Hội thảo trực tuyến là gì? Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến

Hội thảo trực tuyến là một khái niệm sự kiện mới được yêu thích trong khoảng 3 năm trở lại đây. Loại hình sự kiện này được tổ chức không chỉ trong các công ty, doanh nghiệp mà còn được tổ chức trong bộ máy nhà nước. Nếu như trước đây việc chuẩn bị hoặc lên kế hoạch thường rất lâu mới có thể tổ chức được một buổi hội thảo thì với hội thảo trực tuyến bạn có thể dễ dàng tổ chức cực kỳ nhanh chóng. Và để hiểu rõ hơn hãy cùng LuxEvent khám phá hội thảo trực tuyến và quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến chi tiết nhất trong bài viết bên dưới đây nhé!

Xem thêm: Cách tổ chức hội thảo chuyên nghiệp hiệu quả

Hội thảo trực tuyến là gì? 

Hội thảo trực tuyến hay còn được gọi là hội nghị trực tuyến đây là một trong những hình thức họp online của một nhóm các khách mời có chung một mối quan tâm về một vấn đề nào đó. Các thành viên sẽ thảo luận về các nội dung xoay quanh vấn đề đó nhưng không phải là tập trung tại một địa điểm mà là trực tiếp thông qua mạng internet. Những thành viên tham gia hội thảo sẽ trong phòng cao cấp được trang bị các trang thiết bị hiện đại và chuyên nghiệp. Điều này nhằm mang tới hình ảnh và âm thanh sắc nét giống như đang tham gia một hội thảo trực tiếp vậy. 

Thông qua hội nghị trực tuyến mà các doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm được một lượng chi phí lớn như chi phí tổ chức, chi phí đi lại. Đồng thời thông qua hội thảo trực tuyến này mà doanh nghiệp vẫn đảm bảo được hiệu quả kết nối doanh nghiệp với các khách hàng, đối tác một cách dễ dàng. Chính vì điều này mà hội thảo trực tuyến dường như đã trở thành một phần quan trọng và không thể thiếu đồng hành cùng quá trình phát triển của doanh nghiệp. 

Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến

1. Xác định mục đích tổ chức hội thảo

Điều đầu tiên trong quy trình hội thảo trực tuyến cũng giống với hội thảo truyền thống đó chính là phải xác định được mục đích của sự kiện này. Mục đích của sự kiện này là chia sẻ kiến thức, quảng bá sản phẩm hay đào tạo nhân sự. Sự kiện này có thu phí hay miễn phí. 

2. Lên kế hoạch tổ chức hội thảo

Trong phần lập kế hoạch tổ chức hội thảo này bạn cần phải thực hiện các hạng mục như: tiêu đề, thời gian, chủ đề, diễn giả, nội dung, thiết bị và hậu cảnh, thực hiện trên phần mềm nào?

• Tiêu đề

Phần tiêu đề này cần được đặt một cách rõ ràng điều này giúp cho mọi người có thể ghi nhớ dễ dàng về chương trình và hiểu được mình đăng ký tham gia hội thảo vì điều gì. Để thu hút thì tiêu đề hội thảo có thể để thành một câu hỏi hoặc là cần phải tránh được những thắc mắc không cần thiết của khán giả.

• Nội dung

Nội dung mà buổi hội thảo cung cấp trong suốt quá trình diễn ra cần phải hấp dẫn để sao đó giữ chân được những người tham gia cho đến khi chương trình kết thúc. Sau khi kết thúc chương trình cũng phải đem lại giá trị áp dụng sau khi kết thúc buổi hội thảo. Nội dung sự kiện sẽ cần được diễn giải trình bày kết hợp với slide thuyết trình. Chính vì thế, hãy thiết kế một slide thật đẹp sử dụng nhiều hình ảnh, video minh họa thật ấn tượng để gây được sự chú ý của người tham gia. Bạn hoàn toàn có thể ứng dụng các phần mềm thiết kế slide chuyên nghiệp để hỗ trợ như: envato, prezi,…

• Thời lượng

Thời lượng hoàn hảo dành cho buổi hội thảo trực tuyến khiến khách mời có thể tập trung hoàn toàn vào sự kiện sẽ là 60 phút. Tuy nhiên, chẳng có một giới hạn nào cho một sự kiện hội thảo trực tuyến nào cả. Giới hạn của hội thảo trực tuyến chính là phần mềm tổ chức hội thảo. Thời gian của buổi hội thảo trực tuyến sẽ chẳng còn là quan trọng nếu như nội dung của hội thảo thực sự có sức hút. Ban tổ chức hội thảo cần phải đưa ra được mốc thời gian mà hội thảo sẽ kết thúc để họ nắm được thời gian mà điều chỉnh kế hoạch tham gia phù hợp. 

• Cấu trúc

Sau khi xác định được mục đích chủ đề, khung thời gian cũng như nội dung buổi hội thảo thì đây cũng là lúc cần phải sắp xếp được cấu trúc của buổi hội thảo. Các nội dung cần phải được sắp xếp sao cho có thể giữ chân được các khách mời tới cuối buổi hội thảo. Hãy tạo cho người tham gia cảm giác tham gia vào buổi hội thảo là điều đúng đắn. Bạn luôn phải nhớ dành một chút thời gian cuối cùng để giải đáp thắc mắc. Đây cũng là lúc bạn có thể kiểm chứng được sự chú ý của người tham gia. 

• Thiết bị và hậu cảnh

Trước khi bắt đầu tổ chức một buổi hội thảo trực tuyến thì bạn cũng cần phải đảm bảo mọi thứ luôn sẵn sàng để bắt đầu bất cứ lúc nào. Các thiết bị cần được lắp đặt và test trước. Ưu tiên lắp đặt camera vào những vị trí có ánh sáng tốt góc quay đẹp và vị trí đặt camera không bị ảnh hưởng bởi tạp âm. Bạn có thể chuẩn bị hậu cảnh một cách đơn giản hoặc phức tạp. Đó có thể là phòng họp, phòng làm việc quan trọng là bối cảnh có phù hợp với sự kiện hay không và quá trình tham gia có ảnh hưởng hay không. Để hạn chế được tối đa rủi ro về kỹ thuật hãy đảm bảo có kết nối internet ổn định, máy tính hay thiết bị xách tay có đủ pin không,… Bên cạnh đó nếu như có ý định share màn hình của bạn thì hãy chắc chắn rằng các tab không cần thiết đã được đóng và các phần mềm không liên quan tới  buổi hội thảo sẽ được tắt và dọn dẹp. Các phần mềm được chạy nền nên được tắt chức năng thông báo để trong khoảng thời gian diễn ra sự kiện không bị gián đoạn và làm phiền.

Xem chi tiết: Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp chi tiết

• Chọn nền tảng tổ chức hội thảo trực tuyến

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều nền tảng hỗ trợ hội nghị trực tuyến. Đó có thể là các nền tảng miễn phí và có trả phí. Tùy thuộc vào nội dung và cách diễn giả trình bày trong buổi hội thảo mà lựa chọn phần mềm hay nền tảng tổ chức hội nghị, hội thảo trực tuyến: 

• Số lượng người tham gia vào sự kiện hội thảo
• Khả năng thay đổi người diễn thuyết một cách linh hoạt 
• Có tính năng đặt câu hỏi cho những người tham gia 
• Có chức năng chia sẻ màn hình 
• Có thể chia sẻ slide
• Có thể ghi hình, ghi âm cuộc hội thảo 
• Tạo được poll để tham khảo ý kiến 
• Trong trường hợp người tham gia cố tình quấy rối có thể tắt, bật mic của người đó 
• Có tính năng bảo mật tốt 
• Chi phí tối ưu

Một số nền tảng họp trực tuyến có thể phù hợp với nhu cầu của bạn có thể là: Zoom, GoToWedinar, Hoola,… Hoặc có thể lựa chọn các kênh phát trực tiếp như youtube, facebook,… 

• Ngày giờ tổ chức

Thời gian nào là thuận tiện nhất để các khách mời có thể tham gia hội thảo. Thời gian tổ chức hội thảo trực tuyến tốt nhất thường sẽ là vào giữa tuần. Nếu tổ chức vào giữa tuần thì mọi người sẽ có thể tham gia còn cuối tuần thì sẽ vướng vào thời gian nghỉ dưỡng của mọi người. Và đương nhiên là không có khuôn khổ nào cho các thời điểm tổ chức thê snhuwng không nên tổ chức trùng vào các ngày lễ hoặc sự kiện lớn. 

3. Truyền thông cho sự kiện

Đây chính là khâu quan trọng nhất trong quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến. Đối với các hội thảo thông thường, người ta sẽ có thể thuê một công ty chuyên quảng bá cho sự kiện để họ làm điều này. Bạn cần phải tìm một landing page để họ giới thiệu chủ đề, diễn giả các thông tin liên quan từ đó mọi người có thể và đăng ký tham gia sự kiện. Thiết kế, tạo banner quảng cáo trên website để giúp khách truy cập về sự kiện sắp tới. Tận dụng tối đa sức lan truyền của các trang mạng xã hội như Facebook, Twitter, instagram để quảng bá sự kiện. Hãy gửi email nhắc nhở sắp tới sự kiện cho các khách mời để họ chủ động sắp xếp. 

Tham khảo: Kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả

4. Ghi hình và phát sự kiện trực tuyến

Tùy thuộc vào quy mô và mức độ ảnh hưởng của các chương trình hội thảo mà bạn có thể lựa chọn việc có nên ghi hình lại buổi hội thao hay không. Nếu như bạn muốn vừa có thể tiết kiệm chi phí mà vừa ghi hình lại được buổi sự kiện thì bạn có thể cân nhắc đến việc sử dụng phông xanh để tạo ra bối cảnh chuyên nghiệp và thay thế cho bối cảnh vật lý của chương trình. Bạn hoàn toàn yên tâm là các công đoạn còn lại sẽ được các phần mềm và máy móc lo liệu ổn thỏa. Điều duy nhất bạn cần cân nhắc đó là lựa chọn phần mềm phù hợp mà thôi. 

5. Kết thúc hội thảo

Sau khi hội thảo kết thúc thì người tham gia buổi hội thảo có được nhận quà hay không. Hãy chuẩn bị phần quà như voucher giảm giá hoặc ebook tặng cho những người tham gia phần quà này. Đối với những khách mời đã đăng ký nhưng không thể tham dự hãy gửi cho họ thông tin tóm tắt về sự kiện.

LuxEvent – Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Nếu như bạn đang muốn tổ chức hội thảo chuyên nghiệp thì bạn cần phải tìm cho mình đơn vị tổ chức sự kiện uy tín để tổ chức giúp bạn sự kiện hội thảo thuận lợi và chuyên nghiệp nhất. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn dịch vụ tổ chức kiện hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp và trọn gói. 

Trong suốt nhiều năm cống hiến trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chúng tôi đã có cơ hội được phục vụ nhiều đối tác, khách hàng lớn nhỏ. Chúng tôi cam kết sẽ mang tới cho các khách hàng tin tưởng những dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo uy tín và chuyên nghiệp nhất. Tới với chúng tôi bạn sẽ được: 

• Phục vụ bởi đội ngũ nhân sự sáng tạo, chuyên nghiệp đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. 
• Hệ thống trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại
• Giám sát sự kiện xuyên suốt chặt chẽ
• Thiết kế, giám sát, thi công sự kiện trọn gói theo đúng yêu cầu của khách hàng
• Sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ khách hàng 24/7

Bài viết trên đây là những thông tin cơ bản về hội thảo trực tuyến và quy trình tổ chức hội thảo mà bạn có thể tham khảo cho chương trình của mình. Bạn đã tìm kiếm được đơn vị hợp tác để tổ chức sự kiện hội thảo sắp tới? Hãy liên hệ ngay cho LuxEvent để được báo giá và tư vấn chi tiết nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM