Hội nghị tri ân khách hàng: Kịch bản, kế hoạch và chi phí

Trong kinh doanh, khách hàng đóng một vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Khách hàng quyết định sự tồn tại và lớn mạnh của doanh nghiệp, phải có khách hàng thì sản phẩm mới sử dụng, qua đó doanh nghiệp mới có thể thu lại lợi nhuận của mình. Và để giữ cho mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng bền chặt hơn, những hội nghị tri ân khách hàng đã ra đời. Tại đây LuxEvent sẽ giải đáp hết mọi thắc mắc về hội nghị tri ân cũng như đề xuất, giới thiệu một vài kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng mà bạn có thể tham khảo. 

Tìm hiểu thêm: Quy trình 8 bước tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Hội nghị tri ân khách hàng là gì?

Bản chất của hội nghị tri ân khách hàng chính là ngày mà các doanh nghiệp sẽ gửi lời cảm ơn tới các khách hàng, đối tác đã thường xuyên ủng hộ cho sản phẩm doanh nghiệp cung cấp bằng lời nói, tiền mặt hoặc hiện vật. Qua đó nhằm gắn kết thêm mối quan hệ đôi bên và giữ mối làm ăn phục vụ cho sau này.

Chính vì lợi ích cũng như tầm quan trọng mà sự kiện này đem lại, đây dần đã trở thành thông lệ hàng năm của các doanh nghiệp. 

Tại sao nên tổ chức hội nghị tri ân khách hàng?

Đầu tiên, chúng ta cần phải biết về vai trò của khách hàng đối với doanh nghiệp. Theo nhận định được Tim Peters – chuyên gia người Mỹ trong lĩnh vực quản lý, tư vấn kinh doanh cho hay: ”Khách hàng chính là tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp mặc dù không được ghi chép trong sổ sách của công ty”. 

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp cũng như các chuyên gia kinh doanh đã chỉ rằng việc tìm kiếm các khách hàng mới tốn kém hơn so với việc giữ chân các khách hàng cũ bằng cách trung thành với sản phẩm. Những vị khách hàng cũ này sẽ có phần trăm mua tiếp sản phẩm sau khi tăng giá hay thay mẫu mã cao hơn so với khách hàng mới. Vậy nên càng giữ chân được nhiều khách hàng cũ thì số lợi nhuận của doanh nghiệp thu lại sẽ càng cao, giúp doanh nghiệp ngày càng vững mạnh.

Tiếp theo, chúng ta sẽ đến với lý do tại sao cần tổ chức hội nghị tri ân khách hàng. Lý do đầu tiên và cũng là quan trọng nhất chính là để giữ chân khách hàng. Mỗi vị khách hàng đều thích được đánh giá cao và trở thành người quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Qua đó tỉ lệ giữ được chân khách hàng sẽ tăng lên cao hơn. 

Thông tin hữu ích: Quy trình tổ chức tiệc tri ân khách hàng chuyên nghiệp

Kịch bản chương trình hội nghị tri ân khách hàng

Để có được một chương trình sự kiện diễn ra tốt nhất, việc lên kế hoạch chi tiết trước đó rất quan trọng. Hội nghị tri ân khách hàng là một sự kiện quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến tương lai doanh nghiệp vậy nên càng cần được trau chuốt hơn trong khâu diễn ra. Dưới đây LuxEvent xin gửi tới bạn kịch bản đầy đủ của một hội nghị trân ân khách hàng nên có:

1. Chào đón khách mời

Mọi chương trình, sự kiện đều cần được bắt đầu bằng việc chào đón các khách mời tới tham gia. Ấn tượng đầu luôn ảnh hưởng rất lớn tới cảm xúc phía sau, vậy nên khâu chào đón khách mời không thể làm qua loa hay sơ sài.

Hãy chủ động quy định một khung giờ cố định cho việc đón chào khách mời này. Lúc này sẽ cần một đội lễ tân đứng tại cửa để thực hiện công việc chào đón cũng như hướng dẫn khách mời vào vị trí. Đôi khi, tại một vài sự kiện, họ cũng có sắp xếp người đón ngay từ khu gửi xe hay là cổng vào. 

Đối với những nhân vật tầm cỡ quan trọng như các nhà lãnh đạo, đối tác cấp cap, … thì nên được những người có chức vụ rõ ràng đón tiếp và trao đổi thông tin về tổng quan sự kiện.

2. Mở màn cho sự kiện

Sau khi khách mời đã ổn định vào vị trí đúng như sắp xếp và các thiết bị cũng đã được kiểm tra lại kĩ càng, chương trình có thể tuyên bố bắt đầu.

Thường vào lúc này sẽ có một vài tiết mục văn nghệ được diễn ra để khuấy động bầu không khí trong hội trường. Đây có thể là tiết mục của chính nhân viên trong công ty hoặc là thuê bên ngoài. Điều này tùy thuộc vào số tiền chi cho sự kiện mà bạn có thể linh động lựa chọn sao cho hợp lý nhất.

Gợi ý chi tiết: Kịch bản tổ chức sự kiện ấn tượng 2024

3. Phát biểu mở đầu hội nghị

Phần phát biểu mở đầu này có vai trò quan trọng quyết định thành công của hội nghị. Tại đây sẽ làm rõ được mục đích tổ chức cũng như giá trị mà doanh nghiệp muốn truyền tải tới khách mời qua hội nghị ngày hôm nay. Qua đó khách mời có thể nắm rõ thông tin cũng như cảm nhận được tầm quan trọng của bản thân khi ngồi tham gia tại đây. Từ đó tạo nên sự tôn trọng và tương tác tới từ cả 2 phía.

4. Người đứng đầu doanh nghiệp khai mạc hội nghị

Lúc này người phát biểu sẽ thường là Chủ tịch công ty hay là Giám đốc công ty. Bởi đây sẽ là người nắm rõ nhất về lịch sử hình thành cũng như tình hình hiện tại của công ty, những điều công ty đã làm được và chưa làm được trong thời gian qua. Từ đó giúp khách mời hiểu thêm về doanh nghiệp cũng như cảm thấy đồng cảm với doanh nghiệp. 

Song song với bài phát biểu, ở màn hình có thể chiếu kèm cùng đoạn video ngắn để minh họa cho bài phát biểu không bị trở nên khô khan và thiếu thu hút. 

5. Khai tiệc

Đây sẽ là lúc trung tâm tổ chức sự kiện dọn đồ lên phục vụ khách mời. Đầu tư vào ẩm thực cũng giúp lại một cảm giác thoải mái cho người tham dự hội nghị. Vậy nên cũng đừng tiếc tiền khi chi cho khoản phí này. 

Trong lúc dùng bữa này, cả khách hàng lẫn các lãnh đạo doanh nghiệp có thể cùng nhau hàn huyên trao đổi cũng như đưa ra góp ý cho sản phẩm. Một vài tiết mục văn nghệ vào lúc này cũng có thể kéo bầu không khí của hội nghị trở nên vui vẻ hơn và nóng hơn.

Gợi ý cho bạn: 25 món quà tặng tri ân khách hàng ý nghĩa nhất

6. Giao lưu 

Trong các sự kiện tri ân khách hàng, không khó để thấy những phần chơi game giữa các khách mời với các lãnh đạo hay các khách mời riêng. Thường sẽ là bốc số may mắn, trả lời phỏng vấn một vài câu hỏi hay thú vị hơn có thể là chơi các trò chơi đòi hỏi tinh thần nhóm. Qua đó làm khách mời thả lỏng hoàn toàn và cảm thấy đến với hội nghị thực sự là một quyết định đúng đắn. Nếu như doanh nghiệp có phần tri ân khách hàng thì đây cũng chính là lúc những món quà này được trao đến tay khách hàng. 

7. Kết thúc hội nghị, chia tay khách mời

Thực hiện đủ nội dung cần thiết của một buổi tri ân cũng là lúc buổi hội nghị tri ân kết thúc. Ban lãnh đạo công ty sẽ có đôi lời gửi tới các khách mời đã bỏ thời gian để tới tham gia vào bữa tiệc tri ân ngày hôm nay cũng như chụp ảnh lưu niệm với tập thể. 

Và sau đó khách mời có thể tự do ra về hoặc tiếp tục ở lại để trò chuyện cùng ban lãnh đạo công ty về những góp ý của bản thân về sản phẩm.

Chúng tôi cung cấp: Dịch vụ chụp ảnh hội nghị chuyên nghiệp nhất 2024

Mẫu kế hoạch hội nghị tri ân khách hàng

Hội nghị tri ân khách hàng là một sự kiện quan trọng và cần được trau chuốt kỹ càng. Ngoài kịch bản trong thời gian diễn ra, thì cũng cần phải có kế hoạch cụ thể các bước triển khai để chương trình không bị bỏ sót bất cứ một bước nào. Dưới đây là 5 bước LuxEvent đề xuất cho bạn thực hiện để có một hội nghị tri ân thành công rực rỡ.

1. Đề ra mục đích tổ chức, đối tượng tham dự hội nghị tri ân

Đây là bước tiền đề cần phải có cho mọi chương trình sự kiện trước khi triển khai các bước tiếp theo. Đây đều là những vấn đề cần được đem ra bàn bạc kĩ càng trước khi thống nhất chung. 

Đối với những hội nghị có nhiều hơn 2 mục đích, ví dụ như tri ân kiêm giới thiệu sản phẩm, thì bạn cần xác định xem đâu mới là mục tiêu chính của đêm sự kiện và cố gắng thiết kế chương trình sao cho làm nổi bật nó hơn cả.

Và dựa vào mục đích của sự kiện, từ đó có thể xác định ra được tệp khách mời mà công ty nhắm tới. Và hãy cố gắng ghi cụ thể thông tin khách mời nhất có thể. Bởi càng biết nhiều thông tin về một người, bạn càng dễ thành công chạm đến điểm chạm của họ.

2. Dự trù kinh phí, lựa chọn địa điểm, thời gian

Một sự kiện thành công khi các chi phí được chi tiêu phù hợp với từng công đoạn. Vậy nên kinh phí cho sự kiện cần được xác định ngay lúc này. Từ đó có thể dễ dàng căn ke cho tất cả các khâu chuẩn bị cũng như lúc diễn ra hay cả hậu của sự kiện.

Một địa điểm hợp lý kết hợp cùng một thời điểm thích hợp sẽ giúp cho sự kiện thành công được 40% ngay từ khi chưa bắt đầu. Vì là sự kiện tri ân nên địa điểm tổ chức cũng cần phù hợp với hoàn cảnh. Đó nên là nơi sang trọng, phù hợp với nhiều độ tuổi cũng như thuận tiện trong di chuyển.

Xem thêm: Top 25 địa điểm tổ chức hội nghị tpHCM đẹp lý tưởng nhất

3.  Phân công công việc

Một chương trình thành công khi mọi khâu đều diễn ra một cách trơn tru. Trong một chương trình có rất nhiều công việc cần triển khai vậy nên không thể chỉ 1 người cáng đáng hết. Chia nhỏ đầu việc tới từng bộ phận trong doanh nghiệp sẽ làm cho công việc diễn ra vừa nhanh mà lại không áp lực cho riêng mình ai.

Trong đó cần lưu ý những đầu việc như xây dựng nội dung chương trình, lên ý tưởng truyền thông cho hội nghị, gửi thư mời cho khách mời và xin giấy phép tổ chức sự kiện. Đây đều là những đầu việc quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của sự kiện.

4. Dự phòng trường hợp bất ngờ

Không có chương trình nào là không có những việc đột ngột xảy ra, vậy nên doanh nghiệp cần nghĩ trước mọi trường hợp có thể xảy ra và bàn cách khắc phục nếu cần.

5. Tổng kết công việc

Đây sẽ là lúc để doanh nghiệp xem lại những việc đã làm và chưa làm được trong quá trình chuẩn bị triển khai sự kiện. Qua đó có thể rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau không mắc phải.

Ngoài ra, triển khai truyền thông sau khi kết thúc sự kiện cũng là một việc nên làm. Qua đó có thể tận dụng được độ hot đang có của sự kiện để giúp doanh nghiệp có thể tới với nhiều người khách hàng tiềm năng hơn.

Ở đây có: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công 100%

LuxEvent – Công ty tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chuyên nghiệp

Công ty tổ chức sự kiện LuxEvent tự hào là nơi khách hàng có thể yên tâm giao phó sự kiện của doanh nghiệp. Với gần 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, LuxEvent đảm bảo đem đến trải nghiệm tốt nhất và khó quên với tất cả mọi khách hàng đến với công ty. LuxEvent luôn tận tâm và chuyên nghiệp trong mọi quá trình phục vụ khách hàng từ việc lên kế hoạch chi tiết, thiết kế sự kiện, đến việc thực hiện và quan lý sự kiện trực tiếp.

Dịch vụ của LuxEvent không chỉ đạp ứng nhu cầu về chất lượng mà còn đảm bảo tính linh hoạt và sáng tạo, giúp tạo sự khác biệt cho sự kiện của bạn. Chúng tôi tin rằng với sự chuyên nghiệp và tâm huyết của mình sẽ tạo nên một chương trình hội nghị tri ân khách hàng thành công hiệu quả.

Trên đây là gợi ý của LuxEvent về cách vận hành tổ chức một hội nghị tri ân thành công rực rỡ. Nếu có khó khăn, hãy đừng ngại ngần mà liên hệ ngay với chúng tôi. Chúng tôi luôn ở đây và sẵn sàng giúp đỡ bạn 24/24.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@LuxEvent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.