Báo giá chi phí tổ chức khai trương trọn gói giá tốt nhất 2025

Chi phí tổ chức khai trương luôn là yếu tố quan trọng mà bạn cần đề cập tới khi tổ chức khai trương. Bởi chi phí tổ chức khai trương sẽ quyết định đến sự thành công của chương trình. Vậy để tổ chức khai trương thì cần bao nhiêu chi phí, bao gồm các hạng mục nào và làm cách nào để tối ưu ngân sách hiệu quả ? Hãy cùng LuxEvent tìm hiểu ngay ở bài viết dưới đây nhé!

Các khoản chi phí tổ chức khai trương cần có

Để buổi lễ khai trương diễn ra suôn sẻ và trọn vẹn, doanh nghiệp cần chuẩn bị ngân sách cho nhiều hạng mục khác nhau. Việc nắm rõ các khoản chi phí ngay từ đầu sẽ giúp bạn dễ dàng dự trù, phân bổ và tối ưu chi tiêu hợp lý

1. Chi phí nhân sự sự kiện

Nguồn nhân lực hỗ trợ sự kiện là một khoản chi phí không thể thiếu và rất quan trọng trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Các vị trí nhân sự cần cần thiết trong chương trình, bao gồm:

• Người dẫn chương trình (MC)
• Nhân viên điều phối
• Quản lý sự kiện
• Đội ngũ kỹ thuật hay PG – PB với nhiệm vụ đón tiếp khách mời

Tuy mỗi vị trí đều đóng vị trí khác nhau nhưng tất cả đều có một điểm chung, đó là mong muốn sự kiện thành công và để lại nhiều kỉ niệm ấn tượng trong lòng những vị khách mời tham dự. 

2. Chi phí thuê trang thiết bị

Đối với buổi lễ khai trương – một sự kiện quan trọng, đánh dấu sự khởi đầu mới của doanh nghiệp, việc chuẩn bị các trang thiết bị sự kiện là điều cần thiết. Một số trang thiết bị cần thiết gồm có:

• Hệ thống âm thanh –  ánh sáng
• Bàn ghế
• Một số thiết bị khác (dù che sự kiện, máy làm mát nếu sự kiện tổ chức ngoài trời)

Chi phí thuê trang thiết bị tổ chức sự kiện tiêu tốn một khoản chi phí khá lớn trên tổng ngân sách tổ chức. Vì vậy, bạn cần phải cân nhắc và tính toán kỹ về chi phí thuê những trang thiết bị này sao cho phù hợp mà vẫn đảm bảo chất lượng. 

3. Chi phí thuê địa điểm tổ chức

Việc thuê địa điểm tổ chức chương trình khai trương sẽ tùy thuộc vào quy mô, loại hình và yêu cầu của doanh nghiệp. Hiện nay, có rất nhiều địa điểm có không gian lý tưởng để tổ chức buổi lễ khai trương, phổ biến như trung tâm hội nghị, khuôn viên khách sạn, sân vườn hoặc bãi biển.

Nếu doanh nghiệp đã có sẵn mặt bằng, không gian tổ chức đủ rộng thì bạn cũng có thể tổ chức lễ khai trương ngay tại trụ sở chính, giúp tiết kiệm chi phí thuê địa điểm. Tuy nhiên, nếu sự kiện yêu cầu về không gian rộng lớn và sự kiện khai trương độc đáo thì việc thuê địa điểm tổ chức cũng là điều hợp lý. Bạn cũng cần xem xét và cân nhắc để đảm bảo vừa phù hợp mà cũng không vượt quá ngân sách dự kiến. 

4. Chi phí biểu diễn và cắt băng khai trương. 

Các tiết mục biểu diễn văn nghệ không chỉ là một phần mang đến sự hấp dẫn cho chương trình mà nó còn tạo ra không khí vui vẻ, sôi động. Những tiết mục múa lân sư rồng độc đáo, kết hợp với những giai điệu sôi động, góp phần thu hút và để lại trong lòng khách mời những ấn tượng khó quên.

Nghi thức cắt băng khai trương là một nghi thức quan trọng, không thể thiếu trong buổi lễ khai trương của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc chuẩn bị các vật dụng cho nghi thức này cũng cần chu đáo, kỹ lưỡng.

Đặc biệt, nghi thức cắt băng khai trương không đơn thuần chỉ là một dấu mốc khởi đầu mà nó còn thể hiện sự chuyên nghiệp, sự chỉnh chu của sự kiện. Điều này, đã ngầm khẳng định phong thái cũng như sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai. 

5. Chi phí tổ chức tiệc nhẹ

Tổ chức bữa tiệc nhẹ trong lễ khai trương là cách doanh nghiệp để lại ấn tượng tốt đẹp về sự chu đáo, trân trọng đối với tất cả khách mời tham dự buổi lễ khai trương. Tuy chi phí tổ chức bữa tiệc nhẹ không quá lớn nhưng nó lại mang đến lợi ích đáng kể, giúp gắn kết mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách mời bền chặt hơn và xây dựng hình ảnh thương hiệu theo hướng tích cực trong lòng khách mời tham dự.   

6. Chi phí quà tặng

Tưởng chừng chỉ là những món quà nhỏ dành tặng khách mời tham dự, nhưng đây lại chính là một chiến thuật tuyệt vời để doanh nghiệp ghi dấu ấn. Món quà có thể là các sản phẩm của doanh nghiệp hoặc những món quà nhỏ lưu niệm có chứa hình ảnh thương hiệu. Điều này không chỉ tạo dấu ấn sâu đậm với khách hàng mà nó còn là sự trân trọng, những món quà sẽ thay lời cảm ơn của doanh nghiệp đến với các vị khách đã đến chung vui trong dịp khai trương đặc biệt của doanh nghiệp. 

7. Chi phí truyền thông

Là một doanh nghiệp mới xuất hiện trên thị trường thì việc truyền thông sự kiện khai trương để cộng đồng biết tới là một điều cần thiết. Đầu tư vào việc quay phim sự kiện, chụp ảnh, livestream hay quảng cáo doanh nghiệp trên các nền tảng mạng xã hội không chỉ giúp doanh nghiệp có độ phủ sóng, thu hút đông đảo sự quan tâm của cộng đồng mà đây còn là cách tiếp cận nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu một cách hiệu quả và mang đến những giá trị lâu dài trong hành trình phát triển của doanh nghiệp. 

8. Chi phí phát sinh 

Cuối cùng, khoản chi phí không thể thiếu khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện đó là chi phí phát sinh. Dù bạn có chuẩn bị kế hoạch tổ chức sự kiện kỹ lưỡng đến đâu thì vẫn không thể biết trước được những tình huống phát sinh.

Chính vì vậy, cần phải có khoản chi phí dự trù để đối phó với những chi phí ngoài dự tính ban đầu, có thể là chi phí xin giấy phép tổ chức sự kiện hoặc các chi phí phát sinh trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. 

Cách tối ưu chi phí tổ chức khai trương hiệu quả

Tổ chức khai trương không nhất thiết phải tốn kém, quan trọng là bạn biết cách tính toán và lựa chọn hạng mục phù hợp. Với những bí quyết tối ưu chi phí thông minh, doanh nghiệp vừa có thể tiết kiệm ngân sách, vừa đảm bảo sự kiện diễn ra chuyên nghiệp và ấn tượng.

1. Lên kế hoạch và dự trù ngân sách chi tiết

Việc lập bảng kế hoạch chi tiết và ngân sách dự trù cụ thể cho từng hàng mục sẽ giúp chương trình khai trương của bạn diễn ra thành công và đạt được những hiệu quả như mong đợi. Việc này không chỉ giúp bạn tránh những chi phí phát sinh ngoài ý muốn mà nó còn giúp bạn biết được tổng thể ngân sách tổ chức chương trình khai trương.

Từ đó, bạn có thể phân bổ, kiểm soát và tối ưu ngân sách một cách dễ dàng và hiệu quả. 

2. Lựa chọn gói dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói

Nếu bạn có ý định sử dụng dịch vụ tổ chức khai trương của các đơn vị tổ chức sự kiện thì bạn nên ưu tiên gói dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói hơn là các gói dịch vụ lẻ. Bởi vì các dịch vụ lẻ sẽ khiến bạn tốn nhiều thời gian tìm kiếm và đôi khi tổng hợp lại, các chi phí co thể bị đội lên so với dự kiện.

Khi lựa chọn dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói, bạn vừa tiết kiệm thời gian, vừa tối ưu chi phí tổ chức sự kiện. Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu về các chương trình ưu đãi trước khi thuê dịch vụ để có nhiều ưu đãi tốt nhất. 

3. Tận dụng nguồn lực có sẵn

Tận dụng nguồn lực có sẵn là một cách giảm thiểu và tối ưu chi phí tổ chức hiệu quả nhất.  Không chỉ là sử dụng nhân sự mà còn là các thiết bị hay không gian tổ chức (văn phòng, cửa hàng,…). Điều này sẽ giúp bạn tối ưu được chi phí tổ chức khai chương một cách đáng kể.

Ngoài ra, khi sử dụng các nguồn tài nguyên hiện có thì bạn sẽ nắm quyền chủ động cũng như có thể biến tấu linh hoạt các hoạt động trong quá trình buổi lễ khai trương diễn ra. 

4. Tối giảm chi phí quà tặng cho khách mời

Chuẩn bị quà tặng cho tất cả các khách mời là một việc cần chú trọng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng không cần phải chi quá nhiều chi phí cho hạng mục này. Các món quà có thể là các ấn phẩm văn phòng của doanh nghiệp hoặc những món quà nhỏ không tốn kém quá nhiều chi phí.

Hãy lựa chọn những món quà ý nghĩa, giúp khách hàng nhớ đến doanh nghiệp, thay vì chạy theo sự hoành tráng và tốn kém. 

5. Sử dụng không gian tổ chức hiện tại để tiết kiệm ngân sách

Nếu tại cơ sở, văn phòng hoặc cửa hàng của bạn có không gian đủ rộng, phù hợp với quy mô tổ chức buổi lễ khai trương thì bạn có thể cân nhắc tổ chức lễ khai trương ngay tại không gian hiện tại của doanh nghiệp, thay vì thuê địa điểm tổ chức bên ngoài.

Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí mà nó còn tạo ra cơ hội để khách mời có thể trực tiếp trải nghiệm không gian làm việc, tham quan các sản phẩm dịch vụ một cách chân thực, chương trình sẽ là cầu nối gắn kết khách hàng với thương hiệu của bạn. 

Mẫu báo giá chi phí tổ chức khai trương

Tham khảo bảng báo giá chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp hình dung rõ ràng các hạng mục cần đầu tư, dễ dàng cân đối ngân sách và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp cho sự kiện khai trương.

1. Bảng giá nhân sự tổ chức sự kiện

2. Bảng giá trang thiết bị sự kiện 

Lưu ý: Bảng giá trên chỉ mang tính chất tham khảo và có thể thay đổi tùy theo thời điểm cũng như biến động của thị trường. Để nhận bảng báo giá chi tiết và chính xác nhất thì vui lòng liên hệ ngay với LuxEvent!

Tóm lại, việc sử dụng dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói mang đến rất nhiều lợi ích, không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian tổ chức mà nó còn là phương án đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp và để lại ấn tượng đẹp trong lòng người tham dự. Mong rằng những chia sẻ trên của LuxEvent sẽ giúp bạn có một buổi lễ khai trương thật ấn tượng. 

Nếu bạn đang cần tìm một đơn vị tổ chức chương trình khai trương uy tín, chuyên nghiệp thì hãy nhanh tay liên hệ với LuxEvent ngay. Chúng tôi luôn ở đây, sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ và mang đến những giải pháp tối ưu cho chương trình khai trương của bạn. 

Thông tin liên hệ:

• Website: https://LuxEvent.net
• Hotline: 0814.024.666
• Email: info@luxevent.net
• Địa chỉ:
  • Trụ sở: Tầng 5, Toà nhà HQ Building, 193C Bà Triệu, Phường Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM