ niệm.
2.6 Thuê hoặc phân công người phụ trách dịch vụ: Liên hệ các dịch vụ như chụp ảnh, quay phim để lưu lại khoảnh khắc đáng nhớ. Nếu không thuê ngoài, hãy phân công các thành viên có kỹ năng phụ trách các phần như chụp ảnh, âm thanh, đón khách nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
2.7 Kiểm tra và tổng duyệt trước ngày tổ chức: Trước ngày họp lớp, kiểm tra lại tất cả các khâu chuẩn bị, từ địa điểm, trang trí, thiết bị âm thanh đến thực đơn. Nếu có thể, tổ chức buổi tổng duyệt nhỏ để đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru, tránh phát sinh sự cố trong ngày diễn ra sự kiện.
3. Những lưu ý khi tổ chức họp lớp cấp 2
Để tổ chức buổi họp lớp cấp 2 diễn ra một cách suôn sẻ, LuxEvent gợi ý cho bạn một vài lưu ý sau:
3.1. Xác định mục tiêu buổi họp lớp cấp 2
Trước tiên, bạn cần xác định rõ mục đích chính của buổi họp lớp cấp 2 là gì: gặp mặt ôn lại kỷ niệm, gắn kết lại tình bạn cũ, tri ân thầy cô, hay tổ chức thêm các hoạt động như teambuilding, trò chơi, ăn uống…? Khi đã xác định được mục tiêu, bạn sẽ dễ dàng xây dựng chương trình phù hợp cả về hình thức lẫn nội dung. Điều này cũng giúp bạn cân đối ngân sách và chọn địa điểm tương ứng.
3.2. Lên danh sách lớp và cập nhật thông tin liên lạc họp lớp cấp 2
Hãy bắt đầu bằng việc tìm lại danh sách lớp từ sổ liên lạc, ảnh kỷ yếu hoặc tài liệu cũ. Sau đó, liên hệ với các bạn qua điện thoại, Facebook, Zalo hoặc nhờ người quen giới thiệu lại. Nên tạo một nhóm chung (Zalo/Facebook Messenger) để thuận tiện trao đổi thông tin, chia sẻ kế hoạch và thông báo thống nhất. Cập nhật thường xuyên danh sách những người xác nhận tham gia để tiện việc sắp xếp chỗ ngồi và đặt dịch vụ.
3.3. Chọn địa điểm tổ chức họp lớp cấp 2
Tùy thuộc vào số lượng người tham gia họp lớp cấp 2 và ngân sách dự kiến, bạn có thể cân nhắc một số địa điểm như:
- Nhà hàng, quán café: Ưu tiên chọn nơi có phòng riêng, không gian đủ rộng, thoải mái trò chuyện, tiện phục vụ đồ ăn và trang trí.
- Resort, homestay: Phù hợp nếu lớp muốn tổ chức thêm hoạt động vui chơi, nghỉ dưỡng trong 1–2 ngày.
- Trường học cũ: Nếu được sự cho phép của ban giám hiệu, đây sẽ là nơi mang lại nhiều cảm xúc và ký ức nhất cho mọi người.
Lưu ý kiểm tra về chỗ để xe, điều kiện âm thanh – ánh sáng, và có đủ không gian chụp ảnh kỷ niệm.
3.4. Dự trù ngân sách họp lớp cấp 2
Một kế hoạch tài chính rõ ràng sẽ giúp tránh thiếu hụt hoặc lãng phí không cần thiết. Bạn nên liệt kê tất cả những hạng mục có thể phát sinh chi phí như:
Thuê địa điểm tổ chức: Tuỳ vào quy mô buổi họp lớp mà bạn chọn nhà hàng, quán café hay homestay.
- Thuê phòng riêng tại nhà hàng: 500.000–1.500.000 VNĐ/2–3 tiếng
- Homestay nghỉ qua đêm (20 người): khoảng 4.000.000–6.000.000 VNĐ
Chi phí ăn uống, nước uống: Chi phí này phụ thuộc vào thực đơn, số người và hình thức tổ chức (set menu hay buffet).
- Menu nhà hàng: 200.000 VNĐ/người × 30 người = 6.000.000 VNĐ
- Nước ngọt, nước suối: 10.000–15.000 VNĐ/người × 30 = ~300.000–450.000 VNĐ
Trang trí (bóng bay, banner, backdrop, ảnh kỷ niệm): Trang trí giúp tạo điểm nhấn và không khí hoài niệm.
- Backdrop in tên lớp & năm: ~500.000–800.000 VNĐ
- Bóng bay, dây treo ảnh, photobooth: ~300.000–500.000 VNĐ
- In ảnh kỷ niệm dán trang trí: ~200.000 VNĐ
Quà tặng cho giáo viên, các thành viên đặc biệt: Món quà tuy nhỏ nhưng thể hiện sự trân trọng.
- Hoa tươi tặng giáo viên: 300.000–500.000 VNĐ/bó × 2 giáo viên = ~600.000–1.000.000 VNĐ
- Quà tặng lưu niệm (sổ tay, móc khoá, khung ảnh…): 50.000–100.000 VNĐ/phần × 30 người = ~1.500.000–3.000.000 VNĐ
Thuê MC, loa kéo, máy chiếu, đèn led (nếu tổ chức buổi tối): Các thiết bị này phục vụ phần giao lưu, trình chiếu kỷ niệm.
- Thuê loa kéo: 300.000–500.000 VNĐ
- Máy chiếu + màn chiếu: 500.000–800.000 VNĐ
- Đèn led trang trí sân khấu: ~300.000–400.000 VNĐ
- MC dẫn chương trình: có thể mời bạn trong lớp, hoặc thuê ngoài (nếu cần): ~1.000.000 VNĐ
Chi phí chụp ảnh, quay video, in ảnh lấy liền: Lưu giữ khoảnh khắc là phần nhiều lớp mong đợi.
- Photographer chụp 3 giờ: ~1.000.000–1.500.000 VNĐ
- Quay video cơ bản: 2.000.000–3.000.000 VNĐ
- In ảnh lấy liền: 5.000–10.000 VNĐ/tấm × 30 ảnh = ~150.000–300.000 VNĐ
Chi phí phát sinh khác (xe đưa đón, phụ phí phục vụ): Dự phòng cho các khoản không lường trước.
- Xe đưa đón từ trường đến địa điểm: 800.000–1.200.000 VNĐ (xe 16 chỗ)
- Phụ phí phục vụ nhà hàng (mở ngoài giờ, dùng mic, chén đĩa…): 300.000–500.000 VNĐ
- Dự phòng phát sinh: nên để ra khoảng 10% tổng ngân sách (ví dụ ngân sách 10 triệu thì nên có thêm 1 triệu dự phòng)
3.5 Chuẩn bị trang trí và âm nhạc cho họp lớp cấp 2
Trang trí và âm nhạc đóng vai trò quan trọng trong họp lớp cấp 2 việc tạo nên không khí ấm cúng và gợi nhớ những kỷ niệm thời học sinh. Bạn có thể sử dụng các bức ảnh cũ của lớp, các vật dụng quen thuộc như bảng, sách vở hoặc đồng phục học sinh để trang trí không gian. Bên cạnh đó, những poster hoặc banner kỷ niệm với hình ảnh tập thể, câu slogan của lớp cũng sẽ giúp không gian thêm phần sinh động. Âm nhạc nên lựa chọn các bài hát quen thuộc, gắn liền với tuổi học trò để mọi người dễ dàng hòa mình vào không khí vui tươi và hoài niệm.
3.6 Ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ họp lớp cấp 2
Việc ghi lại những khoảnh khắc quan trọng trong buổi họp lớp cấp 2 là yếu tố không thể thiếu để lưu giữ những kỷ niệm đẹp. Hình ảnh chụp lưu niệm, video chia sẻ câu chuyện, cảm xúc của các thành viên sẽ giúp mọi người có dịp ôn lại và sẻ chia những trải nghiệm quý giá. Bạn có thể thuê dịch vụ chụp ảnh và quay video chuyên nghiệp để đảm bảo mọi khoảnh khắc đều được ghi lại một cách rõ nét và ấn tượng.
LuxEvent – Đơn vị tổ chức họp lớp chuyên nghiệp
LuxEvent tự hào là đơn vị tổ chức họp lớp chuyên nghiệp với gần 10 năm kinh nghiệm. Chúng tôi luôn mang đến những buổi họp lớp hoàn hảo và đáng nhớ cho khách hàng, từ việc lên ý tưởng, lựa chọn địa điểm cho đến thực hiện chương trình một cách tỉ mỉ. LuxEvent cam kết mang đến cho khách hàng những dịch vụ chất lượng cao với mức giá cạnh tranh. Với phương châm đặt khách hàng lên hàng đầu, chúng tôi luôn đảm bảo quy trình làm việc minh bạch, chu đáo và sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu, giúp bạn có một sự kiện đáng nhớ, trọn vẹn.
Trên đây là kế hoạch tổ chức họp lớp 20 năm mà LuxEvent muốn gửi đến bạn. Hi vọng qua bài đọc này sẽ giúp chương trình họp lóp của bạn trở nên ý nghĩa. Nếu bạn còn thắc mắc về tổ chức họp lớp xin vui lòng liên hệ với LuxEvent để được giải đáp.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://LuxEvent.net
- Hotline: 0814.024.666
- Email: info@luxevent.net
- Địa chỉ:
- Trụ sở: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
- Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
