Hội thảo khoa học: Kịch bản, Kế hoạch và chi phí trọn gói

Một hội thảo khoa học thành công là kết quả của sự đầu tư lớn về mặt thời gian, lập kế hoạch mọi bước kỹ lưỡng cũng như sự nhiệt tình của những đơn vị hỗ trợ tạo thành. Nhưng liệu bạn đã biết rõ các bước vận hành để tạo nên một buổi hội thảo khoa học thành công rực rỡ? Nếu chưa thì hãy ở lại đây với chúng tôi. Hôm nay LuxEvent sẽ đem đến cho bạn một bài viết đầy đủ về các bước để có thể tạo ra một buổi hội thảo khoa học thành công rực rỡ một cách dễ hiểu nhất. Nào cùng bắt đầu ngay thôi nào!

Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Hội thảo khoa học là gì?

Trước tiên chúng ta cần tìm hiểu về định nghĩa của hội thảo khoa học. Vậy thế nào được coi là hội thảo khoa học?  

Hội thảo khoa học là hình thức tổ chức hoạt động khoa học, mà tại đó các nhà nghiên cứu (không nhất thiết phải là nhà khoa học hay sinh viên chuyên ngành) sẽ trình bày, phát biểu cũng như phản biện về công trình nghiên cứu của mình. Xét theo địa vị, hội thảo khoa học có vị trí nằm giữa khái niệm của hội thảo và khái niệm về đại hội. Thông thường ban tổ chức sẽ công bố chủ đề của hội thảo cũng như thời gian và địa điểm tổ chức qua bài đăng, quảng cáo mặc treo áp phích quảng bá. Sau đó, việc thu thập phản hồi cũng như triển khai đăng ký tham dự hội thảo sẽ bắt đầu được triển khai. 

Kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học thành công

Tổ chức một hội nghị khoa học sẽ bao gồm rất nhiều công việc. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã tổng hợp hướng dẫn này để giúp bạn thực hiện quy trình dễ dàng hơn và đảm bảo không bị bỏ sót bước nào. Hãy bắt tay ngay vào thực hiện theo các hướng dẫn này và bạn sẽ tăng cơ hội thành công cho hội nghị của mình!

1. Xác định mục đích của hội thảo khoa học

Trước khi lập kế hoạch cụ thể cho hội nghị, bạn cần phải các định được mục đích thực sự của hội thảo này lập ra để làm gì. Bạn đang hy vọng có thể thu lại gì sau khi hội thảo diễn ra? Những chủ đề mà bạn sẽ đề cập tới trong hội thảo khoa học lần này là gì? Hãy tự đặt những câu hỏi tương tự như vậy và viết ra câu trả lời. Một khi bạn đã có đủ thông tin từ những câu trả lời ấy, thì bạn sẽ có mục đích tổ chức hội nghị đúng đắn và bắt đầu phát triển, triển khai một kế hoạch sản xuất chương trình hợp lý.

2. Chọn ngày tổ chức

Bước tiếp theo của bản kế hoạch này chính là chọn ngày thích lý cho hội thảo khoa học của bạn. Hãy xem xét kỹ khả năng di chuyển, thời tiết cũng như chi phí phải bỏ ra khi chọn ngày tổ chức của hội thảo. 

Nếu như bạn lập kế hoạch cho một hội thảo khoa học mang tính tầm cỡ quốc tế, việc chọn ngày giờ lại càng quan trọng hơn. Bởi khách mời của những hội thảo này đều là những nhân vật tầm cỡ, vậy nên thời gian tổ chức cũng nằm trong số những yếu tố mà họ cần quan tâm xem xét kỹ càng trước khi đồng ý xác nhận tham gia..

Nếu bạn có thể tích hợp yếu tố quảng bá văn hóa lịch sử vào trong việc chọn ngày tổ chức hội thảo. Đôi khi điều nhỏ bé này cũng đem lại giá trị to lớn, góp phần tạo nên sự thành công cho hội thảo.

Để quyết định tham dự vào một hội thảo khoa học thường cần được xếp lịch từ trước. Vậy nên tính từ khi triển khai ý tưởng cho đến khi diễn ra, bạn nên để chúng có khoảng cách đủ xa với nhau. 

Sẽ rất tốt nếu như bạn có thể triển khai một nghiên cứu thị trường nhằm khảo sát xem những tham gia muốn tham dự một hội thảo khoa học vào thời gian nào trong năm. Dựa vào những ý kiến thu được này bạn có thể chọn ra một ngày hợp lý nhất với cả những chuyên gia cũng như với những vị khách tham dự hội thảo. 

3. Chọn địa điểm

Sau khi chọn được thời gian tổ chức thích hợp, điều tiếp theo bạn phải thực hiện đó là chọn địa điểm tổ chức hội thảo khoa học. Thông thường khi chọn một địa điểm để tổ chức hội thảo, bạn cần lưu tâm đến các yếu tố như là sức chứa, tiện nghi cũng như chi phí của địa điểm. Và bạn cũng phải chắc chắn rằng địa điểm ấy trống vào ngày mà bạn định tổ chức hội thảo. 

Chúng tôi khuyên bạn nên tìm chọn một địa điểm tổ chức thuận tiện trong việc lưu thông cũng như có kinh nghiệm dày dặn trong việc tổ chức và vận hàng một chương trình hội thảo. Tùy thuộc vào tính chất của hội thảo mà hãy chọn một không gian hợp lý.

Tham khảo: Top 20 địa điểm tổ chức hội thảo tốt nhất tại Hà Nội 

4. Xây dựng một bảng dự trù kinh phí chi tiết cho hội thảo khoa học

Sau khi đã chốt được thời gian và địa điểm tổ chức hội thảo, bạn sẽ có được cái nhìn sơ bộ về chi phí sẽ phải bỏ ra trong quá trình tổ chức. Ngoài các khoản chi phí quen thuộc thì bạn cũng cần lưu tâm đến các khoản phí khác như tiếp thị cho hội thảo, tiệc nhẹ trong quá trình diễn ra hội thảo cũng như các thiết bị phụ trợ cho chương trình.

Sau khi đã có cái nhìn sơ khai về chi phí sẽ phải bỏ ra, bạn sẽ có thể bắt tay vào việc tìm kiếm nguồn tài trợ cũng như các cách để có thể xin cấp kinh phí để tổ chức sự kiện. 

5. Tạo một kế hoạch tiếp thị cho sự kiện

Sau khi đã có thống kê sơ bộ về ngân sách của chương trình, bạn cần tạo ra một kế hoạch tiếp thị để quảng bá cho hội thảo được biết tới rộng rãi hơn. Việc đầu tiên bạn cần khi xây dựng kế hoạch tiếp thị đó là xác định đối tượng hướng tới của quảng cáo cũng như từ đó có thể tìm ra cách thức tốt nhất để tiếp xúc với họ.

Nếu không có nhiều kinh nghiệm trong việc quảng bá sự kiện này, bạn có thể tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để họ phụ trách lo phần này. Có rất nhiều cách thức để quảng bá sự kiện, như chạy quảng cáo, phát tờ rơi, nhờ sự giúp sức từ người nổi tiếng, KOL, …

6. Xây dựng khung sườn cho chương trình hội thảo

Một chương trình được vận hành trơn tru thì cần phải được vạch ra khung sườn từ đầu. Khi thiết kế khung sườn bạn cần phải đặc biệt lưu tâm đến nhu cầu cầu của người tham dự và những chủ đề bạn sẽ đề cập tới trong hội thảo. Ngoài ra bạn cũng cần áng chừng trước thời gian của mỗi bài phát biểu cũng như thời gian nghỉ ngơi giữa những bài phát biểu.

Dưới đây sẽ là một số lưu ý về việc sắp xếp lịch trình vận hành hội thảo mà chúng tôi dành cho bạn:

• Sẽ tốt hơn nếu có những cuộc trao đổi ý kiến xen kẽ với các bài phát biểu. Điều này sẽ cho phép các chuyên gia có thời gian chuẩn bị bài phát biểu tốt hơn. 
• Thường xuyên dùng hình thức kêu gọi ý kiến từ phía người tham dự. Điều này sẽ giúp cho môi trường trong hội trường lúc này sẽ tránh bị căng thẳng hay nhàm chán quá đà.

7. Lên danh sách khách mời cũng như người tham dự

Chất lượng của những nhà diễn giả cũng như đề tài mà họ đem đến với hội thảo cũng sẽ góp phần thành công cho hội nghị của bạn. Khi chọn lọc danh sách khách mời, hãy lưu tâm đến sự cân bằng giới tính trong số các nhà diễn giả cũng như các cấp bậc của họ trong lĩnh vực mà họ nghiên cứu.

Nên cân nhắc về vị trí của nhà diễn giả cũng như ngôn ngữ mà họ sử dụng khi phát biểu. Bởi toàn bộ chi phí này sẽ đều là do bên bạn phụ trách đài thọ toàn bộ. 

Đối với người tham dự, bởi tính chuyên ngành của các hội thảo khoa học nên hãy chắc chắn rằng lực lượng người tham dự này cũng cần phải có vốn hiểu biết cơ bản về chủ đề của hội thảo. 

8. Sắp xếp việc đi lại, ăn ở cho các nhà diễn giả

Đây sẽ là bước không cần thiết nếu những nhà diễn giả của bạn có thể tự mình di chuyển tới địa điểm tổ chức. Vậy nhưng nếu là những nhà diễn giả từ các thành phố khác hay cả là những đất nước khác, thì đây sẽ là một chi phí tốn kém không ít mà bạn cần lưu tâm. 

Hãy luôn chắc rằng vị trí khách sạn của các vị khách này sẽ thuận tiện để di chuyển tới địa điểm tổ chức hội thảo, giảm thiểu nhất có thể những lý do như tắc đường mà dẫn tới lịch trình hội thảo bị thay đổi. 

Kịch bản chương trình hội thảo khoa học

Để có được một chương trình hội thảo khoa học thật thành công thì công đoạn xây dựng kịch bản đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Thông thường một chương trình hội thảo sẽ được vận hàng với các phần sau đây:

1. Đón tiếp khách mời

Đây sẽ là một khâu quan trọng để gây ấn tượng tốt với các nhà diễn giả cũng như khách tham dự vào hội thảo. Các công việc của khâu này không quá khó khăn nhưng lại rất cần được thực hiện một cách cẩn thận. 

Thông thường tại bước này sẽ gồm các lễ tân sẽ đứng để chào đón khách tham dự cũng như chỉ đường dẫn vào phòng tổ chức hội thảo. Nếu đây là sự kiện cần đăng ký thì đây sẽ là lúc các nhân viên sẽ phải kiểm soát khách tham gia một cách thật cẩn thận, tránh nhộn nhạo về sau. Số lượng nhân viên thực hiện khâu này tùy thuộc vào số lượng khách của hội thảo nhiều hay ít.

2. Khai mạc hội thảo

Tại phần khai mạc, hội thảo nên được bắt đầu bằng một vài tiết mục văn nghệ để kéo không khí cho toàn hội trường. Thông thường đây sẽ là những tiết mục nhảy hoặc giao lưu ngắn để tạo cho mọi người tâm thế sẵn sàng và vui vẻ bắt đầu vào buổi hội thảo.

Sau khi kết thúc văn nghệ chào mừng, MC có thể xuất hiện và tuyên bố lý do hội thảo được tổ chức cũng như giới thiệu thành phần tham gia sự kiện.

3. Thảo luận

Đây cũng chính là phần quan trọng nhất của buổi hội thảo. Tuy vậy nhưng phần này lại lên kịch bản khá đơn giản. Bạn chỉ cần sắp xếp được thứ tự của các nhà diễn giả cũng như dự trù được thời gian nghỉ giữa mỗi bài viết. 

Để chắc chắn hội thảo có thể vận hành một cách trơn tru, bạn nên đề ra số thời gian quy định cho mỗi bài viết hoặc trực tiếp liên hệ với các nhà diễn giả để xin độ dài của bài phát biểu. Từ đó bạn có thể tính áng chừng một cách chuẩn xác nhất thời gian cho chương trình, tránh cho chương trình bị kéo dài quá hoặc kết thúc sớm quá. 

4. Kết thúc

Đây cũng chính là phần cuối của buổi hội thảo. Tại đây thường là MC hoặc đại diện trong ban tổ chức hội thảo sẽ có một bài phát biểu cảm ơn tới các nhà diễn giả cũng như các khách mời tham dự. 

Những phần quà cảm ơn cũng sẽ được trao tận tay của mọi người vào lúc này. Sau khi hoàn thành tặng quà tri ân thì tất cả mọi người có thể cùng nhau chụp một bức ảnh kỉ niệm cho ngày hôm nay và ra về sau đó.

Phía bên ngoài hội trường đội lễ tân cũng cần chuẩn bị sẵn sàng để có thể chỉ dẫn cho khách mời đường ra về cũng như hỗ trợ cho những ai cần giúp đỡ.

Xem chi tiết: Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo ấn tượng chi tiết nhất 2023

Chi phí tổ chức hội thảo khoa học

Trong quá trình tổ chức một hội thảo không thiếu các hạng mục bắt buộc phải chi tiền để sử dụng. Dưới đây là một vài chi phí mà chúng ta vạch ra cho bạn:

1. Chi phí thuê địa điểm

Khi cân nhắc chọn địa điểm để tổ chức hội thảo, điều ảnh hưởng nhất đến quyết định cuối cùng chắc chắn là giá tiền thuê. Đôi khi ngoài chi phí thuê địa điểm, một vài nơi còn tính thêm phí khi bạn muốn sử dụng các thiết bị nghe nhìn như loa, micro, máy chiếu, màn hình LED. Vậy nên bạn cần phải hỏi kĩ tất cả mọi thứ trước khi chốt thuê địa điểm để tránh xung đột về sau. 

Đôi khi đến cả chi phí thuê bãi đỗ xe cũng là một khoản bạn cần phải chi trả. Nên hãy chú ý lưu tâm đến cả những điều nhỏ nhặt này nữa.

2. Thức ăn và nước uống

Đối với những hội thảo nhỏ thì ban tổ chức thường sắp xếp trà cũng như các món ăn nhẹ giữa lúc giải lao để phục vụ các nhà diễn giả cũng như khách tham dự. Nếu như hội thảo này kéo dài thì bữa trưa và bữa tối của dàn người tham gia này đều sẽ phải do ban tổ chức lo liệu. Vậy nên cùng lúc thuê địa điểm, hãy tích hợp luôn việc phục vụ đồ ăn trong buổi hội thảo để tránh phải liên hệ với nhiều nguồn, tránh xung đột giữa các bên. 

3. In ấn áp phích và các giấy tờ khác

Chi phí này bao gồm số tiền bạn bỏ ra cho in ấn poster quảng bá sự kiện, thiệp mời tham dự cũng như banner chào mừng. Ngoài ra bạn cũng cần in các bài phát biểu hội thảo thành nhiều bản để có thể phát tới tay người tham dự hoặc ít nhất là để cho các nhà diễn giả có thể giữ lại. Chi phí này tưởng chừng như ít nhưng nếu quy mô của hội thảo thuộc mức to thì chi phí này cũng sẽ khá khủng. Vậy nên bạn cần suy tính kỹ ở khoản kinh phí này, tránh làm dư thừa gây ra lãng phí tiền.  

4. Chi phí trang trí

Nếu như tại địa điểm mà bạn thuê đã tích hợp cả khoản trang trí vào tiền thuê thì đây sẽ là một đầu mục không cần tính tới. Nhưng nếu không, thì bạn bắt buộc phải thuê công ty thi công từ bên ngoài. Chi phí trang trí này bao gồm làm phông nền cũng như cảnh quan bên trong của buổi hội thảo. Nếu như kinh tế dư dả, chúng tôi khuyên bạn nên chọn một công ty uy tín để làm hộ việc này. Vì hội thảo là một dịp hội tụ của rất nhiều người vậy nên không thể làm qua loa việc này.

5. Chi phí quảng bá sự kiện

Để có thể tuyên truyền về sự kiện thì đây sẽ là chi phí không thể lược bỏ. Tùy thuộc vào quy mô của hội thảo mà bạn tổ chức sẽ có cách thức tuyên truyền khác nhau. Thông thường nó sẽ bao gồm chi phí truyền thông qua báo chí và thông qua các trang mạng xã hội. Hiện nay có một cách thức quảng bá thường được lựa chọn đó là thông qua các KOL. Tuy nhiên không phải KOL nào cũng đủ tầm để quảng bá cho các hội thảo có tính chuyên môn. Vậy nên trước khi chọn hình thức quảng bá bạn cần xem xét kỹ lưỡng xem phương thức nào hợp với hội thảo nhất.

6. Chi phí thuê ngoài

Đây sẽ là số tiền bạn phải bỏ ra cho MC, lễ tân, các tiết mục văn nghệ chào mừng cũng như nhân viên phục vụ xuyên suốt buổi hội thảo. Chi phí này có thể tối ưu nếu như ban tổ chức có thể đảm đương các chức vụ này. Tuy nhiên tùy vào tính chất của hội thảo, chúng tôi đề xuất bạn nên đi thuê ngoài nếu như đó là một sự kiện có sự góp mặt của nhiều người đứng đầu ở các chuyên ngành.

7. Chi phí dự trù

Đây sẽ là khoản tiền mà bạn bắt buộc sẽ phải để ra để tránh những trường hợp phát sinh bất ngờ.  

8. Chi phí dành cho diễn giả

Có thể bạn sẽ bất ngờ nhưng đây là một khoản mà hầu hết hội thảo nào cũng cần phải chi ra. Nếu không trực tiếp đưa tiền thì có thể chuyển thành mua quà hoặc các voucher mua sắm. Tùy vào từng tính chất của hội thảo mà bạn có thể quyết định cách sử dụng của khoản chi phí này, sao cho đổi bên đều cảm thấy hài lòng và vui vẻ khi trao đi và nhận lại.

Thông tin chi tiết: Báo giá chi phí tổ chức hội thảo trọn gói tốt nhất 2023

LuxEvent – Công ty tổ chức hội thảo khoa học chuyên nghiệp

Bằng kinh nghiệm dày dặn của mình, LuxEvent luôn đảm bảo sẽ làm hài lòng tất cả mọi khách hàng đến với công ty. Nếu như bạn đang gặp khó khăn khi tổ chức hội thảo mà đúng lúc bạn đang đọc bài viết này, thì đó chính là tín hiệu kết nối bạn với LuxEvent. Vậy còn chần chờ gì mà không liên hệ ngay với chúng tôi ngay bây giờ để cùng nhau xây dựng lên một hội thảo thành công rực rỡ! Một hội thảo thành công là kết quả của việc lập kế hoạch cẩn thận và chú ý đến từng chi tiết. Làm theo các mẹo trong bài đăng trên blog này có thể tăng cơ hội tổ chức một hội thảo khoa học thành công đạt được kết quả mong muốn của bạn. Truy cập trang dịch vụ của LuxEvent chúng tôi để tìm hiểu thêm về cách chúng tôi có thể giúp bạn tổ chức một hội nghị đáp ứng mục tiêu và vượt quá mong đợi của bạn.

Trên đây là những thông tin chia sẻ của LuxEvent về kịch bản, kế hoạch và các loại chi phí trọn gói cần thiết để bạn có thể tổ chức một sự kiện hội thảo khoa học cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào hãy gọi ngay cho LuxEvent để được tư vấn 24/7 nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM