Các loại chi phí tổ chức sinh nhật công ty đầy đủ nhất

Chi phí tổ chức sinh nhật ảnh hưởng và quyết định tới quy mô tổ chức cũng như sự thành công của sự kiện. Việc cần làm khi tổ chức sự kiện sinh nhật công ty đó chính là dự trù trước kinh phí của sự kiện để giúp ban tổ chức dễ dàng quản lý ngân sách của sự kiện. Thế nhưng liệu bạn có hiểu rõ về các chi phí cần để tổ chức sinh nhật công ty không? Hãy để LuxEvent trình bày cho bạn các chi phí cụ thể chi tiết và chính xác nhất ngay bên dưới đây nhé!

Tìm hiểu thêm: Cách tổ chức tiệc sinh nhật đơn giản vui nhộn thú vị nhất 2024

Các loại chi phí tổ chức sinh nhật công ty

Để xác định được chi phí tổng thể cho sự kiện sinh nhật công ty thì trước tiên chúng ta sẽ cần phải xác định được tất cả các hạng mục chi tiêu cần thiết nhất cho sự kiện từ trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện sinh nhật. Những loại chi phí này sẽ cần phải liệt kê ra trước một cách rõ ràng với từng hạng mục. Liệt kê từ hạng mục nhỏ tới các hạng mục lớn,… Liệt kê một số loại chi phí cần có trong một sự kiện sinh nhật công ty cơ bản cần thiết dưới đây.  

1. Chi phí về địa điểm tổ chức

Đối với các công ty thường sẽ có số lượng nhân sự lớn thì sự kiện sinh nhật công ty nên thuê một địa điểm bên ngoài đủ rộng để tổ chức sự kiện và giúp sự kiện có thể diễn ra một cách chuyên nghiệp nhất. Khi chọn thuê địa điểm thì bạn cần phải khảo sát để tìm được địa điểm phù hợp và cân nhắc giữa các địa điểm với nhau để lựa chọn địa điểm có không gian phù hợp với giá cả và yêu cầu của khách hàng. Thường thì chi phí cho thuê địa điểm ngoài trời sẽ cao hơn khá nhiều so với những địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà. Với loại chi phí này bạn sẽ phải chi ra chi phí thuê địa điểm hay còn được gọi là chi phí đặt cọc địa điểm tổ chức. Toàn bộ phần chi phí thuê địa điểm sẽ được thanh toán sau tất toán cùng lúc với hợp đồng và bàn giao địa điểm sau khi sự kiện kết thúc. Bên cạnh đó, tại một số địa điểm tổ chức sẽ không có sẵn chỗ gửi xe hoặc chỗ gửi xe không đủ để khách mời sử dụng thì trong chi phí thuê địa điểm tổ chức cần phải liệt kê loại chi phí này vào. 

2. Chi phí thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng

Một hạng mục không thể nào thiếu trong sự kiện sinh nhật công ty đó chính là chi phí thuê thiết bị ánh sáng, âm thanh phục vụ sự kiện. Thường thì tại các sự kiện sinh nhật công ty phần ánh sáng, âm thanh sẽ là hạng mục luôn được ưu ái đầu tư một khoản ngân sách khá lớn chiếm khoảng 30 – 60% ngân sách tổ chức sự. Điều khiến cho hạng mục này quan trọng là bởi chất lượng âm thanh, ánh sáng sẽ được quyết định bởi thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại. Thiết bị càng hiện đại thì chất lượng âm thanh sẽ càng tốt và khi đó chương trình cũng sẽ diễn ra suôn sẻ, bùng nổ và chuyên nghiệp hơn. Các thiết bị âm thanh, ánh sáng được sử dụng trong sự kiện đều đa dạng chủng loại và khi kết hợp chúng với nhau mới có thể tạo ra được hiệu ứng tốt nhất. Chính vì vậy mà khi dự trù kinh phí thuê các thiết bị bạn cần phải liệt kê hết các loại thiết bị mình cần thuê và số lượng cụ thể của chúng để dễ dàng hơn khi quản lý ngân sách thuê hạng mục này.

Ở đây có: Dịch vụ cho thuê âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp tại Hà Nội

3. Chi phí trang trí không gian sự kiện

Trang trí không gian sự kiện là hạng mục bao gồm trang trí khu vực check-in, trang trí sân khấu, khu bàn tiệc và cổng đón khách. Trong phần chi phí trang trí sẽ gồm có những hạng mục gồm có: 

• Trang trí sân khấu: Trong phần này gồm có chi phí in ấn backdrop sự kiện, chuẩn bị các vật dụng trang trí khác (đèn led, pháo bông,…), chi phí thuê các thiết bị setup sân khấu….
• Khu vực check in: Ở hạng mục nhỏ này cần hạng mục in ấn photo booth, in ấn hashtag cầm tay,…
• Khu vực cổng đón khách: Với hạng mục trang trí cổng đón khách gồm có: cổng sự kiện, băng rôn, standee, trang trí cổng hơi, bóng bay,…
• Khu vực bàn tiệc: trong hạng mục trang trí khu vực bàn tiệc sẽ gồm có: chuẩn bị hoa trang trí bàn tiệc, trang trí không gian trên khu vưc bàn tiệc và không gian xung quanh,…

4. Chi phí thuê, mua sắm vật dụng cần thiết cho sự kiện

Chi phí thuê, mua sắm vật dụng cần thiết cho sự kiện cũng là hạng mục cần phải có. Cụ thể các hạng mục này gồm có: 

• Hạng mục thuê bàn ghế sự kiện 
• Hạng mục chi phí ô dù, nhà bạt 
• Hạng mục chi phí thuê thảm đỏ
• Hạng mục cho thuê thiết bị trình chiếu…
• Hạng mục cho thuê các vật dụng hỗ trợ trang trí khác như: băng keo, tua vít, kéo, dây ruy băng, dao rọc giấy,…

Hạng mục này sẽ là tổng hợp những vật dụng cơ bản thường thấy trong sự kiện. Tùy thuộc vào quy mô sự kiện cũng như địa điểm tổ chức bạn sẽ cần phải có thêm một số vật dụng hỗ trợ. Khi lên checklist bạn cần phải linh hoạt để những vật dụng này phù hợp với sự kiện sinh nhật của công ty nhất. Việc mua sắm và chuẩn bị các thiết  bị cần phải được tính toán kỹ càng nhằm tránh trường hợp bị dư thừa hoặc thiếu những vật dụng.

5. Chi phí thuê MC sự kiện

MC là một phần không thể thiếu trong sự kiện họ là người có nhiệm vụ dẫn dắt chương trình đi theo đúng kịch bản và không bị ngắt mạch. Với bất kể một sự kiện nào thì người MC vẫn luôn đóng vai trò là người quyết định phần lớn sự thành công cho sự kiện. Chính vì vậy mà đối với các sự kiện sinh nhật công ty thì yếu tố MC nhất định không được thiếu. Khi tạo một checklist chi phí tổ chức thì ban tổ chức cần phải tham khảo giá MC sự kiện tại các đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín để tránh việc phát sinh chi phí bạn nhé.

Xem thêm: Mẫu kịch bản lời dẫn MC sự kiện hay độc đáo nhất 2024

6. Chi phí thuê nhóm nhảy, vũ đoàn, ca sĩ,…

Nhằm để làm tăng thêm sự hấp dẫn cho sự kiện sinh nhật trọng đại cho công ty thì thường trong chương trình sẽ có những tiết mục văn nghệ khuấy động không khí. Trình diễn những tiết mục này sẽ là các ca sĩ, vũ đoàn, nhóm nhảy. Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện cũng như nguồn ngân sách đã chỉ định trước mà bạn sẽ thuê vũ đoàn, nhóm nhảy phù hợp. Khi xây dựng checklist chi phí tổ chức đơn vị tổ chức sẽ giới hạn chi phí để không bị phát sinh.

7. Chi phí thuê nhân sự phục vụ sự kiện

Mỗi nhân sự phục vụ cho sự kiện đều có nhiệm vụ riêng và trong sự kiện sinh nhật công ty cũng vậy nhân sự phục vụ sẽ gồm có những đối tượng với nhiệm vụ cụ thể như sau: 

• Nhân sự điều hành có nhiệm vụ giám sát và điều hành sự kiện
• Nhân sự thuộc bộ phận ánh sáng, âm thành sẽ điều khiển tùy chỉnh ánh sáng, âm thành sao cho phù hợp với các hoạt động của chương trình
• Bộ phận lễ tân sẽ làm nhiệm vụ tiếp đón khách mời tham gia sự kiện 
• Bộ phận an ninh sẽ có nhiệm vụ chính là đảm bảo an toàn, an ninh cho sự kiện
• Nhân sự phục vụ sẽ phục vụ khách mời trong quá trình diễn ra sự kiện

Cơ bản thì đội ngũ nhân sự sẽ gồm có những đối tượng trên. Tất cả sẽ làm nhiệm vụ tổ chức và điều phối sự kiện sinh công ty để sự kiện đi theo đúng timeline và kịch bản. Ngoài ra thì với các công ty có nguồn ngân sách lớn thì hoàn toàn có thể bổ sung thêm nhân sự tại các vị trí khác như: 

• Trợ lý điều hành sự kiện
• Quản lý dịch vụ chăm sóc khách hàng
• Quản lý hạng mục ăn uống

Đối với bộ phận nhân sự phục vụ cho sự kiện sinh nhật công ty thì tốt nhận bạn không nên chọn thuê riêng từng bộ phận nhân sự bởi nếu như vậy thì mỗi người khác nhau sẽ có phong cách làm việc khác nhau. Điều này có nghĩa là họ sẽ không thể phối hợp ăn ý với nhau ngay lần đầu hợp tác này. Do vậy mà phương pháp tốt nhất để các bộ phận phối hợp ăn ý với nhau đó chính là tìm một đơn vị cung cấp taats cả các nhân sự phục vụ sự kiện chuyên nghiệp.

8. Chi phí thuê media

Trong sự kiện không thiếu những khoảnh khắc đáng nhờ chính vì vậy mà để lưu lại những khoảnh khắc ấy cũng như sử dụng chúng làm tư liệu truyền thông cho doanh nghiệp thì chắc chắn các nhân sự làm nhiệm vụ media là phần không thể nào thiếu. Đơn vị cung cấp media cho cung cấp cho bạn: 

• Nhân sự chụp ảnh, quay phim 
• Thiết bị quay phim chụp ảnh sự kiện

Thường thì hai hạng mục này sẽ đi kèm với nhau. Tuy nhiên khi làm chi phí cụ thể thì bạn sẽ cần phải liệt kê ra cụ thể để dễ dàng quản lý. 

Tham khảo: Dịch vụ chụp ảnh sự kiện chuyên nghiệp giá tốt nhất

9. Chi phí quản lý tổ chức sự kiện

Khoản chi phí này là khoản chi phí mà bạn sẽ cần phải bỏ ra để chi trả cho các đơn vị tổ chức sự kiện. Khi bạn chọn thuê đơn vị tổ chức sự kiện họ sẽ theo sát toàn bộ quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện. Đây là điều tất yếu đảm bảo cho sự kiện sẽ diễn ra chuyên nghiệp và hoành tráng nhất. Và điều đương nhiên là bạn sẽ phải chi trả ra một khoản chi phí nhất định cho hạng mục này. Nói nôm na thì khoản phí này sẽ được coi là “chi phí bảo hành” cho sự kiện.

10. Chi phí đặt tiệc

Với sự kiện sinh nhật công ty thường sẽ kết hợp thêm với các bữa tiệc. Công ty có thể lựa chọn hình thức tiệc mặn hoặc tiệc ngọt hoặc thậm chí là cả hai để dùng làm menu tiệc cho sự kiện sinh nhật công ty. Trước khi dự trù kinh phí đặt tiệc thì việc mà bạn cần làm đó chính là lên danh sách món ăn trước từ đó sẽ đưa ra điều chỉnh để có mức chi phí phù hợp. Bạn có thể tự lên danh sách hoặc tham khảo của các đơn vị có dịch vụ cung cấp tiệc. Nếu chọn hình thức buffet thì bạn có thể giới hạn trước chi phí ban đầu để đơn vị cung cấp tư vấn cho bạn thực đơn phù hợp nhất.

Báo giá dịch vụ tổ chức sinh nhật trọn gói

Tùy thuộc vào số lượng người tham gia. quy mô tiệc cùng với nhiều yếu tố khác bạn sẽ được đơn vị cung cấp đưa ra báo giá trọn gói cụ thể. Tại ngay bên dưới đây LuxEvent sẽ gửi tới cho bạn báo giá dịch vụ sinh nhật cơ bản với các hạng mục như sau: 

Tham khảo thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công nhất

LuxEvent – Dịch vụ tổ chức sinh nhật chuyên nghiệp

Trong khoảng thời gian vài năm trở lại đây thì tổ chức sinh nhật công ty chuyên nghiệp sẽ được tổ chức khi công ty đạt những cột mốc 5 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm và thậm chí là nhiều hơn thế. Tại ngày sinh nhật công ty thường sẽ được tổ chức rất hoành tráng. Chính vì điều này mà công ty có thể tận dụng tối đa lợi ích truyền thông của sự kiện này mang lại. Chọn đơn vị có thể giúp bạn tổ chức sự kiện bạn sẽ được hỗ trợ từ khâu nhỏ nhất tới các khâu lớn hơn như lên ý tưởng, kế hoạch kịch bản, tổ chức,… Với gần 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sinh nhật công ty nói riêng và sự kiện nói chung, LuxEvent còn cung cấp cho khách hàng các dịch vụ khác trọn gói từ ý tưởng, kịch bản, chạy chương trình và thu dọn sau khi chương trình kết thúc. 

Đặt niềm tin chọn công ty tổ chức sự kiện LuxEvent là đơn vị tổ chức sinh nhật bạn có thể nhận được những ưu đãi như sau: 

• Được tổ chức sự kiện sinh nhật công ty với giá cả tối ưu nhất
• Cung cấp thiết bị sự kiện hiện đại với chi phí tối ưu
• Tư vấn tổ chức sinh nhật công ty miễn phí 24/7 
• Cung cấp MC sự kiện đã có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề có thể khéo léo sử lý mọi tình huống 
• Cung cấp nhân sự sự kiện PG, PB, Ca sĩ, nhóm nhảy, lễ tân, mẫu giới thiệu sản phẩm,…

Bài viết trên đây là tổng hợp những chi phí cần để tổ chức một bữa tiệc sinh nhật thành công và ý nghĩa. Để ngày sinh nhật của công ty được diễn ra thành công và tạo được những ấn tượng tốt đẹp cho các khách mời tham gia thì doanh nghiệp cần phải chọn cho mình những đơn vị tổ chức sinh nhật công ty chuyên nghiệp. Khi cần tổ chức sinh nhật công ty hãy tin tưởng chọn LuxEvent để đồng hành tạo nên chương trình sinh nhật công ty đáng nhớ nhất nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0814024666

Email: info@luxevent.net

Website: https://LuxEvent.net

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Cao Thanh Hiếu

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.